🍾 🛀🏿 🔥 طباعة الشركات: مشاكل أكثر بكثير مما يبدو 🍽️ 🎗️ 🌧️

لم تأت الحقبة المعلنة بدون ورق بعناد. لا يعمل: الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية والقراء لم يقتلوا الكتب الورقية ، وإدارة المستندات الإلكترونية ليست قادرة بعد على استبدال الكتاب الكلاسيكي. هذا يعني أن السوق وطابعة MFP ، على الرغم من المعاناة من الضربات ، لا تزال على قدميها ، ولم تنجو من الضربة القاضية. تواصل الشركات الكبيرة والصغيرة طباعة المستندات ، وأحيانًا بكميات ضخمة. لكن المشاكل المرتبطة بتنظيم هذه العملية (طباعة المستندات في بنك أو شركة تعمل في تجارة الجملة - هذه عملية تجارية حقيقية) باقية ، ويمكن أن تكون مؤلمة للغاية.

في الواقع ، تواجه المؤسسة ، التي تطبع في عملها حجمًا ملحوظًا من المستندات (هذا في الواقع ليس كثيرًا - من 1000 ورقة في الأسبوع) ، مع كومة كاملة من الصعوبات. نحن نبدأ سلسلة من المقالات التي سنخبرنا فيها عن كيفية تحسين الشركات لتكاليف المستندات والتخلص من المشاكل والمخاطر.

إنفاق غير معقول

تكمن المشكلة الرئيسية تمامًا في السطح - تكاليف الطباعة المفرطة. يمكن أن تكون صلبة للغاية. على سبيل المثال ، أجرى متخصصو Gartner دراسة قبل بضع سنوات وتوصلوا إلى استنتاج مفاده أن هذه التكاليف تشكل حوالي 3٪ من ميزانية الشركة ، ويمكن إنفاق 600-700 دولار سنويًا على كل موظف. تخيل ما هي المقادير التي هي مؤسسات كبيرة.

وهذا أثناء إرسال المستندات إلى الطابعات يولد 55 ٪ من حركة مرور الشبكة الداخلية ، والمشكلات المرتبطة بالطباعة ، تسبب ما يصل إلى 60 ٪ من المكالمات إلى الدعم الفني للشركات للموظفين. كلما كبرت الشركة ، زادت الخسائر ، والتي بالطبع يجب محاربتها. ومن أجل تحسين التكاليف ، تحتاج إلى فهم الأسباب الرئيسية لحدوثها.

المعدات

أحد مصادر التكاليف الإضافية هو أسطول قديم وغير مثالي من أجهزة الطباعة وحتى موقعها غير الصحيح في المكتب. يجب أن يكون أداء الطابعات التي تستخدمها مناسبًا لشركتك. لا تسترشد هذه الحقيقة الواضحة دائمًا بالخدمات المالية التي تخصص أموالًا لتحديث المعدات. من المعقول استخدام أجهزة قديمة ، ولكن لا تزال تعمل حيث سيكون الحمل عليها لطيفًا. بدلاً من ذلك ، غالبًا ما تضطر خدمات تكنولوجيا المعلومات إلى تثبيتها في أكثر المناطق "ازدحامًا". والنتيجة هي انخفاض جودة الطباعة ، وزيادة استهلاك الحبر ، وزيادة الاستهلاك وفشل المعدات المستمر ، مما يكلف الشركة في نهاية المطاف أكثر من شراء طابعة متعددة الوظائف حديثة .

نهج موقع الطابعات في المكتب "على حدس" لا يختلف في العقلانية. والحقيقة هي أن كل واحد منا سيحاول جاهداً استخدام الجهاز الأكثر ملاءمة له للاقتراب ، على الرغم من تعقيد وحجم مهمة الطباعة ، والغرض من الجهاز أو تحميله ، وعوامل أخرى. الإقناع وحتى التعليمات الصارمة لاستخدام جهاز معين يساعد قليلًا - أي موظف سيستخدم أقرب طابعة في أدنى فرصة. لذلك ، عند تطوير تخطيط البنية التحتية للطباعة ، يجب أخذ هذا العامل - قابلية الاستخدام - في الاعتبار دون فشل. هذا لا يحدث دائما. إما أن "يندفع" الموظفون حول مباني المكاتب ، أو يتم تحميل نظام قوي تحت وطأة ، والطابعة الملونة الوحيدة لمهام "الانتهاء" تطبع المسودات طوال اليوم.

"أطبع نموذج طلب جواز سفر"

يتعين على الشركات أن تدفع لهواية الأبرياء للوهلة الأولى - إساءة استخدام الأجهزة لطباعة المواد الشخصية. في الواقع ، لماذا لا تسمح للموظفين بطباعة بضع صفحات لأنفسهم من حين لآخر؟ لن يسبب أي ضرر ملحوظ للشركة. لكن الليبرالية المفرطة ليست على ما يرام.

