لقد ذهبنا إلى المؤتمرات لفترة طويلة ، وهنا ما لاحظناه: الكثير من الناس يأتون إلى هناك - مفاجأة! - لا تفعل شيئا. سيعينون اجتماعين ، وبقية الوقت يتجولان في وضع الخمول ، ويجمعان صدقة من المدرجات أو يجلسان على جهاز كمبيوتر محمول ويستمعا إلى كل شيء: حتى تلك التقارير والخطب حيث من الواضح أنهم يحاولون بيع شيء ما لهم. ما نوع المبيعات والمفاوضات الناجحة التي نتحدث عنها؟ مضيعة للوقت ، مضيعة لأموال الشركة ، موكب للفرص الضائعة. نحن ، أيضًا ، ارتكبنا الكثير من الأخطاء في وقت واحد ، لكننا تحسننا. لذلك ، نريد أن نخبرك بما نقوم به بشكل مختلف الآن. إذا كنت مهتما ، مرحبا بكم في كات!
بالنسبة لنا ، كل رحلة هي فرصة نريد من خلالها الضغط على الحد الأقصى. قبل الحدث ، لدينا خطة واضحة وجدول زمني للاجتماعات ، وبعد ذلك - حفنة من الشركاء والعملاء المحتملين الذين أقمنا معهم بالفعل اتصال وثيق.
هام: هذه المادة مخصصة في المقام الأول لأولئك الذين يسافرون إلى المعارض والمؤتمرات للالتقاء بالعملاء والشركاء ، والبحث عن عملاء محتملين جدد ، وتطوير أعمالهم ، وإجراء المفاوضات والتواصل. لكن التجربة ستكون مفيدة وإذا كنت ستقوم بإعداد تقرير أو جمع معلومات أو العثور على موردين أو مجرد إلقاء نظرة.
سنقول:
- كيفية التخطيط وتحديد المواعيد ،
- كيف تتصرف في المفاوضات ،
- كيفية استخدام الاجتماعات غير الرسمية (التواصل) ،
- كيف لا تنسى شيئاً بعد ذلك.
ومن المقرر ما مجموعه ثلاث وظائف. في البداية سنتحدث عن التحضير للمؤتمر.
عن المؤلف
رئيس
تطوير الأعمال ISPsystem Pavel Syrovatsky. تعمل الشركة منذ 14 عامًا على تطوير برامج للاستضافة ، والمحاكاة الافتراضية للخادم ، وإدارة البنية التحتية للمزود. مكتب في ايركوتسك والعملاء في جميع أنحاء العالم.
كيف يبدو المؤتمر
بادئ ذي بدء ، سنكتشف كيف يبدو المؤتمر النموذجي في صناعة الاستضافة لدينا (على الأرجح ، مؤسستك هي نفسها تقريبًا).
منطقة بحوامل . في معظم الأحيان ، يتم وضع المدرجات من قبل أولئك الذين يرغبون في بيع شيء لك: موردو الخدمات أو المعدات أو البرامج. تعيين لرسوم عالية منفصلة.
منطقة إعداد التقارير . يشارك خبراء من شركات مختلفة تجاربهم (10٪) ويبيعون منتجاتهم (90٪).
مناطق منفصلة وغرف اجتماعات للاتصال . هنا فقط يمكنك التخطيط للاجتماعات.
التواصل . عادة ، يوفر المنظمون فرصة للتواصل غير الرسمي: بوفيه ، حفلة موسيقية ، عشاء.
المدة يستمر المؤتمر من يوم إلى عدة أيام ويقام في قاعة المؤتمرات. يمكن تقسيمها إلى أقسام حول المصالح.
حدد الأهداف
لماذا نحن ذاهبون إلى المؤتمر؟ في حالتنا ، تكون الأهداف على النحو التالي (بترتيب تنازلي للأهمية):
- اجتماعات ومفاوضات مع الشركاء والعملاء المحتملين ،
- اجتماعات ومفاوضات مع الشركاء والعملاء الحاليين ،
- اتصالات ومعارف جديدة (الشبكات) ،
- التعرف على التقارير والمشاركة في حلقات النقاش ،
- البحث عن البائعين المحتملين (أولئك الذين يمكنهم تقديم شيء لنا).
