EDMS खराब क्यों काम करते हैं?

परिचय

1991 में, मैं ऊर्जा के क्षेत्र में उद्यमों में से एक में एक छात्र था। कार्य जो मुझे हल करना था, वह प्रबंधकों द्वारा जारी निर्देशों को नियंत्रित करने के लिए एक कार्यक्रम विकसित करना था। कार्यक्रम को "इंस्ट्रूमेंटेशन - मॉनिटरिंग कंप्लायंस" कहा जाता था। जैसा कि मुझे तब लगा, मैंने समस्या हल कर दी है। यह मानना ​​मुश्किल था कि मुझे 12 वर्षों में इस विषय पर लौटना था और इसे अपनी गतिविधि के मुख्य विषय में बदलना था - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का विकास और कार्यान्वयन। 20 साल बाद, यह पता चला कि यह विषय बस के रूप में प्रासंगिक है, और इसे हल करने का प्रयास करता है, हमेशा अपेक्षित परिणामों की ओर ले जाता है। ऐसा क्यों हो रहा है?
शायद कई कारण हैं। समय और बजट की कमी, कर्मचारियों की योग्यता और प्रेरणा, परियोजना पद्धति, राजनीतिक परिस्थितियां - इन और अन्य कारकों में परियोजना विफलताओं के लिए आवश्यक शर्तें हैं। मैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन और संचालन के दौरान आने वाली समस्याओं का एक और स्पष्टीकरण देना चाहता हूं।

नियम और शर्तें

हम उन शब्दों को निरूपित करते हैं जो बाद में सामने आएंगे।
एआरडी (संगठनात्मक और प्रशासनिक वर्कफ़्लो) द्वारा, हम कंपनी के प्रबंधन गतिविधियों की सेवा करने वाले दस्तावेजों के प्रसंस्करण को समझते हैं - इनकमिंग और आउटगोइंग लेटर, ऑर्डर, ऑर्डर, निर्देश, मेमो।
"परिचालन गतिविधियों के दस्तावेज़ प्रबंधन" शब्द से हमारा मतलब है कि कंपनी के संचालन के क्षेत्र में विशिष्ट दस्तावेजों का प्रसंस्करण जिसमें कंपनी संचालित होती है। उदाहरण के लिए, बीमा कंपनियों के लिए, यह बीमा पॉलिसियों की प्रोसेसिंग, बैंकों के लिए, ऋण अनुप्रयोगों को संसाधित करने आदि हो सकता है।
EDMS की अवधारणा - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - सभी प्रकार के दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनियों को कवर करती है। लेकिन ज्यादातर मामलों में, यह सिस्टम को नामित करने के लिए उपयोग किया जाता है जो एआरडी, संविदात्मक गतिविधियों, कभी-कभी लेखांकन और कर्मियों के दस्तावेजों को स्वचालित करता है। कुछ हद तक, इस शब्द का उपयोग कंपनियों के लिए ऑटोमेशन सिस्टम के दस्तावेज़ गतिविधियों के लिए किया जाता है।
यह विभाजन बहुत ही मनमाना है, लेकिन यह हमें कंपनियों के वर्कफ़्लो को स्वचालित करने वाली प्रणालियों के कार्यान्वयन और संचालन की प्रक्रियाओं से जुड़ी समस्याओं पर विचार करने में जोर देने में मदद करेगा।

परियोजना के प्रस्ताव

मैंने 2003 में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की शुरुआत के लिए परियोजनाओं में भाग लेना शुरू किया। धीरे-धीरे, मेरा ध्यान इस तथ्य पर गया कि सभी परियोजनाएं एक परिदृश्य के अनुसार चलती हैं और ज्यादातर मामलों में वही समस्याएं होती हैं। यह ग्राहक की कंपनी, बजट आकार या परियोजना टीम के सदस्यों की संरचना की परवाह किए बिना हुआ।
प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ को संसाधित करने के लिए स्वचालित प्रक्रियाओं को पहचानने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक विशिष्ट EDMS कार्यान्वयन परियोजना शुरू हुई। तकनीकी कार्य का मुख्य भाग दस्तावेज़ मार्ग आरेख था, और सिस्टम का मूल एक या अधिक व्यावसायिक प्रक्रियाएं थीं जो वर्णित मार्गों को स्वचालित करती हैं। सब कुछ विकास के दृष्टिकोण से सुंदर लग रहा था, लेकिन जैसे ही प्रणाली का कार्यान्वयन शुरू हुआ, समस्याएं दिखाई दीं।

