👨🏼‍🔬 👟 🧑🏾‍🤝‍🧑🏻 نظرة عامة على حل إدارة الطباعة 👮 🔑 🍛

مرحبا Giktayms! يبدأ حل المشاكل المرتبطة بإنشاء وتوفير البنية التحتية للطباعة للشركات بمراقبتها. يوصى بشدة بتتبع حالة أجهزة الطباعة حتى إذا كانت الشركة صغيرة ويتم تغطية جميع احتياجاتها من خلال شبكة متعددة الوظائف مشتركة من شبكة واحدة. حتى في هذه الحالة ، يمكن أن تترك يومًا بدون طابعة على الإطلاق ، وتبحث عن طرق لإصلاح "في الواقع". إذا كانت المؤسسة لديها بنية تحتية كاملة من عدة طابعات (سواء كانت 10 أو 100) وطابعات متعددة الوظائف ، فإن مراجعة مثل هذا الأسطول ليست مهمة سهلة. وهنا لا يمكنك الاستغناء عن حلول وخدمات برمجية خاصة ، والتي سيتم مناقشتها في الخفض.

وفقًا لمحللين من Gartner أو Nuance ، يطبع 60 ٪ من الموظفين في المتوسط 11 إلى 50 صفحة يوميًا في المكاتب الروسية. في الوقت نفسه ، بطبيعة الحال ، لا يهتم معظمهم على الإطلاق بمبلغ النفقات التي يتعين على صاحب العمل طباعتها. وبالمناسبة ، يمكنهم [التكاليف] الوصول إلى الشركات بكميات طباعة كبيرة تبلغ عدة مئات من الدولارات سنويًا من حيث كل موظف.

يمكن تخفيض هذه التكاليف وتوزيعها بشكل صحيح. بادئ ذي بدء ، من الضروري التخلص من سوء استخدام أجهزة الطباعة ("استبيان جواز السفر") ، والمطبوعات المنسية في صواني الطابعة ، والطباعة غير المناسبة بالألوان ، والسرقة المحتملة (إعادة تعبئة أو خرطوشة متوافقة بدلاً من الخرطوشة الأصلية) ، واحتيال محتمل وفواتير باهظة الثمن من شركات الاستعانة بمصادر خارجية إذا كنت تستخدم خدماتهم.

لقد ثبطنا من ذكر موضوع عدم ضمانة الموظفين حتى لا يتسبب في قراء سلبيين في Geektimes ، لكن هذه حالة شائعة حقًا ، وبدونها سيكون منشور اليوم مثل borscht بدون قشدة حامضة. كيف الحال؟ يقول عامل المكتب المسؤول عن معدات الطباعة إن الإمدادات نفدت. تشتري الشركة في هذا التطبيق خراطيش أصلية. بعد استلام الخراطيش ، يتحول الموظف إلى شركة خاصة تعمل في شراء الخراطيش الأصلية (المقروءة والمسروقة). وفقًا لبياناتنا ، بلغ متوسط تكلفة خرطوشة حبر Hewlett-Packard الأصلية ، على سبيل المثال ، 10500 روبل في عام 2016. يبيع الموظف الخرطوشة الأصلية بخصم كبير ، ثم يشتري الخراطيش المتوافقة مقابل نقود أقل أو يطلب إعادة تعبئة.

ولكن لا تزال هناك مهام مثل التحكم الفني في الأجهزة وحالة المواد الاستهلاكية وتنظيم استخدام الطابعات وما إلى ذلك. من المستحيل ببساطة الاستغناء عن أدوات خاصة.

