Sí, pero en realidad, ¿por qué el gerente de proyecto debería hacerse cargo de las tareas de pensamiento de diseño? El gerente del proyecto ya está ocupado coordinando, acelerando y priorizando todo lo que no puede moverse sin él.
Este artículo se inspiró en la
experiencia de mis colegas, más mi propia reflexión sobre el gerente de proyecto para la implementación de SAP eWM (Extended Warehouse Management - un sistema para automatizar la administración de almacenes) y el usuario final a tiempo parcial de muchos otros proyectos.
¿Cuál es el valor principal del pensamiento de diseño? Esta técnica le permite no olvidar los pasos simples y casi gratuitos que a menudo se pierden o se les da prioridad (especialmente en proyectos grandes), pero luego se disparan muy fuerte durante el lanzamiento.
¿Cuándo tiene sentido aplicar el pensamiento de diseño? En cualquier situación donde haya incertidumbre. ¿Tienes inesperadamente + NN kg? El trabajo dejó de agradar? ¿Buscas nuevas ideas de automatización? Puede intentar aplicar el pensamiento de diseño. Esta metodología se ha vuelto popular recientemente, pero muchas de sus herramientas las hemos utilizado en nuestro trabajo durante mucho tiempo.
¿Cuál es, entonces, la singularidad de esta metodología? El pensamiento de diseño se acerca estructuralmente al proceso de creación de uno nuevo, lo que le permite llegar rápida y efectivamente a un resultado comercial.
A diferencia del enfoque analítico tradicional, cuando se plantea la tarea, se desarrollan soluciones y se elige la mejor:
La metodología de pensamiento de diseño prefiere centrarse en el usuario final, creando rápidamente el primer prototipo del producto, por ejemplo, la pantalla de papel de un teléfono inteligente, y probando este prototipo con los usuarios finales para obtener comentarios instantáneos:
Por lo tanto, lo que solía llevar meses ahora se puede hacer en un día. Esto es especialmente cierto en nuestro mundo acelerado de VUCA.
En Mars, utilizamos una metodología de pensamiento de diseño adaptada que consta de seis etapas, cada una de las cuales podemos ajustar a un problema comercial específico.
Propongo seguir todos los pasos en el ejemplo del lanzamiento del proyecto SAP eWM (cambiamos el BIOS de SAP en los almacenes de nuestras fábricas de Novosibirsk a Rostov-on-Don). En el proyecto, estaba claro QUÉ hacer, pero la pregunta seguía siendo CÓMO construir una interacción efectiva en equipo, que se basa en diferentes zonas horarias y ya se dedica a tareas operativas.
Primera etapa: marco. Aquí definimos el problema real, ampliando el alcance de la búsqueda reformulando el problema en "¿Cómo podemos ...?" Y profundizando en las famosas preguntas "¿Por qué?" Y "¿Por qué?". En el proyecto SAP eWM, el problema fue inicialmente claro: "¿Cómo podemos evitar el" rastrillo "del proyecto anterior y sacar lo mejor de él para que comience en el presupuesto planificado en un año?". Así que compartiré otro ejemplo del equipo de automatización de TI, donde Tuve que desenterrar los problemas (y luego mostraré los resultados finales del proyecto SAP eWM). Inicialmente, el equipo de automatización de TI quería aumentar la cantidad de ideas, pero después de tres "¿Por qué?" Los chicos se dieron cuenta de que el problema no era la cantidad de ideas sobre la automatización de TI, sino el flujo creciente de solicitudes que los recursos existentes debían procesar. En consecuencia, el problema se reformuló en "¿Cómo podemos encontrar reservas ocultas en nuestro trabajo actual?"
Segunda etapa: explorar . Aquí salimos de la habitación, nos colocamos en el lugar del usuario (pasamos por su forma de usar / adquirir experiencia) o simplemente preguntamos qué le gusta, qué "duele", qué funciona / no funcionó, tratando de comprender las verdaderas necesidades del usuario. En el proyecto SAP eWM, hicimos esto en el formato de reflejar la experiencia previa y las esperanzas de cada participante: un miedo (“rastrillo”) = una calcomanía, un deseo (el mejor) = una calcomanía, esto nos permitió expresar la experiencia previa en un ambiente amigable y formular criterios de éxito juntos . En el ejemplo de la automatización de TI, les preguntamos a sus colegas qué les gusta de su trabajo y qué les gustaría mejorar. No importa en qué formato ocurra la inmersión; importante: la cantidad de información que se recopila como resultado.
