En equipos grandes de 20 empleados existe un problema: un desorden en las tareas. El tiempo se rompe, el trabajo se ralentiza. Por lo tanto, en el mercado hay muchos sistemas para administrar tareas que de alguna manera resuelven este problema.
Durante más de 2 años hemos estado desarrollando nuestro sistema de gestión YouGile. Y, por supuesto, a menudo probamos los sistemas de la competencia y los estudiamos en detalle. Buscamos quién ofrece qué herramientas. Sacamos conclusiones, nos inspiramos y mejoramos nuestra funcionalidad.
¿Qué es un sistema de gestión de tareas? ¿Qué funciones le permiten limpiar sus tareas?Pensamos por mucho tiempo. Y después de una lluvia de ideas de 3 semanas, comunicación con clientes y encuestas, se identificaron 5 criterios. De acuerdo con estos criterios, realizamos esta revisión.
Criterios y revisión de 5 sistemas de gestión de tareas, incluido el nuestro, a continuación.5 criterios de un sistema de gestión de tareas:
1. Facilidad para establecer una tarea para usted y sus colegasEl botón para crear tareas en la interfaz del sistema debe ser una prioridad. Para que cualquier empleado nuevo que trabaje en el sistema durante 2 minutos pueda encontrarlo fácilmente.
2. La conveniencia de un planificador personalLa conveniencia se refiere a la clasificación y clasificación de tareas. Para que cualquier usuario pueda ver de inmediato: sí, estas son mis tareas, pero son las que configuré. Aquí están todas las tareas de Petit, y aquí ya se acerca la fecha límite. Pero mis tareas privadas están disponibles solo para mí.
3. La capacidad de crear una estructura de empresa con departamentos.Si el equipo tiene más de 20 personas, se necesita una estructura clara. Jerarquía de empleados y división de departamentos. La estructura determina quién puede plantear qué tarea a quién y quién ve qué tareas.
4. Transparencia del flujo de trabajoEs importante comprender quién está sobrecargado con tareas y quién está "subcargado", quién debe configurar la tarea y quién mejor para no distraerse. Esto es conveniente no solo en el paradigma de "gerente-empleado", sino también "empleado-empleado". ¿Por qué volver a atraer a un colega, si solo puedes investigar su tarea?
5. La integridad de la imagen de los resultados del trabajo en las tareas en los informes.El informe debe dar un entendimiento: qué tareas se completaron y cuáles no. Qué empleado / departamento completó el plan y cuál, no hasta el final. Qué tareas requieren la mayor cantidad de tiempo.
Resumen de 5 sistemas de gestión de tareas
Configuración conveniente de tareas
Crea una tarea en YouGile en 1 clicAnteriormente, en nuestro sistema, las tareas solo se podían establecer en los tableros. Pero los clientes nos pidieron un "botón mágico" para crear tarjetas con 1 clic. Esto realmente simplifica enormemente el trabajo de los empleados comunes.
Administra tus tareas
Planificador personal: "Tareas en mí", "Asignado por mí", "Tareas personales", "Los elegidos"El planificador personal se presenta en la forma de la sección "Mis tareas". Allí, cada usuario ve lo que instaló y lo que se le entregó. Mantiene sus tareas privadas. Consideramos que la disponibilidad de privacidad es muy valiosa, porque esto sucede a menudo: quiero hacer una tarjeta de borrador para mí, comenzar a trabajar en ella, y solo luego compartirla con mis colegas.
Clasificación de tareas
Placa de desarrollo con pegatinasYouGile utiliza pegatinas para clasificar tareas, etiquetas de texto similares a las etiquetas. Con su ayuda, a la tarjeta se le asigna un cierto valor: estado, prioridad, estado. Puede crear absolutamente cualquier etiqueta de texto.
Estructura de la empresa con departamentos.
Estructura de la empresa con departamentos y empleados en YouGile.La estructura es necesaria para dividir a los empleados en departamentos, indicar posiciones y elegir las reglas de interacción dentro del departamento. Configurar la gestión de tareas y los derechos de acceso. Asigne gerentes a cada departamento con capacidades de gestión de grupo.
Transparencia laboral
La sección Tareas alienígenas de YouGileEn la sección "Tareas alienígenas", puede ver quién está trabajando en qué, quién ha establecido qué tarea y qué tareas no se han completado. El acceso a las tareas de otras personas está regulado dentro del departamento. Puede hacer que todos vean las tareas de los demás, sin la estructura de los tableros. Y puede dar este privilegio solo a los líderes.
