لعبت أليوشا في واو لسنوات. تداخلت اللعبة مع الحياة ، ولكن كان من المستحيل الإقلاع عنها: لم تكن قوة الإرادة كافية ، وجميع المحاولات لخداع نفسك عن طريق تغيير كلمة المرور وحذف الحساب تم قمعها بسهولة من خلال الدعم الفني الودود من Blizzard.
اتضح أن أفضل طريقة للخروج من اللعبة هي الاستمرار في لعبها ، ولكن عدم اللعب مع نفس الفريق مرة أخرى. لأن كل الضجيج من اللعبة موجود في الفريق الذي لعب ، والذي لا يمكنه فقط الضغط على الأزرار الضرورية ، ولكن أيضًا التواصل مع بعضها البعض. بدون القدرة على مناقشة ما يحدث باستمرار وتنسيق الإجراءات فيما بينهم ، يكاد يكون من المستحيل الفوز. وبدون انتصارات ، تختفي متعة اللعبة.
أنا أعمل في فريق
YouGile - هذا هو تعقب المهام ودردشة الشركات في منتج واحد. في هذه العملية ، قمنا بفحص العديد من الأنظمة ودرسنا مجموعة من المواد حول اتصالات الفريق.
بعد الكاتا - المقتطفات الأكثر إثارة للاهتمام ، ونظرة عامة على أنظمة الاتصال ، ومقارنة بين مناهج مناقشة المشكلات ،
ومحاولة للإجابة على السؤال: "ما نوع الاتصال الذي يجعل الفرق أكثر تماسكًا ، وأي واحد ينفصل؟"هل التواصل مهم؟ ربما يكون تعيين المهام أكثر دقة؟
يفهم الرياضيون مدى أهمية التواصل بشكل صحيح للعبة: حتى أن الفرق المهنية لديها
طرق لقياس جودة الاتصالات . تعرف أليوشا الآن أن الألعاب عبر الإنترنت تسبب الإدمان لأنها
تلبي الاحتياجات الاجتماعية على جميع المستويات. ثم تصبح عملية اللعبة جادة ومتعددة الأوجه لدرجة أن مشاهدة مباريات الألعاب الاحترافية لا تقل إثارة للاهتمام عن مشاهدة الألعاب الرياضية الأخرى. بنفس الطريقة كما في الألعاب عبر الإنترنت والشبكات الاجتماعية ، يتيح لك الاتصال سحب الموظفين إلى العمل في مشروع.
التواصل الفعال مع العميل والفريق لا يقل أهمية عن التواصل الفعال داخل فريق اللعبة. يؤدي عدم الدقة في الفهم دائمًا إلى تعطيل المصطلحات والميزانيات ، إلى التوقعات غير المبررة للعميل ، وإرباك المستخدمين النهائيين ، إلى معاناة مدير المشروع. مصدر سوء الفهم هو عدم وجود اتصال فعال. عندما لا يكون هناك ، فمن المستحيل بناء نظام فعال لتعيين وإكمال المهام.
وفقًا
لمسح PWC لعام 2012 ، فإن المهام الغامضة ونقص الاتصال هي سبب فشل حوالي 20 ٪ من المشاريع.
في فريق من 100 شخص ،
يستغرق التوضيح في الاتصالات
17 ساعة في الأسبوع ويكلف الشركة 528.443 دولارًا سنويًا. من الواضح أن هذه القطعة الكبيرة تحتاج إلى التحسين أولاً.
وفقًا
لتصنيف Tagline لعام 2016 ، فإن أكثر أدوات الاتصال المؤسسي شيوعًا هي Skype ، ويستخدمها 92٪ من المستجيبين. بحلول عام 2018 ، لم يطرأ تغيير يذكر - 100٪ من الشركات التي تحدثنا معها مباشرةً ، تستخدم Skype بطريقة أو بأخرى.
