Geekly articles weekly

من مكتب مفتوح جيد أو سيئ. تحليل الظروف


لا يبدو الأمر مريحًا جدًا ، وربما على ما هو عليه.

يعد العمل المكتبي من أكثر المهام شيوعًا اليوم. يعمل ممثلو أكبر مجموعة من التخصصات في المكاتب. أحد الخيارات الأكثر شيوعًا للمساحات المكتبية - المكاتب المفتوحة. هذا هو اسم خيار تخطيط المساحات المكتبية ، حيث تتمثل الميزات الرئيسية في مقدار كبير من المساحة المجانية لمديري المستويات الدنيا والمتوسطة ، ومكاتب كبيرة لكبار المديرين ، بالإضافة إلى غرف اجتماعات مغلقة وصالة (بالطبع ، هذا بعيد جدًا عن دائمًا).

يُعتقد أن المكاتب المفتوحة لديها عدد من المزايا مقارنة بالمكاتب القياسية ، حيث يكون لأي موظف تقريبًا مكتب خاص به ، أو يوجد عدد صغير من الموظفين في المكتب - نفس مسك الدفاتر هو مثال على ذلك. يعمل الأشخاص الذين يؤدون نفس الوظائف تقريبًا في نفس الغرفة ، والتي ، من حيث المبدأ ، لا تخلو من المعنى أيضًا. إذن ما هي فوائد المكاتب المفتوحة؟ وهل هذه الفوائد حقيقية؟ دعنا نرى.

لذا ، فإن مزايا المكتب المفتوح هي كما يلي:

  • تخفيض تكاليف صيانة المكاتب (هذه تكلفة أقل لاستئجار غرفة أو أرض ، ونتيجة لذلك ، أقل تكاليف البناء) ؛
  • القدرة على وضع عدد أكبر من الموظفين في مكتب مفتوح على نفس المنطقة مقارنة بالمكاتب الفردية ، مع افتراض ثبات باقى المتغيرات ؛
  • ;
  • . — , ;
  • -;
  • .



: LinkedIn


بالطبع ، إلى جانب المزايا ، فإن هذه المكاتب لها عيوب. بمرور الوقت ، تم الكشف عن المزيد والمزيد من أوجه القصور. العامل الرئيسي هو التأثير السلبي للعمل في مثل هذا المكان على الحالة النفسية للموظفين مع النتيجة في شكل انخفاض في الإنتاجية.

أحد الأمثلة على ذلك هو حالة نقل الموظفين من مكتب افتراضي ، عندما عمل الجميع في المنزل ، إلى مكتب حقيقي ، وحتى مكتب مفتوح. قبل أربع سنوات ، قرر مالك شركة صغيرة ، كريس ناجيل ، التوقف عن ممارسة العمل عن بعد مع مكتب موزع ونقل جميع الموظفين إلى غرفة واحدة. لكن ذلك كان خطأ. كان جميع الموظفين تقريبًا غير سعداء ، وتوقف العمل عن الإنتاج ، وانخفضت أرباح الشركة. في أبريل 2015 ، بعد ثلاث سنوات من الانتقال إلى مكتب مفتوح ، قررت ناجلالانتقال إلى غرفة أكبر بها غرف منفصلة. زادت إنتاجية الموظفين على الفور ، وكان هناك الكثير من الناس راضين عن مكان عملهم.

في الوقت الحالي ، في نفس الولايات المتحدة حوالي 70٪جميع المكاتب هي مكاتب مفتوحة. فقط عدد قليل من الشركات التي جربت مثل هذه المكاتب تعود إلى الممارسة القديمة ، مع غرف منفصلة للجميع ، أو تجربة شيء آخر ، مثل العمل عن بعد من المنزل. في الوقت نفسه ، تظهر نتائج الدراسات الإحصائية نتائج مخيبة للآمال لأصحاب المكاتب. هنا ، في المتوسط ​​، تكون إنتاجية الموظفين أقل فعالية بنسبة 15٪ من موظفي الشركات التي لديها أنواع أخرى من المكاتب. ويفسر ذلك صعوبة التركيز - خاصة إذا لم تكن هناك أكشاك في المكاتب وكان الجميع يجلسون على الطاولات على التوالي.

