الرحلة إلى مؤتمر عمل مثل سباق العدو. أنت تستعد لفترة طويلة ، وفي اليوم "X" عليك أن تقدم أفضل ما لديك. في يوم أو يومين ، تحتاج إلى إخبار اثني عشر شخصًا غير مألوف عن نفسك والتعلم قدر الإمكان عنهم ، حتى يؤدي ذلك إلى شراكة ناجحة. يجب علينا أن نتصرف تقنيا وبسرعة. ستساعدك هذه المقالة على تجنب الأخطاء الشائعة وتعلمك كيفية التكيف بمرونة مع الظروف المتغيرة.
هذه هي المقالة الثانية في سلسلة نشارك فيها خبرتنا في المؤتمرات. يمكنك أن تقرأ عن التحضير
هنا ، واليوم سنتحدث عن ما يجب فعله في الحدث نفسه.
سنقول:
- ماذا تفعل أولاً ، بعد أن وصلت إلى المؤتمر ؛
- ما الجوانب التقنية للنظر فيها ؛
- كيف تتصرف في المفاوضات ؛
- كيفية استخدام الاجتماعات غير الرسمية.
في النهاية ، سنناقش ما يجب فعله إذا أصبح جدول اجتماعاتك الممتاز بعد ساعتين على هذا النحو:
عن المؤلف
رئيس تطوير الأعمال ISPsystem Pavel Syrovatsky. تعمل الشركة
منذ 14 عامًا على تطوير
برامج للاستضافة ، والمحاكاة الافتراضية للخادم ، وإدارة البنية التحتية للمزود. يقع المكتب في إيركوتسك ، والعملاء في جميع أنحاء العالم.
قبل المؤتمر
نوصي بالحضور إلى المؤتمر قبل يوم واحد على الأقل. إنه كذلك
يمنح ميزتين: يمكنك التأمين ضد المواقف غير المتوقعة والحصول على الوقت للتأقلم والإعداد. إن احتمال مواجهة قوة قاهرة - تأخير الرحلة أو فقدان الأمتعة - مرتفع بشكل خاص إذا سافرت بعيدًا ومع النقل.
هل ترغب في أن يكون لديك أول اجتماع عمل في قميص وجينز كنت ترتديه طوال اليوم السابق؟ لم نرغب في ذلك أيضًا ، ولكن كان علينا ذلك عندما فقدت أمتعتنا في سنغافورة. لذا التقينا بأكبر شركة اتصالات في المنطقة ، وحتى في مكاتبهم. من الجيد أن الرفاق على الجانب الآخر من الطاولة كانوا مرحين.
نصيحة أخرى: اختر فندقًا قريبًا من مكان المؤتمر قدر الإمكان. على الأرجح ، سيكلف الأمر أكثر ، ولكن يوفر المال على سيارة أجرة ووقت على الطريق ، ولا يزال لا يتعين عليك فهم نظام النقل المحلي.
ما يجب فحصه والتحضير له قبل المغادرة لحضور المؤتمر
لذا ، لقد حضرت: اتصلت بالأشخاص ، وحجزت المواعيد ، وحدد جدولًا زمنيًا ، واشترت تذاكر ، وحجزت فندقًا. يبدو أن الكثير قد تم إنجازه بالفعل ، ولكن العمل الأكثر أهمية ينتظرنا. إليك ما تحتاج إلى التحقق منه والتحضير له قبل المغادرة.
1. الملابس . مهما كان شكل المؤتمر ، فإننا ننصح باستخدام اجتماعات لا تُقهر في كلاسيكيات الأعمال: "سترة + قميص + بنطلون / جينز". ستضيف لك نقطتان على الأقل عند مقابلة المظهر.
2. بطاقات العمل . إذا لم يكن لديك فجأة ، قم بالطهي على الفور. آداب العمل شيء خرقاء ويتغير ببطء ، لذا فإن تبادل بطاقات العمل الورقية لا يزال طقوسًا إلزامية قبل أي مفاوضات. علاوة على ذلك ، كلما كبرت الشركة ، زادت فرص إفساد السمعة دون تقديم بطاقة عملك. من المستحسن أن "تتشبث". نصنع بطاقات العمل على شكل "فطيرة" عندما تكون البطاقة ملتصقة من ورقتين من الورق السميك. كثير من الناس ينتبهون لذلك وحتى يحاولون قطع الاتصال.
