En diciembre del año pasado, la mayoría de las empresas comerciales y agencias gubernamentales completaron el proceso de desarrollo y coordinación de planes de negocios para el próximo año. Alguien ha formado un plan optimista, alguien ha sido reasegurado en caso de circunstancias externas imprevistas y alguien se ha preparado para el peor de los casos. El grado de elaboración de los planes para todos también es diferente: algunos se limitaron solo a las cifras más generales sobre ingresos y gastos, mientras que otros detallaron cada artículo en detalle. Pero incluso un plan detallado y de alta calidad es solo la mitad de la batalla. Para que el plan funcione como parte integral de un sistema de gestión eficaz, es necesario garantizar un seguimiento regular de la implementación de los planes.
Y no solo el control de los números, sino el monitoreo de la efectividad del trabajo de varios líderes detrás de cada número. En el caso más simple, dicho control es una audiencia regular de los informes de los gerentes sobre las desviaciones más significativas de los resultados reales de los planificados. Con el posterior análisis de los motivos y el desarrollo de las acciones necesarias para el futuro cercano. Esto, de hecho, es la esencia de un sistema de gestión de organización eficaz de cualquier tamaño y complejidad basado en la contabilidad de gestión.
Pero si en las organizaciones pequeñas la contabilidad de gestión solo puede existir en la cabeza de un gerente, entonces desde el nivel de las organizaciones medianas es casi imposible prescindir de las tecnologías modernas de información. Pero como sucede en la vida, estas mismas tecnologías de información a menudo crean solo la ilusión de la efectividad de los procesos de contabilidad gerencial. Parece que todos los participantes en el proceso, de hecho, hay un mar de datos analíticos disponibles a través de Internet en tiempo real, pero para una situación específica, la mayoría de las veces tiene que realizar cálculos adicionales, retorciendo ingeniosamente y combinando datos contables. Todo esto sucede porque el arquitecto de la mayoría de los sistemas de contabilidad de gestión se centra principalmente en los detalles de la contabilidad, en lugar de la planificación.
Te lo explicaré. Tradicionalmente, el proceso de automatización en cualquier organización comienza con la contabilidad y promete en el futuro conectarse con los planificadores del sistema que han estado en su Excel durante mucho tiempo y están considerando algo allí. En primer lugar, el proceso de ingreso de documentos primarios con una orientación al sistema de contabilidad tributaria y las estadísticas estatales está automatizado, para no pagar impuestos adicionales, pero sin entrar en multas por falta de pago de impuestos. Además, el sistema de codificación de documentos primarios en el contexto de las características analíticas utilizadas por los planificadores, aunque en teoría existe, pero en la práctica los contadores ordinarios lo tratan de manera extremadamente descuidada, a menudo confunden ciertas características analíticas y, a veces, simplemente no las completan (después de todo, en el impuesto contabilidad esto no se refleja de ninguna manera!).
Como resultado, después de un tiempo, los planificadores para generar informes sobre la ejecución de planes previamente planificados se ven obligados a conectarse de forma independiente a los sistemas de contabilidad y en modo semi-manual hacen selecciones en el contexto de los analistas necesarios. Al mismo tiempo, es prácticamente inútil obligar a los contadores a completar los formularios de Excel ellos mismos, ya que estos formularios deberán verificarse nuevamente en cualquier caso, lo que como resultado no conducirá a una reducción, sino a un aumento del tiempo dedicado a la preparación de los datos necesarios.
En esta etapa, hay una bifurcación en el desarrollo posterior de los sistemas de automatización de contabilidad de gestión. Si la administración de la empresa no está demasiado interesada en la tecnología de la información, entonces el proceso de automatización termina en contabilidad. De lo contrario, un sistema de planificación bastante torcido se atornilla al sistema de contabilidad, que no proporciona la flexibilidad necesaria, como resultado de lo cual los planificadores solo aumentan la carga, ya que continúan realizando los cálculos más importantes en Excel y luego los cargan adicionalmente al sistema general.
¿Qué puede hacer un planificador ordinario en una organización ordinaria hoy para mejorar de alguna manera su posición? La única forma posible hoy en día es transferir cálculos de Excel a la plataforma de modelado económico basada en la nube JetCalc, cuyos conceptos básicos se describieron en el artículo "¿Existe una alternativa a Excel en el campo de la presupuestación y la inteligencia empresarial" en
habr.com/en/post/421163 . Además, la transferencia por su cuenta sin la participación de los empleados de los departamentos de TI. La siguiente es una secuencia aproximada de pasos para implementar JetCalc en su organización para estos planificadores.