समस्या 1. विशिष्ट मार्गों का पालन नहीं किया गया

प्रोजेक्ट टीम ने जो पहली महत्वपूर्ण समस्या का सामना किया, वह था कि दस्तावेज़ मार्ग - डिज़ाइन, सहमति, और कार्यान्वित - का पालन नहीं किया गया। यह पता चला कि कंपनी के पास पर्याप्त संख्या में अपवाद हैं, जिसके बिना सिस्टम की शुरूआत असंभव है। इन अपवादों के कार्यान्वयन से न केवल समय में देरी हुई, जटिलता और बजट में वृद्धि हुई, बल्कि, सबसे अप्रिय रूप से, सिस्टम की वास्तुकला का उल्लंघन हुआ। यदि कार्यान्वयन की शुरुआत से पहले, दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित देखा गया, तो कार्यान्वयन के अंत तक यह पता चल सकता है कि कोई स्पष्ट व्यावसायिक प्रक्रिया नहीं है। दस्तावेज़ किसी भी चरण से किसी भी चरण में जाते हैं, और जिन कर्मचारियों की भूमिका मार्गों के लिए प्रदान नहीं की गई थी, वे प्रसंस्करण प्रक्रिया में शामिल हो सकते हैं। समाधान वास्तुकला में इस तरह के बदलाव करने से प्रदर्शन समस्याएं और जटिल त्रुटियां हुईं।

समस्या 2. वर्कफ़्लो की मात्रा में वृद्धि

अगला उपद्रव यह निकला कि एआरडी के स्वचालन के बाद, कर्मचारियों द्वारा संसाधित दस्तावेजों की मात्रा बढ़ जाती है। इसी समय, कंपनी के सामान्य दस्तावेज़ प्रवाह में वृद्धि नहीं देखी गई थी। इस परिस्थिति को अक्सर EDMS की शुरुआत से पहले और बाद में कंपनी के काम की बारीकियों से समझाया गया था। उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट स्थिति तब थी जब मुखिया ने निष्पादकों को दस्तावेज उनके प्रमुखों के माध्यम से दिए, और कार्यालय के साथ स्थानांतरण के तथ्य को दर्ज किए बिना। एक और उदाहरण है जब यूनिट के प्रमुख ने उसी प्रश्न के साथ एक दूसरे संपर्क के बाद कर्मचारियों द्वारा प्रसंस्करण के लिए प्राप्त किए गए सेवा नोटों को स्थानांतरित कर दिया। उसे याद दिलाने वाले मेमो नोट सुरक्षित रूप से कूड़ेदान में नहीं भेजे गए। दोनों मामलों में, प्रसंस्करण दस्तावेजों के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं की शुरूआत ने मार्गों से दस्तावेजों की वापसी को छोड़कर सभी कर्मचारियों को उनके लिए इच्छित सभी दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए मजबूर किया। जिसके कारण कर्मचारियों द्वारा दस्तावेज़ प्रसंस्करण की मात्रा में वृद्धि हुई।

समस्या 3. कार्य कतार अतिप्रवाह

अधिकांश वर्कफ़्लो सिस्टम की वास्तुकला व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर आधारित है। इस मामले में कर्मचारियों के काम की अवधारणा कार्य कतार के साथ काम के सिद्धांतों पर आधारित है। दस्तावेजों के आंदोलन के दौरान होने वाली घटनाएं - ये इनबॉक्स में रखे गए कार्य हैं, जिन्हें उपयोगकर्ताओं को क्रमिक रूप से संसाधित करना होगा। कर्मचारी कतार प्रणाली में बदल रहे हैं, जिसका उद्देश्य कतार को साफ करना है। ऑपरेशन का यह सिद्धांत सभी उपयोगकर्ता भूमिकाओं के लिए उपयुक्त है। धीरे-धीरे, कर्मचारी कुछ घटनाओं को अनदेखा करना शुरू कर देते हैं। भविष्य में, यह कार्य कतारों के अतिप्रवाह की ओर जाता है, जो सिस्टम प्रदर्शन को कम करने का एक और कारण बन जाता है।

