يعد توفير خدمة طباعة وإنشاء المستندات مكونًا مهمًا إلى حد ما في عمل كل شركة. يتم وضع استمرارية سير العمل بشكل متزايد في عدد من المهام المهمة استراتيجيًا ، حيث يمكن أن يؤدي توقف خدمة الطباعة إلى عواقب وخيمة. مصاحبة وثائق الشحن ، وشهادات الجودة ، والحسابات المحاسبية ، وتسجيل كتالوجات المنتجات - يمكن أن يكون هناك العديد من الأمثلة ، ويمكن أن تشكل صيانتها عبئًا خطيرًا على موظفي قسم تكنولوجيا المعلومات. نقدم قائمة مرجعية صغيرة ستساعدك على التعامل مع هذه المهمة.
تقييم الأداء الحالي
تقييم ما إذا كان أسطول الشركة الحالي من أجهزة الطباعة هو الأمثل. للقيام بذلك ، من المفيد تدقيق البنية التحتية وعمليات الطباعة. في الواقع ، من الضروري تحليل نوع المستندات المطبوعة التي يتم إنتاجها في كل قسم ، وحجم هذه المستندات ، والعملية ، والتوقيت ، والمعدات المستخدمة لإنتاجه. يمكن أن يكون كل شيء أكثر تعقيدًا مما يبدو للوهلة الأولى. سيكون من الضروري تحليل العينة الحقيقية من حيث أحجام الطباعة من جميع أجهزة الطباعة ، مع مراعاة موسمية إنتاج المستندات وتفرد متطلبات كل قسم من أجل جودة المستند نفسه والخيارات المتاحة الممكنة لإنشائه. سيكون عليك الغوص بعمق في عملية إنشاء المستندات وفهم درجة رضا واحتياجات كل قسم. العديد من الشركات قادرة على التعامل مع هذه المهمة من تلقاء نفسها ، ولكن إذا كان أسطول المعدات يتكون من عدد كبير من الأجهزة ، فإن هذا التحليل يصبح أكثر صعوبة ، وسيظل على البعض التعامل مع الجغرافيا المعقدة لمكاتب الشركة ، مما سيعقد المهمة أكثر.
بعد الحصول على هذه الإحصائيات ، من الضروري تحليل كل طراز من جهاز الطباعة وفهم ما إذا كانت وظيفة الجهاز كافية ، وسرعة طباعته ، وما إذا كان مورد الجهاز يتوافق مع أحماله الفعلية ، وأيضًا لتحديد متى يكون استبدال النموذج ضروريًا.
قضية أخرى مهمة ستكون التكلفة الإجمالية لتشغيل الجهاز وإمكانية خفض السعر دون فقدان الجودة.
بعد جمع البيانات ، من الضروري تقييم المعلومات وفهم جميع الخيارات وطرق التغيير الممكنة. ومع ذلك ، لن تكون جميع المعلومات والأدوات اللازمة لجمع الإحصاءات والتحليل اللاحق متاحة في مصادر مفتوحة. تقييم نقاط قوتك: في بعض الأحيان يكون من الأفضل العثور على شركة في الاستعانة بمصادر خارجية مع الخبرة في هذا الأمر ومسؤولة عن الجودة بدلاً من تولي هذه المجموعة من العمل بنفسك.
تنفيذ التغيير
واحدة من أصعب المراحل ، كما يميل الناس إلى الحذر من أي تغييرات. بغض النظر عما إذا كان الابتكار مفيدًا للموظفين أم لا ، فإن أي تغييرات في البنية التحتية للطباعة ستؤدي إلى متاعب إضافية في سير العمل ، مما قد يمثل مشكلة لقسم تكنولوجيا المعلومات.
يمكن إجراء التغييرات نفسها بشكل تدريجي وفوري ، ولكن ، على أي حال ، تحتاج إلى حساب آراء المستخدمين. يجب توصيل جميع مزايا النظام المحدث بوضوح ووضوح لكل موظف في الشركة ، وكذلك الأهداف التي تسعى إليها الشركة عند تنفيذ هذه التغييرات. في هذه العملية ، ستساعدك رسائل المعلومات والتدريبات والتعليمات حول استخدام الأجهزة والبرامج الجديدة ، وتدريب المسؤولين والمستخدمين الرئيسيين ، ونظرة عامة على التغييرات للإدارة العليا. إذا تم تضمين كل هذا في عملية تحديث الخدمة ، فقد تم العمل بكفاءة. خلاف ذلك ، قد يؤدي أي نقص إلى أسئلة ومشاكل معينة.
الإدارة اللاحقة لنظام الطباعة
من المهم أن نتذكر أنه بدون عملية تحكم وإدارة مستمرة ، تفقد خدمة خدمة الطباعة معناها. يجب أن تكون عملية الطباعة غير منقطعة ومتسامحة مع الأخطاء ، ويجب أن تكون جودة المستندات التي تم إنتاجها دائمًا على المستوى المطلوب ، ويجب أن يتمكن المستخدمون دائمًا من الوصول إلى الحد الأقصى من الوظائف الممكنة للنظام الحالي. لذلك ، يجب أن تكون المؤسسة قادرة على مراقبة تشغيل أجهزة الطباعة والحلول البرمجية ، والاستجابة الفورية لأية حوادث وإجراء تغييرات فورية وفقًا لأهداف العمل الرئيسي للشركة.
من الضروري أيضًا التحكم بوضوح في عدد الحوادث المتعلقة بخدمة الطباعة ، ووقت الاستجابة لحل بيانات الحادث ووقت الاسترداد للخدمة. من المهم جدًا تقييم الحمل: اعتمادًا على حجم الشركة وحجم المهام ، يمكن أن يعني كل هذا الوقت الجاد الذي يقضيه مسؤول النظام وتخصيص قسم كامل من الموظفين لإدارة عمليات إنشاء الوثائق والحفاظ عليها.
نقطة أخرى مهمة للرقابة هي أمن الوثائق المنتجة وإمكانية تسرب المعلومات. في النهاية ، قبل كل نشاط تجاري ، هناك 3 طرق لحل هذه المشكلة: غض الطرف عن عدم كفاية التحكم ، وتعيين مهام معينة وتحميل موظفيك أو إعطاء هذه العملية لإدارة مقدم الخدمة.
تبسيط سير عملك وتبسيطه.
مع الأخذ في الاعتبار جميع أحدث التطورات التكنولوجية في إنتاج أجهزة الطباعة والبرامج المصاحبة ، يمكن تحقيق أي طلب إداري تقريبًا: الطباعة من الأجهزة المحمولة ، وتوجيه المستند تلقائيًا بعد المسح الضوئي ، وبدء عملية الموافقة في نظام ERP داخلي ، والتعرف على المستند والبحث عن كلمات محددة باستخدام تلقائي إخطار قسم الأمن وتخصيص الواجهة وتبسيط تشغيل الأجهزة قبل الضغط على بضعة أزرار مشفرة والتوزيع اللاحق للمستندات في المجلدات. هذه القائمة محدودة فقط بالخيال ، وإمكانية التنفيذ تقتصر على معرفة وخبرة الموظفين الداخليين.
على أي حال ، في المراحل الأولى بالفعل يمكنك تقييم درجة الحمل وتحديد ما إذا كنت قادرًا على التعامل مع المهمة داخليًا أو ما إذا كان الأمر يستحق الاستعانة بمصادر خارجية. ونذكر بتواضع أنه يمكننا مساعدتك في ذلك.
إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال في الرسائل الخاصة أو في التعليقات. سنكون سعداء للإجابة!