في ممارستنا ، نقدم للعملاء وسائل مختلفة ، بناءً على المهام التي يقومون بحلها وتكوين البنية التحتية للطباعة. كبائعين رائدين ، كقاعدة عامة ، لديهم تطورات خاصة بهم في محافظهم. لكنها مناسبة فقط لتلك الشركات النادرة التي تستخدم معدات من مصنع واحد فقط. لا يوجد سوى عدد قليل منهم. تم تشكيل أسطول الطابعات والطابعات متعددة الوظائف لسنوات ، وفي الغالبية العظمى من الحالات هناك أجهزة من شركات تصنيع مختلفة ودرجات متفاوتة من "النضارة". لذلك ، من المنطقي مناقشة الحلول العالمية.

FollowMe (Ringdale)

أحدهم ، FollowMe ، يوفر حلًا للعديد من المهام في وقت واحد ، مثل طباعة المحاسبة والتحكم في الوصول إلى الأجهزة ، بالإضافة إلى توجيه المهام وفقًا للإعدادات. مع الأخذ في الاعتبار استخدام جميع الطابعات والطابعات متعددة الوظائف في المؤسسة ، وتتبع نشاط المستخدمين الفرديين أو مجموعات العمل ، والطباعة التفاعلية - يعد FollowMe هو الأنسب لمثل هذه المهام.

MegaTrack (Fontware)

يراقب هذا التطبيق أجهزة الطباعة ويجمع إحصاءات لإعداد التقارير والتحليلات اللاحقة. ميزة هذا الحل هي القدرة على العمل ليس فقط مع الشبكة ، ولكن أيضًا مع الطابعات المحلية. في إعدادات كل طابعة ، يمكنك إدخال تكلفة طباعة واحدة ، وسيصدر النظام أيضًا حسابات اقتصادية لكل جهاز. يدعم الحل تكوين نظام مجموعة Windows Cluster Server 2000/2003 ، وهو متعدد اللغات ولديه واجهة ويب للوصول البعيد.

Pcounter (شركة AND Technologies)

ميزة Pcounter هي دمجها البسيط للغاية في البنية التحتية الحالية والتدرج اللاحق. يأخذ النظام في الاعتبار جميع مهام الطباعة المرسلة إلى الجهاز ، ويجمع إحصاءات حول استخدامه ، وكوظيفة إضافية لديه القدرة على إعادة توجيه المهام. بالإضافة إلى الطباعة ، Pcounter قادر على التنظيم والمسح الضوئي. يجمع التطبيق الاختياري القابل للتنزيل إحصاءات لنسخ الفاكس ومسحه ضوئيًا وإرساله باستخدام الطابعات متعددة الوظائف للشركات.

JetAdvice 2.0 (EuroForm A / S)

منتج آخر سهل الاستخدام لجمع المعلومات حول أجهزة الطباعة واللوازم للشركات. يراقب JetAdvice 2.0 حالة المواد الاستهلاكية في الأجهزة المتصلة بشبكة الشركة ، وعندما ينخفض مستوى الحبر إلى مستوى حرج ، يرسل إشعارًا عبر البريد الإلكتروني إلى الموظفين المسؤولين عن دعم أو الاتصال بقسم خدمة خارجي. سيكون دعم مجموعة كبيرة من العلامات التجارية ذا قيمة خاصة للشركات التي لديها "حديقة حيوانات" للطابعات والطابعات متعددة الوظائف من موردين مختلفين ، بما في ذلك الأجهزة غير القياسية.

Equitrac (شركة Nuance)

تتمثل قيمة هذا القرار في قدرته على إجراء الحملات بمساعدته على تعزيز السلوك المسؤول لموظفي الشركة تجاه الصحافة. ينشئ Equitrac قائمة انتظار طباعة افتراضية عندما يتبع المستند المستخدم ويمكن طباعته على أي طابعة متصلة بشبكة الشركة. ويتعلق الأمر أيضًا باختيار المستخدم الجهاز الأنسب لمهمة معينة. لا يتطلب Equitrac خادمًا منفصلًا ويمكن تثبيته بسهولة على أي طابعة شبكة أو طابعة متعددة الوظائف.

كل هذه حلول بسيطة تقدم مجموعة مختلفة من الاحتمالات. ولكن هناك أيضًا أدوات لإدارة الطباعة يمكنها حل مجموعة واسعة من المشكلات ، بدءًا من مراقبة البنية التحتية بالكامل إلى توفير الوصول إلى الطابعات والطابعات متعددة الوظائف وفقًا لسياسات الشركة وحقوقها.

PrintStat (نيكوتيك)

PrintStat هو حل برمجي لمراقبة الطابعات والطابعات متعددة الوظائف لجميع الشركات المصنعة المعروفة في السوق. يعتبر هذا الحل عالميًا حقًا - حيث يتم تجميع قاعدة النموذج بأكثر من 1000 نقطة ، ويتم تحديثها من خلال تحديث خطوطها من قبل الشركات المصنعة. يسمح لك هذا باستخدام PrintStat حتى في الشركة التي يعمل فيها أسطول كامل من الأجهزة ، من القديم جدًا إلى الأحدث.

مبدأ تشغيل PrintStat بسيط - يتم جمع البيانات من أجهزة الاستشعار المضمنة لأجهزة الطباعة ، والتي يتم دمجها بواسطة النظام وتصورها باستخدام واجهة قابلة للتخصيص. يمكن الحصول على الوصول إلى النظام من أي جهاز كمبيوتر على الشبكة عبر واجهة الويب ، ويمكنك تكوين الإرسال الدوري للإعلامات عبر البريد الإلكتروني.

ما هي البيانات التي يحصل عليها PrintStat؟ يغطي تكوينها بشكل كامل تقريبًا الاحتياجات التي توفرها مراقبة الطباعة في الشركة. المجموعة الأولى من البيانات هي مراقبة حالة المستلزمات. يقوم النظام بتقييم عمر الخراطيش المركبة ، ويتنبأ باستهلاكها وفقًا للحمل الموجود على الطابعة أو الطابعة متعددة الوظائف ، ويمكنه أيضًا إرسال طلب إلى مورد المواد الاستهلاكية. أصبحت المستودعات سيئة السمعة في أروقة المكتب من الصناديق ذات الخراطيش غير ذات صلة. بالإضافة إلى تحسين التكلفة في حالة عدم وجود إمدادات من المواد الاستهلاكية وتخزينها ، هناك إصدار من الموارد البشرية.

بطبيعة الحال ، لا يقتصر رصد المواد الاستهلاكية PrinStat وحدها. يراقب الحل باستمرار البيانات الواردة من عدادات الصفحات المطبوعة وتفاصيل الموارد. بفضل هذا ، يتم مراقبة الحمل الحالي على الجهاز ومورده. هذه المعلومات حاسمة لتحسين الطباعة المكتبية. من خلال مقارنة حمل اثنين من الطابعات متعددة الوظائف ، متطابقة أو متشابهة في قدراتهما ، من الممكن ، على سبيل المثال ، تحسين موقعهما في غرفة بحيث يستخدم الموظفون كلا الجهازين بالتساوي.

هناك العديد من الأمثلة حيث كانت إحدى طابعات الشبكة معطلة ، بينما تم استخدام الأخرى بشكل مفرط ، وكان سبب هذا الحمل غير المتكافئ هو الحاجة إلى اتخاذ العديد من الخطوات الإضافية لأحد الأجهزة.

يعد تخطيط الصيانة الروتينية مهمة بنفس القدر من الأهمية عند إدارة الطباعة المكتبية ومراقبة الطباعة إلى حد كبير للتنبؤ بفشل أجزاء الموارد وتخطيط استبدالها. هذا النهج للصيانة يجعل من الممكن تنفيذ ميزانية النفقات مقدما ، وليس "في الواقع" التفصيل. والنتيجة واضحة أيضًا - النفقات المنهجية والمخططة لأي شركة تكون دائمًا أبسط وأكثر ملاءمة من النفقات الطارئة.

ميزة واضحة لـ PrintStat هي القدرة على إعطاء عملية جمع وتحليل المعلومات إلى الاستعانة بمصادر خارجية للشركات التي تعمل في صيانة المعدات. من أجل التنبؤ بالخدمة ، سيكون كافياً بالنسبة لهم لتتبع إشعارات البريد الإلكتروني دون الوصول إلى البنية التحتية للشركة العميل.
وميزة أخرى لـ PrintStat هي التحجيم التلقائي عند توسيع أو تحديث أسطول الأجهزة في الشركة. يكتشف النظام الطابعة المثبتة حديثًا بشكل مستقل ويبدأ في تتبع استخدامها.

مدير الطباعة بلس (مدير الطباعة)

الثاني من المنتجات الأكثر شعبية وتنوعا المصممة لمراقبة البنية التحتية للطباعة للشركات. يحتوي مدير الطباعة Plus (PMP) على ميزات أكثر من PrintStat. يمكن استخدامه ، بما في ذلك من قبل الشركات الكبيرة ذات الأسطول الكبير والمتنوع من الطابعات والطابعات متعددة الوظائف. يتم دعم أجهزة جميع الشركات المصنعة الكبرى ، مما يضمن عدم وجود صعوبات عند توسيع أو تحديث الأسطول. لا يمكن لـ PMP جمع الإحصاءات والتحكم في المواد الاستهلاكية فحسب ، بل يساعد أيضًا في تنظيم الوصول إلى الطابعات والطابعات متعددة الوظائف من خلال تتبع سياسات استخدام المستخدم والوصول.

على سبيل المثال ، يسمح لك PMP بتتبع من قام بطباعة ما وما الطابعة ، وحساب تكلفة الطباعة لمستخدم أو قسم معين. وحتى توزيع المهام بين الأجهزة حسب الظروف المحددة. على سبيل المثال ، من الأفضل استخدام أجهزة أكثر كفاءة لطباعة المستندات الضخمة ، ويسمح لك PMP بتكوينها ليتم إرسالها تلقائيًا إلى طابعات قوية ، وسيتيح التوزيع حسب نوع الملف الامتثال لمتطلبات السرية داخل المكتب.

ميزة واضحة هي وحدة الإحصائيات الخاصة بها ، والتي تسمح لك بتحليل حالة البنية التحتية للطباعة مباشرة في PMP. في الوقت نفسه ، هناك أيضًا منشئ تقارير استنادًا إلى تقارير Crystal وأكثر من مائة من خيارات التصور. على الرغم من تعقيدها ، فإن PMP سهل الاستخدام ومتوافق مع أي برنامج نظام أساسي تقريبًا - من UNIX إلى أنظمة خادم Windows (بالمناسبة ، يحتوي النظام على شهادة توافق من Microsoft). يتم تثبيته على الخادم في دقيقة واحدة ، تكوينه في خمس أخرى.

من حيث المبدأ ، يكون الحلان الأخيران قادران على توفير جميع الاحتياجات المرتبطة بمراقبة الطباعة وحل المهام الإضافية في نفس الوقت ، مثل تأمين حقوق الوصول للطابعات والطابعات متعددة الوظائف. أحدهما أكثر ملاءمة للشركات الكبيرة ، والآخر مناسب بشكل أفضل لاحتياجات قطاع الشركات الصغيرة والمتوسطة. ولكن ، قبل نشر أي منها ، من المفيد إجراء مراجعة أولية للبنية التحتية - من المحتمل تمامًا أن يكون التطوير الآخر الذي اقترحه المندمجون المتخصصون هو الأفضل .

تدريجيا ، وصلنا إلى الشيء الأكثر إثارة للاهتمام - لتحسين تكلفة المواد الاستهلاكية ، لكننا سنتحدث عن هذا في المنشور التالي.

نظرة عامة على حل إدارة الطباعة