Evaluación de desempeño
Herramienta para evaluar la carga de trabajo por proyecto y empleadoYouGile tiene informes y resúmenes, y en el futuro cercano planeamos lanzar otra herramienta. Quiero ver claramente quién y qué se descargó, y qué descarga se realizará en el futuro cercano para cada empleado o departamento.
Configuración conveniente de tareas
Configuración de tareas con 1 clic en AsanaLa tarea se puede configurar en 1 clic sin vincular a los tableros. Todas las tareas se muestran en la sección Mis tareas. En cualquier momento, la tarea se puede adjuntar a uno de los proyectos haciendo clic en "Agregar a proyectos". En el proyecto, todas las tareas ya se muestran sistemáticamente, en forma de una lista de tareas, calendario, línea de tiempo (disponible en la versión paga) o tableros clásicos.
Administra tus tareas
Clasificación de sus tareas por prioridad.Cualquier tarea recién creada será privada hasta que la vincule a un proyecto público. También puede inscribir colegas para una tarea. Esto es muy conveniente: puede crear una tarjeta de "ir a cenar", invitar a sus amigos allí y discutir.
En el planificador personal, las tareas "Mis tareas" se ordenan por los grupos "Hoy", "Próximamente", "Más tarde". En la versión paga, también puede mostrar por separado todas las tareas que creó y que asignó a sus colegas.
Clasificación de tareas
Etiquetas sobre tareas en AsanaA cada tarea se le puede asignar cualquier etiqueta, denotándola con su color. Por ejemplo: "publicidad", "texto", "video", "escuela en línea". Si piensa e implementa un sistema de etiquetas común para todos, habrá un orden en las tareas.
Estructura de la empresa con departamentos.
Departamento de marketing: empleados y proyectosAsana tiene la oportunidad de crear tantos departamentos diferentes como desee, agregar empleados allí y comenzar a trabajar en proyectos y tareas. Sin embargo, no existe una jerarquía rígida, el sistema de derechos es muy democrático y el empleado ordinario tiene esencialmente los mismos derechos que el jefe.
Transparencia laboral
Calendario de tareas de marketing de AsanaLos flujos de trabajo de Asana son muy transparentes y los derechos de acceso son democráticos. En el calendario, todos pueden ver todas las tareas de los colegas. Tanto para un proyecto específico como para un empleado específico (excepto para los privados).
Evaluación de desempeño
Herramienta de progreso para ver los resultados generales del trabajoLa herramienta Progreso muestra el número de tareas completadas, sin terminar y vencidas para un proyecto. La herramienta Informes muestra todas sus tareas y tareas que configuró para sus colegas.
Configuración conveniente de tareas
Crea una tarea en Pyrus en 1 clicEn las interfaces de Pyrus, la creación de tareas es una prioridad. Todo es fácil e intuitivo, no se requiere capacitación a largo plazo para los empleados.
Administra tus tareas
Programador personal en Pyrus: Mis tareas y Mis tareasEn Personal Scheduler, también, todo es simple y lógico: tareas de mí, tareas para mí. Se muestra por separado activo, por separado - completado. No debería haber un desastre.
Clasificación de tareas
Clasificación de tareas en Pyrus: "Diferido", "En control", "Reciente"Este sistema tiene muchas características interesantes para trabajar con tareas. Puede posponerse hasta más tarde. Puedes ponerlo en control. Puedes hacer tareas repetitivas. La clasificación es por actividad de tareas y por tiempo.
Estructura de la empresa con departamentos.
Estructura de la empresa con departamentos en PyrusEs fácil "dibujar" una estructura clara con departamentos y subdivisiones. Es cierto que el sistema de derechos y acceso a las tareas es bastante complicado: hay un administrador, líder, gerente y contador.
Transparencia laboral
Tareas extranjeras en Pyrus. Transparencia laboralLos flujos de trabajo son transparentes, incluso demasiado. Puede mostrar todas las tareas de cualquier empleado. Básicamente no hay tareas privadas. Solo un usuario con privilegios de administrador puede establecer la privacidad.
Evaluación de desempeño
Evaluación del tiempo empleado por los empleados y las tareas.Una de las "fichas" de Pyrus es el cálculo del tiempo empleado por cada empleado en todas las tareas durante un período de tiempo seleccionado.
Configuración conveniente de tareas
Crea una tarea en Wrike en 1 clicEste sistema también tiene un "botón mágico" para configurar tareas en forma de un signo más verde, que es difícil de omitir. Y además de esto, las tareas se pueden plantear de varias otras maneras.
