Centrarse en la gestión de tareas. Cómo hacemos nuestro sistema de gestión

Existe un problema de este tipo en las empresas: un desastre en las tareas. Con el crecimiento del equipo, este problema conduce a la parálisis. Las fechas están rotas, el trabajo en el proyecto se ralentiza, las tareas se pierden. Y cuanto mayor es el porcentaje de pérdidas, más disminuye la eficiencia general del equipo. Y lo más interesante es que los equipos se acostumbran.

Entonces, debido a la pérdida del 10% de las tareas, las empresas pierden del 10% (si las tareas no están relacionadas) al 100% (si la relación es sólida) de eficiencia y, en última instancia, de ingresos. Retire un tornillo y el cohete no volará.



En YouGile, actúo como el cliente del producto, me comunico con los usuarios y estudio sus problemas. Así que ahora finalmente ha quedado claro que el problema básico de la gestión de tareas en equipos de más de 20 personas sigue sin resolverse, y las soluciones de gestión existentes tienen la culpa de esto.

Te contaré una historia que "reveló" mi idea de lo que las empresas reales necesitan en el campo de la gestión de proyectos y tareas.

Fue una reunión ordinaria con una empresa que emplea a unas 150 personas, desarrolla un poco de dispositivos secretos de video vigilancia ...

Han estado en el mercado durante aproximadamente 20 años, y el negocio está funcionando bien. Nos reunimos en su sala de reuniones con una buena vista de Moscú, las galletas y el café aparecieron de inmediato. Por su parte, había 5 personas (jefes de departamento y subdirector) y yo solo, de los nuestros.

Empiezo a preguntar muchas veces según el esquema establecido: “¿Cuál es la estructura de la empresa?”, “¿Dónde están cuántas personas?”, “¿Cuál es el ciclo del proyecto?”, “¿Cuáles son los problemas y las solicitudes?”.

Me contestan con gusto, y grabo. Además, mostraré el producto y me centraré en cómo se resuelven sus problemas y solicitudes. El formato ya está bien establecido y no dio fallas.

Aquí, la primera vez que Zam detiene nuestra discusión (él es el único que se sienta y está claramente insatisfecho con algo):

"Ya pedimos una auditoría de los procesos comerciales, no necesitamos dibujar todo esto. Es mejor decirnos cómo trabajamos con las tareas, y para que mañana no haya este lío "(obviamente insinuando a los colegas).

Comencé a decirle que, antes que nada, era necesario crear tableros para diferentes departamentos, luego invitar a los empleados, capacitarlos, y solo entonces ... Sus colegas me apoyaron con placer, agregaron algo, hicieron preguntas, contaron sobre un tablero blanco con trozos de papel y diferentes sistemas en la empresa.

"¡No me escuchas!", Interrumpió Zam malvadamente. "No necesito ninguna digitalización de procesos, ni auditoría de negocios, ni capacitación del personal. Solo muéstrame el botón de cómo configurar tareas. Para que mañana pueda emitir un decreto: a partir de hoy, ¡haga clic en este botón y configure las tareas en el sistema!

Nos "frotamos" durante mucho tiempo, pero el hombre resultó ser fuerte, alisé mi tono, pero en esencia el problema no lo movió. Necesitaba una solución simple que permitiera colocar siempre todas las tareas de la empresa en un solo lugar. Y todas las 1.5 horas él tercamente ocupó esta posición.

Y sí, no tenemos un botón "mágico" para crear tareas, como él pregunta.

En general, todos los sistemas rusos que conozco resuelven un millón de casos diferentes, también son CRM y gestión de proyectos, y un diseñador de sitios, y un diseñador de procesos comerciales, y un mensajero comercial ...

Pero ninguno de ellos está completamente encarcelado bajo la gestión de tareas. En el mundo, el mejor para tratar este problema es Asana, pero el idioma es una gran barrera (no hay traducción al ruso), y después de varias docenas de empleados de un sistema democrático de derechos, no hay suficiente.

