إدارة الوقت ، أو إدارة الفوضى الفعالة

الجميع ، بدرجة أو بأخرى ، شعروا بضيق الوقت ، وضغط من الجداول الزمنية ، وشهدوا ضغوطًا من الاندفاع القسري ، وقدموا وعدًا: في المرة القادمة ، سأقوم بالتأكيد بمراقبة الوقت بعناية ، يمكنني التخطيط لكل شيء مقدمًا ، لن أتناثر في العديد من المهام ، أو على العكس ، سوف أتحول إلى سوبرمان ويعيد كل شيء دفعة واحدة. إذن ما هي الاستراتيجية الأكثر فعالية؟ التسرع أم لا التسرع؟ هل بالتتابع أو بالتوازي؟

المصدر

رحلة سوبرمان القصيرة

تذكر الظروف التي نندم فيها عادةً على عدم كفاءتنا. عندما يكون هناك العديد من المهام ذات الأولوية الحارقة ، يمتلئ البريد بالرسائل الجديدة ، ويمزق الهاتف الذكي من المكالمات ، وهناك الكثير من الرسائل غير المقروءة في برنامج المراسلة. في هذه الحالة ، أريد زيادة السرعة والعمل بشكل أسرع ، بالكاد يعتقد الدماغ ، محاولًا التركيز على أهم الأشياء.

يحدث هذا عندما يكون هناك الكثير من "المقدمة" ، مما يؤدي إلى وفرة في دماغنا. لذلك ، يبدو أنه من الحاجة إلى الاستجابة لجميع "التمهيدية" نحن "يذهب سقف". دعونا لا ننسى أنه بالإضافة إلى الفوضى حول دماغنا نفسه يولد فوضى في شكل أفكار استباقية وتفاعلية.

الفوضى هي أي مقدمة تمهيدية تتطلب رد فعلنا

تعرفوا ، هذا هو السيد برين ، ولم يتغير على الإطلاق خلال الـ 600 سنة الماضية ، كما أثبت علماءنا البريطانيون المحبوبون. نصف الكرة الأيسر مسؤول عن المنطق ، ونصف الكرة الأيمن هو عن المشاعر ، والفصوص الأمامية لذاكرة الوصول العشوائي (التخطيط ، وصنع القرار ، وتحديد الأولويات) ، والجزء القذالي هو الإدراك البصري.

يمكننا فقط الانتباه إلى 7 عوامل (± 2) تتطلب اهتمامنا وتحكمنا المعزز. كل شيء يتجاوز هذا المقدار يعتبره الشخص بمثابة تهديد ، يعطي الدماغ إشارة إنذار ، مما يمنع التفكير في الفصوص الأمامية وحقن الأدرينالين لتسريع. ساعدت هذه الآلية رجل الكهف على البقاء عندما كان من الضروري التصرف بسرعة عند مقابلة نمر ذو أسنان صابر. بسبب اندفاع الأدرينالين ، هرب سلفنا بالهروب ، أو التصرف بشكل حاسم ، مهاجمة المفترس. لم يتغير الدماغ ، ولا يزال يستجيب للأخطار. الآن ، رد فعل الدماغ هذا غير منظم ومتعب. أثناء العمل في مشروع ما ، نحاول أحيانًا تغطية جميع تلك المقدمة ، ولكن لا يمكننا التعرف عليهم جسديًا نتيجة لذلك - في نهاية يوم العمل ما زلنا نشعر بالقلق ، وحتى في المنزل نحن منزعجون من أي ملاحظات تمهيدية جديدة.

يدفع الشعور بعدم الكفاءة إلى التكرير ، مما يؤدي فقط إلى تفاقم الوضع. مرارا وتكرارا ، نجلس في العمل ، محاولين اللحاق بما يبدو لنا أنه ضائع. يعمل هذا بشكل جيد على مسافات العدو السريع (المعالجة من وقت لآخر) ويؤثر سلبًا على الماراثون ، عندما تكون المعالجة دائمة. عندما نجد أنفسنا في مثل هذه الحالة ، غالبًا ما لا نتمكن من الخروج منها. يظهر إدمان العمل.