La primera condición clave es el nombramiento de una persona responsable que supervisará la implementación de JetCalc en toda la organización y garantizará la coordinación de las actividades de todos sus departamentos como parte de este proceso. El título del trabajo es CEO de JetCalc. El administrador jefe de JetCalc debe ser designado por orden de la organización, que además de determinar la persona responsable también aprueba las reglas de trabajo en el sistema JetCalc. El contenido del pedido de modelo se puede encontrar en
www.jetcalc.ru/?page_id=423 .
Debe enfatizarse aquí que el administrador jefe de JetCalc no es una posición técnica, sino organizativa. Por lo tanto, solo un líder autorizado en la organización del bloque financiero y económico que esté bien versado en los detalles de los negocios y la planificación económica puede ser designado para este puesto. Idealmente, este debería ser el jefe o el subdirector de la unidad económica y de planificación de la organización. Al mismo tiempo, por su nivel de conocimiento de la tecnología de la información, un usuario seguro de Excel es suficiente. Si no existe dicho líder en la organización, la implementación posterior de JetCalc no tiene sentido, incluso si están involucrados consultores externos.
El siguiente paso es una clara delimitación de autoridad entre los departamentos económicos y de TI. Debe indicar claramente de inmediato que los departamentos de TI no pueden interferir de ninguna manera con problemas metodológicos. Su tarea es colocar el código del programa JetCalc en el servidor de la organización y garantizar el acceso ininterrumpido a él a través de los navegadores de Internet Chrome o Yandex.Browser (es decir, en el motor V8), así como realizar tareas de servicio estándar con bases de datos y el sistema operativo del servidor.
Otro paso importante es designar a JetCalc responsable de cada área funcional en la organización matriz (administradores de JetCalc en el campo) y cada unidad geográficamente separada (administradores de JetCalc para la empresa). Y también de entre los empleados de perfil, y no especialistas de TI. A través de estos especialistas, en el futuro, todo el trabajo organizativo se llevará a cabo en la interacción del administrador jefe de JetCalc con unidades funcionales y geográficamente remotas. Las tareas principales de estos especialistas son proporcionar acceso a JetCalc a los empleados de sus divisiones, así como la coordinación e interacción en cuestiones de naturaleza metodológica (principalmente la estructura de los informes de gestión) y organizacional.
Después de comenzar, debe prestar atención de inmediato a la clasificación adecuada de roles y omisiones que proporcionan acceso a funciones y documentos en el sistema JetCalc. Puede leer más sobre la seguridad de JetCalc en la documentación en
leossnet.gitbook.io/jetcalc/chapter1 . Al configurar un sistema de seguridad, se debe lograr un equilibrio entre la flexibilidad de configuración (muchos roles y omisiones) y la capacidad de control del sistema (pocos roles y omisiones).
El proceso de transferir hojas de cálculo de Excel a la plataforma JetCalc debe comenzar con una breve lista de informes clave que contienen principalmente datos sin procesar. Como ejemplo, podemos recomendar los siguientes documentos de informes:
- balance general
- informe sobre resultados financieros;
- rotación de impuestos y pagos;
- informe sobre los costos de producción y ventas.
Con base en estos informes, puede generar un informe bastante interesante sobre los flujos de efectivo de forma indirecta, así como muchos indicadores financieros.
En la etapa de implementación de las formas iniciales de informes de gestión, la tarea clave es desarrollar las siguientes habilidades:
- Garantizar la comparabilidad de los datos planificados y reales para cada artículo de cada informe.
- Formulación para cada artículo de la descripción del algoritmo para la formación del valor planificado, así como la fuente y el método de generación de datos reales. Esta información se puede colocar en la pestaña Documentación del documento correspondiente en JetCalc.
- Desarrollo de puntos de control para cada documento, proporcionando verificación de los datos planificados y reales ingresados en el sistema (para más detalles ver leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/kontrolnie-tochki ).