على سبيل المثال ، كشفت إحدى الشركات عن وجود مشكلة غريبة - فقد اضطرت الخدمة الإدارية باستمرار إلى استبدال الخرطوشة في الطابعة ، والتي تم تعيينها لإحدى مجموعات العمل ، حيث كانت احتياجات الطباعة منخفضة. أظهرت المراجعة أن إحدى الموظفات بدأت في استخدامه لطباعة المهام المدرسية لطفلها. انتهت هذه الهواية بحقيقة أنها بدأت بطباعة الأعمال الأدبية من برنامج المدرسة على طابعة الخدمة. ونتيجة لذلك ، كانت أحجام هذه الصحافة غير المصرح بها أعلى بثلاث مرات (!) من تلك التي ولدت نشاط مجموعة العمل بأكملها. هل لديك مثل هذه الأمثلة من الحياة؟

عدم الكفاءة والكسل

غالبًا ما تكون هناك أمثلة على الاستخدام غير الفعال للطابعات ، عندما يتم إرسال المستندات التي تكفي لها نسخة ورقية بالأبيض والأسود إلى طابعة ملونة أو طباعة على وجه واحد بدلاً من الطباعة على الوجهين المناسبة لحالة معينة. سيسمح استخدام هذه الوظيفة عند طباعة المستندات الداخلية للشركة بتخفيض تكاليف الورق إلى النصف ، وهذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالمستندات متعددة الصفحات. ورفض اللون حيث لا يكون مطلوبًا سيوفر 60 في المئة من المواد الاستهلاكية.

عزيزي الموردين

يمكن أن تكلف المواد الاستهلاكية (وغالبًا ما تكلف!) المواد الاستهلاكية إذا تم شراؤها بدون تخطيط. حتى أبسط المراقبة ستوضح كيفية إنشاء ميزانية للمواد الاستهلاكية وإعداد جدول زمني للمشتريات ، لكن العديد من الشركات تتجاهل ذلك. وإذا كان مصيرًا ، فإن هذا سيجعل من الممكن استخدام خدمات الموردين المتخصصين ، بدلاً من متاجر البيع بالتجزئة ، يمكن أن تصل المدخرات إلى 10٪ من تكلفة الخراطيش.

مشاكل الفائض والميزنة

أخيرًا ، يجب أن يكون الجميع قد صادفوا فائض الطباعة - حزم كاملة من الأوراق المطبوعة التي يمكن أن تجمع الغبار طوال اليوم في درج استقبال الطابعة وبالتالي لن يحتاج أي شخص. يحدث هذا غالبًا إذا أرسلت المستند للطباعة لأول مرة ، ثم لاحظت وجود خطأ فيه وأرسلته مرة أخرى. عادة لا يتم إلغاء الأول ، ويتم أخذ الثاني فقط من الدرج. الاختيار الخاطئ للأجهزة لطباعة أنواع مختلفة من المستندات ، وحركة مرور الشبكة المفرطة ، وتكاليف الطاقة ، وحتى تخزين الطابعات والخراطيش في مكاتب الشركة (من لم ير هرم الهرم في الممرات؟) يطير بنس واحد.

إلى حد كبير ، تنتج هذه المشاكل عن مشاكل أخرى نظامية - وضع ميزانية غير ملائمة لتكاليف الطباعة. في كثير من الأحيان يتم تحديدها "بالعين" عندما يقوم قسم المحاسبة ، حسب الضرورة ، بدفع الفاتورة التالية مقابل المواد الاستهلاكية. يحدث أن تكاليف الطباعة تؤخذ في الاعتبار في ميزانية الشركة ، ولكن يتم "حلها" في إجمالي تكاليف قسم تكنولوجيا المعلومات أو الخدمة الاقتصادية. تتطلب كل هذه الظواهر القضاء - وإلا فإنه من المستحيل ببساطة استعادة النظام.

السرقة

مشكلة أخرى تواجه الشركات هي مزعجة للغاية - السرقة. بالطبع ، السبب الرئيسي هو انعدام الضمير البشري ، ولكن من الضروري التعامل مع هذه الظاهرة. وسيكون من اللطيف إذا كانت المشكلة تقتصر على السرقات "من أجل البساطة الروحية" ، عندما يستبدل موظف مهمل خرطوشة بمستوى عالٍ من مسحوق الحبر بآخر جديد ، على الرغم من حقيقة أنه لا يزال من الممكن استخدام القديم لفترة طويلة (نعم ، في الواقع ، هذه أيضًا سرقة). ولكن للأسف ، هناك خطايا أكثر خطورة. على سبيل المثال ، هناك حالات يتم فيها استخدام خرطوشة متوافقة رخيصة الثمن ، تحت غطاء خرطوشة أصلية باهظة الثمن ، أو بدلاً من استبدالها ، يتم إعادة تعبئتها. في الوقت نفسه ، يتم خصم المال من الخراطيش الأصلية الجديدة.