إدمان العمل - مرض يشبه نزلات البرد ، يحدث من وقت لآخر في الجميع.

رأيت أكثر من مرة كيف رفض الموظفون مغادرة المكتب بعد نهاية يوم العمل ، لأنه لا يزال هناك الكثير من العمل. عملوا لمدة 12 ساعة ، على الرغم من أن الساعات الأخيرة كانت غير فعالة. انظر إلى نفسك أيها الرفاق مدمني العمل! انظر إلى يومك واسترجعه وأدائك.

كل شيء موجود على السطح: تؤدي المسؤولية المفرطة إلى إدمان العمل في كثير من الأحيان مثل إدمان الأدرينالين لتوليد المشاكل. يخلق الشخص دون وعي مشاكل لنفسه ، ثم يتعامل معها بشجاعة - على جرعة جديدة من الأدرينالين. كيفية التعرف على إدمان العمل؟ نعم ، الأمر بسيط للغاية: مدمني العمل ليسوا في عجلة من أمرهم للتعويض عن ساعات العمل الإضافية ، ويعملون من أجل البلى ، وليس لديهم الوقت للتعافي وليس عن عمد ، مما يقلل من جودة عملهم ومن ثم إنتاجيتهم.

"اجعل عملك حياة مُرضية ، وليس حياة عمل مُرضٍ."
ستيفن كوفي

إن الجلوس على مشروع من الفجر حتى الغسق ليس أفضل طريقة لإظهار ولاء الشركة. العمل المفرط يقلل من الجودة ومكلف للجميع. تدفع الشركة تعويضًا نقديًا للمعالجة ، وبالتالي الجودة المفقودة.

حقيقة مثيرة للاهتمام: كثير من الناس الذين أصبحوا مشهورين في وقت لاحق لم يقضوا الكثير من الوقت في حياتهم العملية.

نحن نعمل بكفاءة أكبر وبمتعة

المصدر

"إذا كنت لا تعرف كيفية إدارة الوقت ، فلن تكون قادرًا على إدارة أي شيء آخر."
بيتر دراكر ، أحد أكثر منظري الإدارة نفوذاً في القرن العشرين

مساعدنا الأول في إدارة الوقت ومواردنا هو التخطيط. الكثير ، للأسف ، مهملة. مع التخطيط ، تكون ضيقة بشكل خاص لأولئك الذين تضرب طاقتهم على الحافة: "أي نوع من التخطيط؟! بحاجة للعمل! " فقط في أي اتجاه يركض ، لماذا وما إذا كان سيكون عديم الفائدة ، عادة ما يتخيلونه غامضًا.

يحدث أن القائد يفضل حل كل شيء بسرعة أثناء التنقل ، لأن "الوقت هو المال" (في أفضل تقاليد هوليوود) ، أو أنه لا يمتلك التخطيط ، أو ربما يكون مجرد خبير إداري منذ الولادة (يحدث هذا أيضًا). لكن في أغلب الأحيان تشير إلى هذا النوع من الأشخاص الذين يريدون الحصول على كل شيء اليوم ، وتبدو الأفكار حول الغد لا قيمة لها. عذر آخر شائع هو "هناك الكثير من المعلومات حول محاولة التخطيط وتنظيم كل شيء." هذا هو الموقف الخطأ بشكل أساسي.

لا يعتبر التخطيط في العديد من المجموعات عملاً ، ولا يتم تخصيص الوقت لذلك ، ويتبع الموظفون قائد هذا النشاط المهم.

ومع ذلك ، يساعد التخطيط على تنظيم الفوضى (على الأقل لن يكون هناك المزيد في منطقتك) ، وبناء التفويض (الكفاءة الرئيسية للقائد) ونظام لرصد تنفيذ المهام ، واتخاذ القرارات المثلى. بالإضافة إلى ذلك ، من الجيد جدًا تحقيق أهدافك الخاصة والحصول على جرعة من الإندورفين المستحق.