La mayoría de las empresas no necesitan "naves espaciales" en absoluto, necesitan cosas muy mundanas. Por ejemplo, para lidiar con el "desorden" en las tareas.

Como nace un desastre

• Olvidé comprometerme. La tarea se estableció verbalmente y no se mostró en ningún lado, y luego se perdió.
• El reto El contratista cambió algunos detalles y la tarea perdió relevancia.
• Varios artistas participan en la tarea, se cuelga en algún lugar durante la transferencia.
• La tarea se descompuso, se perdió parte y toda la tarea se vino abajo.
• Los términos se prolongaron. Y cuando todo estaba listo, resultó que la tarea ya requería cambios.

Sí, tal vez sintió que todos estos problemas son de alguna manera insignificantes, y en un buen equipo se resuelven por sí mismos. Pero esto es solo una cuestión de tamaño de grupo. Según nuestras propias observaciones, el punto crítico es en algún lugar alrededor de 12-17 personas, cuando todos trabajan en un resultado común. Si hay 50 personas en un grupo y nadie ha trabajado específicamente en la gestión de tareas, un desastre será obligatorio.

¿Cómo queremos resolver el problema del "desorden en los problemas"?

Nuestro objetivo principal es crear interfaces enfocadas específicamente para ingresar y trabajar con tareas. Y nada mas. Por supuesto, no es una garantía de éxito, todo depende de una gestión competente. Pero nuestra tarea es simplificar todas las reglas de trabajo con el sistema tanto como sea posible. Idealmente, estas reglas deberían caber en una oración. Por ejemplo: "Ahora configuramos todas las tareas en el sistema, hacemos clic en este botón y creamos tarjetas".

Teníamos una fuerte suposición de que las personas subconscientemente se resisten a arreglar tareas. Sin embargo, después de las primeras implementaciones de la versión actualizada de nuestro sistema, resultó que no era así en absoluto. Si todo es simple y claro, entonces los empleados están felices de mostrar en qué están trabajando.

En qué estamos trabajando en el lenguaje de funciones

Estructura clara de la empresa con departamentos

Lo primero que comienza a limpiar las tareas de un gran equipo es la formación de una estructura con derechos. La estructura determina quién puede establecer una tarea para quién y quién ve qué tareas.


Necesita departamentos de anidamiento interminables: la conveniencia de trabajar, incluso si son 100 personas
Un empleado puede ver cuál de los colegas es responsable de qué, a quién contactar sobre qué tema. El administrador puede configurar derechos de acceso a tareas para diferentes personas y departamentos.

El sistema para establecer derechos en el sistema se puede implementar de aproximadamente 10 maneras diferentes, pero si después de eso no puede ver el panorama general repitiendo la compañía real con departamentos, entonces esto no funcionará. Cuando los derechos de todos los empleados están configurados y son comprensibles a primera vista, el sistema se puede usar de forma segura sin temor a estropear algo.

Configuración rápida de tareas

Lo principal es la velocidad y la simplicidad. La tarea es fácil de poner en 1 clic. La tarea es una interfaz prioritaria. Cualquier empleado puede resolverlo en un segundo. Para comenzar a trabajar, no necesita implementación y capacitación.


"Botón azul mágico", que le permite configurar tareas en 1 clic

Anteriormente, en nuestro sistema, las tareas solo podían establecerse en los tableros, y ahora hemos creado el "botón azul mágico". Justo el que el intratable Zam me preguntó en la reunión. En el que presiona, y la tarea está lista.

Planificador personal conveniente

Cada empleado debe administrar fácilmente las tareas y no perderse en ellas:

• Mira las tareas que le asignaron
• Mira las tareas que le lanzó a alguien
• Cree tareas privadas personales para usted (punto especialmente importante)
• Transfiere tareas personales a proyectos compartidos

Tareas de "Mis tareas" en YouGile ordenadas por artista

La interfaz con tareas privadas resultó ser muy interesante. Sucedió que muy a menudo quiero arreglar la tarea en el sistema corporativo y no mostrarla a nadie hasta cierto punto. Entonces la tarea "madura", y puede ser presentada y discutida. Esta pequeña característica es crítica para aproximadamente el 20% de las tareas (estadísticas generales de la versión en la nube).

