نحن مختلفون: اعتاد شخص ما على إكمال المهام بتسلسل صارم ، يحتاج شخص ما إلى خطة عمل تقريبية ، ومن أجل عمل شخص فعال ، من المهم جدًا أن تكون في مزاج جيد. لكننا متشابهان في نواح كثيرة: على سبيل المثال ، نريد أن نفعل المزيد.
كيفية إدارة وقتك في العمل بشكل أكثر فعالية ، ساعد مدرب إدارة الوقت ، اختصاصي الموارد البشرية Wrike ،
Daria Ignatovich على الفهم.
إن اتباع مبادئ إدارة الوقت لا يعني العيش كل دقيقة وفقًا للخطة أو بناء عملك فقط كما هو مكتوب في الكتاب. هذا يعني ، أولاً وقبل كل شيء ، إدارة المعاني ، وعدم الخوف من تجربة مناهج العمل واختيار ما يناسبك.
لا توجد حبة سحرية واحدة "أفضل طريقة لبناء يوم عمل" للجميع. ولكن من المحتمل أن تكون بعض النصائح على الأقل مفيدة لك ، والتي سيتم مناقشتها أدناه.
كيفية ضبط العمل
البدء يستحق الخطة لهذا اليوم. كثير من الناس لا يحبون التخطيط ، لأن العملية مرتبطة بإطار عمل محكم ، أو يبدو أن قائمة المهام من السهل تذكرها طوال اليوم. ولكن ، أولاً ، يمكنك كتابة قائمة مهام وإكمالها في تسلسل مناسب. ثانيًا ، من المهم أن نفهم ما الذي سيلفت الانتباه خلال النهار ، وما الذي يجب تكريسه لمزيد من الوقت ، وما هي القوى التي لم تعد كافية. الذاكرة عبارة عن مستودع غير موثوق به للمعلومات: عندما يكون هناك الكثير من المهام ، يكون نسيان مهمة أو اثنتين أمرًا سهلاً للغاية ، لذلك يجب عليك إصلاح كل ما تريد وتحتاج إلى القيام به. يساعد استقبال الوعي هنا: تحتاج إلى التفكير في جميع مهامك - ليس فقط في الأمور المهمة في العمل ، ولكن أيضًا في الأمور البسيطة اليومية - وكتابتها. بعد ذلك ، قم بتمييز المهام الرئيسية والثانوية لهذا اليوم.
كثيرون لا يريدون التخطيط لأداء العمل الذي يأتي بمفردهم ، بل إنهم يعيشون في حالة دوران. قد يتسبب هذا في نقب أو عدم رضا أو
إرهاق أو الشعور بأنك تسير مع التدفق.
يمكن تقسيم مهام العمل إلى ثلاثة أنواع:
لا توجد نصيحة عامة حول المهام التي من الأفضل القيام بها في بداية اليوم وأيها في النهاية ، لا. كل هذا يتوقف على الأقل على الثقافة التي يعمل فيها الشخص. على سبيل المثال ، هناك الكثير من العمل الجماعي في ثقافة سكروم: يمكن أن يكون هناك عدة اجتماعات في يوم واحد ، وتحتاج إلى تعديل عملك وفقًا لها. توقف الاجتماعات اليوم وغالبًا لا تسمح لك بالغرق في مهمة صعبة لفترة طويلة ، ولكنها تساعد دائمًا في أن تكون على دراية بما يحدث مع المشروع. يفضل بعض الأشخاص أداء مهام البث المعقدة في الصباح ، بعقل جديد ، ثم الذهاب إلى الاجتماعات. يحب الآخرون بدء يوم عمل بالمهام الحالية من أجل الحصول على نتيجة بسرعة ، ثم القيام بشيء أكثر تعقيدًا. يجدر التجريب والبحث عن أفضل ما يناسبك.
هناك ثقافات حيث لا تحتاج إلى التحدث كثيرًا مع الزملاء - يمكنك ترتيب أيام مواضيعية هناك. على سبيل المثال ، تكريس ثلاثة أيام في الأسبوع للانغماس العميق في المهام المعقدة ، ويوم للمناقشة ويوم للقضايا التنظيمية و "ذيول".
ما هو المهم في التخطيط؟ من الضروري إدارة الوقت ليس فقط ، ولكن أيضا معاني. على سبيل المثال ، إذا كان يبدو أن هناك العديد من الاجتماعات ، وهناك فائدة قليلة منها ، فمن المفيد إجراء مراجعة: تحدث مع منظمي الاجتماعات ومعرفة ما إذا كان من الممكن الاجتماع معًا لإجراء مناقشات أقل في كثير من الأحيان. ربما تعقد الاجتماعات بالقصور الذاتي: لأن شخصًا ما متأكد من أنها مطلوبة.
إن رؤية المعنى في العمل أمر مهم للغاية: عندما يدرك الشخص سبب قيامه بشيء ما ، يظهر الدافع والقوة.
كيفية الدخول إلى الدفق
التدفق هو حالة عندما ينغمس الشخص في نشاطه لدرجة أن الوقت يمر بسرعة بالنسبة له بشكل غير محسوس.
توصلت الباحثة الأمريكية
Mihai Chiksentmihaii ، التي درست حالة التيار ، إلى استنتاج مفاده أن الأشخاص من أي مهن ، وليس فقط مبدعين ، يمكنهم الانغماس فيها. في هذه الحالة ، يكون الناس منتجين للغاية وقادرين على إظهار أفضل نتائجهم.
