Boiling Points alberga hasta 800 eventos por semana. Algunos encuentran a su audiencia y causan resonancia, otros se pierden en el ruido de la información.
Debajo del recorte, algunas estadísticas ayudarán tanto a los visitantes como a los organizadores a obtener respuestas a las preguntas: cómo otros organizan los eventos, dónde y cuántas personas vienen, qué formatos están ganando popularidad y qué tipo de índice de planificación tienen, es decir, cuántos por ciento de los registrados en eventualmente participe.
La mayoría de las cifras se obtuvieron gracias al análisis de las estadísticas de los puntos de ebullición desde enero de 2016 hasta mayo de 2019.
Antes de entrar en el análisis de formatos, un par de métricas comunes.
En total, se llevaron a cabo cerca de 18 mil eventos en los
puntos de ebullición (una red de coworking y sitios gratuitos) durante el período indicado. Al mismo tiempo, las estadísticas de solo un año 2019 indican un aumento múltiple: según datos preliminares, desde enero del año pasado hasta mediados de diciembre, realizamos 19 mil eventos.
La suma de eventos por meses para 2019 (según mediados de diciembre)Sin embargo, estos datos no fueron sometidos a un análisis en profundidad, y todas las cifras
presentadas a continuación son los
resultados del procesamiento para el período 01.2016 - 05.2019 .
La audiencia que cubren los Puntos está creciendo cada mes, y actualmente más de 880 mil personas están registradas en la plataforma.
¿Qué actividades se llevan a cabo con mayor frecuencia?
Estamos hablando de la demanda de formatos. Se puede representar en el plano de coordenadas, donde la frecuencia de uso se refleja en un eje y el número promedio de participantes en el otro.
Los cinco formatos más populares entre los organizadores son la transferencia de conocimiento y el intercambio de opiniones en varias formas:
- Seminario y formación . El objetivo del seminario es difundir nuevas habilidades a través de ejercicios durante el evento. Por lo general, uno o varios expertos realizan un seminario, y cerca de 30 participantes están presentes. A menudo, se asigna un coordinador responsable de la comunicación durante el trabajo grupal. Un total de 5651 eventos de este formato se llevaron a cabo desde 2016 hasta mediados de 2019 en Boiling Points. La duración promedio del taller es de tres horas.
- Reunión . Este formato implica un intercambio de puntos de vista entre los participantes con el desarrollo de una determinada posición acordada sobre el tema planteado. Uno de los participantes también dirige la reunión, pero puede haber varios oradores. En total, organizamos 2245 eventos de este formato.
- Conferencia La presentación del experto en este formato sirve para transferir los conocimientos, ideas u opiniones del profesor a la audiencia. Como en otros formatos, además del orador, el presentador a menudo está presente aquí. Durante este período, hemos realizado 1900 conferencias sobre una variedad de temas.
- La reunión del grupo de trabajo . A diferencia de una reunión, cuyo propósito es solo tomar una decisión, este formato implica el trabajo conjunto de expertos para obtener cierto resultado. Dependiendo de la tarea, el grupo de trabajo puede tener una estructura organizativa compleja, que incluye el presidente, los copresidentes, la secretaría, etc. En total, se celebraron 1473 reuniones de los grupos de trabajo en los puntos de ebullición.
- Mesa redonda Este formato ayuda a determinar qué puntos de vista existen sobre el tema en consideración. A diferencia de la reunión y la reunión del grupo de trabajo, no implica la coordinación de estos puntos de vista y el desarrollo de ninguna solución. Sin embargo, el conjunto de roles es el mismo que en la reunión. Durante este tiempo, 1433 tales eventos tuvieron lugar.
A continuación se muestra otra clasificación de formatos ordenados en orden descendente del número promedio de participantes:
- Foro El número promedio de participantes es 121. Este formato se usa para intercambiar puntos de vista sobre temas bastante globales. Algunas veces el resultado es una decisión, y en otros casos, solo una indicación de la agenda. Se realizaron un total de 397 eventos de este formato y la duración promedio del foro fue de seis horas.
- Vacaciones . Uno de los formatos nuevos y quizás los más gratuitos en la red de punto de ebullición. En promedio, 96 personas asisten a tales eventos.
