اعتدنا على أخذ الطباعة كأمر مسلم به. في المنزل ، غالبًا بالنظر إلى الأحجام المنخفضة ، من وقت لآخر لتغيير الخراطيش وشراء الورق. في العمل ، إذا لم تكن هناك سياسة صارمة من قسم تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة ، اطبع أي شيء وبأي كميات.
ومع ذلك ، من المهم أن يفهم القادة أنفسهم أن الصحافة في المنظمة وحش. وإذا لم تقم بترويضها ، فقد يؤدي ذلك إلى "تشويه" ميزانية المنظمة إلى حد كبير.
هل انت جاد؟
نعم تعد إدارة البنية التحتية وعمليات الطباعة في مؤسسة مهمة تتطلب الكثير من الموارد والوقت والأهم من ذلك التحكم.
وفقًا للإحصاءات ، يعد إنشاء المستندات المطبوعة من بين أكبر بنود النفقات ويمكنه "التهام" ما يصل إلى 3٪ من إجمالي أرباح المؤسسة. في المتوسط في السوق ، تنفق المؤسسات حوالي 700000 روبل لكل موظف سنويًا ، دون احتساب تكاليف خدمات الطباعة الخارجية.
من المهم أن العديد من المديرين والمتخصصين لا يفهمون "الوحش" الذي يطعمونه ، أي أنهم لا يعرفون كم يكلف الصحافة. هذا لأن التكاليف المرئية ، في المتوسط ، تشكل 20٪ فقط من الإجمالي ، ومعظم التكاليف هي تكاليف خفية ، كما يسميها خبراء الصناعة.
ومع ذلك ، لا تزال بعض الشركات لا تقوم بتدقيق إدارة الطباعة أو تغض الطرف عن هذه المشكلة. لا يوجد وقت كافٍ أو فريق عمل أو خبرة لتتبع العمليات أو إدارتها بفعالية في بيئة الطباعة. قد تكون الأسباب مختلفة.
بغض النظر عن مدى صعوبة شركة الطباعة الخاصة بك ، فإن حلول الطباعة المُدارة MPS وحلول تقييم الاكتشاف من Canon هنا لمساعدتك.
المرحلة 1: المراجعة والتقييم التمهيدي
قبل إعلان الحرب على التكاليف الخفية ، يجدر معرفة ما تقاتل معه بالفعل. لفهم التحسينات التي يمكن تحقيقها وكيف يمكنك توفير المال ، تحتاج إلى فهم واضح للبنية التحتية الحالية للطباعة وجميع العمليات التي تؤثر على تكلفة الطباعة.
يمكن أن تساعدك خدمة تقييم الاكتشاف المجانية في ذلك. يوفر تحليلًا محايدًا وشاملًا للبنية التحتية للطباعة الحالية واستخدامها ، ويوفر خيارات للتحسين.
ومن اللافت للنظر أن معظم خدمات تحليل البنية التحتية تأخذ في الاعتبار فقط البيانات الكمية الأساسية لأسطول الأجهزة. في المقابل ، بفضل تقييم الاكتشاف من Canon ، بفضل مزيج (فريد في السوق لهذه الخدمات) من نتائج مسح الشبكة واستبيانات الويب للمستخدم النهائي ، يأخذ في الاعتبار معلومات عالية الجودة حول احتياجات وعادات المستخدمين عند الطباعة. سيوفر ذلك صورة أكثر اكتمالاً للصحافة في مؤسستك.
بعد دمج البرامج المتخصصة في شبكتك الداخلية التي تقوم بتحليل جميع أجهزة الطباعة باستخدام بروتوكول SNMP ، سيكون المتخصصون لدينا جاهزون في غضون شهر لتزويدك بتقرير مفصل. من المهم ملاحظة أنه على عكس العديد من نظائرها الأخرى ، يقوم هذا البرنامج بتحليل حتى تلك الطابعات المتصلة مباشرة بالكمبيوتر عبر USB.
يتضمن التقرير توصيات لتحسين العمليات وخفض التكاليف لكل حالة "محددة". تحصل على أساس منظم بشكل واضح لاتخاذ قرارات بشأن التحسين ، مما يجعل من الممكن السيطرة على الموقف وإشراك أصحاب المصلحة.
بالنظر إلى أن النطاق والوضع في عمليات الطباعة في الشركات قد يكونان مختلفين ، فإننا نقدم أيضًا خدمة مراجعة وتحليل أكثر تفصيلاً للوضع الحالي - تقييم الاكتشاف المتقدم. يوفر القدرة على بناء خطة تخطيطية لعرض موقع الأجهزة والتكلفة الإجمالية للملكية. تقدم الخدمة توصيات مخصصة لتوفير المال وزيادة الإنتاجية.
المرحلة 2: التصميم
بعد إلقاء نظرة رصينة على الوضع في شركتك وقررت تحسين أسطول أجهزة الطباعة ، يمكنك الاستفادة من العرض الفردي من Canon - خدمات الطباعة المدارة من MPS.
استنادًا إلى بيانات المراجعة ، سيقوم المتخصصون لدينا في الحلول وتصميم الأعمال والخدمات ، إلى جانب ممثلي شركتك ، بإنشاء بنية خدمة لتحسين بيئة الطباعة وفقًا لجميع مهامك وأهدافك.
سنحدد أنسب الأجهزة ومنتجات البرمجيات والخدمات اللازمة لتحقيق فوائد قابلة للقياس على المدى الطويل.
وتجدر الإشارة إلى أن خدمة MPS نفسها ذات طبيعة عامة مرنة. بناءً على متطلبات مؤسستك ، يمكننا:
- تأكد من سهولة الاستخدام بفضل واجهة واحدة لجميع الأجهزة وسائق عالمي ، مما يقلل من الحاجة إلى تدريب موظفيك والدعم (الخارجي والداخلي).