يقول مالك الشركة المذكور أعلاه أن زملائه ومعارفه يشكون من المكاتب المفتوحة: "يوافق الكثير من الناس - لا يمكنهم تحمل مثل هذه المكاتب. لا يمكنهم إنهاء أي شيء وأخذ العمل إلى المنزل ". بالطبع ، من غير المرجح أن مفهوم المكتب المفتوح سيصبح عفا عليه الزمن قريبًا ، ولكن بعض الشركات ، التي تدرك جميع صعوبات العمل في هذه المكاتب ، تبتعد تدريجيًا عن المعيار الذي تم إنشاؤه سابقًا.

التركيز في العمل؟ يكاد يكون من المستحيل


ذكر عدة مرات أعلاه أنه في مكتب مفتوح من الصعب التركيز على العمل. ولكن بدون هذا ، من المستحيل ببساطة العمل. لا يمكنك الانغماس في نفس الوقت في تنفيذ المهمة المهمة التالية وفي نفس الوقت الانخراط في محادثة مع أحد الجيران ، أو الرد على الضوضاء أو القيام بشيء آخر. كل هذه المحادثات الهاتفية في مكان قريب ، وحركات الجيران ، والضوضاء ، وخفقان مرور الموظفين تمنع الانغماس في العمل.

في بعض المكاتب المفتوحة ، يكون الأمر هادئًا للغاية ويسود النظام الصارم. يعمل الناس على أجهزة الكمبيوتر في صمت تام. يبدو أن الصمت التام يجب أن يؤدي إلى إمكانية تركيز الموظفين على مهام العمل. ولكن ، كما تظهر نتائج الاستطلاعات ، فإن الموظفين هنا غير سعداء - الجو في المكاتب "الهادئة" يسمى القمعي.



في بعض الحالات ، يؤثر العمل المستمر في مكتب مفتوح بشكل سلبي على الذاكرة. هذا ينطبق بشكل خاص على المكتب المفتوح للغاية بدون أكشاك ، حيث لا توجد سوى طاولات متتالية وأجهزة كمبيوتر وكراسي بذراعين. العمل هنا ليس صعبًا للغاية ، بل صعبًا إلى حد ما.



وفقا لسالي أوغستين ، وهو طبيب نفساني من إلينوي ، يعمل في مكتب مغلق ، يتذكر الشخص معلومات أكثر مما يتذكره زميله في مكتب مفتوح. لا يحدث هذا على الفور ، ولكن بشكل عام ، يحدث ذلك ، لأن الشخص في الحالة الأخيرة يتأثر بالعديد من العوامل المشتتة التي تتداخل مع العمل. بالنسبة لمعظمنا ، الضجيج هو القضية الأكثر أهمية.

أجرى علماء من جامعة سيدني دراسة استقصائية ، حيث حصلوا على نتائج رائعة حول رضاهم عن الأشخاص في المكاتب المغلقة. تظهر نتائج الدراسة بوضوح أن حوالي 50٪ من الموظفين من المكاتب المفتوحة بالكامل وحوالي 60٪ من الموظفين من المكاتب المفتوحة ذات الأكشاك غير راضين عن انفتاحهم على الجميع.

كما ذكر أعلاه ، فإن إحدى مزايا المكاتب المفتوحة هي زيادة التواصل بين الموظفين - بعد كل شيء ، يمكنك الاتصال بزميل على الفور ، دون الذهاب إلى مكتب آخر. وهذا صحيح ، نادرا ما يشبه هذا الاتصال الأعمال. عادة ، يتحدث الموظفون ببساطة في جميع أنواع الأشياء غير ذات الصلة. وبناءً على ذلك ، تنخفض فعالية مثل هذا العمل. نعم ، يمكن للشخص العمل في أي ظروف تقريبًا ، ولكن لا تزال جودة هذا العمل عالية جدًا. يجب على الأشخاص في العمل التواصل مع بعضهم البعض ليس فقط في مواضيع العمل ، بحيث يكون الفريق أكثر تماسكًا. ولكن هنا المفارقة ، لا ينبغي أن يتم ذلك خلال ساعات العمل ، ولكن ، على سبيل المثال ، أثناء الغداء. هناك جانب آخر لعملة الاتصال في مكتب مفتوح. لذافي غياب الجدران بين الموظفين ، لا تصبح المحادثات بينهما في بعض الحالات أكثر ، بل أقل طولًا. يبدأ بعض الموظفين في تجنب التحدث مع زملائهم لأن المحادثة لم تعد خاصة ، ويمكن للجميع سماعها.