समस्या 4. लेनदेन लागत में वृद्धि

एक बार, कार्यान्वयन के कई वर्षों में वर्कफ़्लो स्वचालन परियोजनाओं के परिणामों का विश्लेषण करते हुए, हमने एक अप्रत्याशित सामान्यीकरण किया। पारंपरिक ईडीएमएस, कंपनियों के संगठनात्मक और प्रशासनिक वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए अधिक समय, संसाधनों, बजट की आवश्यकता होती है; ग्राहकों ने यूजर इंटरफेस पर अधिक मांग की, जबकि ग्राहकों की संतुष्टि कम थी। उसी समय, परियोजनाएं जो ग्राहक के संचालन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करती हैं, तेज, आसान थीं, और सरल उपयोगकर्ता इंटरफेस के बावजूद, ग्राहकों की संतुष्टि काफी अधिक थी। हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि इस स्थिति के कारणों में से एक सिस्टम का लक्ष्य अभिविन्यास है।
कंपनी के संचालन की प्रक्रियाओं का स्वचालन मुख्य रूप से कर्मचारियों द्वारा किए गए काम की जटिलता को कम करने, प्रक्रिया में तेजी लाने और परिणाम प्राप्त करने के तरीके को सरल बनाने के उद्देश्य से है। दूसरे शब्दों में, परिचालन गतिविधियों की प्रक्रिया की लेनदेन लागत को कम करने और श्रम दक्षता बढ़ाने के लिए। एआरडी प्रक्रियाओं का स्वचालन, एक नियम के रूप में, अन्य कार्यों को हल करता है - सूचना सामग्री, रिपोर्टिंग, प्रसंस्करण दस्तावेजों के इतिहास को संरक्षित करना, कर्मचारियों के कार्यों पर नियंत्रण, आदि। इन समस्याओं को हल करने के परिणामस्वरूप, यह पता चला है कि ईडीएस की शुरूआत काम को सरल नहीं करती है, बल्कि एक ही संचालन के लिए श्रम लागत में वृद्धि की ओर जाता है। यह स्पष्ट हो गया कि EDMS की शुरुआत के बाद नेताओं के महान सम्मान ने सचिवों को सिस्टम में काम के अपने कार्यों को स्थानांतरित कर दिया - EDMS ने अपने काम को कम कुशल बना दिया।

क्या मुझे ईडीएमएस की आवश्यकता है?

कार्यान्वयन का अनुभव, जिसके परिणामस्वरूप हमें ऐसी प्रणालियां मिलीं जो उत्पादकता और दोष सहिष्णुता की समस्याओं वाले कर्मचारियों के काम को जटिल बनाती हैं, उन्होंने सुझाव दिया कि ईडीएमएस बुराई है। व्यवसाय को रिटर्न प्राप्त नहीं होता है, अधिक प्रभावी नहीं होता है। क्या यह उन्हें लागू करने के लिए समझ में आता है? यह स्पष्ट नहीं रहा कि विवादास्पद कार्यान्वयन की बड़ी संख्या को देखते हुए, हालांकि, वर्कफ़्लो स्वचालन की मांग हर साल बढ़ रही है। जाहिर है, दस्तावेजों के साथ काम करने की समस्याओं को हल करने की वास्तविक आवश्यकता अभी भी मौजूद है, लेकिन इस आवश्यकता को ठीक से संतुष्ट करने के लिए एक रास्ता खोजना आवश्यक है। इस मुद्दे का हल धीरे-धीरे निकला। समझने की कुंजी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई सफल कार्यान्वयन का अनुभव था।

काम कर रहे इलेक्ट्रॉनिक डॉक्यूमेंट टर्नओवर

डिजाइन प्रलेखन का समन्वय

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के सफल उपयोग के पहले उदाहरणों में से एक परियोजना प्रलेखन अनुमोदन प्रक्रिया का कार्यान्वयन था।
प्रोजेक्ट टीम का सामना EMC डॉक्यूमेंटम प्लेटफ़ॉर्म पर किसी एक कंपनी की परिचालन गतिविधियों के वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के कार्य से हुआ था। परियोजना की तंग समय-सीमा ने पारंपरिक, अपने स्वयं के साथ बहुत अनुकूल प्लेटफ़ॉर्म इंटरफ़ेस को बदलने की अनुमति नहीं दी। यह समझते हुए कि सिस्टम को लागू करते समय, हम इंटरफ़ेस पर उपयोगकर्ताओं की नकारात्मक प्रतिक्रिया से बचने में सक्षम नहीं होंगे, हमें ग्राहकों की अपेक्षाओं को कम करने के लिए एक उपकरण की आवश्यकता थी। इस स्थिति से बाहर निकलने का तरीका परियोजना की शुरुआत के दौरान महत्वपूर्ण उपयोगकर्ताओं को प्लेटफ़ॉर्म इंटरफ़ेस पर आदी करने का निर्णय था - परियोजना के दौरान। इसके लिए, डॉक्यूमेंटम प्लेटफॉर्म के आधार पर एक प्रोजेक्ट आर्काइव बनाया गया था, जिसमें डॉक्यूमेंट्स के साथ सभी काम व्यवस्थित किए गए थे, जिसमें प्रोजेक्ट डॉक्यूमेंटेशन को समेटने की प्रक्रिया भी शामिल थी। हम अपना लक्ष्य हासिल करने में कामयाब रहे। परिणामस्वरूप, हमें मिला:

• डिजाइन प्रलेखन के संरचित भंडार। प्रत्येक दस्तावेज़ अपनी जगह पर था, जिसने खोज समय कम कर दिया।
• प्रोजेक्ट आर्काइव में हमेशा नवीनतम प्रासंगिक दस्तावेज होते थे।
• दस्तावेज़ों के सभी संस्करण सहेजे गए थे, जिसके अनुसार किसी भी समय दस्तावेज़ परिवर्तनों के इतिहास को पुनर्स्थापित करना संभव था।
• दस्तावेजों का समन्वय केवल परियोजना संग्रह में किया गया था, दस्तावेज़ मुद्रित नहीं किए गए थे और ई-मेल द्वारा नहीं भेजे गए थे।
• प्रोजेक्ट टीम के सभी प्रतिभागियों द्वारा उनकी प्रतियों और सुधारों के साथ दस्तावेजों के समन्वय के परिणाम थे।
• दस्तावेजों की मंजूरी के लिए समय सीमा को पूरा करने की अद्यतन जानकारी थी।

इसी समय, इस काम को व्यवस्थित करने के लिए, केवल ईएमसी डॉक्यूमेंटम प्लेटफॉर्म की मानक कार्यक्षमता का उपयोग किया गया था, बिना अतिरिक्त अनुकूलन के। यह भी दिलचस्प था कि अनुमोदन प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए किसी भी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग नहीं किया गया था। प्रभाव, जिसे न्यूनतम प्रयासों के साथ हासिल किया गया था, ने दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए प्रक्रियाओं और उनके समन्वय के लिए प्रक्रियाओं को स्वचालित करने में मौजूदा अनुभव को फिर से शामिल करने का आह्वान किया।

लेखा आउटसोर्सिंग

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के सफल उपयोग का एक और उदाहरण लेखांकन लागत को कम करने की समस्या का समाधान था। कार्य को आउटसोर्सिंग में लेखांकन स्थानांतरित करने के लिए निर्धारित किया गया था। समस्या लेखा विभाग के प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के स्थान से हटने की थी। यह आवश्यक था कि कंपनी के कार्यालय और लेखांकन के बीच तेज़ी से ऐसे दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान किया जाए, जो ऐसे वातावरण में हों जहाँ कार्यालय और लेखा विभिन्न शहरों में हों। समाधान अल्फ़्रेस्को मंच पर आधारित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए व्यावसायिक नियमों के कार्यान्वयन के साथ एक संरचित दस्तावेज़ भंडार का संगठन था। परिणाम एक प्रक्रिया थी:

• प्राथमिक दस्तावेज प्राप्त होने पर, कर्मचारी ने इसे स्कैन किया और इसे मामलों के नामकरण के अनुसार रखा।
• दस्तावेज़ को सहेजते समय, एक व्यवसाय नियम लॉन्च किया गया था जो कि भंडार में दस्तावेज़ के लिंक के साथ लेखाकार को एक ईमेल अधिसूचना उत्पन्न करता है।
• दस्तावेज़ प्रणाली में दस्तावेज़ प्रसंस्करण और लेखांकन के परिणाम दस्तावेज़ कार्ड में परिलक्षित होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो लेखाकार ने एक प्रतिक्रिया दस्तावेज पोस्ट किया, वह भी नामकरण के अनुसार, जिसकी प्रसंस्करण इसी तरह से की गई थी।

परिणाम सभी अपेक्षाओं को पार कर गए। कंपनी को इलेक्ट्रॉनिक रूप में सभी कर्मियों के प्रलेखन का एक संरचित भंडार प्राप्त हुआ। दस्तावेजों के आदान-प्रदान में कम से कम समय लगा। इसके बाद दस्तावेजों की खोज और पहुंच में तेजी आई। इस परिणाम को प्राप्त करने के लिए, मुख्य रूप से मानक प्लेटफ़ॉर्म कार्यक्षमता का उपयोग किया गया था। पहले मामले में, दस्तावेजों के आदान-प्रदान और प्रसंस्करण की प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए, व्यवसाय प्रक्रिया उपकरण शामिल नहीं था।
अनुभव ने प्रश्नों के आवश्यक उत्तर प्राप्त किए:
क्यों, कुछ मामलों में, वर्कफ़्लो के स्वचालन पर खर्च किए गए महान प्रयास से मामूली परिणाम और उपयोगकर्ता असंतोष होता है, जबकि अन्य में, न्यूनतम लागत आर्थिक सहित एक ठोस प्रभाव देती है?
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का निर्माण कैसे किया जाना चाहिए ताकि इसके कार्यान्वयन से कंपनी के लिए बिना शर्त परिणाम हो सके?