- تحسين سير العمل ، بما في ذلك من خلال الميزات الذكية (على سبيل المثال ، المسح مباشرة في تطبيقات البريد الإلكتروني أو التحويل التلقائي إلى PDF).
- يمكنك تعزيز أمان وخصوصية الطباعة باستخدام تقنية Allow My Print Anywhere ، والتي تتيح للمستخدمين استلام المستندات المطبوعة على أي جهاز وفي أي وقت ، دون القلق من أن شخصًا آخر سيختارها عن طريق الخطأ
- تقدم مجموعة واسعة من أجهزة الطباعة ومعالجة الصور ، بالإضافة إلى مجموعة عالمية من منتجات البرمجيات لتحسين أنظمة الطباعة.
- حدد بوضوح المبادئ والسياسات المتعلقة بأنواع الأجهزة المستخدمة ، بالإضافة إلى توفير تمييز بين حقوق الوصول إلى وظائف الطباعة والامتثال لمستوى التكاليف المطلوب (لن يتمكن موظفوك من التحكم في تكلفة الطباعة واختيار الأجهزة الأكثر ملاءمة لذلك).
في الوقت نفسه ، نحن على استعداد ليس فقط لمناقشة اتفاقيات الخدمة معكم وتطويرها بشكل مشترك قبل إدخال أنظمة جديدة لتحقيق أهداف جديدة ، ولكن أيضًا للتعمق في جميع مراحل إدارة المشروع.
المرحلة 3. التنفيذ
التغييرات في المنظمة دائمًا ما تكون ضغوطًا سواء بالنسبة لصانعي القرار أو للموظفين العاديين. لتقليل التأثير السلبي ، لن ندير فقط جميع مراحل التنفيذ ، ولكن أيضًا نقوم بالتدريب والتفاعل مع موظفي مؤسستك.
وهذه ليست مجرد كلمات. سيساعد اختصاصيو تنفيذ MPS مؤسستك على التكيف مع التغيير شخصيًا وعبر الإنترانت وعبر البريد الإلكتروني. هذا ، بالإضافة إلى برنامج تدريب مفصل (بما في ذلك التدريب الشخصي) ، سيساعدهم على التعود بسرعة على الظروف المتغيرة واكتساب عادات طباعة "صحية" جديدة.
في موازاة ذلك ، سيتم تقديم البرمجيات ، بالإضافة إلى استبدال / تركيب المعدات الجديدة. سيتم تصميم جميع الإجراءات وتخطيطها بطريقة تقلل من التدخل في المنظمة.
المرحلة 4. الدعم والإدارة
يشير حل MPS إلى أنه خلال الدورة الكاملة لاستخدام خدماتنا ، سنقوم بدعم وإدارة أسطول أجهزتك (بما في ذلك أجهزة الطرف الثالث) ، مع مراعاة الاحتياجات الحالية والمستقبلية لمؤسستك. سيتم الاتفاق على جميع البروتوكولات والإجراءات وتبادل المعلومات والأذونات لتقديم خدمات لنقل البرامج والأجهزة أو إضافتها أو تغييرها في المنشأة ، حسب الضرورة ، وتوثيقها بالكامل في تطبيقات عقود الخدمة الخاصة بك وفي دليل التحكم في الإصدار الخاص بـ MPS.
كما ستتوفر لك مساعدة ومشورة المتخصصين لدينا طوال الدورة. علاوة على ذلك ، سيتم إرفاق شخص اتصال واحد بمؤسستك ، والذي يمكنك أنت وموظفوك الاتصال به دائمًا لجميع القضايا المتعلقة بالطباعة والإمدادات والصيانة.
سنكون دائمًا على استعداد لتدريب موظفيك على إدارة الأزمات والتحكم بشكل مستقل في ظهور مشاكل جديدة تتعلق بالطباعة. ، وهو أمر ذو قيمة خاصة للشركات الكبيرة ذات الأسطول الواسع من أجهزة الطباعة ، نحن مستعدون لتزويد المتخصصين لدينا للصيانة المستمرة للأجهزة في المنشأة.
بالنسبة لتكلفة طباعة وصيانة أسطول الأجهزة ، سنساعدك على تقليل تكاليف التشغيل من خلال أتمتة قراءة العدادات وطلب المستلزمات. أيضًا ، سنكون قادرين بشكل مستمر أو بناء على طلب فردي لإنشاء تقارير حول تحميل المعدات (الطباعة والمسح الضوئي) حتى تتمكن من تحديد "مناطق المشكلة" وتحسين عمليات الطباعة بشكل أكثر كفاءة.
المرحلة 5. التقييم
على عكس بعض حلول الطباعة المدارة المنافسة ، يتضمن حل Canon التسعير. من الضروري تعديل وتحسين الحل الذي نقترحه في مرحلة الانتقال والتنفيذ ، بسبب البيئة الخارجية والداخلية المتغيرة ديناميكيًا.
يشمل التقييم التفاعل المستمر مع مديرك الشخصي ، بما في ذلك عقد اجتماعات المراجعة ، فضلاً عن تقديم تقارير الإدارة. بالإضافة إلى بيانات استخدام الجهاز ، تتضمن أيضًا معلومات حول تقديم الخدمة وإدارة الأصول (بما في ذلك MAC) والتحسين المستمر للخدمة (CSI) والاتجاهات.
بالمناسبة ، ستساعد خدمة CSI في جعل خدماتنا الحالية والمستقبلية تتماشى مع الاحتياجات الاستراتيجية الحالية والمستقبلية لمؤسستك وعمليات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك.