يسعى مديرو المشاريع دائمًا إلى تعلم المعارف الجديدة وإتقان الكثير من المهارات المفيدة ، وكن ناجحين ومواكبة الابتكارات. في إدارة المشاريع ، يجب أن يكون هناك تخصصات ومجالات يجب أن يحتاجها المديرون لضمان التشغيل الناجح للمشاريع والإصدارات. اليوم في الشركات ذات المستويات والتركيز المختلفة ، غالباً ما يكون الهيكل الخاص مسؤولاً عن جودة ونجاح المشاريع - مكتب إدارة المشاريع أو مكتب إدارة المشاريع.
هناك ما يكفي من الاختصارات في إدارة المشاريع ، من السهل الخلط بين: WBS و
CPM و PMBOK و SDLC و PMO و XP وغيرها الكثير. إذا كنت ترغب في التعمق أكثر في عالم إدارة المشاريع ، فسيكون من المفيد دراسة
مسرد الاختصارات والاختصارات الرئيسية من عالم إدارة المشاريع.
ما هو PMO في إدارة المشاريع؟
مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو مكتب إدارة محفظة المشاريع (PMO) ، وهي وحدة في الشركة تنسق المشاريع ، وتجمع وتحول معلومات المشروع ، والمراقبة ، والميزانيات ، والجداول الزمنية ، واتصالات الفريق ، وتنسيق عمل جميع الأطراف المشاركة في المشروع وكذلك توحيد الجودة.
يتراكم المدراء والمتخصصون الذين يتألفون من المكتب أفضل الممارسات والاستراتيجيات لتحسين وضع المشروع الحالي. في بعض الأحيان يكون مكتب إدارة المشروع هو مدير المشروع الوحيد. يعتمد ذلك على حجم الشركة. يمكن القول بأمان أن وجود مكتب إدارة محفظة مشاريع عالية الجودة هو جزء لا يتجزأ من نجاح شركة حديثة ومشاريعها.
الهدف الرئيسي لمكتب إدارة المشروع هو تحقيق نتائج عالية الجودة ومزايا تنافسية لجميع العمليات والأساليب والسياسات في إدارة المشاريع. يجب أن يكون مكتب إدارة المشروع متسقًا تمامًا مع الثقافة
والاستراتيجية العالمية
للشركة .
اليوم ، تزداد شعبية هذا المكتب أو الوحدة فقط ، حيث أظهرت العديد من الأمثلة ما هي النتائج التي يمكن الحصول عليها من الاستثمار في PMO.
يمكن للشركات التي يتم فيها تنفيذ PMO التأكد من أن جميع المخاطر وحالات الصراع المرتبطة بالمشاريع تحت السيطرة.
ما الصناعات المهتمة بإنشاء PMOs؟
تزداد الحاجة إلى إدارة المشروع اعتمادًا على حجم الشركة ونطاقها والطلب على الصناعة.
الصناعات الأكثر احتمالاً حيث ستجد مكتب إدارة محفظة المشاريع اليوم هي الرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات والمؤسسات المالية والصناعة والخدمات المهنية والخدمات اللوجستية.
في مجال الأعمال التجارية ، تزداد الحاجة إلى مكتب إدارة المشروع بشكل مطرد بين الشركات من جميع الأحجام.
ما هي مجالات مسؤولية مكتب إدارة المشروع في الشركة؟
يمكن أن تختلف الوظائف ومجالات تطبيق القوات المكتبية بشكل كبير من شركة إلى أخرى. لا توجد أمثلة مثالية. ولكن الأكثر شيوعًا ما يلي:
- تجميع وتبرير حافظة المشروع. يقوم PMOs بتصنيف المشاريع وتحديدها وترتيب أولوياتها استنادًا إلى الاستراتيجية والموارد المتاحة للشركة.
- توحيد العمليات واختيار المنهجيات والتقنيات لإدارة المشاريع .
- تقييم المشاريع ، وتقليل مدة دورات تنفيذ المشروع.
- الحفاظ على المعلومات الحالية للموظفين ، والتوظيف.
- التخطيط والاستغلال الأمثل للموارد.
- حل النزاعات والوقاية من المخاطر.
- تتبع تقدم المشروع وإدارة التبعيات.
- إدخال أدوات مناسبة لإدارة المشاريع ، تدريب الموظفين ، التوجيه.
- ضمان موثوقية بيانات المشروع وزيادة شفافية المعلومات.