والمثير للدهشة أن حوالي 10٪ من الفرق ما زالت تستخدم ICQ. من الطبيعي تمامًا أنه من بين الأدوات التي تم إنشاؤها خصيصًا لاتصالات الشركات ، يتم تمييز Slack. من الغريب أنه لا يوجد أي شخص تقريبًا في الترتيب أو في
الاستطلاع المفتوح يذكر متعقب المهام أو حتى Basecamp كمكان للتواصل ، على الرغم من أن مناقشة شيء حول المهام هو فكرة منطقية.
كيف تختار الفرق رسول الشركات
تختار الفرق الرسل بطرق مختلفة. في أغلب الأحيان ،
حدث ذلك تاريخيًا . يتخذ شخص ما خيارًا واعيًا لصالح أبسط الحلول ، بينما يفضل شخص ما الأدوات المتخصصة ويزعج بشدة إعداداته.
إذا حاولت إدراج جميع المتطلبات في قائمة قصيرة ، فستحصل على:
- الهيكلة - إمكانية التواصل الموازي في العديد من المشاريع والمنظمات في وقت واحد ، دون خلط مناقشة المهام المختلفة في فرع واحد.
- البساطة - يجب أن يكون النظام سهل التنفيذ وأن يتكيف بسهولة مع عملية الأعمال الخاصة بشركة معينة.
- القدرة على التحكم في الضوضاء (تقليل الضوضاء ) - يجب على النظام تقليل عدد التبديل الضار والفيضان ، وإعطاء الفرصة للتركيز على العمل.
- الشفافية - القدرة على التعرف بسرعة على أي موضوع في الشركة والدخول في العملية لأعضاء الفريق الذين لم يسبق لهم المشاركة في أي مهمة ، وكذلك لجميع المهتمين.
بالطبع ، هناك عدد من المتطلبات الرسمية التي لا نعتبرها هنا - الأمان والموثوقية (يجب أن تعمل في ظروف مثيرة للاشمئزاز) والسعر وتوافر العملاء المحليين وتوافر التطبيقات المحمولة وسياسة تخزين البيانات وما إلى ذلك.
مع كل عميل ، ندرس كيف تتواصل الفرق في الأدوات المختلفة وما إذا كانوا ينظمون تنظيم الاتصالات بطريقة تضمن تلبية جميع هذه المتطلبات. نواجه الأدوات الأكثر شيوعًا (Telegram و WhatsApp و Slack و Skype) ومقارنتها بتطويرك - YouGile ، باستخدام الوصول إلى بيانات الشركة المجمعة.
منظم
هذا هو الأهم. يجعل الهيكل الجيد التواصل بسيطًا وشفافًا ويقلل الضوضاء تلقائيًا.
في الرسائل الفورية الشائعة ، مثل Telegram و WhatsApp ، عادة ما يتم بناء الاتصالات حول المشاريع أو الأقسام الكبيرة. على سبيل المثال ، تم ترتيب ذلك في
إحدى شركات البيع بالجملة والتجزئة على النحو التالي:
"تحدث الدردشات بشكل تلقائي. يمكن أن يصل عددهم إلى 25 من بين الموظفين الأكثر مشاركة ، لكنهم ما زالوا يناقشون كل شيء في الدردشات الخاصة "
في وقت بدء الشعبية ، كان سلاك رسولًا اقترح ببساطة بنية مختلفة للاتصال المؤسسي ، وهو أكثر قابلية للإدارة.
مثال الهيكل :
"في الركود لدينا تسلسل هرمي واضح للقنوات. هناك بعض المجالات المشتركة حيث يجلس جميع الموظفين. فيما يلي الاتجاهات الأفقية ، هناك أكثر من 100 شخص في كل منها. ثم قنوات الفرق ، ثم قنوات مهامهم ومشاريعهم المحددة. كل فريق لديه أيضا قناة للأفكار والبق. يتم ذلك بحيث يذهب ضجيج المعلومات إلى دفق واحد. نوع منفصل من القنوات هو التكامل: تظهر الرسائل التلقائية هناك ، إذا تعطل الخادم أو حدث شيء آخر ، فإن أولئك الذين يمكنهم إصلاحه يشتركون "
من الصعب للغاية الحفاظ على هذا الهيكل: من الضروري وضع القواعد ، وتعريف جميع الموظفين بها ، وتنظيف القنوات بانتظام.
عندك
نختبر الفرضية القائلة بأن هيكل الاتصال الأكثر صحة هو عندما تكون كل مهمة عبارة عن دردشة (أو قناة). هناك لوحة تحتوي على مهام ، عند النقر عليها ، تفتح الدردشة المقابلة ، وهناك قائمة من الدردشات مرتبة حسب النشاط. إليك ما يبدو عليه:
إحصائيات في المتوسط لجميع المستخدمين النشطين:
- تواصل في 19.3٪ من المهام ، والباقي يتحرك بدون كلام
- تطلب مهمة الاتصال 11 رسالة وتتوقف عن كونها ذات صلة
- تتلقى 1.5٪ فقط من المهام أكثر من 50 رسالة (ربما تكون المناقشة خارج الموضوع بالفعل).
العيب الرئيسي لهذا النهج صارم للغاية! هناك مساحة صغيرة للفيضانات ، مما يجر الفريق إلى استخدام المنتج ويجعل من الممكن طرح أسئلة خارج الموضوع ، وهو أمر مهم أيضًا. ولكن لا شيء ، سنصدر قريبًا الدردشات الجماعية فقط ونحاول إحداث فرق.
البساطة
معظم الفرق التي تختار Telegram للاتصال تستدعي واجهتها المريحة السبب الرئيسي للاختيار. وتقول معظم الفرق التي تستخدم Slack إنها قامت
بدمجها على الفور مع Jira أو Trello وبرامج تتبع الدردشة المتصلة. عندما تبدأ العمل مع Slack ، فإن عينيك تعملان على نطاق واسع وستميلين إلى ربط جميع
التطبيقات والتكاملات المائة .
عندك
على الرغم من أننا لسنا أكثر تعقيدًا من رسول مثل Telegram ، إلا أن الفريق الجديد في الأسبوع الأول يستخدم وظائف العمل مع المهام أكثر من ذلك بكثير ، وبعد بضعة أيام يبدأ في التواصل.
إليك متوسط عدد الأحداث للفرق الجديدة في يونيو:
ربما يكون الوضع مشابهًا في الألعاب - فأنت تتعلم أولاً الحصول على سيف ، وبعد ذلك فقط تتحدث.
التحكم بالضوضاء
يبدو أن التحدث في المكتب بصوت يتسم بالكفاءة الفائقة من حيث السرعة: يمكن لليوشا أن يدفع بتيا ، الذي يعرف كل شيء عن وحدته وسيخبر كل شيء على الفور. ولكن في الواقع ، يعد التواصل من خلال الرسائل أكثر فاعلية ، لأن الاتصال النصي أرخص من الاتصال المباشر. أثناء الاتصال المباشر ، سيتعين على بيتيا أن يشتت انتباهه عن مهمته ، وبعد الإجابة على سؤال أليوشا ، يغرق ، ويتبدل ، كما تعلم ، يستغرق ما يصل إلى 20 ٪ من الوقت. علاوة على ذلك ، يتم إعطاء كل اتصال جديد خلال النهار أكثر صعوبة. في المكتب ، الخط الفاصل بين العمل والاتصال غير واضح ، وغالبًا ما تكون الاتصالات فارغة. على عكس الاتصالات النصية ، أثناء التواصل المباشر ، يمكن لليوشا في نفس الوقت أن يسأل بيتيا: "بالمناسبة ، كيف حالك وماشا هناك؟" أو "ما الذي انتهى بحفل الجمعة؟" والعودة إلى مهامك ستكون أكثر صعوبة. يقضي الكثير من الوقت في الحديث الفارغ ، حيث كان من الممكن حل المشكلات. هناك حقيقة أخرى تؤثر بشكل غير مباشر على تكلفة الاتصال المباشر - النسيان. يمكن ببساطة نسيان المعلومات المنطوقة بصوت عالٍ.
