بالتأكيد ، كل واحد منكم على دراية بالحالة عندما بدأت المنظمة في إجراء التحليلات الداخلية في Excel ، لأن قدراتها كانت أكثر من كافية. ولكن مع نمو الشركة ، تصبح المهام أكثر تعقيدًا ، وتنمو أحجام البيانات ، ويبدأ Excel في التئام ، ثم يتحول إلى "حركة بطيئة سماوية" ، والتي يتم إهدارها لوقت العمل المدفوع الأجر يوميًا.
تدور قصتنا اليوم حول كيفية تحول شركة على المستوى الفيدرالي ذات تدفق مستندات كبير من التسجيل في شكل ملفات Excel ضخمة إلى أداة BI عادية وعقلانية. حسنًا ، الأمر يتعلق برؤيتنا لكيفية تحرك الشركة (لم يتخذ العميل قرارًا نهائيًا بعد).
العدد
لفهم جوهر المشكلة: الآن في الشركة التي تقوم بإعداد البيانات ودمجها من خلال Excel تستغرق حوالي 80 ٪ من وقت عمل الموظفين ، و 79 ٪ ينتظرون رد فعل البرنامج نفسه. أي أن شخصًا ما أجرى بعض التلاعبات ، وكتب صيغة أو قيمة ، وضغط على مفتاح Enter وذهب للتدخين ، وشرب القهوة أو تناول الغداء: تستغرق بعض عمليات الدمج وتحديث البيانات من 40 دقيقة إلى ساعتين.
المشكلة الرئيسية هي آلية دمج البيانات المنصوص عليها في العصور القديمة - مجموعة من الصيغ المتقاطعة المعقدة التي يكسر فيها الشيطان ساقه. بمجرد اختراع هذه الآلية من قبل نوع ما من "guru" Excel ، لكنه من الواضح أنه لم يفترض أن مثل هذا الحجم من البيانات سيتم معالجته. في السابق ، كان كل شيء يعمل بدون فرامل ، وتم نسخ الملفات ذات الصيغ الموصوفة ببساطة من مشروع إلى آخر. وعندما بدأت المشاكل بعد بضع سنوات ، لم يكن أحد يعرف على وجه اليقين كيف يعمل الدمج. ولكن لم يكن من الممكن العثور على متخصص يمكنه إعادة تشكيلها ، وهذا ليس مفاجئًا: عادةً لا يتعلم المطورون لغة صيغة Excel ولا يستخدمونها.
أدى تعقيد ومدة الحسابات في Excel إلى حقيقة أنه مع زيادة حجم البيانات ، كان من الضروري توظيف المزيد والمزيد من الموظفين في الإدارة بشكل تدريجي ، حيث توقف الموظفون الحاليون عن التعامل مع معالجة المستندات.
هذا الوضع لم يحدث على الفور وليس في اليوم الآخر. ونتيجة لذلك ، قرر العميل: حان وقت الهجرة. كان المطلب الرئيسي هو أن يكون للنظام الجديد تأثير ضئيل على العملية. أي أن العميل ، بالطبع ، ليس سعيدًا بأن برنامج Excel يتباطأ ، لكنه في الحقيقة لا يريد تغيير العمليات المعتادة بسبب الأداة الجديدة. يمكن تقسيم العملية برمتها إلى مرحلتين رئيسيتين:
- إعداد البيانات من مصادر مختلفة ، بشكل رئيسي من الوثائق الورقية ،
- إدخال التسجيل في شكل ملفات Excel ودمجها.
تبدو العملية التكنولوجية لدى العميل كما يلي:
الفروق الدقيقة الثانية: عند إدخال البيانات في السجل ، يتحقق الموظفون مما إذا كان قد تم إدخال هذا المستند من قبل. للقيام بذلك ، قم بإجراء بحث على مجموعة التفاصيل. اقترحنا أتمتة هذا الإجراء وتحديد التكرارات الموجودة بالفعل في مرحلة الإدخال. أي ، وصول مستند جديد ، يبدأون في دفعه بدون أي فلاتر. إذا عثر النظام على نسخة مكررة بأي معلمات (على سبيل المثال ، حسب الغرض وتاريخ الدفع) ، يتم تمييز هذا الإدخال باللون الأحمر بحيث يكتشف المستخدم ما إذا كانت هناك أخطاء في البيانات التي تم إدخالها أو إدخالها بالفعل. وبالتالي ، يتم تنفيذ التحكم في ازدواجية السجلات والإدخال الصحيح بواسطة Excel.