وفقًا لملاحظاتي ، فإن الترتيب هو عكس ذلك تمامًا لمعظم الزوار: أولاً يذهبون ويرون من يقدم شيئًا في المدرجات ، ويستمعون إلى التقارير ، ويقضون بضع اجتماعات عفوية في أوقات فراغهم. في البداية ، قمنا بذلك أيضًا ، ولكن بعد ذلك أدركنا أن هذا خيار سيئ لتطوير الأعمال. الآن نتصرف بشكل مختلف. كل ساعة تستحق وزنها بالذهب ، لذلك نحاول إجراء أكبر عدد ممكن من المواعيد. يستغرقون ما يصل إلى 80-90٪ من الوقت في المؤتمر.
من الممكن أن يكون كل شيء في حالتك مختلفًا. ربما ستستمع إلى عروض الخبراء ، أو تم إرشادك للعثور على موردي المعدات. في هذه الحالة ، تتغير الأولويات.
إنشاء جدول اجتماع
إذا ذهبت في طريقنا (في المقام الأول تلتقي بالعملاء المحتملين وتتفاوض) ، فإن النصيحة التالية هي إنشاء جدول اجتماعات فارغ (حتى الآن). يجب أن يتضمن الجدول الزمني جميع أيام المؤتمر ، وسيتم تقسيم كل منها إلى خانات للتعيينات.
نعم ، يجب تحديد المواعيد مسبقًا. من الواضح أن فكرة الحضور إلى المؤتمر دون التحضير ومحاولة مقابلة شخص ما / العثور على عميل مثير للاهتمام قاتلة.
يمكنك إنشاء مخطط في جداول بيانات Google ، واستخدام قالب جاهز لبرنامج Excel ، على سبيل المثال. إن تقويم Google أو أي خدمة مناسبة لك مناسبة. الشيء الرئيسي هو أنه:
- كان مرئيًا - بحلول منتصف اليوم ، ستلحم "العصيدة" في رأسك ، وسيساعدك التقويم على فهم نوع الاجتماع الذي في الطريق بسرعة ، وهل هناك مساحة لمحادثة غير مخططة ولكنها مهمة ؛
- جعل من السهل تعديل الأحداث وإعادة جدولتها - تحرك الاجتماعات للخارج أو إعادة جدولتها ، وأثناء التنقل ؛
- عملت بدون إنترنت - الاتصال في المعرض دائمًا ما يكون ضعيفًا ؛
- سمح لك بإضافة التعليقات وعرضها على الاجتماع - تساعدك الملاحظات فيها على تذكر موضوع المحادثة بسرعة ؛
- لديه نسخة للجوال.
لا تعتمد على الذاكرة ، فهي بالتأكيد ستخذلك.
حدد موعدًا
نحدد من سيكون من المثير للاهتمام أن نلتقي بهم ونتواصل معهم. هذه الخطوة أساسية وستستغرق معظم التحضيرات للمؤتمر. يعتمد الترتيب الذي تتم فيه جدولة المواعيد على الأولويات المحددة سابقًا.
من سنلتقي
المؤتمرات عالمية ومحلية. إذا كان المؤتمر عالميًا ، فيمكنك الكتابة لأي شخص يمكنه الحضور. حتى من الطرف الآخر للكوكب. إذا كانت محلية ، فاكتب أولاً لأولئك الذين مكاتبهم قريبة.
تحدث بالفعل
المفاوضات الجاريةتذكر كل شخص تتفاوض معه الآن . هؤلاء ليسوا بالضرورة عملائك الحاليين. بدلا من ذلك ، أولئك الذين يمكن أن يصبحوا لهم. سيساعد الاجتماع وجهًا لوجه على إقامة اتصال شخصي وتعزيز التواصل الحالي. توافق هذه الشركات عن طيب خاطر على اجتماع: أنت تعرفهم ، يعرفونك ، لن يكون طلبك باردًا. ربما يوافق أكثر من النصف على الاجتماع إذا كانوا هناك.
تذكر من الذي تفاوضت معه من قبل ، لكنه لم يؤد إلى أي شيء (أنت تحتفظ بالمعلومات حول جميع المعاملات المفتوحة ، أليس كذلك؟). يعد المؤتمر مناسبة رائعة للكتابة أو الاتصال بهؤلاء الأشخاص مرة أخرى والسؤال عما إذا كانوا يخططون للمشاركة فيه. أولئك الذين ، بدرجة عالية من الاحتمال ، سيوافقون على مقابلتك ، لأنهم يعرفونك بالفعل. حدث لنا أن مثل هذا الاجتماع أحيى المفاوضات التي بدت "ميتة".
لم نتواصل ، لكننا نستطيع
استخدم المؤتمر كمناسبة للقاء.
الشركات الكبرىمن المنطقي البحث بين أولئك الذين هم في الأفق دائمًا. في المؤتمرات الكبيرة والمعروفة ، هناك ممثلون عن أكبر الشركات التي يمكن أن تصبح عملاءك. إذا كانت هناك اتصالات مع موظفيهم ، فيمكنك الكتابة والسؤال عمن سيحضرون منهم في هذا المؤتمر. إذا كان لديك أصدقاء جيدين في هذه المنظمات ، فاطلب فقط التواصل معك مع الزملاء الذين سيحضرون المؤتمر. عادة لا يرفض أحد ويشارك أسماء على الأقل عن طيب خاطر ، يبقى فقط للعثور على جهة اتصال الشخص.
الشركات القريبةلا تنس الموقع الجغرافي للمؤتمر. أنت من موسكو ، والمؤتمر يعقد في فرانكفورت؟ ابحث عن الشركات في فرانكفورت وضواحيها التي تهمك والتي قد تهم خدماتك. على الأرجح ، إذا أشار المؤتمر أيضًا إلى أنشطتهم ، فسيكونون هناك. إذا لم تفعل ذلك ، يمكنك عرض لقاء في مكتبهم. في فجر رحلاتنا ، أهملنا البحث عن موقع جغرافي. الآن نقوم دائمًا بعمل احتياطي لمدة يوم أو يومين قبل وبعد المؤتمر نفسه ، حيث نعقد اجتماعات ومفاوضات منفصلة في المدينة أو حولها.
المتحدثون وحضور المؤتمرغالبًا ما ينشر موقع المؤتمر قائمة بالزوار السابقين. إذا كان هناك أشخاص مهمون بالنسبة لك ، اتصل بهم. مع احتمال كبير أنهم سيكونون هذا العام.
مثالية عند مشاركة المؤتمر مع جميع
المسجلين ، لكن هذا نادر. إذا تمت مشاركتها ، فلا بأس: راجع القائمة بانتظام ، وراقب من يهمك الأمر ، وابحث عن جهات الاتصال الخاصة بهم وتواصل معهم. إذا لم تكن هناك قائمة ، فلا تتردد في سؤال المنظمين عنها: عادة لا يسأل أحد ، وربما سيقدمها لك المنظمون كأكثرهم جرأة (حدث هذا عدة مرات).
اطلع على
قائمة المتحدثين والشركاء والجهات الراعية والعارضين في جناح هذا العام. ربما ، من بينها سيكون هناك العديد من الشركات التي تهمك كعملاء محتملين.