- Desarrollo de encabezados personalizables de informes analíticos para cada documento, lo que le permite generar rápidamente las representaciones necesarias de datos analíticos (para obtener más detalles, consulte leossnet.gitbook.io/jetcalc/soderzhimoe-dokumenta/zagolovki ).
- Configuración de un sistema de bloqueo de documentos a través del cual se garantiza el control de la disciplina ejecutiva (para más detalles ver leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/sistema-blokirovok ).
El ajuste inicial de los documentos debe organizarse en la unidad de planificación y económica, incluso si estos documentos son específicos de otras unidades. Por ejemplo, informes sobre trabajo o producción. Posteriormente, después de la acumulación de experiencia, es posible organizar capacitaciones para empleados de otros departamentos para garantizar la estandarización de los enfoques para la creación de documentos y la codificación de indicadores individuales.
En la unidad de planificación y económica, el trabajo de creación de documentos debe dividirse en dos niveles de complejidad con un nivel de acceso apropiado:
- Un nivel básico que le permite personalizar solo las líneas de un documento. En este caso, los encabezados de documentos se seleccionan de la lista de los creados anteriormente. Este es el acceso predeterminado otorgado a todos los empleados de la unidad que poseen la computadora.
- Un nivel avanzado que le permite personalizar las líneas y encabezados de los documentos, así como realizar configuraciones en todo el sistema. Este acceso se otorga a uno o dos empleados que tienen buenos conocimientos informáticos y, lo más importante, conocen los detalles de la empresa y poseen sus propios registros contables, al menos al nivel del contador principal de una pequeña empresa. El conocimiento de la contabilidad es fundamental para establecer inicialmente la estructura y las fórmulas de los documentos.
Para consolidar la habilidad de ajuste y el uso posterior de JetCalc, dos ciclos trimestrales de generación de planes e informes son suficientes. Aquí se supone que se forman planes para el próximo trimestre, y el hecho se recopila mensualmente. El plan mensual se calcula como un tercio del plan trimestral. Todos los meses, la unidad de planificación y economía analiza la implementación del plan en el orden de trabajo, pero el informe trimestral se presenta para su consideración por la alta dirección de la organización.
Después de practicar las habilidades básicas de configuración de JetCalc, puede comenzar a expandir la lista de informes de administración. Debe tenerse en cuenta que si los formularios de informes establecidos en la etapa inicial contenían un número mínimo de errores metodológicos, ya que se basan en formularios de informes regulados, entonces los formularios de informes de gestión interna probablemente serán completamente diferentes. En el mejor de los casos, habrá una discrepancia entre la nomenclatura de los artículos en diferentes departamentos y, en el peor de los casos, las diferencias evasivas en los algoritmos para calcular los mismos artículos en diferentes departamentos.
En el enfoque clásico de la automatización, inmediatamente antes de configurar nuevos documentos, el orden debe establecerse en contabilidad e informes. La duración de esta etapa puede ser bastante significativa, lo que puede convertirse en un obstáculo insuperable para la automatización compleja. En JetCalc, este momento se implementa de una manera ligeramente diferente. El concepto de establecer orden no desaparece. Pero cada iteración de "poner las cosas en orden - automatización" se reduce ni siquiera a un documento separado, sino a una línea separada del documento. Esto reduce drásticamente el tiempo de cada iteración. Además, desde el exterior, parece un proceso continuo de automatización con un orden de restauración simultáneo.
Este enfoque se implementa de la siguiente manera. Inicialmente, se crea un documento de informe "tal cual", es decir, cómo lo proporcionan las unidades de informe. Luego, los puntos de control se configuran en este documento, vinculando las relaciones de control de algunos indicadores de este documento con los indicadores de otros documentos. A medida que se agregan documentos, estos puntos de control pueden volverse más y más.
Es importante enfatizar que el mecanismo de punto de control en JetCalc está inextricablemente vinculado con el sistema de bloqueo de documentos, que determina el grado de preparación de los datos ingresados del documento de informe. Esto puede ser la finalización de la entrada de datos por la unidad de informes o la finalización de la verificación de los datos recibidos por la unidad de control. En este caso, el cambio en el estado del documento se registra por fecha y usuario. También para grupos de documentos, puede establecer plazos para el envío de informes, es decir, la última fecha en que el documento fue bloqueado para la unidad de informes. Si el documento se bloquea después de la fecha del informe, se considera que no se entregó a tiempo con la posibilidad de tomar medidas disciplinarias contra las personas responsables.