3. الكتيبات والنشرات (إن وجدت).
4. الهدايا . نعم ، هدايا. بالنسبة لأولئك الذين نجتمع معهم ، نقدم هدايا تذكارية صغيرة كتذكار ونعطيهم في نهاية الاجتماع. يمكن أن يكون العسل والشاي وموقف ساخن غير عادي - شيء يتعلق بإركوتسك ، حيث لدينا مكتب. الشخص مسرور ، لكنه يساعدنا على إنهاء أي لقاء إيجابي. لا أتذكر حالة واحدة عندما يُنظر إلى هذه الهدية سلبًا أو على أنها محاولة "لشراء" ترتيب. إنه ليس كذلك: بالنسبة لنا هو تعبير عن الامتنان للوقت. بالإضافة إلى ذلك ، الهدية تساعد على التذكر. في المؤتمرات ، الآلاف من الزوار ، عقد المحاور عشرات الاجتماعات. بفضل الهدية ، يسهل على الشخص تذكرنا بعد المؤتمر: "أوه نعم ، هذا بافل من روسيا ، الذي أعطاني العسل والشاي".
التاريخ من الخبرة. بمجرد أن نفقد ساعة كاملة في الجمارك ، نثبت أن شاينا المميز هو شاي ، وليس شيئًا غير قانوني. أكياس صغيرة بدون ملصقات ، داخل الأعشاب والمنشورات المجففة - حقًا ، ماذا يمكن أن يكون إذا لم يكن الشاي؟ :) لذا ، إذا كنت مسافرًا إلى الخارج ، فتأكد من دراسة قوانين الجمارك في بلد الوصول.
ماذا تفعل في اليوم السابق للمؤتمر
استخدم الوقت قبل المؤتمر إلى أقصى حد.
تحقق من التقنية وقم بإعداد كل ما تحتاجه . اشحن هاتفك إلى الفشل. اشحن بنك الطاقة: سيوفر عندما "يموت" الهاتف ، ولن يكون هناك وقت لشحنه في أي مكان. قم بإعداد جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي إذا كنت تخطط لإظهار شيء ما. قم بتخزين زجاجتين من الماء ، عليك التحدث كثيرًا. اشترِ بعض الوجبات الخفيفة لتناول وجبة خفيفة أثناء التنقل ، مثل ألواح الشوكولاتة.
ابحث عن الصور . ابحث عن صور الأشخاص الذين تخطط لمقابلتهم في اليوم التالي ، واحفظه على هاتفك. إذا لم تقابل شخصًا من قبل ، فإن العثور عليه في ذروة المؤتمر في الوقت المحدد وفي المكان المحدد لن يكون سهلاً. اطلب واحفظ أرقام الهواتف مقدمًا حتى تتمكن من الاتصال إذا كنت متأخرًا أو لن يكون هناك أحد. تأكد من معرفة أسماء المحاورين.
تعرف على المزيد حول الشخص الذي تتحدث إليه . إذا كان هناك وقت متبقٍ ، فابحث عن معلومات حول الأشخاص الذين تلتقي بهم ، راجع الشبكات الاجتماعية. يمكنك معرفة الكثير من المعلومات المهمة حول الشخص ، ما هو مولع به. مرة واحدة في الولايات المتحدة التقينا مع عميل محتمل من الأرجنتين. اقترح الفيسبوك الخاص به أنه يستمتع بكرة القدم وهو من محبي المنتخب الوطني لبلاده (كل مشاركة ثانية). في هذا الوقت كانت كأس العالم ، حيث وصلت الأرجنتين إلى المباراة النهائية. بعد أن التقيت برجل ، بدأت محادثة مع هذا. لفترة طويلة وبحماس ناقشنا كرة القدم وقمنا بإجراء اتصال وثيق قبل الانتقال إلى موضوع الأعمال. أصبح عميلنا ، وما زلنا نتواصل بشكل دوري على Facebook.