आर्थिक प्रभाव का मूल्यांकन

पहले प्रश्न का उत्तर पॉल स्ट्रैसमैन के कार्यों में पाया जा सकता है - सूचना प्रौद्योगिकी में निवेश की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के क्षेत्र में अग्रणी विशेषज्ञों में से एक।



पॉल स्ट्रैसमैन - कंप्यूटर साइंस के एमेरिटस प्रोफेसर, जॉर्ज मेसन स्कूल ऑफ इंफॉर्मेशन टेक्नोलॉजी एंड इंजीनियरिंग; अमेरिकी सूचना सुरक्षा केंद्र में शोधकर्ता; 8 पुस्तकों के लेखक, सूचना प्रौद्योगिकी पर 250 से अधिक लेख और सूचना प्रौद्योगिकी में निवेश की प्रभावशीलता।
1956 से - कंपनियों में सीआईओ: जनरल फूड्स कॉर्पोरेशन, क्राफ्ट कॉर्पोरेशन, ज़ेरॉक्स। 1991-1993 में - अमेरिकी रक्षा विभाग में सूचना सुरक्षा निदेशक। 2002 में - नासा में CIO।
पी। स्ट्रैसमैन कंपनियों की सूचना प्रणालियों पर एक सलाहकार थे: एटी एंड टी, सिटिकॉर्प, डिजिटल उपकरण, जनरल इलेक्ट्रिक, जनरल मोटर्स, आईबीएम, आईएनजी, एसएआईसी, शेल ऑयल, सन माइक्रोसिस्टम्स, टेक्सास इंस्ट्रूमेंट्स।

पॉल स्ट्रैसमैन ने 500 से अधिक अमेरिकी कंपनियों के खुले वित्तीय बयानों की जांच की, जो सूचना प्रौद्योगिकी में लागत की राशि और कंपनियों के आर्थिक प्रदर्शन के बीच संबंधों को खोजने की कोशिश कर रहा है। पी। स्ट्रैसमैन के शोध परिणामों से पता चला कि कंपनियों के आईटी बजट और किसी व्यवसाय की आर्थिक दक्षता के लक्ष्य संकेतकों के बीच कोई सीधा संबंध नहीं है। यह आंकड़ा आईटी लागत के स्तर (कंपनी के राजस्व के लिए आईटी बजट का अनुपात) और परिसंपत्तियों पर वापसी (एसेट्स पर वापसी) के स्तर के बीच सांख्यिकीय संबंधों की एक विशिष्ट तस्वीर दिखाता है। इसी तरह की तस्वीर अन्य आर्थिक संकेतकों के संबंध में देखी गई थी।


उसी समय, पॉल स्ट्रैसमैन ने एक संकेतक पाया, जिसका आईटी लागत के साथ सकारात्मक संबंध था। यह बिक्री, बिक्री, सामान्य और प्रशासनिक (SG & A) - प्रबंधन, प्रशासन और बिक्री के समर्थन के लिए लागतों का एक समूह बन गया। SG & A में प्रबंधन, प्रशासनिक कर्मचारी और विक्रेता, विपणन और बिक्री लागत, साथ ही तृतीय-पक्ष प्रबंधन सेवाएं शामिल हैं। यह पता चला कि प्रबंधन और बिक्री लागत में वृद्धि (प्रत्यक्ष अनुपात में) सूचना प्रौद्योगिकी लागत में वृद्धि के साथ हुई है।


पॉल स्ट्रैसमैन के शोध से यह इस प्रकार है कि सूचना प्रौद्योगिकी मुख्य रूप से प्रबंधन और विपणन के क्षेत्रों में मांग है। इसका मतलब यह है कि आईटी का उद्देश्य प्रबंधन और बिक्री की दक्षता में सुधार करना चाहिए। तदनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को कंपनी में लागत को कम करने और प्रबंधन प्रणाली की प्रभावशीलता बढ़ाने की समस्या को हल करना चाहिए। जाहिर है, इस मामले में, हमें ईडीएमएस की शुरूआत के सकारात्मक प्रभाव का निरीक्षण करना चाहिए।

प्रबंधन फार्म

पॉल स्ट्रैसमैन का शोध उन कार्यों की व्याख्या करता है, जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की शुरूआत द्वारा संबोधित किया जाना चाहिए। लेकिन वे दूसरे प्रश्न का उत्तर नहीं देते हैं - कार्यों को हल करने के लिए ईडीएमएस क्या होना चाहिए। इस सवाल का जवाब देने के लिए, हम प्रबंधन के क्षेत्र में अग्रणी विशेषज्ञों में से एक के काम की ओर मुड़ते हैं - हेनरी मिंटबर्ग।



हेनरी मिंटज़बर्ग मॉन्ट्रियल में मैकगिल विश्वविद्यालय में प्रबंधन के एक प्रोफेसर हैं। कार्नेगी मेलन विश्वविद्यालयों, डिएक्स-मार्डिल विश्वविद्यालय, इकोले डेस हाउट्स एट्यूड्स कमर्शियल, मॉन्ट्रियल, लंदन बिजनेस स्कूल और इनसीड में प्रोफेसर। दुनिया भर के विश्वविद्यालयों से 15 मानद उपाधियों के विजेता।
जी। मिन्ट्सबर्ग - 15 पुस्तकों के लेखक; 150 से अधिक लेख, जिनमें से दो को हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू का मैकिन्से पुरस्कार मिला।
द वॉल स्ट्रीट जर्नल के अनुसार, प्रबंधन के क्षेत्र में जी। मिन्सबर्ग 10 सबसे प्रभावशाली विचारकों में से एक है।