Administra tus tareas
Planificador personal en WrikeWrike ofrece muchas opciones: copiar y repetir tareas, hacerlo privado o público, agregar a Favoritos y transferir de proyectos a Mis tareas. Puede seguir la tarea seleccionada o sugerir colegas a seguir. Agregar dependencias y relaciones entre tareas.
También hay sus propios "chips". Enviar a un colega una pregunta automática sobre cómo progresan las cosas en la tarea. La función de las tareas de cambio masivo. Los hitos son tareas que se utilizan como hitos para marcar un evento importante o un punto de decisión.
Clasificación de tareas
Ordenar tareas en WrikeWrike generalmente está encarcelado por proyectos complejos de varias etapas, pero el usuario promedio tendrá suficiente comprensión de dónde están sus tareas y cómo ordenarlas. Clasificación: por fecha, prioridad, estado, importancia. Solo las tareas activas o solo las caducadas se pueden mostrar por separado.
Transparencia laboral
Las tareas de los colegas se muestran en una lista separada solo si usted es su autorLas tareas que confió se encuentran en la sección "Creado por mí". En general, falta un poco de transparencia en el trabajo. Puede mostrar todas las tareas de sus colegas en una lista separada solo creando su propio widget en la versión premium.
Evaluación de carga de trabajo del proyecto
Informes de Wrike y evaluación de carga de trabajoLos informes disponibles en la versión paga le permiten ver el estado general de los proyectos y equipos, y se actualizan en tiempo real con cada nueva apertura. Puede averiguar cómo las tareas están atrasadas y qué ralentiza al equipo.
Configuración conveniente de tareas
Agregar una tarea a un proyecto en GanttProA primera vista, el sistema no parece muy "público": debe comprender qué es el diagrama de Gantt, dónde está el botón para establecer tareas ... Pero no lo es, las tareas se establecen solo en el marco del proyecto. Pero si se crea el proyecto, entonces no es tan difícil capacitar a los usuarios para agregar tareas.
Administra tus tareas
Mis tareas en GanttProLa funcionalidad para administrar tareas en este sistema es muy amplia. Hay "Mis tareas" para los empleados, donde todo es simple y claro. Y hay un diagrama de Gantt para gerentes y conocedores, donde es conveniente cambiar los niveles de tareas, establecer prioridades, dependencias y tiempo, realizar un seguimiento del progreso y "jugar" las tareas que desee, arrastrándolas directamente a la escala.
Clasificación de tareas
Ordenado "Mis tareas"Puede ordenar las tareas por 17 parámetros: fecha de creación, ejecutor, prioridad, estado, tiempo dedicado, progreso, costo ...
Estructura de la empresa con departamentos.
Empleados y derechos en el sistemaLa estructura clara y compleja de la empresa no se puede construir, pero es fácil establecer un sistema de derechos. Los participantes solo pueden trabajar en las tareas que se les asignan. Los administradores pueden crear proyectos y ver sus costos.
Evaluación de carga de trabajo del proyecto
Informes de GanttPro y evaluación de la carga de trabajoFunción Cool GanttPro: puede calcular el costo de la tarea y el proyecto en su conjunto, dependiendo de los recursos gastados. Puede crear informes a lo largo del tiempo que los empleados dedican a las tareas.
Conclusiones:
- En YouGile , el énfasis está en la gestión de tareas para equipos de 20 personas o más.
- Asana tiene la funcionalidad más amplia para trabajar con tareas que se pueden configurar tanto en la estructura de tableros en proyectos como en el Programador personal. Sin embargo, existen dificultades con los excesivos derechos democráticos de los usuarios.
- Pyrus tiene una gran cantidad de "chips" únicos, desde contar el tiempo y las tareas pendientes hasta crear bots de chat para tareas de rutina e integrarse con los sistemas internos de la compañía. No hay suficientes oportunidades para que todos los empleados creen tareas privadas.
- Wrike tiene muchas funciones: repetir tareas, transferir desde proyectos al planificador, crear tareas de hitos (puntos de interrupción) y editar tareas en masa. Sin embargo, en general, el sistema se centra en trabajar con proyectos complejos de múltiples etapas, y no con tareas como tales.
- GanttPro tiene muchos " trucos " geniales para ejecutivos y gerentes: calcular el costo de tareas y proyectos, contar los recursos gastados, contar el tiempo, ordenar las tareas por 17 parámetros. Es cierto que requiere un poco más de capacitación de los empleados comunes.