ذكرني بالاجتماع . ننصحك بتذكير كل شخص في جدولك بالاجتماع في اليوم السابق للاجتماع والسؤال عما إذا كان كل شيء صالحًا. لسوء الحظ ، حتى مع أداء قسم الدم الذي سيأتيه الشخص ، لا يمكنك أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ من ذلك. سيزيد التذكير من فرص ألا ينسى أحد أي شيء ، وإذا تغيرت الخطط ، فسيخطرك الشخص بذلك.
اكتب خلاصة الاجتماع . أنشئ مستندًا واكتب النقاط الرئيسية لكل اجتماع: من نجتمع معه ، وما نناقشه ، والأسئلة التي نطرحها ، وما نريد الحصول عليه بناءً على النتائج. صف أنشطة الشركة وحجمها وعملائها وخدماتها وأسعارها وعمومًا كل شيء قد يكون مفيدًا. احفظ الملف في ذاكرة الهاتف وأضفه إلى الاختصارات حتى تتمكن من فتحه وإعادة قراءته بسرعة. لا تبالغ في تقدير الذاكرة: بعد لقائين أولًا سيكون لديك فوضى في رأسك. سيساعدك مثل هذا الملف على التذكر بسرعة مع من سيكون الاجتماع التالي ، وما الذي تتحدث عنه وما يجب مراعاته.
بالطبع ، كل هذا أمر مرغوب فيه ، وليس في اليوم الأخير قبل المؤتمر. ولكن إذا لم تكن قد فعلت ذلك ، فتأكد من تخصيص المزيد من الوقت للتحضير.
في المؤتمر
لذا فقد وصل اليوم "X". ننصحك بالحضور إلى المؤتمر مسبقًا ، قبل نصف ساعة على الأقل من الاجتماع الأول. أولاً ، تحتاج إلى التسجيل ، وهذا ليس سريعًا دائمًا (أو بالأحرى ليس دائمًا). ثانيًا ، من الأفضل أن تأخذ 10-15 دقيقة للمشي والنظر حولك. اعثر على المواقع التي حددت فيها المواعيد ، وابحث عن أفضل الطرق.
إذا كان هناك وقت متبقي ، فاستعد للاجتماع الأول ، وأعد قراءة الجدول الزمني والوثيقة مع الأطروحات. تحقق من بطاقات العمل والمعدات والاتصالات والإنترنت (إن وجدت).
الاجتماعات والمفاوضات
بدأت العملية ، وبدأ الاجتماع الأول. لماذا تجتمع ، ما الذي تتحدث عنه - يعتمد على أهداف العمل التي حددتها لنفسك قبل الاجتماع. سوف أشارك بضع نصائح عالمية من تجربتنا التفاوضية.
مكان الاجتماع . كما كتبت في الجزء الأول ، فإن الخيار الموثوق هو تحديد موعد في الجناح. الحامل مرئي ويسهل العثور عليه. المشكلة هي أن الناس عادة ما يمشون بالقرب من المنصة ، فهي مزدحمة ومزدحمة هناك. في هذه الحالة ، بعد أن اجتمعت بالفعل مع المحاور ، ابحث عن مكان أكثر هدوءًا أو حتى مغادرة المبنى والتنزه: من اللطيف التحدث في الهواء النقي ، ولا تتداخل الضوضاء الإضافية. إذا قام المنظمون بتوفير غرف اجتماعات منفصلة ، فاستخدمها.
بداية المحادثة . ابدأ اجتماعًا بمحادثة صغيرة: اسأل عن حالتك ، وكيف وصل الشخص ، وكيف هو المؤتمر. استخدم المعلومات التي تمكنت من اكتشافها في اليوم السابق. أولاً ، تتطلب البداية غير الرسمية آداب. ثانيًا ، هذه طريقة جيدة للاقتراب من شخص قبل التحدث عن العمل. من المهم مراعاة طبيعة الشخص. إذا كان المحاور مغلقًا ، أو ليس شديد الكلام أو متعبًا ومن الواضح أنه يريد أن يذهب مباشرة إلى هذه النقطة ، فمن الأفضل التخلص من الطابع غير الرسمي والذهاب مباشرة إلى هذه النقطة.
مظاهرة إذا قابلت عميلًا محتملاً وناقشت منتجك ، فتأكد من عرضه عمليًا: إذا كان من الممكن إظهار وظيفة الحل الخاص بك ، فقم بذلك. فكر في توفر الإنترنت وجودته. من الأفضل شراء بطاقة SIM محلية مع الوصول إلى الإنترنت.
صورة مشتركة . إذا كان الشخص منفتحًا واجتماعيًا ، فدعوه بعد الاجتماع لالتقاط صورة معًا. هذا سبب آخر لتذكير نفسي بعد الاجتماع بإرسال صورة لشخص. وبشكل عام ، كل شخص لديه موقف إيجابي تجاه ذلك.
ملخص النتائج . عندما ينتهي الاجتماع وتناقش كل شيء ، اكتب دائمًا ملخصًا في مكان ما: ما تحدثت عنه ، ما قررت ، ما تعلمته ، ما وعدت به. هذا مهم جدا. إذا لم تكتب ، فستنسى كل شيء. سيملأ الاجتماع التالي الذاكرة قصيرة المدى بمعلومات جديدة ، مما سيحل محل البيانات الموجودة على سابقتها. بشكل عام ، تأكد من كتابة سيرتك الذاتية على الفور: على الهاتف ، في متناول اليد ، على بطاقة عمل - في أي مكان. بالمناسبة ، هذا هو السبب في أننا نقدر بطاقات العمل ذات الجانب الخلفي (الأبيض) الفارغ: يمكنك كتابة شيء عليها عندما لا يكون هناك وقت على الإطلاق.
ما يمكن أن يحدث خطأ
والآن لدي أخبار سيئة لك. حتى لو كنت جاهزًا بنسبة 110٪ ، فقد كتبوا للجميع ، واتصلوا هاتفًا بالجميع ، ولم يتأخروا وعمومًا عمل رائع ، وهذا لن يخلصك من النسيان والإهمال واللاحتراف. الناس لا يأتون ، وينسون التحذير من التغييرات ، وهم صامتون ولا يشعرون بالندم. يحدث ذلك ، لا يمكن التأمين على مثل هذه الحالات بشكل كامل. ولكن يمكنك محاولة إصلاحها.
ماذا لو لم يحضر أحد إلى الاجتماع؟ وبشكل عام ، ما هو احتمال مثل هذه النتيجة المحزنة؟ وفقًا لإحصاءاتنا ، يفشل حوالي 10٪ من الاجتماعات دون أي تحذير: لا يأتي الشخص ببساطة. قد تكون النسبة أعلى - يعتمد ذلك على الشخص ، أخلاقه الحسنة ، علاقتك به ، شكل المؤتمر ، عبء العمل. في النهاية ، قد يستمر كثيرًا في اجتماع آخر ، مثلك.
إذا مرت 5 دقائق ولم يكن هناك أحد ، خذ الهاتف واتصل ، لأننا لهذا طلبنا من الشخص رقم هاتفه. لا تلتقط الهاتف؟ اكتب رسالة SMS أو رسول. لا تستجيب؟ رمي هذا المشروع ولا تنتظر. إذا كان الشخص محترفًا ، فسوف يكتب لك أو يتصل بك ، وستحدد موعدًا في وقت فراغ آخر (تذكر المواضع التي تركناها احتياطيًا). وإذا كان الشخص غير مسؤول ، فلن يتصل بك أو يكتب إليك أبدًا. هل تحتاج إلى شريك أو عميل محتمل؟
ولكن ماذا لو لم يحضر الشخص إلى الاجتماع الثاني؟ انساه ، احذف الرقم ، لا تتواضع ، ولا تفقد وجهك. كانت لدينا حالة عندما لم يظهر عميل كبير محتمل في الاجتماعات الأولى وأعيد تعيينه ، ولم يرد على الرسائل والمكالمات ، وبعد ساعتين كتب بهدوء: "حسنًا ، لقد حصلت على نوع من الحرية ، أين أنت؟" لقد قمنا هنا بالفعل بفرملة وأبلغنا أحد الزملاء بأدب بأننا لم نكن مستعدين للاجتماع مرة أخرى ، ربما مرة أخرى.