- إنشاء قاعدة معرفية (بما في ذلك المشاريع السابقة لتجنب الأخطاء المحتملة).
- تحسين الاتصال داخل الفريق.
- الدعم الإداري لمديري المشاريع.
- تقديم التقارير إلى الإدارة.
- إدارة المحفوظات لجميع مشاريع المنظمة.
يجب أن يكون موظفو الشركة الذين يمثلون مكتب إدارة محفظة المشروع مؤهلين في المجالات الرئيسية للإدارة. هذه المجالات المهنية من PM موصوفة بوضوح في دليل
PMBOK . فيما يلي أهمها:
الكفاءات PMO
إدارة التكامل
من المهم لمكتب إدارة المشروع الجمع بين جميع الموارد وبناء العمليات بكفاءة.
التحكم في التكبير
حجم المشروع هو جزء من تخطيط المشروع. وهذا يشمل تعريف وتوثيق أهداف المشروع ، والأهداف ، والتكاليف ، والنتائج والمواعيد النهائية. إدارة النطاق هو التأكد من أن الجميع يعرف بالضبط ما هو المشروع.
إدارة التكاليف
تشمل إدارة التكاليف جميع جوانب تمويل المشروع. في الواقع ، نحن نتحدث عن إعداد ميزانية المشروع ، والتي تتضمن تكلفة كل مهمة فردية وحماية توقعات الميزانية الإجمالية للمشروع.
إدارة الوقت
يرتبط مفهوم إدارة الوقت في إدارة المشاريع بكيفية إدارة المديرين للوقت ، وينفق أعضاء الفريق مواردهم على مهام المشروع.
إدارة الاتصالات
يجب أن يكون أي مدير مشروع متواصلًا ممتازًا ، والجميع يعرفون ذلك. لذلك ، تنتقل إدارة الاتصالات المختصة في الفريق أيضًا إلى الوظائف الرئيسية في وظيفة PMO. ويشمل أيضًا مراقبة جميع الاتصالات الواردة والصادرة ، والعمل مع ملاحظات العملاء.
إدارة الجودة
يساعد العمل المناسب مع مؤشرات الجودة مديري المشاريع على إنشاء مراقبة جودة المشروع. مع الحفاظ على السيطرة على قضايا جودة تنفيذ جميع العمليات ، يمكنهم التأكد من أن النتيجة النهائية ستفي بتوقعات العملاء.
إدارة المخاطر
كلما كانت الشركة أكبر ، كانت إدارة المخاطر أكثر أهمية. يحتاج مكتب إدارة محفظة مشروعات الشركة دائمًا إلى "مواكبة" وتشخيص الخطر على المشاريع في الوقت المناسب. من المهم الانتباه إلى التفاصيل والمشاركة باستمرار في التحليل النوعي لحالة الشؤون والعمليات.
إدارة الموارد البشرية
تُظهر إدارة الموارد البشرية كيف يعمل مديرو المشاريع في فرق المشروع الخاصة بهم ويمكنهم الحفاظ على بيئة عمل صحية.
هذه ليست سوى الكفاءات الأساسية التي يمكن أن يكون مكتب إدارة المشروع في الشركة مسؤولاً عنها. حتى أكثر أنظمة إدارة المشاريع نجاحًا وقوة ستظل تواجه مشكلات مختلفة بشكل دوري ، لأن حياة المشروع تشبه حياة كائن حي ، حيث يمكن أن يحدث شيء لا يمكن التنبؤ به كل يوم.
ومع ذلك ، عندما يتم تنفيذ كل شيء بشكل صحيح وتجلب أنشطة المكتب نتائج الشركة ، فإن هذا يضيف قيمة للمشاريع ويضمن التوازن والتوازن للأعمال ويساعد على زيادة الإنتاجية.
بإيجاز ، يمكننا تسليط الضوء على المزايا الرئيسية لمكتب إدارة المشاريع في الشركات:
- PMO مسؤولة عن مجموعة من المشاريع التي تركز على استراتيجية الشركة.
- تراكم الخبرة وتقليل المخاطر المرتبطة بالمشروعات.
- تحسين الوقت لمديري المشاريع والفرق.
- تحسين التواصل بين المشاريع.
- تحسين جودة تنفيذ المشروع.
- انخفاض مخاطر التصميم.
سيضمن اختيار عالي الجودة لتكوين عمل المشاريع التوازن في عدد المشاريع وجودتها ، وزيادة مؤشرات التسويق وضمان نمو المبيعات.