La tercera etapa: Sense-Make es necesaria para traducir la cantidad de conocimientos en calidad, resumir los resultados del estudio y formar nuestra visión de las necesidades profundas del usuario. Utilizo un grupo de ideas similares, también hay técnicas para crear personas y mapas de la ruta del usuario. Por lo general, en esta etapa, el problema inicial se reformula, teniendo en cuenta las necesidades reales de los usuarios. Por ejemplo, en el proyecto SAP eWM, el problema inicial "¿Cómo podemos evitar el" rastrillo "del proyecto anterior y sacar lo mejor de él para que comience en el presupuesto planificado en un año?" Se transformó en dos preguntas: "¿Cómo podemos organizar el trabajo del equipo del proyecto remoto más? ¿Combinando eficazmente el trabajo operativo y de diseño? ”y“ ¿Cómo podemos reemplazar el WMS (Warehouse Management System) en las fábricas, de manera invisible para los usuarios finales, claramente a tiempo, de la manera más eficiente y efectiva con uniformes máximos simples y transparentes para el caballo los procesos de usuario gubernamentales, sin perder detalles importantes y mantener el foco de los accionistas de la empresa?".
Si el tiempo para una sesión de pensamiento de diseño es limitado, entonces los primeros tres pasos se pueden realizar en la preparación fuera de línea.
Cuarta etapa: crear . Aquí comenzamos la sesión estándar de lluvia de ideas sobre el problema identificado en el paso anterior, cuyos resultados seleccionan ideas para la implementación en el prototipo.
El prototipo es lo que nos devuelve a la infancia cuando el dinero se cortó de papel y la casa se construyó con sillas y mantas. Todos estos eran prototipos de situaciones reales. En el mundo del pensamiento de diseño, se puede hacer un prototipo a partir del contenido del bote de basura, por el hecho de que no cuesta nada.
Un ejemplo de un prototipo para la automatización de TI:
Quinta etapa: Learn está probando el prototipo con los usuarios finales, obteniendo comentarios rápidos, finalizando el prototipo teniendo en cuenta los comentarios y probando nuevamente, comentarios, finalizando con un resultado aceptable.
La sexta etapa - Piloto : lanzamiento del producto de bombardeo, ¡porque los propios usuarios participaron en su nacimiento, desarrollo y revisión!
Otra ventaja del diseño es que el proceso es muy flexible y no es necesario seguir los cinco pasos. Puede detener el proceso en cualquier momento o, si es necesario, hacer un bucle.
Este enfoque tiene sus inconvenientes:
- Es difícil digitalizar los beneficios del uso de la tecnología;
- a menudo, la sesión de pensamiento de diseño se percibe como "lo pasamos muy bien" y sus resultados probablemente caerán sobre la mesa si no hay obligación sobre el primer producto de demostración en 3 semanas y un plan paso a paso con los responsables.
También me gustaría señalar que el pensamiento de diseño es más que una sesión o una técnica, es el pensamiento de un gerente de proyecto que comprende las necesidades de los usuarios finales y los toma en cuenta al tomar decisiones. Por supuesto, el pensamiento de diseño no niega las técnicas clásicas de gestión de proyectos, y solo aumenta la probabilidad de un proyecto exitoso con los recursos necesarios.
Entonces, ¿cómo ayuda el pensamiento de diseño al gerente de proyectos de TI? Desde mi propia experiencia y la experiencia de colegas de otras regiones, me di cuenta de que el pensamiento de diseño agrega una nueva dimensión al proyecto: el usuario final. Muy a menudo, el cliente del proyecto de TI es el líder principal o la junta directiva de la empresa y el problema que resuelve el proyecto se formula a este nivel junto con el gerente del proyecto sin tener en cuenta la experiencia de los usuarios finales. Por lo general, el equipo del proyecto resuelve con éxito este problema con la ayuda de herramientas de TI, y después de la implementación, todos se dan cuenta de que ahora es necesario cambiar los procesos comerciales existentes, y esto puede ser bastante doloroso para la empresa.
Al atraer a los usuarios finales incluso en la etapa de formación del problema, podemos "ver" el problema de los líderes superiores a través de los ojos de un negocio real y elegir una solución de TI más precisa y adecuada.
Al atraer a los usuarios finales en la etapa de diseño, podemos entender cómo nuestra implementación de TI afectará el proceso comercial e iniciar cambios en los procesos actuales en paralelo.
Al probar con los usuarios finales, los ayudamos a avanzar en las etapas de negación, enojo, negociación y tomar una nueva decisión, convirtiéndolos en sus embajadores antes del lanzamiento (si un colega dice que los chicos de TI hacen un chip genial, entonces todos quieren probarlo de inmediato) .
En conclusión, quiero recordar una vez más que el pensamiento de diseño funciona bien en situaciones de alta incertidumbre cuando al menos uno de los miembros del equipo del proyecto tiene un deseo consciente de utilizar este enfoque y el equipo del proyecto (junto con el líder) puede escuchar con calma puntos de vista alternativos.
Escuche con el corazón abierto, observe con atención, hable con amor y no se olvide del deseo más íntimo de los usuarios: "¡para que funcione por sí solo!"