في وقت سابق هنا في Geektimes ، تحدثنا بالفعل عن ولذلك وقدمنا لمحة عامة عن إمكانات حل الشركات هذا. اليوم سنعود إليها بالتزامن مع تطورنا الآخر - uniFLOW. تم تصميم كلتا المنصتين لتبسيط عملية الطباعة ، وزيادة راحة سير العمل وضمان أمن البيانات المنقولة للطباعة. ومع ذلك ، يركز كل منهم على مهام مختلفة ، مما يسمح للمستخدم باختيار المهمة الأكثر ملاءمة لاحتياجاته.
في عملية التطوير ، استرشدنا بحل المشاكل الرئيسية للأعمال ، بغض النظر عن حجمها. يمكن تقسيمها بشكل مشروط إلى عدة مجموعات:
- قضايا الطباعة
- مشاكل المسح والمعالجة وتخزين البيانات
- قضايا حماية البيانات
- القدرة على التوسع مع الاحتياجات المتزايدة
- التكامل مع البيئات والبرامج الأخرى
- القدرة على العمل مع أدوات الجوال.
دعونا نرى كيف يتم تنفيذ ذلك في uniFLOW وبالتالي.
مشاكل الطباعة
إحدى مشاكل الطباعة الرئيسية هي الاستخدام غير المنضبط للطابعة. لا يفكر المستخدمون حتى في تكاليف الطباعة التي تتكبدها المؤسسة. يمكن طباعة المستندات بالأبيض والأسود على طابعة بالألوان الكاملة ، ويمكن إرسال مهمة واحدة للتنفيذ عدة مرات ، ويتم طباعة نفس المستند عدة مرات بعد التحرير. يمكن أن تصل النفقات غير المعقولة على أحبار إلى كميات رائعة. ويمكن أن تعزى هذه التكاليف إلى عدم إمكانية استردادها ، إذا لم تكن هناك طريقة لربط أحجام الطباعة بمستخدم معين أو مجموعة من المستخدمين.
يتم تطبيق حل هذه المشكلة في uniFLOW ، حيث يتم دمج أجهزة الطباعة والمسح الضوئي وأجهزة كمبيوتر المستخدم في نظام إدارة طباعة واحد. عند إرسال مستند للطباعة ، يمكن للمستخدم أن يرى على الفور تكلفة طباعة هذا المستند على طابعات مختلفة. وبالتالي ، من الممكن تحسين التكاليف قدر الإمكان وإرسال المستند إلى الطابعة بأقل تكلفة للطباعة.
تتضمن مجموعة من الإجراءات لحماية البيانات تهيئة المستخدم قبل الطباعة مباشرة. وبالتالي ، يجمع نظام uniFLOW معلومات حول من قام بطباعة المستندات وفي أي مجلدات. لتقليل احتمالية الطباعة على طابعة خاطئة ، يمكن لمسؤول النظام تكوين الوصول إلى جهاز طباعة معين. وهذا ، على سبيل المثال ، لتحديد مجموعة لا يمكنها الوصول إلى طابعة بالألوان الكاملة. لذلك ، هناك أيضًا وظيفة لإدارة التفاوتات ، ولكن لا يتم الاحتفاظ بتكاليف الطباعة.
مشاكل المسح ومعالجة البيانات
لا يسبب المسح بحد ذاته مشكلات كبيرة ، ولكن المراحل التالية من العمل مع مستند رقمي ، مثل الأرشفة والتصدير وغيرها ، يمكن أن تسبب صعوبات معينة. في ولذلك و uniFLOW ، قمنا بتنفيذ نهجين مختلفين ، بناءً على خصائص هذه المنصات.
لذلك ، في الواقع ، هو نظام إدارة الوثائق. يتم تقديم وظيفة المسح الضوئي فيها من قبل مكون Capture Client ، الذي يعمل مع الماسح الضوئي. لكن وظيفة هذا المكون أوسع بكثير من مجرد المسح. لذلك ، يقوم Capture Client أيضًا باستيراد الملفات من وسائط مختلفة ويعالج المستندات المحفوظة بالفعل في النظام.
تركز UniFLOW على الطابعة متعددة الوظائف من Canon. أثناء المسح ، يمكن ضغط المستندات وإرسالها على الفور إلى بريد إلكتروني معين أو إلى أنظمة ECM \ DMS أو Microsoft SharePoint أو وبالتالي. وبالتالي ، يمكن دمج uniFLOW و ولذلك مع بعضها البعض ، مما يسمح لك بالحصول على المزيد من الفرص في تنظيم سير العمل.
قضايا حماية البيانات
هذه واحدة من أكثر مشاكل العمل إلحاحا. وفقًا لوكالة ENISA (الشبكة الأوروبية ووكالة أمن المعلومات) ، فإن متوسط الخسارة في تسريب المعلومات السرية يكلف الشركات حوالي 1.8 مليون يورو. وإذا أخذت في الاعتبار أنه من بين جميع المخاطر المحتملة ، بما في ذلك اختراق أنظمة الكمبيوتر وبرامج التجسس وفقدان وسائط التخزين وأكثر من ذلك بكثير ، فإن تسرب المعلومات عبر الوسائط الورقية هو 25٪ ، يصبح من الواضح أهمية حماية البيانات عند الطباعة. جميع الأنظمة الأمنية ، والجدران النارية ، ومضادات الفيروسات ، والمصادقة الثنائية ، وكاميرات المراقبة تصبح عديمة الفائدة مع طباعة غير خاضعة للرقابة للمستندات. لذلك ، قمنا بتطوير إجراءات حماية البيانات الخاصة بنا على أساس إدارة الطباعة الذكية.