ما المطلوب لدخول تيار؟
•
صياغة المهمة بوضوحإذا واجهت مهمة غير مفهومة أو ضخمة للغاية ، على سبيل المثال ، "ابدأ مشروعًا كبيرًا" ، فسيكون من المستحيل الانغماس في ساحة المشاركات. ولكن الشعور بالضغط بسبب حقيقة أن المهمة تبدو مستحيلة أمر سهل. أحد الشروط الرئيسية للتدفق هو وضوح المشكلة. على سبيل المثال ، قررت تخصيص نصف ساعة في العمل للغة الإنجليزية. مهمة "تعلم اللغة الإنجليزية" غامضة. عندما يحين الوقت لتحقيق ذلك ، لن يكون من الواضح ما يجب القيام به. لذلك ، يجب صياغته بشكل أكثر تحديدًا ، على سبيل المثال ، "مشاهدة مقطعي فيديو على TED". إذا كانت لديك مهمة صعبة ، فأنت بحاجة إلى تقسيمها إلى عدة مهام بسيطة ومفهومة والتعامل معها.
•
توليف مهمةركز على المهمة واضبطها - ابق في سياقها لمدة 10-15 دقيقة: اجمع المعلومات ، فكر في الحل. عادة ، بعد هذا الإعداد ، من السهل "الغوص" في النشاط والقيام بشيء صعب لمدة 2-3 ساعات.
•
توصل إلى كيفية جعل المهام الروتينية أكثر إثارة للاهتمام.عندما يكون هناك اهتمام ، من السهل الدخول إلى التدفق ، وعندما يبدو العمل مملًا ، يكون الأمر صعبًا. إذا كان لا يمكن تفويض المهام الروتينية ، يجب عليك إعادة النظر في موقفك تجاهها ومحاولة الاهتمام بنفسك. يمكن القيام بذلك ، على سبيل المثال ، بمساعدة التلعيب: محاولة إكمال المهام بشكل أسرع من ذي قبل ، ومكافأة نفسك على شيء تم القيام به.
كيفية المماطلة مع المنفعة
للعودة من العشاء والانغماس في الشبكات الاجتماعية لمدة نصف ساعة - ربما تعرف ذلك. قد يشير هذا السلوك إلى تراكم التعب وهناك حاجة إلى استراحة. بعد الغداء ، من الجيد أن تمنح نفسك 15-20 دقيقة من الراحة. ماذا تفعل في هذا الوقت؟ يمكنك المشي أو التحدث مع الزملاء أو التخطيط لأشياء بسيطة للقيام بها في حالة استرخاء: اطلب شيئًا ما أو ادفع الفواتير أو شاهد تقرير فيديو. المستشار الأمريكي للإدارة والقيادة ، مؤلف كتب عن إدارة الوقت ،
ستيفن كوفي ، يصف هذه المهام بأنها "حالة رمال". ينصح بتجميع قوائم الأشياء البسيطة والقيام بها أثناء التبديل: عندها لن يكون هناك شعور بالذنب لإضاعة الوقت. وفقا لنظام كوفي ، لا يزال هناك "الحصى الشؤون" و "الأحجار الكبيرة الشؤون".
تختلف أهمية هذه الحالات وإلحاحها ، ولكن يجب القيام بها جميعًا - ضع الحجارة الكبيرة والحصى والرمل في وعاء بحجم محدود. مفهوم كوفي هو أن الأحجار الكبيرة لن تتناسب مع البرطمان عندما يكون هناك بالفعل الحصى والرمال. لذلك ، عند التخطيط ، من المهم قبل كل شيء الانتباه إلى الأحجار الكبيرة التي ستعطي نتائج مهمة في المستقبل ، والابتعاد عن نهج "يومًا ما في وقت فراغي سأفعل ذلك".
كيف تستمر في العمل إذا كان المزاج فاسدًا
يحدث مثل هذا: فقط عندما تبدأ العمل ، تصل رسالة غاضبة ، أو الاتفاقيات التي تعول عليها عند الانهيار. المزاج فاسد ، لكن العمل يجب القيام به. يساعد هذا التمرين في الضبط بطريقة بناءة: يجب الاعتراف بكل شيء حدث كحقيقة وقولها لنفسك. على سبيل المثال ، "رفع زميل صوته نحوي." ثم قل لنفسك ما تشعر به حقًا. على سبيل المثال ، "أنا غاضب". تحتاج إلى تجريد من الموقف وتذكير نفسك: المشاعر التي تشعر بها الآن مؤقتة ، وسوف تمر قريبًا. ثم يمكنك القيام بنزهة قصيرة ، وتناول الشاي - افعل شيئًا يساعد على الهدوء.
كم مرة تأخذ فترات راحة
إذا كان من الصعب التركيز لفترة طويلة ، يمكنك استخدام تقنية بومودورو: 25 دقيقة للعمل ، 5 دقائق للتشتت. هذا الإيقاع هو الأفضل لأولئك الذين يحتاجون لأداء المهام بشكل متسلسل ووحيد. إذا كنت تعمل باستمرار مع الأشخاص (تواصل وانتظر إجابات الرسائل) ، فمن غير المرجح أن تعمل هذه التقنية لك. ولكن مرة واحدة كل ساعة ونصف إلى ساعتين ، يجدر ترتيب استراحة قصيرة: المشي أو الاتصال بأقاربك أو القيام برمال الأعمال.
كيف تفهم أن الوقت قد حان للعودة إلى المنزل
هنا ، مرة أخرى ، يساعد التخطيط. إذا كان في الصباح لتحديد المهام الرئيسية والثانوية لليوم ، سيكون من الواضح متى يحين وقت التوقف. إذا تم تحقيق الأهداف ، فمن الجدير ترتيب طقوس لإنهاء اليوم - حدد المربعات بجوار قائمة المهام. عندما نلاحظ ما قمنا به في يوم واحد ، يتلقى الدماغ إشارة كافية لهذا اليوم ، ويمكنك الذهاب للراحة مع الشعور بالإنجاز (والرضا!).