अपने मेलबॉक्स को GTD सिस्टम में कैसे बदलें

जैसा कि आप जानते हैं, जीटीडी एक ऐसी तकनीक है जिसमें बाहरी मीडिया में स्थानांतरित किए जा सकने वाले कार्यों को एक के सिर में नहीं रखा जाना चाहिए। ऐसे मीडिया की भूमिका आपके मेलबॉक्स के लिए अच्छी हो सकती है। ज्यादातर मामलों में, उपयोगकर्ताओं की अव्यवस्था और बैचेनिया इनबॉक्स में होती है, लेकिन इस लेख में हम आज आपके साथ मेलबॉक्स को शक्तिशाली GTD टूल में बदलने का अनुभव साझा करेंगे।



UPD टिप्पणियों में उपयोगी सुझाव पढ़ें!

24 घंटे में से 36 बनाने के लिए विभिन्न तकनीकों और तकनीकों को समर्पित किया गया है और एक ही समय में पर्याप्त नींद है। उनमें से कुछ यथोचित रूप से उचित हैं। हम कम से कम सबसे सरल नियमों को सूचीबद्ध करते हैं:

9. "सभी को दें - बिस्तर अलग हो जाएगा": अनावश्यक को "ना" कहें, उन कार्यों को अस्वीकार करें जो आपको लक्ष्य की ओर नहीं बढ़ाते हैं।
2. "सात-सशस्त्र आठ-घोड़े न बनें": मल्टीटास्किंग से बचें, अर्थात्। एक साथ कई काम न करें। यदि आप बदले में कार्यों को पूरा करते हैं, तो ध्यान की एकाग्रता बढ़ जाती है, और आप कम समय में अधिक काम करते हैं।
3. " पोमोडोरो " - इस तरह के एक मजाकिया नाम के साथ एक तकनीक बताती है कि आप एक चीज़ पर 25 मिनट के लिए टाइमर सेट करते हैं और आवंटित समय के भीतर रखने का प्रयास करते हैं।

विभिन्न अध्ययनों के अनुसार, मेलबॉक्स सामाजिक नेटवर्क और गेम के बाद सबसे क्रूर और क्रूर "क्रोनोफेज" में से एक है: आप वास्तव में मेल को अनिश्चित काल के लिए छांट सकते हैं और अंत में यह अभी भी स्पष्ट नहीं है कि वास्तव में अब क्या करने की आवश्यकता है।

खाली इनबॉक्स

इस स्थिति को अपने पक्ष में बदलने के लिए, एक सरल नियम सीखें: अपने मेलबॉक्स को हमेशा खाली रखें। यह सरल लगता है, वास्तव में यह वास्तव में समय बचाता है और आपको महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। "इनबॉक्स" में केवल उन अक्षरों को छोड़ दें जो आपको कार्रवाई करने के लिए धक्का देते हैं। कार्रवाई पूरी होने के बाद, पत्र को हटा दें। इस सिद्धांत द्वारा अक्षरों को जल्दी से क्रमबद्ध करने के लिए, हम छंटनी कार्यों के लिए एक विशिष्ट क्रम स्थापित करेंगे, जीटीडी कार्यों को कैसे सॉर्ट करता है।

अलग-अलग अक्षरों को अलग-अलग सेट करें

आपके पास कई पत्र होंगे जो किसी विशिष्ट कार्य को नहीं करते हैं जिसे पूरा किया जाना चाहिए ताकि आप बाद में पत्र को हटा सकें। इस तरह के पत्रों को दो समूहों में विभाजित किया जाता है: जिन्हें तुरंत 1-2 सेकंड में हटाया जा सकता है: एक नियम के रूप में, ये विभिन्न मेलिंग-दुकानें-ऑनलाइन प्रकाशन हैं, जिनके लिए आपने सदस्यता ली है। यदि आपके पास आज यह सब पढ़ने का समय नहीं है, लेकिन बाद में उनसे परिचित होना चाहते हैं, तो इन सभी पत्रों को "सप्ताहांत पर पढ़ें" फ़ोल्डर में स्थानांतरित करें। और आराम से मोड में अपनी खुशी के लिए पढ़ें, और फिर फ़ोल्डर खाली करें।