لم يتم طرح سؤال حول كيفية البحث عن جهات اتصال لأشخاص لا تعرفهم (والذين لا يعرفونك) في هذه المقالة. هذه قصة منفصلة. في حالتنا ، تعمل الشبكات الاجتماعية بشكل جيد (Facebook في روسيا ، LinkedIn). غالبًا ما يكون من الممكن العثور على عنوان البريد الإلكتروني لشخص ما في المجال العام.العملاء الحاليينبعد كل شيء ، هناك عملاء وشركاء حاليين. اكتب إلى جميع العملاء الرئيسيين واسألهم ما إذا كانوا سيحضرون المؤتمر. إذا ذهبت ، اعرض لقاء لمناقشة القضايا والمشاكل العالقة. في السابق ، كنا نولي القليل من الاهتمام لمثل هذه الاجتماعات ، ولكن دون جدوى. هذه فرصة عظيمة لتقوية العلاقات. حدث أن العميل أو الشريك لم يحضر المؤتمر على الإطلاق ، ولكن عندما اكتشف أننا ذاهبون ، قام بالتسجيل وجاء لمناقشة القضايا المتراكمة.
من يلتقي: الناس
ما الناس لتعيين المواعيد معها؟ يعتمد على عاملين على الأقل.
ماذا نريد مناقشته؟ إذا كان العمل والتعاون ، فنحن دائمًا ما نبحث عن اجتماعات مع أي صانع قرار (غالبًا ما يكون مديرًا ورئيسًا لقسم المشتريات والأشخاص المسؤولين عن الأعمال وتطويرها). إذا كانت الميزات التقنية ، فمن الأفضل البحث عن مدير تقني أو مدير تكنولوجيا المعلومات.
ما هو حجم الشركة؟ إذا كان لدى الشركة عدة آلاف من الأشخاص ، فقد يكون من الصعب الاتصال بالإدارة العليا. ابحث بشكل أفضل عن الاجتماعات مع مديري المشروع التي تهمك. ولكن إذا كانت الشركة من SMB ، فلا تتردد في تحديد موعد مع قمم. هؤلاء الأشخاص يتخذون قرارات ، يجب أن تكون مهتمًا بهم أولاً وقبل كل شيء ، واحتمال موافقتهم على مقابلتك أعلى بكثير من حالة الشركات الكبيرة.
لسوء الحظ ، في معظم الأحيان لن يكون لديك الكثير من الخيارات. في معظم الحالات ، ينتقل شخص واحد فقط من الشركة إلى المؤتمر ، وهو ليس الشخص الذي تحتاجه على الإطلاق. ماذا تفعل في هذه الحالة؟ نحن نفضل تحديد موعد على أي حال. حتى تتمكن من التعرف على بعضكما البعض ، ومعرفة المزيد عن شركتهما واحتياجاتهما وطلب الاتصال بالناس المناسبين. الشيء الرئيسي هو إخبار الشخص بصراحة بموضوع المحادثة مقدمًا.
تحذير: لا تحدد المواعيد مع الجميع. إذا لم تكن متأكدًا من أن الاجتماع سيكون مفيدًا أو إذا كنت تعتقد أنه قد يؤدي إلى تفاقم الوضع الحالي ، فلا تضيع وقتك ووقت زملائك.
الوقت: متى يجب التعيين ، وكم يجب أن تعطي للاجتماعات ، وماذا تفعل في الغداء
متى لجدولة المواعيدمن الأفضل البدء في تحديد المواعيد قبل المؤتمر بأسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. إذا كتبت في وقت سابق ، فعلى الأرجح ستتلقى إجابات كثيرة جدًا بأسلوب "لم تقرر بعد ما إذا كنت ستذهب". إذا بدأت في الاتصال بالأشخاص لاحقًا ، فهناك خطر من أن يكون هناك القليل من الوقت قبل المؤتمر وستكون جداول العديد من الزوار ، وخاصة المتحدثين ، ممتلئة بالفعل.
مقدار الوقت المخصص للاجتماعاتسؤال مهم جدا. خذ وقتًا قصيرًا جدًا - سيتغير الجدول الزمني بالكامل من تأخير بسيط أو تغيير للاجتماع ، كثيرًا جدًا - تحصل على فترة توقف كبيرة بين الاجتماعات ، حيث لا يوجد شيء للقيام به.
في البداية ، خصصنا 30 دقيقة كحد أقصى لاجتماع واحد وحاولنا عقد 20 اجتماعًا على الأقل يوميًا. تأخير واحد ، متأخر عن الاجتماع ، وسار كل شيء. بحلول منتصف اليوم ، أصبح الجدول الزمني غير ذي صلة ، وكان لا بد من تأجيل جميع الاجتماعات بشكل جماعي ، وتم إلغاء بعضها. الآن نخصص 30-60 دقيقة لكل اجتماع. على سبيل المثال ، إذا ذهب المؤتمر من الساعة 9:00 إلى 18:00 ، فعندئذٍ يتبين أن 10 إلى 15 جلسة في اليوم ، لا أكثر.
يعتمد الكثير على الموضوع. هل تريد مناقشة عدد من القضايا والقضايا الناشئة مع شريكك الحالي؟ من الواضح أن 30 دقيقة لن تكون كافية ، تكمن ساعة على الأقل. هل حددت موعدًا مع شركة لا تعرف شيئًا عنك ووافقت على مجرد الدردشة ومعرفة المزيد عن منتجك؟ على الأرجح ، نصف ساعة كافية. إذا كنت مهتمًا بهم ، فسيذهبون لدراسة الموقع وستتواصل جميع الاتصالات عبر الإنترنت.
هامش الوقتهل يجب أن أبقي فجوات صغيرة بين الاجتماعات فقط في حالة؟ كما كان من قبل ، نقوم بتحديد مواعيد قريبة من بعضها البعض ، دون توقفات بينهما. ولكن الآن نترك فتحة مجانية لمدة نصف ساعة على الأقل كل ساعتين. هذه الوسادة التي تبلغ مدتها نصف ساعة تجعل من الممكن ، في هذه الحالة ، مواءمة الجدول الزمني والتنفس. إذا ذهب الجدول الزمني ، فلن يحدث الانهيار.
نوصي برحلتين على الأقل. إذا حدث خطأ ما ، يمكن للشريك دائمًا عقد اجتماع آخر. يمكنك إنشاء جدولين للاجتماعات ، واحد لكل منهما - ثم سيكون هناك المزيد من الاجتماعات. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، نوصي بإنشاء المزيد من الفتحات المجانية في الاحتياطي.
ماذا تفعل في الغداءفي بعض الأحيان يصبح جدول الاجتماعات ضيقًا للغاية بحيث لا يتوفر وقت كافٍ لتناول الغداء. في هذه الحالة ، نوصي بدعوة الشخص للدردشة أثناء الغداء. سيكون لديك الوقت لتناول الطعام ، وقضاء الوقت بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الوجبة المشتركة تساعد حقًا على المحادثة. في تجربتنا ، يعتبر الاجتماع في الغداء أحد أكثر الفعاليات إيجابية وإيجابية.
أين يمكن تحديد المواعيد؟
هل لديك موقف؟إذا كان لديك موقف - عظيم ، حدد موعدًا فيه. تحقق فقط مع المنظمين مقدمًا حول موقعه ورقمه. تأكد من أن الرقم لا يتغير.
في أحد المؤتمرات الأولى ، أعطى المنظمون جناحنا رقم F11. وبناء على ذلك ، قمنا بدعوة الجميع إلى F11. بالفعل على الفور تبين أن الحامل هو المكان الذي تحتاجه ، ولكن الآن تحت الرقم G11. تحت F11 ، كشك شركة أخرى في الطرف الآخر من القاعة. اضطررت إلى إرسال إخطارات على وجه السرعة وأطلب من زملائي في F11 إرسال جميع الأشخاص المفقودين إلينا.
لديهم موقفحدد موعدًا في كشك الشركة التي تلتقي بها ، إذا كان لديهم واحد. نقطة مهمة: اتفق دائمًا على وقت ومكان محددين.
لا تختلف عندما يقول المحاور: "تعال لتقف على المنصة في أي وقت ، يسعدني أن أتحدث". إنه إما غير مهتم وموافق على العرض ، أو مثير للاهتمام ، ولكن بدون الوقت المحدد سينسى الاجتماع بأمان. وإذا لم ينس ، فسيكون مشغولًا بالتواصل مع العملاء والعملاء المحتملين ، ولن تتمكن من الاقتراب منه.
بدون وجود علامة في الجدول ، يمكنك أن تنسى بسهولة الاجتماع (اعتدنا عليه). لذلك ، قم دائمًا بإرسال دعوة عبر البريد أو التقويم واطلب من الشخص قبولها ، ووضعها في جدولك الزمني وتأكيد الاجتماع في الساعة المحددة. وننصحك أيضًا بطلب رقم هاتف الشخص - سيكون مفيدًا إذا نسي الاجتماع.
لا أحد لديه موقفيحدث هذا في كثير من الأحيان. لا يهم. قم بدراسة خريطة المؤتمر بشكل مبدئي (عادة ما تكون متاحة على موقع الويب) وحدد أكبر جناح ، إما جناح شركة معروفة جدًا في منطقتك ، ويفضل أن يكون أقرب إلى المدخل ، أو في المركز في مكان بارز. حدد موعدًا في هذا الجناح ، بعد أن أرسل شخصًا سابقًا مع دعوة لقطة شاشة للخريطة مع المكان المحدد. على الأرجح ، سيكون هذا الجناح ملحوظًا للغاية ، وسيجده زميلك بسهولة. خيار جيد آخر هو الاجتماع في مكتب الاستقبال. لا أحد سيفتقدها بالتأكيد.
نملأ الجدول الزمني
بناءً على نتائج التحضير ، يجب أن يكون لديك جدول اجتماعات ، سيتم ملؤه بنسبة 70-80 ٪ ، 10-15 اجتماعات في اليوم. إذا كانت هناك فتحات متبقية ، فلا بأس: غالبًا إما في المؤتمر تلتقي بأشخاص جدد ، أو يتم تقديمك إلى شخص ما ، أو أولئك الذين اقترحت مقابلتهم قبل أسبوعين. تمنحك الشرائح المجانية المرونة وتسمح لك بجدولة الاجتماعات المتأخرة.
Phew ، مثل النقاط الرئيسية تطرق. أخيرا ، أكرر أن هذا هو نهجنا. هل كل شيء مختلف معك؟ هل تستخدم أساليب مختلفة تمامًا؟ نصائحنا لا تعمل في قضيتك؟ رائع ، شارك تجربتك في التعليقات! سيكون من الممتع للغاية تبادل أفضل الممارسات.
في
الجزء التالي ، سأخبرك بما يحدث في المؤتمر نفسه ، وكيف تتصرف في الاجتماعات وماذا تفعل إذا كان كل شيء سيئًا ولا يسير وفقًا للخطة.
الملخص
لذا ، ما الذي يجب القيام به استعدادًا لرحلة عمل إلى المؤتمر؟
- حدد الأهداف. لماذا ستأتي لهذا المؤتمر؟
- إنشاء جدول اجتماع. تأكد من أنه يمكنك عرض الجدول وتعديله من هاتفك وبدون الإنترنت.
- عرض جدول المؤتمر. حدد التقارير والخطب التي تريد الاستماع إليها بالتأكيد. قم بإضافتهم إلى الجدول الزمني للاجتماعات على أنهم منبوذين.
- ضع قائمة بالشركات التي ترغب في مقابلتها:
- اعثر على أسماء واتصالات الأشخاص الذين تحتاجهم في هذه الشركات.
- حدد المكان الذي ستحدد فيه المواعيد (الوقوف ، الاستقبال ، عند المدخل ، أخرى).
- ابدأ الاتصال وتحديد المواعيد. أضف اجتماعات ومعلومات عنها في الجدول.