1970 के दशक में, हेनरी मिंटबर्ग ने प्रबंधन के क्षेत्र में शोधकर्ताओं के निष्कर्षों को सुव्यवस्थित करने के लिए लक्ष्य निर्धारित किया, उन्हें संगठनों की संरचना की समग्र तस्वीर में मिलाया। काम में 3 साल से अधिक का समय लगा। शोध के परिणाम में पाठ के 512 पृष्ठ छोटे प्रिंट में परिणत हुए, जो संगठन को प्रभावी बनाता है। निष्कर्षों को अन्य शोधकर्ताओं के काम के उद्धरण द्वारा समर्थित किया गया था।
जी। मिन्ट्सबर्ग ने पाया कि विभिन्न प्रकार के संगठनों के बावजूद जो आकार, गतिविधि के क्षेत्र, भूगोल, पूंजी आदि में भिन्न हैं, उन सभी में प्रबंधन केवल 5 मूल रूपों पर आधारित है, जिनमें से चार बुनियादी हैं। प्रबंधन के ये रूप हैं:

• प्रत्यक्ष नियंत्रण
• आपसी समझौता
• संचालन का मानकीकरण
• कौशल का मानकीकरण

"प्रत्यक्ष नियंत्रण" प्रबंधन प्रपत्र

प्रत्यक्ष नियंत्रण के साथ, सभी कर्मचारियों के काम की जिम्मेदारी एक व्यक्ति के पास होती है। नेता अपने अधीनस्थों के कार्यों का समन्वय करता है, निर्देश जारी करता है और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करता है। छोटे संगठनों में, सभी कर्मचारी सीधे प्रमुख को रिपोर्ट करते हैं। बड़ी कंपनियों में, एक पदानुक्रमित संरचना बनाई जाती है, जबकि मूल सिद्धांत को बनाए रखते हुए - प्रबंधन ऊपर से टीमों पर आधारित होता है।

म्यूचुअल अप्रूवल मैनेजमेंट फॉर्म

आपसी समन्वय के साथ, श्रम प्रक्रिया पर नियंत्रण कर्मचारियों द्वारा स्वयं किया जाता है। नियंत्रण के इस रूप का उपयोग अनिश्चितता की उच्च डिग्री वाली स्थितियों में किया जाता है। निर्णय लेने की जिम्मेदारी कर्मचारियों में से प्रत्येक द्वारा ग्रहण की जा सकती है, बाकी के साथ अपने कार्यों का समन्वय।

संचालन के लिए प्रबंधन मानक

संचालन को मानकीकृत करते समय, कर्मचारियों की गतिविधियों को सरल कार्यों में विभाजित किया जाता है, जिन्हें जटिल विचार प्रक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। गतिविधि की प्रक्रिया को कड़ाई से विनियमित किया जाता है। कर्मचारियों की गतिविधियां निर्देशों का पालन करती हैं जो नए कर्मचारी आसानी से सीख सकते हैं।

"कौशल का मानकीकरण" प्रबंधन रूप

गतिविधि के क्षेत्रों के लिए जिसमें परिणाम अप्रत्याशित है और उच्च योग्य कर्मचारियों की आवश्यकता होती है, कौशल और ज्ञान के मानकीकरण तंत्र का उपयोग किया जाता है। कुछ क्षेत्रों में विशेषज्ञता वाले कर्मचारियों के पेशेवर कार्यों द्वारा परिणाम प्राप्त करना सुनिश्चित किया जाता है। कंपनी का कार्य विशेषज्ञों की खोज, प्रशिक्षण, प्रमाणीकरण करना है।

संगठन विन्यास

संगठनों में, एक नियम के रूप में, प्रबंधन के कई रूप संयुक्त हैं। उसी समय, जी मिन्ट्सबर्ग ने दिखाया कि प्रत्येक संगठन का एक रूप है, जिस पर कंपनी का संचालन आधारित है। प्रबंधन के परिभाषित रूप के अनुसार, संगठन को एक प्रकार से जिम्मेदार ठहराया जा सकता है:

• सरल विन्यास
• adhocracy
• यंत्रवत नौकरशाही
• व्यावसायिक नौकरशाही

कॉन्फ़िगरेशन के प्रकारों के अनुरूप कंपनियों के उदाहरण:
सरल कॉन्फ़िगरेशन (प्रत्यक्ष नियंत्रण) - स्थानीय संसाधनों और वितरण चैनलों तक पहुंच वाली छोटी कंपनियां - छोटी दुकानें, खेतों, हस्तशिल्प, छोटी यात्रा कंपनियां; प्रशासनिक समर्थन वाली निजी कंपनियां; व्यक्तिगत संबंध व्यवसाय; प्रबंधन कंपनियों।
Adhocracy (आपसी समझौता) - स्टार्टअप, डिजाइन ब्यूरो, बड़ी कंपनियों के ढांचे के भीतर अभिनव प्रभाग, चिकित्सा अनुसंधान केंद्र, इंजीनियरिंग कंपनियों, एकल और पायलट उत्पादन, कॉपीराइट कार्यों की बिक्री।
मशीनी नौकरशाही (संचालन का मानकीकरण)- उपभोक्ता वस्तुओं, बड़े पैमाने पर सरल सेवाओं का उत्पादन करने वाली बड़ी कंपनियां; बड़ी खुदरा श्रृंखलाएं; फास्ट फूड उद्यम।
व्यावसायिक नौकरशाही (कौशल का मानकीकरण) - लेखा परीक्षा कंपनियां, परामर्श फर्म, विशेष चिकित्सा केंद्र, प्राचीन बिक्री।

दस्तावेज़ के प्रकार

हेनरी मिंटबर्ग द्वारा बनाई गई संगठनों की संरचना, हमें प्रत्येक प्रकार के संगठन के लिए विशेषता विशेषताओं को उजागर करने की अनुमति देती है। अनुबंध गतिविधियों, बिक्री संरचना, कर्मियों के साथ काम, प्रोत्साहन प्रणाली, काम अनुसूची, संचार सिद्धांत, आदि। - प्रत्येक विन्यास में अपनी-अपनी विशेषताएँ होती हैं। प्रत्येक प्रकार के संगठन के लिए दस्तावेज़ प्रवाह की अपनी विशिष्टता भी होती है।
सरल विन्यास (प्रत्यक्ष नियंत्रण) - वर्कफ़्लो का आधार - प्रबंधकों से निर्देश। पदानुक्रम की वृद्धि के साथ - दस्तावेजों द्वारा जारी किए गए आदेशों की वृद्धि। बड़ी संख्या में मेमो, जो जिम्मेदारी के हस्तांतरण का एक रूप है। दस्तावेज़ अनुमोदन पदानुक्रम स्तरों पर वितरित किया जाता है।
प्रजातंत्र (आपसी समझौता)- वर्कफ़्लो का आधार - विषय गतिविधि के दस्तावेज। बड़ी संख्या में असंरचित संचार - फ़ोरम, चैट। निर्देशों का लगभग पूरा अभाव। दस्तावेजों का असंरचित (सामूहिक) अनुमोदन।
यांत्रिकी नौकरशाही (संचालन का मानकीकरण) - वर्कफ़्लो का आधार - कंपनी के संचालन से संबंधित दस्तावेज़। दस्तावेज़ प्रपत्र स्पष्ट रूप से टाइप किए गए हैं। दस्तावेजों की आवाजाही सुव्यवस्थित है। अनुमोदन को दस्तावेज़ के प्रकार और अनुभाग द्वारा संरचित किया जाता है।
व्यावसायिक नौकरशाही (कौशल का मानकीकरण)- वर्कफ़्लो का आधार - पेशेवर गतिविधि के दस्तावेज। दस्तावेजों को कर्मचारियों की भूमिकाओं / पेशेवर क्षेत्रों द्वारा संरचित किया जाता है। नए दस्तावेज़ बनाने के लिए, कर्मचारी अपने पिछले अनुभव के लिए संचित सामग्री का उपयोग करते हैं।



हम एक महत्वपूर्ण निष्कर्ष पर ध्यान देते हैं:
प्रत्येक व्यवसाय विन्यास का अपना प्रकार का वर्कफ़्लो है जो कंपनी के प्रबंधन संरचना और परिचालन गतिविधियों का समर्थन करता है।

वास्तुकला EDMS

प्रत्येक प्रकार के कॉन्फ़िगरेशन के लिए वर्कफ़्लो की बारीकियों को समझते हुए, आप उन समस्याओं को समझा सकते हैं जिन्हें परियोजनाओं में सामना करना पड़ा था। ज्यादातर मामलों में, सिस्टम का विकास व्यावसायिक प्रक्रियाओं के तंत्र पर आधारित था। कार्यान्वयन चरण में, टाइप किए गए मार्गों के साथ एक प्रणाली जारी की गई थी। इसके अलावा, सिस्टम की शुरूआत अक्सर एक साधारण विन्यास के करीब संरचनाओं में हुई। एक सरल संरचना का प्रबंधन रूप उन सिद्धांतों के विपरीत है जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं की वास्तुकला में अंतर्निहित हैं। नतीजतन, यह प्रक्रिया के चरणों का उल्लंघन होता है, कलाकारों के परिवर्तन और दस्तावेजों के प्रसंस्करण के साथ गैर-अनुपालन।
स्थिति और भी विनाशकारी है जब ईसीएम प्लेटफॉर्म को इस तरह की परियोजनाओं में ईडीएमएस के लिए आधार के रूप में लिया जाता है। इस मामले में, डेवलपर्स को पहले व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आधार पर ईसीएम को सिस्टम आर्किटेक्चर के अनुकूल बनाना पड़ता है, और उसके बाद सरल कॉन्फ़िगरेशन की असंरचित प्रक्रियाओं की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए नए बनाए गए आर्किटेक्चर को नष्ट करना पड़ता है।
हम इस सवाल के जवाब में आए हैं कि कंपनियों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या होनी चाहिए:
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को लागू करते समय प्रणालीगत समस्याओं से बचने के लिए, एक ईडीएमएस वास्तुकला चुनना आवश्यक है जो दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रकार और कंपनी प्रबंधन के रूप में उपयुक्त हो।
आंकड़ा विशिष्ट सिस्टम आर्किटेक्चर दिखाता है जो कंपनी कॉन्फ़िगरेशन के प्रकारों के लिए सबसे उपयुक्त हैं।