قررنا عدم إنشاء حديقة حيوانات من بائعين مختلفين. كان حل Microsoft في هذه الحالة أفضل ليس لأن الشركة طورت كلاً من Excel و Power BI. وليس حتى لأنهم مندمجون بشكل جيد مع بعضهم البعض. يتيح لك Just Power BI استخدام مجلد كامل كمصدر بيانات ، حيث يمكن للمستخدم وضع ملفات مختلفة كما يراه مناسبًا (بما في ذلك الملفات النصية). ومعالجتها حرفيا بنقرة واحدة. حسنًا ، أضف مصادر معلومات أخرى ، إذا لزم الأمر (1C ، أنظمة المحاسبة الآلية للوحدات الأخرى ، وما إلى ذلك).
يعمل Power BI و Power Query فعليًا على تسريع مئات المرات وتجاوز الحد الأقصى لكمية البيانات التي يعمل عليها Excel. في البداية كان 64 ألف خط ، والآن يذهب مشروع القانون إلى الملايين. لذلك إذا كنت محدودًا بقدرات Excel ، فقد تكون الخطوة المنطقية التالية هي التبديل إلى Power Pivot أو Power BI: فهم يستخدمون نفس الأساليب والآليات. إذا استخدمت بعض الصيغ في لغة M (في Power Query) أو DAX في Power Pivot لمعالجة البيانات ، فإن كل هذا سيعمل عمليًا بدون تغييرات في Power BI.
يسمح لك Power BI ، كمنتج واحد متكامل ، بدمج كل تلك التقنيات التي "تم تعليقها" في Excel لسنوات ، مثل الألعاب على شجرة عيد الميلاد. على الرغم من أنه لا يمكن إدخال البيانات فيه (تقريبًا) ، لا يمكن اعتبار A + B ، كما هو الحال في Excel ، ولكن يمكن استخدامه كمعالج لكميات كبيرة من البيانات. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض الحسابات على عدد كبير من الأعمدة أو الصفوف. يمكن لـ Excel القيام بذلك أيضًا ، ولكن في ساعات ، و Power BI في ثوانٍ.
هناك منتجان أو ثلاثة منتجات متنافسة يمكنها ، افتراضيًا ، إجراء نفس الحسابات بنفس السرعة ، ولكنها لن تتكامل بشكل جيد مع Excel ، والأهم من ذلك ، ستحتاج إلى بنية تحتية إضافية لتكنولوجيا المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكنك خصم المكون المالي: توفر Microsoft Power Pivot Desktop مجانًا إذا كنت تريد استخدام هذه الآلية فقط لدمج ملفات Excel الخاصة بك وستقوم بإعداد التقارير أو تحليل البيانات بمفردها أو كجزء من مجموعة صغيرة.
في الوقت نفسه ، يمكن نقل ملفات Power BI التي تم إنشاؤها بحرية بين أجهزة الكمبيوتر ، مثل تقارير Excel. ونتيجة لذلك ، لا يحصل المستخدمون في أيديهم على بعض البيانات المحسوبة والثابتة فحسب ، بل يوفر Power BI فرصًا كبيرة لإنشاء العديد من الرسوم البيانية والرسوم البيانية التفاعلية التي يتم إعادة حسابها على الفور.
بعد إدخال Power BI ، وفقًا لأكثر التقديرات تشاؤمًا ، انخفضت مدة مرحلة الحساب بمقدار 200-300 مرة (!). مع الأخذ في الاعتبار أن القسم يوظف حاليًا 12 شخصًا يقضون الكثير من الوقت في معالجة المستندات ، يمكننا تقليل عدد الموظفين بأمان بمعامل 4. وهذه بالفعل مدخرات ملحوظة على ضرائب الرواتب والضرائب.
لكن توفير الوقت والمال ليس الميزة الوحيدة لهذا الحل. في السابق ، لم تقم الشركة بتحليل كمية البيانات بالكامل - لكل خط عمل أو مشروع على حدة. لم يتمكن Excel من التعامل مع مثل هذا الحمل. والآن لن تصبح التحليلات المستعرضة للمشاريع ممكنة فقط. مع التوسع الإضافي لهذا الخط ، على سبيل المثال ، Power BI Pro أو Power BI RS أو حتى Power BI Premium ، سيكون من الممكن إعداد تقارير تفاعلية لفئات مختلفة من المستخدمين وإدارة مستويات الوصول إلى البيانات الحساسة وتوفير الوصول عبر الويب أو الأجهزة المحمولة.
أي عمليا دون تغيير سير العمل ، تزويد جميع صناع القرار في الشركة بالمعلومات ، كما يقولون ، في متناول يدك.
يوري كولماكوف ، خبير ، قسم توحيد وتصور البيانات ، النظم البيئية النفاثة ( McCow )