ماذا لو تجاهلك الشخص الذي تقابله؟ وهذا يحدث. لقد وافقت على الاجتماع في مكان معين ، وهذا الشخص موجود حقًا هناك ، لكنه لا يتحدث إليك. مع زميل ، ومعارف غير رسمية ، ومبيعات بارعة لشركة أخرى - لا يهم ، والأهم من ذلك ، ليس معك. حتى أنه يراك ، ولكنه يطلب من العلامات أو الكلمات الانتظار حتى ينتهي. إذا كان الأمر كذلك ، فاستمر في الحوار واسأل الشخص عن مقدار الوقت الذي يحتاجه. إذا كان هناك الكثير ، قم بإلغاء الاجتماع وإعادة جدولته على الفور. إذا كان قليلا ، ثم انتظر قليلا. هل لا يزال الشخص يتواصل مع شخص آخر؟ حسنًا ، هذا كثير جدًا. لا تفقد وجهك وموقفك التفاوضي ، فقط غادر واكتب إلى الشخص الذي لا يمكنك الانتظار لفترة أطول وعرض إعادة جدولة الاجتماع. إذا كنت مهتمًا به ، فسوف يعتذر ويجيبك.
ماذا يجب أن أفعل إذا "انتقل" الجدول الزمني للاجتماع بالكامل بعد تأجيلات وتأخيرات عديدة؟ عاجلاً أم آجلاً سيحدث هذا. إلى حد ما ، هذا أمر جيد ، لأنه يشير على الأرجح إلى شعبيتك وعدد كبير من الاجتماعات :) عندما نسافر مع موقف ، في بعض الأحيان يصبح تدفق الزوار على هذا النحو حتى الناس (في معظم الأحيان العملاء الحاليين) حتى يقف في الطابور للتحدث مع ممثل الشركة. لذلك ، ننصحك بترك فتحات مجانية للقوة القاهرة وركوب زوجين على الأقل ، بحيث يكون هناك دائمًا شخص يمكنه التأمين عليه.
لا ، مؤلف ، أنت لا تفهم: لقد تحرك الجدول كثيرًا لدرجة أنه لن يساعد أي من الزملاء أو الخانات. في هذه الحالة ، خصص دقيقتين مجانًا لإرسال رسالة لمن لا يمكنك مقابلته. اعتذر واطلب إعادة جدولة الاجتماع في اليوم التالي. ثم سوف تفكر بالفعل ما يجب القيام به معهم. هذا أفضل من عدم المجيء إلى اجتماع أو فوات الأوان.
ماذا أفعل إذا تشكل فجوة في الرسم البياني فجأة بدون اجتماع واحد؟ هذه فرصة عظيمة لترتيب نفسك والأشياء. خذ الوقت الكافي لتسجيل نتائج الاجتماعات السابقة والتزاماتك. تحقق من الرسائل والبريد والمكالمات الفائتة. تناول وجبة خفيفة ، إذا لم تفعل ذلك. تجول في مواقف الشركات التي تهمك ، ولكنك لم تتمكن من تحديد موعد معها (حتى خصصنا وقتًا خاصًا لمثل هذه الرحلات في الجدول الزمني).
الشبكات والحفلات
المؤتمرات لا تتعلق فقط بالمفاوضات والتقارير. في كثير من الأحيان ، عند الانتهاء من الجزء الرسمي ، يطلق المنظمون جزءًا غير رسمي. يمكن أن يكون هذا بوفيه صغير لمدة ساعة أو نزهة في الحانات أو حفلة مع حفلة من نجوم الروك.
على أي حال ، يجب أن تكون هناك. هذه الأطراف اللاحقة هي فرصة للتواصل. هنا يمكنك الدردشة مع نفس الأشخاص ، ولكن بشكل وثيق وغير رسمي. في كثير من الأحيان يتم إبرام المعاملات بالكلمات هنا.