Equipo de observación

La transparencia, es decir, la capacidad de ver las tareas de sus colegas ayuda a sincronizar el trabajo. Según los comentarios, puede comprender de antemano en qué estado se le transmitirá. O navegue, quién está sobrecargado con tareas y quién es libre. Quién puede distraerse y quién mejor se queda solo.


"Otras tareas" en el sistema, ordenadas por artista

También siempre puedes descubrir quién es el héroe, quién regularmente rompe los plazos e ignora los plazos. Y esto es importante no solo para el líder, sino también para colegas en equipos con una estructura plana.

La capacidad de realizar proyectos complejos, pero para los empleados todo sigue siendo simple

Se necesita la capacidad de realizar proyectos complejos, teniendo en cuenta todos los detalles, recursos y relaciones, por supuesto. Pero lo más importante, esta no es la primera pantalla para un empleado común.

Por ejemplo, un diagrama de Gantt es una gran herramienta. Es muy conveniente planificar recursos y celebrar el progreso si usted es el mayor del grupo. Por lo general, una persona lo llena y lidera, el resto observa. Pero si acaba de "apretar su tuerca", solo está listo para marcar su resultado en una interfaz simple, no necesita más.

Es posible que un empleado común ni siquiera conozca las complejas relaciones y dependencias de los proyectos; lo principal es que es conveniente para él simplemente realizar sus tareas. Por lo tanto, todas las tareas de los tableros aparecen automáticamente en el programador personal.


Transición del tablero al diagrama de Gantt (interfaz "oculta")

Y para los gerentes y supervisores, es importante contar con proyectos, juntas, un diagrama de Gantt, columnas espejo y resúmenes para la comunicación entre departamentos y la contabilidad para detalles.

Descargar calificación por tarea, personas y departamento

Oh! Esta es la respuesta más común a la pregunta "¿Por qué elegir un sistema de gestión?": "Queremos entender quién está haciendo qué, necesitamos transparencia". Resolver este problema no es difícil en absoluto, pero solo si todas las tareas en el sistema.

La herramienta solo tiene que responder las preguntas: ¿quién está cargado con qué en este momento? ¿Qué tipo de descarga habrá en el futuro cercano para cada empleado y departamento? ¿Quién cargó lo que el mes pasado en un proyecto específico?


Evaluación de la carga de trabajo durante el último mes para proyectos, departamentos y personas.

Tenemos una buena herramienta de resumen. Estas son columnas donde puede filtrar tareas por una variedad de parámetros de cualquier proyecto disponible, por ejemplo, mostrar todas las tareas del proyecto durante los últimos 7 días, marcadas con la etiqueta "Importante". Después de haber realizado varias de estas columnas, puede obtener un tablero para el monitoreo en línea de cualquier cosa.


Resumen de todas las tareas en el tablero para la semana

Trabaja en tareas y discusiones en un solo lugar

Las tareas deben discutirse donde se establecen. Partimos de esto cuando lanzamos la primera versión del sistema para uso personal. En general, la planificación es donde están las discusiones. Y es importante que este lugar no fuera solo pasillos y habitaciones para fumadores.


Chats por tareas: comunicación en el sistema de control

Cada tarea es un chat, una característica exitosa de YouGile. Las comunicaciones sobre las tareas se llevan a cabo en el sistema, directamente en las tarjetas.

¿Qué problema en el campo de la gestión de tareas es el más importante para usted?

Ya hemos lanzado algunas interfaces en la versión en la nube, algo hasta ahora solo a nivel de prototipos clicables.

Pero lo más importante para nosotros ahora es entender si estamos resolviendo el problema que realmente existe. ¿O simplemente nos pareció, y estamos haciendo un sistema de gestión, uno de muchos?

Estaría agradecido si en los comentarios o en un correo electrónico personal alguien cuenta con todos los detalles: ¿qué problema del campo de tareas y gestión de proyectos es el más importante en su práctica?