مثير للاهتمام. تعتبر فرق الرياضات الإلكترونية مقدار الضجيج أحد المقاييس الرئيسية لجودة الاتصالات : فكلما تم توجيه المزيد من الرسائل بشكل خاص إلى حل مشكلة الفريق ، بدلاً من التعبير عن العواطف أو الحقائق غير المفيدة ، كلما قضى الفريق وقتًا أكثر تحديدًا بالقواعد.
يحل Telegram أو Skype هذه المشكلة جزئيًا من خلال إمكانية التبديل إلى الوضع بدون إشعارات. ولكن هنا يوجد سبب آخر للتشتيت: الأصدقاء والعائلة والأقارب. والبعض على دراية بأكثر الدردشات "
الأبوية " فظاعة.
يشتكي مستخدمو هابر من مناقشة اختيار Telegram كرسالة للشركات: "إنه أمر مروع عندما تضطر الشركات إلى المزج بين الحسابات الشخصية وحسابات العمل في الاتصالات".
Slack جيد لأنه لا يحتوي على محفزات خارجية وقنوات ترفيه. كونه مصممًا خصيصًا لاتصالات الشركات ، فقد قدم الرسول أيضًا القدرة على تعطيل الإشعارات.
ويمكن الخلط بين المستخدمين المتقدمين ووضع قائمة بالكلمات أو العبارات التي لن تأتي الإخطارات إليها.
ولكن إذا تم تحديد بنية القناة بشكل سيئ ، فلن تكون القنوات محددًا واضحًا. إنهم يفصلون بين المجموعات بدلاً من مواضيع المناقشة ، لذلك لا تزال المواضيع / المناقشات مكررة بين القنوات.
اقتباس :
"في الحالات النموذجية التي لاحظتها ، من الصعب فهم الموضوع الحالي للمناقشة - أي قناة ، أي موضوع تتوافق معه كل رسالة محددة"
YouGile ليست صاخبة
لقد حققنا ذلك بفضل هيكل الاتصال. تحتوي واجهة YouGile أيضًا على زر لإيقاف الإشعارات على فترات زمنية مختلفة من 30 دقيقة إلى يوم. ولكن وفقًا للإحصاءات ، نادرًا ما يتم النقر عليه - 0.02٪ من المستخدمين يوميًا. لقد فعلنا ذلك لفترة طويلة وفقط لأن كل شخص آخر لديه الوظيفة وسأل المستخدمون الجدد: "زملائي ، كيف يمكنني إيقاف تشغيل الإشعارات؟". نظرًا لأن لكل محادثة موضوعًا محددًا وضيقًا إلى حد ما ، فإن المشاركين في المناقشة لا ينحرفون عنه. يتم إغلاق المهمة - يتم إغلاق الدردشة.
أحد الأسباب الشائعة لزيادة وفرة المعلومات في الرسل هو ارتباطهم بمساعدي المهام. تقوم معظم الفرق التي تستخدم Slack بتوصيلها بـ Jira أو Trello وتتلقى إشعارات عندما تتغير حالة المهمة إلى القناة. لكن هذه القنوات محكوم عليها بالفشل تقريبًا لإحداث ضجيج - لن يكون التدفق على موضوع معين واسعًا مفيدًا وبالتأكيد ليس للجميع.
في قسم التطوير ، غالبًا ما تكون هناك قناة كلاسيكية - "الحوادث". يتم التخلص من جميع الأحداث عندما يسقط شيء ما. قناة مهمة للغاية ، لأن الفريق بأكمله يجب أن يعرف أن هناك خطأ ما. لكن في النهاية ، كل رسالة هي مجرد عائق لشخص ما. يمكن أن يكون الخطأ غير ذي أهمية أو ينطبق بشكل عام فقط على مسؤولي النظام.
يحتوي YouGile على ضوضاء أقل ، نظرًا لأن كل مهمة عبارة عن دردشة ومن السهل إلغاء الاشتراك من مهمة ضيقة محددة. لذلك إذا لم يكن المستخدم بحاجة إلى معلومات حول المهمة ، فإنه ينقر على علامة اختيار واحدة ويلغي الاشتراك.