- La firma de acuerdos . En nuestra red, solo había unas 25 firmas, pero el número promedio de participantes superó las 72 personas.
- Conferencia Esta es otra discusión masiva de un problema o cuestión desde diferentes ángulos, pero en este formato el énfasis está en el intercambio de experiencias. A mediados de mayo de 2019, celebramos 799 conferencias, y el número promedio de participantes fue de 60 personas.
- Exposición Este formato está destinado a demostrar logros en un campo particular para atraer clientes finales o inversores. Hemos tenido un poco menos de 100 exposiciones. En promedio, 51 personas vinieron a ellos.
Para eventos a gran escala, no indicamos los roles típicos de los participantes, ya que su estructura de roles a menudo es compleja y varía según la tarea.
Hechos interesantes:
- Los seminarios y capacitaciones forman la cadena de retorno más larga. Esto significa que una persona que asiste a un evento de este formato es más probable que vuelva al Punto de Ebullición nuevamente, y no necesariamente a un seminario.
- Parece que cuanto más larga sea la discusión, menos personas estarán de acuerdo en venir y sentarse hasta el final. Pero no se rastrea la dependencia característica del número de participantes en la duración de los eventos en nuestras estadísticas. Puedes planificar una larga interacción con el público, lo principal es no aburrirla.
- En una variedad de formatos, se destacan varios que atraen a un público joven, hasta 30 años. Estas son encuestas, concursos, sesiones informativas, conferencias de prensa, exposiciones, proyecciones de películas con debates, concursos, excursiones y hackatones. La mayor parte de esta lista tiene la mayor dispersión de participantes por edad. Y para las personas mayores de 35 años, existe un claro deseo de sesiones. Prevalecen en sesiones estratégicas, sesiones de diseño y sesiones de lanzamiento.
- En general, los puntos de ebullición se caracterizan por la estacionalidad. El número total de eventos, así como el número de visitantes, disminuye durante las largas vacaciones de Año Nuevo y durante las vacaciones de verano (de mayo a finales de agosto). Sin embargo, mucho depende del tipo de evento. El número de visitantes a seminarios y foros, por ejemplo, se reduce en más de la mitad en comparación con el período activo. Y para más reuniones de cámara, como talleres, el declive estacional es casi imperceptible.
¿Qué es más fácil de planificar: un seminario o un hackathon?
Organizar un evento es una tarea difícil. Para evaluar y calibrar de alguna manera los esfuerzos necesarios para organizar cada uno de los formatos, comparamos el número de participantes registrados con el número de visitantes reales, obteniendo una característica conveniente: el índice de planificación.
El índice de planificación promedio para todas las actividades es 83%En promedio, las excursiones, la firma de acuerdos, las clases magistrales, los talleres y las reuniones fueron los más predecibles. En el otro extremo de la "escala de previsibilidad" se encuentran los días festivos, exposiciones, seminarios web y hackatones. Desde un punto de vista práctico, esto significa que los organizadores del hackathon deben esperar que de cada 100 personas registradas, un poco más de 30 personas acudirán a ellos, y en consecuencia escalar la campaña publicitaria del evento. Con excursiones, una situación diferente. Según nuestras estadísticas, incluso más personas acuden a ellos de lo que se indicó. Quizás, al organizar estos eventos, la audiencia simplemente se evalúa incorrectamente. Los formatos donde los organizadores trabajan mejor para atraer visitantes están en el medio.
Aunque nuestras estadísticas no revelan una conexión entre la popularidad de la audiencia y la duración promedio de los eventos, existe una correlación entre la duración y el índice de planificación. Los formatos más predecibles (con un alto índice de planificación) tienen una duración promedio de 2.5 o 3.5 horas. Y, como regla, de 15 a 35 personas reúnen una audiencia.
Hay otras dependencias interesantes aquí:
- El índice de planificación de eventos cortos es mayor si inicialmente están diseñados para un pequeño número de personas. Pero para eventos largos todo depende del formato específico. No se rastrea una conexión explícita. Sin embargo, en Boiling Points, prácticamente no hay eventos diseñados para una audiencia de más de 300 personas, que duran menos de cuatro horas.
- Independientemente de la duración promedio de los eventos, se encuentra un índice de planificación de más del 80% en formatos diseñados para una audiencia de menos de 40 personas.
- Un índice de planificación de menos del 50% es más común en eventos cortos para una gran audiencia.
Es curioso que el índice de planificación esté poco relacionado con si todos están invitados o si se forman listas cerradas.
Entre los formatos populares entre los organizadores hay tanto típicamente abiertos como típicamente cerrados. Por ejemplo, en la gran mayoría de los casos, todos están invitados a un seminario, conferencia y mesa redonda. Y para la reunión del grupo de trabajo y la reunión, o bien forman listas completamente cerradas de participantes, o las expanden solo a pedido.
Entre los formatos de eventos que reúnen la audiencia máxima, en su mayoría abiertos. Lo cual es bastante lógico.
Hecho interesante:
- Si se cierra el evento, esto no significa que su índice de planificación se convertirá inmediatamente en 100%. Entre los eventos típicamente cerrados hay eventos poco predecibles (los mismos hackatones que se realizan para los miembros de un club). Lo contrario también es cierto: entre los formatos con un alto índice de planificación, hay otros abiertos.
Experimentos de formato
Los formatos de eventos más resonantes del año pasado incluyen seminarios y capacitaciones, conferencias, clases magistrales, reuniones y foros. Los talleres y reuniones en esta lista no se incluyeron en las clasificaciones de los formatos populares mencionados anteriormente. Es decir, se puede suponer que son estos formatos los que causan la reacción más vívida de los visitantes: las revisiones aparecieron en la red con mayor frecuencia (los formatos llegaron a la cima en el número de revisiones, a pesar del número total relativamente pequeño de eventos).
Por cierto, la reunión es un nuevo formato para la red, que aún no está disponible en el formulario de registro de forma predeterminada. Junto con el juego de negocios, reunión, programa y festival, es uno de los cinco formatos nuevos más circulados que se utilizan en cuatro o más puntos de ebullición.
Número promedio de formatos de eventos utilizados en los puntos de ebulliciónNos sorprendió que estén experimentando más activamente con nuevos formatos en las regiones. Por ejemplo, en Boiling Points en Chelyabinsk y Tomsk, se llevan a cabo eventos de 27 formatos diferentes. Si analizamos todas las publicaciones en redes sociales que mencionan las actividades de los puntos de ebullición y sus formatos, resulta que Belgorod proporciona el 20% de este flujo de información. Otro 18% da publicaciones de Veliky Novgorod y Yakutsk, donde trabajan con 16 formatos.
Algunos puntos de ebullición en las regiones ya han logrado formar sus nuevos formatos favoritos. Por ejemplo, el punto de ebullición en Veliky Novgorod proporciona el 100% de las menciones de los propietarios de apartamentos en toda la red de sucursales. El 75% de las menciones de la proyección de la película con discusión son dadas por Tomsk, el 67% de las menciones del curso: Ulyanovsk.
Hechos interesantes:
- Un aumento directo en la variedad de formatos no está asociado con un aumento en el número de puntos de ebullición en las regiones.
- La regla 80/20 aquí es la misma que en los negocios. En toda la red, el 80% de la variedad de formatos siempre proporciona no más de cinco puntos de ebullición.
Lo que queda detrás de escena
En general, recopilamos muchas estadísticas, construimos gráficos que mostraban las relaciones entre los formatos de los eventos y los participantes, y también realizamos un análisis morfológico de las descripciones en un intento de encontrar una correlación entre los temas y los formatos. Uno de los frutos de este trabajo fue el
Atlas de formatos (pdf, 10 MB) preparado por nuestro equipo de Tomsk. Puede encontrar mucha información relacionada y adicional en ella. Esperamos que estas cifras ayuden a los organizadores a determinar los formatos y correlacionar correctamente el número planificado de participantes y la cantidad de esfuerzo que debe hacerse para atraerlos. Y los participantes, aproximadamente, imaginen lo que les espera en varios eventos.
¡Nos vemos en nuestros puntos!