مثال على ذلك تجربة شركة الجملة. يصل حجم طباعة الوثائق المصاحبة فيه إلى 60000 ورقة في الشهر ، في حين يتم استخدام أربع طابعات متعددة الوظائف منتجة. تصل تكاليف الشركة على الخراطيش إلى 55000 روبل شهريًا. استخدم مسؤول النظام الذي شارك في صيانة الطابعات خراطيش معاد ملؤها بدلاً من تركيب خراطيش جديدة ، وباع خراطيش جديدة ببساطة من يديه. ونتيجة لذلك ، لم تتكبد الشركة خسائر مباشرة - فقط تلك 55 ألف روبل مطروحًا منها تكلفة إعادة تعبئة الخراطيش القديمة ، ولكن أيضًا تلك غير المباشرة المرتبطة بزيادة الاستهلاك وفشل المعدات.

التهديدات لأمن المعلومات

وفئة أخرى من المشاكل. يمكن أن يكون أكثر خطورة من زيادة تكاليف الطباعة. حول أمن المعلومات للمؤسسة. لقد تعلم خبراء أمن المعلومات كيفية تتبع حركة مرور البريد الإلكتروني واستخدام المراسلات الفورية والشبكات الاجتماعية والعمل مع وسائط التخزين الخارجية. ولكن ، كما كان الحال في الأيام الخوالي ، تظل طباعة الوثائق السرية إحدى القنوات الرئيسية لتسرب المعلومات. بعد كل شيء ، من المستحيل حظر طباعة المستندات ، على عكس نفس الرسل. ويمكن لأي موظف طباعة مستند بسهولة وحمله معه بعناية في حافظة ، على سبيل المثال ، إلى المنافسين.

قد تكون هذه نسخة مطبوعة مقصودة ، أو الاستخدام العرضي لطابعة عامة لطباعة ملف سري ، ولكن يبقى جوهرها كما هو - تصبح الأسرار التجارية متاحة بفضل جهاز الطباعة. قد تكون قناة أخرى لتسرب المعلومات هي استخدام وظيفة مشتركة للطابعات متعددة الوظائف الحديثة - المسح الضوئي مع الإرسال المتزامن لنسخة رقمية من مستند إلى البريد الإلكتروني أو إلى التخزين السحابي. ستساعد الإجراءات الوقائية المتعلقة بمراقبة الطباعة على هزيمة هذه الآفة. إن فهم أن "جميع التحركات مسجلة" وأنه سيتم حل الجريمة بالتأكيد في الغالبية العظمى من الحالات ، سيوقف "الخلد" المحتمل من سرقة البيانات. ولكن حتى لو اغتنم الفرصة ، يمكن وقف نشر المعلومات بسرعة.

ماذا تفعل؟

والآن الإجابة العامة على الأسئلة المنطقية تمامًا: هل من الممكن التعامل مع هذه المشكلات وكيفية القيام بها؟ من الواضح أن اتخاذ التدابير ضروري ببساطة ، في بعض الحالات بمساعدة التنظيف الأولي ، وفي الغالبية العظمى من الحالات ، بمساعدة حلول خاصة مصممة لإدارة البنية التحتية للطباعة واستخدامها من قبل موظفي المؤسسة.

يمكن للشركات الكبيرة استخدام خدمات المتعهدين الخارجيين ، الذين يمكنهم إجراء تدقيق الطباعة ، وتطوير مشروع لتحسينه ، وتنفيذ نظام مراقبة الطباعة ، والتحكم في الوصول ، ثم تولي صيانة المعدات. بالنسبة للشركات الصغيرة ، من المنطقي استخدام حلول برامج جاهزة مثل PrintStat أو HP Access Control ، والتي تختلف وظائفها عن الأنظمة المصممة خصيصًا ، ولكنها كافية للمهام الأساسية.

بالمناسبة ، فإن إجراء مثل تنظيم الوصول إلى الطابعة باستخدام بطاقة ذكية ، والذي يضمن أن الطابعة تعمل فقط في وجود الموظف الذي أرسل المهمة ، يمكن أن يقلل من أحجام الطباعة وتكاليفها بنسبة 10-15٪. توفر الحصص المطبوعة المخصصة لكل موظف توفيرًا بنسبة 10٪ أخرى. بالنظر إلى أن تكاليف الطباعة في الشركة تصل إلى 3 ٪ من الميزانية ، فإن توفير 40 ٪ تقريبًا من التكاليف يمكن أن يكون له تأثير ملموس للغاية. ليس من المستغرب أن الحلول البرمجية لإدارة الطباعة تؤتي ثمارها لمدة عام ونصف من الاستخدام. في المرة القادمة ، سنخبرك بالحلول الشائعة المتوفرة في السوق ، وما الذي يمكنهم فعله وكيف تختلف عن بعضها البعض.

طباعة الشركات: مشاكل أكثر بكثير مما يبدو