التاريخ من الخبرة . ذات مرة في حدث مماثل ، تحدثت في حانة مع أمريكي غير معروف. تحدثنا عن شيء لا علاقة له بالأعمال. بالصدفة ، لفت الانتباه إلى اسمي على الشارة. صمت فجأة ، أخرج هاتفه وبدأ في البحث عن شيء ، ثم أراني رسالة في بريده. اتضح أنني اتصلت بالفعل بهذا الشخص ، وأكثر من مرة: أردنا دمج نظام الفوترة الخاص بنا مع مسجل النطاق الخاص به ، وهو أحد أكبر الشركات في العالم ، وأردت مناقشة شروط التعاون. قبل هذا الاجتماع ، لم يرد على أي من رسائلي بسبب جدول أعماله المزدحم. اعتذر بشدة. ضحكنا ، ووعدته بأنه سيكتب لي بعد المؤتمر. وكتب! كان الاندماج ناجحًا ، ووقعنا اتفاقية شراكة. هل سيكون كل هذا لولا اجتماع غير رسمي في حفلة بعد المؤتمر؟ لست متأكدا.
استغل كل فرصة للتواصل بشكل غير رسمي لتكوين مثل هذه المعارف ، وسيصبح من الأسهل بالنسبة لك تطوير أعمالك. بشكل عام ، أنصحك بقراءة كتاب Keith Ferrazzi "لا تأكل وحدك". هناك العديد من النصائح العملية حول هذه الأحداث.
بشكل عام ، يبدو وكأنه يوم نموذجي لعقد مؤتمر أكثر أو أقل من أولئك الذين حضرناهم. إذا استمر المؤتمر أكثر من يوم واحد ، فستكون الأيام التالية متطابقة.
أود أن أنهي المقالة ببعض التوصيات التي قد تكون مفيدة أيضًا.
هل يجب علي حضور التقارير؟ إنه يستحق ، ولكنه انتقائي للغاية. سيرغب معظمهم في بيع شيء لك ، يتنكرون بذكاء كموضوع مثير للاهتمام واسم كبير. نقوم بتجميع قائمة مسبقًا بتلك التقارير أو المتحدثين التي تهمنا ، ونحجز مكانًا لها في جدول الاجتماعات. علاوة على ذلك ، فإن مواقفهم في جدولنا هي دائمًا الأكثر خطورة: إذا كان يجب بالتأكيد تحديد نوع من الاجتماعات طوال فترة التقرير ، فإننا نرفض الذهاب إلى التقرير. عادة لا نحضر أكثر من تقرير واحد في يوم المؤتمر. من الأفضل حضور خطاب واحد ، ولكن الخطاب الأكثر إثارة للاهتمام والشعبية ، بدلاً من تحويل الانتباه إلى العديد من الإرشادات التفصيلية.
هل من المنطقي مقابلة شخص خارج المؤتمر؟ نعم ، هناك إحساس ، وكبير. لن تشارك في المؤتمر جميع الشركات المثيرة للاهتمام بالنسبة لك ، ولن تنجح جميعها في التقاطع. إذا أتيت إلى مدينة أو بلد آخر ، فمن الخطأ أن تفوت فرصة الاجتماعات خارج غرفة الاجتماعات.
كما ذكرت في
الجزء الأول ، لمثل هذه الاجتماعات نترك يوم أو يومين قبل وبعد المؤتمر. يمكنك الالتقاء في مقهى وبار وعمومًا في أي مكان مناسب لمحاورك - التكيف معه. غالبًا ما يحدث أن هناك القليل من الاجتماعات في المؤتمر ، وسوف يدعوك الشخص الذي تحدثت معه إلى مواصلة المفاوضات في مكتب شركته في اليوم التالي.
الملخص
في الواقع ، يمكن للمرء أن يقول أكثر من ذلك بكثير ، لكن تنسيق المقالة لا يسمح بالكتابة عن كل شيء. اكتب في التعليقات مدى فائدة النصائح الموصوفة لك وكيف تختلف المؤتمرات في مجالك. في الجزء الأخير ، سأتحدث عما يجب القيام به بعد المؤتمر حتى لا يذهب كل شيء سدى.