تحتوي منصة uniFLOW على نظام متعدد المستويات لحماية المستندات في الطريق من المستخدم إلى طباعتها. تسمح لك إعدادات uniFLOW بفهرسة الوثائق للسرية من خلال محتوياتها. يمكن لمسؤول النظام تعيين تفاوتات متباينة للوصول إلى المستند لبعض المستخدمين أو مجموعات المستخدمين والإذن بطباعة المستند. يقوم الإصدار 5 من uniFLOW بتنفيذ التعرف على الكلمات الرئيسية. عندما تحاول طباعة مثل هذا المستند ، يرسل النظام رسالة إلى مسؤول النظام حول الطباعة غير المصرح بها. علاوة على ذلك ، قد يتم إرسال الرسائل دون علم المستخدم.
في السلسلة من المستخدم إلى جهاز الطباعة ، كان الارتباط الأكثر ضعفًا هو نقل المستند إلى الطباعة مباشرة. تم إرسال المستند بشكل واضح في تنسيقات قياسية تعمل بها الطابعة. فتح اعتراض المهاجم لهذه البيانات وفك تشفيرها وصولاً مجانيًا إلى المعلومات السرية المرسلة. حل نظام uniFLOW هذه المشكلة بالطريقة التالية: تم تكوين الطابعات للعمل فقط مع خادم محدد ، وتجاهل بقية حركة مرور الشبكة. ويمكن إرسال المعلومات حول أجهزة Canon في شكل مشفر.
في بعض الحالات ، يمكن أن يحدث تسرب المعلومات دون نية خبيثة ، بدلاً من ذلك ، من خلال عدم الانتباه ، بسبب قلة الخبرة ، إلخ. كما قدمنا لمثل هذه الحالات وحاولنا التقليل منها. في uniFLOW و وبالتالي ، يتم إرسال المستندات من المستخدم إلى خادم الطباعة. لطبعها ، يجب على المستخدم تسجيل الدخول إلى جهاز الطباعة. وبالتالي ، تتم طباعة المستندات مباشرة بحضور المستخدم ، مما يقلل من احتمالية العثور على المستندات المطبوعة دون ضوابط في الطابعة. يتم توفير المصادقة بطرق عديدة. يمكن أن تكون هذه بطاقة تلامسية أو مغناطيسية ورقم تعريف شخصي واسم مستخدم وكلمة مرور. بالنسبة للموديلات القديمة لأجهزة الطباعة ، من الممكن تثبيت قارئات البطاقات وأجهزة التعريف الأخرى في المنطقة المجاورة لها مباشرة.
قابلية التوسع والتكامل
مزايا لذلك و uniFLOW هي إمكانية استخدامها في الشركات من أي حجم والتوافق مع أجهزة الطباعة من الشركات المصنعة المختلفة. يحتوي نظام uniFLOW على إصدارات لـ 10 و 50 و 150 وعدد غير محدود من المستخدمين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استكمال النظام الأساسي الأساسي بوحدات تسمح لك ببناء البنية بناءً على احتياجات المؤسسة. للمسح الضوئي ، يتكامل uniFLOW مع Microsoft Exchange و Microsoft SharePoint ، وبالتالي ، وبرامج أخرى.
لذلك لديها نواة قابلة للتطوير ومتوفرة في ثلاثة إصدارات أساسية. لمستخدم واحد ، يتم تقديم الإصدار الشخصي. لإدارات المنظمات مناسبة Workgroup Edition ل 5 و 10 مستخدمين. إصدار الأعمال مخصص للشركات من أي نطاق. لذلك ، يتكامل بشكل جيد مع Microsoft Dynamics NAV و Microsoft SharePoint و SAP والبرامج الأخرى باستخدام مجموعة تطوير SDK.
العمل مع أدوات الجوال
يعمل كلا النظامين الأساسيين مع الأجهزة المحمولة التي تعمل على iOS و Android و Windows. هذا يضمن نفس مستوى أمان المعلومات المرسلة كما هو الحال عند العمل مع أجهزة الكمبيوتر على الشبكة المحلية. من الأجهزة المحمولة ، يمكنك نقل الملفات للطباعة ليس فقط من المكتب ، ولكن أيضًا من أي مكان يوجد فيه الإنترنت.
لا تتطلب إدارة المستندات الحديثة سرعة عالية وجودة طباعة فحسب ، بل تتطلب أيضًا الحفاظ على سرية المعلومات. ترتبط هذه المتطلبات ارتباطًا وثيقًا لدرجة أن فصلها سيكون خطأً فادحًا. سيتعين علي أولاً حل مشكلات الأمان وحماية البيانات ، ثم البحث عن طرق لدمجها مع معدات الطباعة.
لقد اتخذنا مسار التطوير المتكامل للبرامج والأجهزة لعمليات الطباعة وسير العمل. بدأ بالفعل إطلاق نماذج MFP على منصتي imageRUNNER و imageRUNNER ADVANCE مع وظائف التحكم والتقييد المدمجة للنسخ والمسح الضوئي وطباعة المعلومات السرية بشكل غير قانوني. ولكن في الوقت نفسه ، لا تضيع أهمية منصات لذلك و uniFLOW.