بعض الشركات التي يعمل موظفوها في عمل يتطلب درجة عالية من التركيز (كتابة النصوص ، التخطيط للحملات الإعلانية ، التخطيط المالي ، تطوير البرمجيات) تقوم بتجربة اختيار الغرف الهادئة والمساحات المغلقة. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، لا يريد الموظفون أنفسهم مغادرة المكتب المفتوح في غرفة مغلقة ، معتبرين هذا نوعًا من الضعف. على أي حال ، يخبر بعض موظفي الشركات عن هذا الشعور ، حيث يتم استبدال المكاتب المفتوحة بمباني مغلقة.

من بين أوجه القصور الأخرى في المكاتب المفتوحة يسمى أيضًا إضاعة الوقت المفرط للموظفين لمساعدة زملائهم. نظرًا لعدم وجود حدود ، فإن كل منها يساعد الزملاء أكثر من الوفاء بمهامهم الخاصة.

بعض الحسابات المالية


من المعتقد أن المكتب المفتوح هو وسيلة جيدة للتوفير في المكاتب لجميع الموظفين والتخطيط وما إلى ذلك. ولكن ليس كل شيء بسيط للغاية هنا ، حيث لا تزال هناك تكاليف وتكاليف غير مباشرة. إذا كان الانخفاض في إنتاجية الموظفين في المكاتب المفتوحة لديه بالفعل مكان يجب أن يكون فيه (وهذا هو الحال ، إذا حكمنا من خلال بيانات بعض الدراسات ) ، فإن الشركة تنقذ من التفاهات ، وتفقد الكثير. تظهر دراسة أخرى أن العاملين في المكاتب من هذا النوع يقضون حوالي 86 دقيقة في اليوم على عوامل تشتيت مختلفة (التحدث مع زميل ، في محاولة للتركيز في الضوضاء ، وما إلى ذلك). ونتيجة لذلك ، يستغرق كل هذا حوالي 17٪ من وقت العمل ، وهو ليس صغيرًا على الإطلاق.



مثال على ذلك مكتب كروي في فراغفي وادي السيليكون. على سبيل المثال ، نحن نحسب تكلفة متوسط ​​مكتب الشركة الناجحة التي تضم 100 موظف في المكتب بسعر 5 دولارات للقدم المربع في الشهر (السعر ليس حقيقيًا - فقط استخدم البيانات الأولية للحسابات). لذا ، فإن الغرفة ذات المكاتب المغلقة 6 * 6 أقدام ستكلف الشركة 216 ألف دولار في السنة. سيكلف المكتب المفتوح 43200 دولار فقط ، وتبين أن الشركة ستوفر 172000 دولار سنويًا. الكثير جدا ويجب على الإدارة فرك أيديهم بفرح.

نحن أيضًا نأخذ متوسط ​​راتب موظفنا عند 50،000 دولار سنويًا. هذا هو 5 ملايين دولار شهريًا للشركة بأكملها.

ولكن إذا أخذنا في الاعتبار الانخفاض في إنتاجية الموظفين بنسبة 15٪ (أو أكثر) في مكتب مفتوح مقارنة بالمكاتب العادية ، فإننا نحصل على خسارة قدرها 750.000 دولار أمريكي ، حيث أننا لن نتلقى سوى 85٪ فقط من أقصى نتيجة ممكنة لموظفي الشركة. ونتيجة لذلك ، إذا أخذنا وفورات قدرها 172000 دولار في الحيز المكتبي ، فقد تبين أن الشركة تخسر 578000 دولار في السنة (750.000 دولار في الخسائر من انخفاض إنتاجية الموظفين ناقص 172000 دولار في الوفورات).

هل يستحق ذلك؟ في معظم الحالات ، في المكاتب المفتوحة ، لا يعمل فريق أو فرق من الموظفين بكفاءة كما في المكاتب المغلقة والمألوفة للعديد من المكاتب. لذلك هنا غالبا ما تكون المدخرات وهمية.

وماذا تعتقد ، هل المكاتب المفتوحة فعالة ، وإذا كان الأمر كذلك ، فلماذا؟

Source: https://habr.com/ru/post/ar400661/

More articles:


All Articles