फुटबॉल मेल

अक्षरों का दूसरा समूह जो कार्य सूची में लाइनें नहीं बनाते हैं, वे अक्षर हैं जिन्हें वापस करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप खरीदारी के लिए बातचीत कर रहे हैं और यह आपके लिए अभी तक स्पष्ट नहीं है कि आप खरीदेंगे या नहीं - "ओटफुटबोले" किसी तरह के प्रश्न के साथ पता करने वाले को एक पत्र है। इस प्रकार, आप उस पते वाले को स्पष्ट कर देंगे कि आप खोए नहीं हैं, आप उसके साथ संपर्क में रहते हैं, उसी समय, पत्र एक या दो दिन में आपके पास वापस आ जाएगा, जिसका अर्थ है कि व्यक्ति और उससे जुड़ा व्यवसाय अपने आप को याद दिलाएगा। यह सच है, यह नियम काम के बारे में भी सच है जब लोग आप में रुचि रखते हैं आप उन लोगों से कम नहीं हैं। यह विकल्प व्यक्तिगत पत्राचार के लिए उपयुक्त नहीं है - मुझे मेल में कई दोस्त और परिचित शायद कुछ भी जवाब नहीं दे सकते हैं, और उसके बाद ही बैठक में याद रखें कि उन्हें पत्र मिला है।

5 मिनट में जवाब दें

"फुटबॉल" के विषय को जारी रखते हुए - 5 मिनट के भीतर सभी पत्रों का उत्तर देने का प्रयास करें। यह पहली बार में एक कठिन, लेकिन प्रभावी तकनीक है, जिसका उद्देश्य आपके मेलबॉक्स में बहुत सारे पत्रों को जमा होने से रोकना है।

और याद रखें कि आप एक उत्तर के लिए एक उत्तर नहीं लिख रहे हैं, लेकिन इसलिए कि पत्राचार के परिणामस्वरूप आपके इनबॉक्स में एक पत्र होगा जो आपको कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करेगा। पत्र का उत्तर दिए जाने के बाद - इसे इनबॉक्स से हटा दें।

पत्र = कार्य सूची में पंक्ति

"कार्रवाई के लिए धक्का" पत्र क्या है? उदाहरण के लिए, एक मित्र ने आपको अपना फेसबुक लिंक भेजा है - यह एक कार्रवाई पत्र है: आप एक मित्र को जोड़ते हैं और पत्र को हटाते हैं। उदाहरण के लिए, एक संसाधन की खरीद पर वार्ता में अंतिम पत्र: सभी विवरणों की पुष्टि की जाती है, आप लेनदेन के लिए एक पैकेज बनाते हैं और आवश्यक दस्तावेज तैयार करते हैं। यदि प्रेषक ने ऐसा नहीं किया तो यह तुरंत आउटलुक कैलेंडर को बैठक की पुष्टि करते हुए एक पत्र भेजना बेहतर है। आदि

इन तीन चैनलों द्वारा अक्षरों को छाँटने के लिए अपनी रणनीति विकसित करें: हटाएं - लौटें - निष्पादित करें और हटाएं।

यह पुरालेख!

शायद, कचरे से पत्रों को हटाने के बजाय (वे समय-समय पर वहां से साफ हो जाते हैं), आप जीमेल में "संग्रह" बटन, उदाहरण के लिए, उपलब्ध पर क्लिक करना चाहेंगे। इस प्रकार पत्र सहेजा गया है, लेकिन उसी समय यह संग्रह में है और आपकी आंखों को कॉल नहीं करता है। यदि आपको लंबे समय से पत्राचार का विवरण खोजने की आवश्यकता है - तो आप मेलबॉक्स में खोज का उपयोग कर सकते हैं।

नियंत्रण दक्षता

यदि आपके इनबॉक्स में एक समय में केवल 3-4 अक्षर हैं, जिसके अनुसार आप वर्तमान में किसी प्रकार की गतिविधि में लगे हुए हैं, और यदि आपने उन्हें दिन के अंत तक "बंद" कर दिया है, और आपने शेष वर्तमान पत्राचार को सफलतापूर्वक हटा दिया / हटा दिया, तो आपने बहुत समय बचा लिया। कॉल-टू-एक्शन पत्र आपको अपने कार्यों को एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने और इसके पूरा होने और पत्र को हटाने के बाद अगले पर जाने की अनुमति देते हैं। आप मल्टीटास्किंग से बचें, फोकस बनाए रखें और उत्पादकता बढ़ाएं। अतिरिक्त मेल इनबॉक्स में लटका नहीं है, जिसका अर्थ है कि आपको हर बार इसे सॉर्ट करने की आवश्यकता नहीं है, यह सोचकर कि अब क्या करना है और "यह पत्र बिल्कुल क्यों है।" अपने इनबॉक्स की त्वरित छंटनी करने के बाद, आप तुरंत देखते हैं कि आपको क्या करने की आवश्यकता है और इस प्रकार अपने आप को कार्यों की एक तैयार सूची प्राप्त करें।

समय प्रबंधन तकनीक इस बात पर जोर देती है कि समय आपका अपूरणीय और सबसे मूल्यवान संसाधन है। ऊपर सूचीबद्ध लोगों की तरह सरल चाल का उपयोग करके, आप वास्तव में अधिक कुशलता से समय आवंटित कर सकते हैं ताकि न केवल सब कुछ समय में हो, बल्कि यह भी कि यह हमेशा आराम के लिए रहता है।

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