الشفافية
الشفافية تزيد الثقة وتحسن علاقات الفريق. فيما يلي قصة قصيرة
أخبرها ستراتوبلان عن أحد عملائه.
"كان علينا فقط تسليم المشروع ، لكننا بدأنا نرسل رسائل عشوائية حول المواعيد النهائية. باختصار ، بدأنا كل يوم نكتب للعميل ما نقوم به ، ما هي المشاكل وكيف سنحلها. قبل ذلك ، كان لدينا تقارير مرة واحدة في الأسبوع أو بناء على طلب العميل ، وهنا بدأنا في الكتابة كل يوم. نتيجة لذلك ، تم إرسال تقديرات أمس عن الربع. تبين أن تقييمنا كان أكثر مما كان عليه في تلك الأرباع عندما لم نؤخر المواعيد النهائية.
في Telegram و Slack ، ليس من الصعب جدًا تحقيق الشفافية: يكفي أن يمنح مستخدم جديد حق الوصول إلى سجل الرسائل ، وعندما تتم قراءته بالكامل ، سيكون كل شيء شفافًا. إن فهم ما حدث الأسبوع الماضي بينما كنت في إجازة لا يمثل مشكلة أيضًا - مجرد النظر إلى جميع الرسائل الجديدة والدردشة في غرفة التدخين لن يبدأ بالسؤال العام "ما الأخبار؟" ، ولكن على وجه التحديد "ماذا حدث لليوشا؟ آخر تصميم منه هو مجرد قطعة ***** ".
تنشأ المشكلة إذا كنت بحاجة إلى أن تكون على دراية بموضوع ضيق بعد عطلة ، أضيق من القنوات الحالية التي يجب أن تبحث فيها عن مناقشة الموضوع المطلوب. على الأرجح تحتاج إما إلى تنظيم دردشة إضافية أخرى وطرح أسئلة محددة ، أو قراءة جميع المراسلات حول المشروع أو الفريق. حتى البحث المتقدم جدًا غير قادر على تقليل الوقت بشكل كبير.
جذر المشكلة هو أن بنية الاتصال تتكون من إرادة شخص ما ، وليس من خلال الحاجة الموضوعية. لا يجب أن تظهر القنوات لأسباب ذاتية (قرر شخص ، حتى المدير ، أننا سنتحدث عن مثل هذه المواضيع في الفريق) ، ولكن بالنسبة للموضوعات الموضوعية ، هناك مهمة محددة ، وعندما ينفد الموضوع ، يجب أن تموت القناة بشكل طبيعي.
على yougile
لا يتعين عليك الاشتراك في مهمة للوصول إلى التعليقات عليها. هذا يوفر الشفافية مع تقليل الضوضاء.
في الدردشات
الزرقاء حسب المهام ، أنت مشارك مباشر ، في الدردشات
الرمادية يمكنك الوصول إليها ببساطة ، ولكنك غير مشترك بها ولا تتلقى إشعارًا.
بدلا من الاستنتاج
أظهرت التجربة ، التي تم إجراؤها وفقًا لنتائج مسابقة الدفاع الجماعي عبر الإنترنت ، أن تلك الفرق الأقل تواصلاً مع بعضها البعض هي الأكثر فعالية. والحقيقة هي أنه في مرحلة ما ، فإن عدم التواصل هو بالتحديد علامة على التفاهم المتبادل الممتاز. لا تحتاج فرق الإنترنت الناجحة إلى مناقشة كل التفاصيل عند حماية الشبكة ؛ يعرفون بالفعل ماذا يفعلون.
في YouGile ، لم نشهد حتى الآن انخفاضًا في الاتصال بالفرق بعد مرور بعض الوقت. يذهب المخطط للتو إلى الهضبة.
ربما جميع الفرق التي تختار
YouGile - وهي أداة مشوشة للغاية في التواصل الصحيح - يفهمون أنفسهم أنه من الأفضل عدم الدردشة.