Entonces aquí. Si el documento tiene puntos de control no cerrados, entonces el documento no puede ser bloqueado y, por lo tanto, informarlo a tiempo. La única forma de bloquear un documento es realizar cambios en los datos de informes para que los puntos de control converjan. Al mismo tiempo, no da miedo que en unos meses después de agregar un nuevo formulario de informe, los datos simplemente se puedan ajustar siempre que converjan los puntos de control. Es solo que con el tiempo, incluso comienza a llegar a los manipuladores más obstinados, lo que es mucho más fácil restaurar el orden en la contabilidad primaria que ajustar los datos a puntos de control cada vez. De hecho, a medida que aumenta el número de puntos de control, tal ajuste se vuelve cada vez más difícil.
En la práctica, después de agregar un nuevo formulario de informe, lleva de 1 a 2 años llevar el orden a la contabilidad de campo primario en una dirección determinada. A partir de este período, se dedica un año completo a darse cuenta de la inevitabilidad de establecer el orden en la contabilidad y la implementación de los cambios necesarios del nuevo ejercicio financiero, incluida la realización de cambios en las políticas contables y fiscales.
Al mismo tiempo, en el proceso de establecer el orden en la contabilidad, con frecuencia surge la situación de la necesidad de realizar cambios en la estructura de ciertos formularios de informes con el inevitable ajuste de los datos de períodos pasados. En JetCalc, esta tarea se lleva a cabo de manera relativamente fácil y rápida con la ayuda del mecanismo de balanceo automático.
Para esto, se crean inicialmente una o más líneas nuevas, que se excluyen del cálculo de los totales. Para estas líneas, se configuran fórmulas de bombeo automático, que no solo calculan automáticamente los valores por las fórmulas, sino que también guardan el resultado de estos cálculos en la base de datos. Después de conciliar los valores, incluido el uso de líneas de fórmula, las líneas con fórmulas para el bombeo automático deshabilitan las fórmulas, como resultado, estas líneas se vuelven primarias. Además, estas líneas eliminan el signo de exclusión de los totales. Y al final, se eliminan las líneas antiguas.
De esta manera, se garantiza un refinamiento gradual de los datos analíticos, al tiempo que se mantiene la comparabilidad de los últimos años con los datos de los períodos informados. Quiero hacer una reserva de inmediato para que, en este caso, resulte que se viola la conformidad de la estructura de los documentos de años anteriores con las formas de contabilidad y otros tipos de contabilidad. De hecho, este no es un mal tan grande, ya que el sistema JetCalc se centra principalmente en el futuro y no en excavar en el pasado. Y desde este punto de vista, la comparabilidad de los datos pasados con los datos actuales de hoy es mucho más importante que el cumplimiento de los datos pasados con formularios de informes obsoletos. En casos extremos, puede crear una forma de informes obsoletos, vinculando fórmulas a todas sus líneas con las líneas de informes actuales.
Por lo tanto, gradualmente, paso a paso durante 3-4 años, es posible crear un sistema de contabilidad de gestión eficaz que cubra todos los aspectos importantes de la actividad económica de la organización. Por supuesto, puede hacerlo más rápido, pero aquí todo se basa en varios temores de los artistas locales que sabotearán de cualquier manera cualquier cambio serio en su trabajo. Por lo tanto, lo más efectivo de la práctica es la llamada automatización progresiva, cuando en cada paso se introduce una funcionalidad relativamente pequeña que no causa una seria preocupación para los artistas e incluso a veces facilita su propio trabajo.En conclusión, me gustaría enfatizar que la plataforma JetCalc se distribuye bajo la licencia MIT y se puede usar de forma gratuita no solo para crear su propio sistema de contabilidad de gestión, sino también para la prestación de servicios pagos para la automatización de las actividades de gestión. El significado de este modelo de licencia es que los negocios serios y el gobierno por sí solo no necesitan automatización. Las empresas y el gobierno necesitan garantías de beneficios tangibles que solo pueden ser brindados por profesionales en el marco de acuerdos comerciales que especifiquen estas garantías mutuas. Y aquí, los desarrolladores de la plataforma JetCalc y sus socios oficiales están fuera de competencia.