एक साधारण संरचना के लिएईडीएमएस वास्तुकला का मुख्य तत्व आदेश जारी करने और निगरानी के लिए सबसिस्टम है। ऐसी प्रणाली के लिए सबसे उपयुक्त वास्तुकला मंच है, जो इलेक्ट्रॉनिक संदेश के सिद्धांतों पर आधारित है। प्रबंधक को कहीं भी, कभी भी आदेश जारी करने में सक्षम होना चाहिए। रिपोर्टिंग प्रणाली को पूर्ण और बकाया आदेशों की स्थिति के बारे में पूरी जानकारी प्रदान करनी चाहिए।
के लिए adhocracyईडीएमएस वास्तुकला का मुख्य तत्व सहयोग सामग्री के लिए समर्थन के साथ एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट (ईसीएम) मॉड्यूल होना चाहिए। सिस्टम को बड़ी मात्रा में जानकारी एकत्र करने की अनुमति देनी चाहिए, और कार्यात्मक खोज उपकरण प्रदान करना चाहिए। सिस्टम को फ़ोरम, चैट, न्यूज़ फीड के सहयोग से टीम वर्क के माध्यम से लागू किया जाना चाहिए।
के लिए यंत्रवत नौकरशाही, ईडीएस की वास्तुकला के बुनियादी तत्व व्यवसाय प्रक्रियाओं (व्यापार प्रक्रिया प्रबंधन, बीपीएम) है, जो दस्तावेजों के प्रसंस्करण व्यापार प्रक्रियाओं को स्वचालित प्रबंधन के लिए एक मॉड्यूल है। वर्कफ़्लो व्यावसायिक प्रक्रिया को कंपनी की मौजूदा तकनीकी प्रक्रिया में सख्ती से फिट होना चाहिए, जिसमें उनके आंदोलन के लिए पूर्वनिर्धारित प्रकार के दस्तावेज़ और मार्ग हैं।
के लिए व्यावसायिक नौकरशाही मुख्य तत्व मशीनों ईडीएस, adhocracy के लिए के रूप में, एक सामग्री नियंत्रण मॉड्यूल व्यक्तिगत काम की (ईसीएम) ग समर्थन का मतलब है। सिस्टम को जानकारी को संरचित करने का एक साधन देना चाहिए, जिससे उपयोगकर्ता को दस्तावेजों को वर्गीकृत करने और अपने पिछले अनुभव को संदर्भित करने की क्षमता मिल सके। सिस्टम में दस्तावेज़ टेम्पलेट का निर्माण शामिल होना चाहिए और सभी उपयोगकर्ता भूमिकाओं के लिए मानक टेम्पलेट होने चाहिए। सिस्टम को दस्तावेजों के जीवन चक्र के आधार पर दस्तावेज़ अनुमोदन के अनौपचारिक साधनों का समर्थन करना चाहिए, साथ ही साथ टीम वर्क टूल जो एकाधिक उपयोगकर्ताओं को एक टीम के रूप में दस्तावेजों के एकल पैकेज पर काम करने की अनुमति देते हैं।

निष्कर्ष

प्रस्तावित समाधान सरल और आदर्श मामलों के लिए लागू होता है। वास्तव में, संगठन वर्कफ़्लो के विभिन्न रूपों को मिलाते हैं। यह कोई संयोग नहीं है कि जी। मिन्सबर्ग द्वारा प्रस्तावित पांचवें प्रकार का विन्यास एक प्रभागीय संरचना है, जिसमें पिछले प्रकार के सभी चार शामिल हो सकते हैं। ऐसे संगठनों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए, एक ईडीएमएस की आवश्यकता होती है, जो कई प्रकार के आर्किटेक्चर को संयोजित करेगा, जो एक संगठन में विभिन्न प्रकार के वर्कफ़्लो के कार्यान्वयन की अनुमति देगा।

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