الفكرة الرئيسية للتخطيط هي أن ترى من فوق "ساحة المعركة" الخاصة بك: صورة شاملة للعالم والوضع من حولك.

مفارقات التخطيط

كيف يبدو سير العمل لدينا عادة؟ نحن مشغولون بمهمة محددة. في هذه الأثناء ، يزداد عدد المدخلات ، ونبدأ في الشعور بالتوتر ، متجاوزين مناطق الاهتمام المريحة للدماغ 7 + 2 ونفقد السيطرة على ما يحدث. الدماغ ، خوفا من عدم وجوده في الوقت المناسب ، يسرعنا بالقوة. يقلل العمل بسرعات قصوى من تركيز الانتباه وجودة قراراتنا. هناك المزيد من المشاكل - نحن أكثر عصبية. تغلق الدائرة.


من المستحيل القيام بكل شيء ، لأن عدد المقدمات الجديدة (الظروف الجديدة والمشكلات الناشئة فيما يتعلق بها) سوف ينمو فقط. لذلك ، لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن يلهم رغبة المرؤوسين في المثالية. إن الرغبة في إعادة جميع الحالات وحل جميع المشاكل تضر بالعملية الشاملة. من المهم للغاية تحديد الأولويات والقيام بالمهام ذات الأولوية فقط في وقت معين.

أدناه سأقدم المبادئ الأساسية التي ستساعد على تعديل النهج القياسي الموصوف أعلاه.

• إذا تأخرنا ، عندها بدأنا نفقد السيطرة ، فمن الضروري على الفور المكابح! توقف ، قارن الأولويات ، خطط لتنفيذ ما هو أكثر أهمية الآن.
  
• افهم أنه لكل وحدة زمنية ، يمكن القيام بشيء واحد فقط نوعيًا.
  
• بغض النظر عن الطريقة التي تحاول بها العمل بشكل أسرع بكثير من المتخصص العادي ، فلن يعمل (ما لم تكن معلمًا بالطبع).
  
• لا تفعل اليوم ما يمكنك القيام به دون مشاكل غدا. اقرأ هذا المبدأ مرة أخرى. فكر في الأمر. فهم. وسوف تأتي إلى ما يلي - عليك أن تفعل ما هو أكثر أهمية في الوقت الحالي.
  

أكلة الوقت الرئيسية

لقضاء الوقت بشكل أكثر كفاءة ، تحتاج إلى معرفة لماذا تنزلق من بين أصابعك؟ من وما سرقة منا؟ أقترح عليك تخصيص يوم واحد للتجربة ، ومن الصباح الباكر حتى وقت متأخر من المساء ، سجل جميع أنشطتك بالتوقيت. حتى إذا كان هذا اليوم بعيدًا قليلاً عن حياتك اليومية العادية ، فلا يزال بإمكانك رؤية "الفخاخ المؤقتة الكلاسيكية".

من خلال جمع المعلومات ، ستتلقى قائمة غير مكتملة بما يقوض أنشطتك. سأقدم أدناه الجناة الرئيسيين لانخفاض الإنتاجية في سياق إنجاز المهام.

• أهداف غير واضحة (عندما لا تعرف الغرض من العمل المنجز).
  
• لا يتم الاتفاق على منهجية تحقيق الهدف (عندما يتم تنفيذ العمل بطرق غير مثلى للمهمة).
  
• لا توجد أولويات مهمة (عندما تضيع في المهام).
  
• عدم القدرة على قول "لا" مبررًا للمهام غير اللائقة (عندما تقوم بمهام إضافية ، وليس التعامل مع المهام الحالية).
  
• عدد كبير من المهام التي تتطلب تركيزًا عاليًا (عندما لا تفهم ما يجب التركيز عليه).
  
• آفاق المهام المنفذة غير مرئية (عندما لا تعرف الأهداف النهائية للمهمة).
  
• عدم وجود دافع شخصي (عندما لا تكون لديك الرغبة في القيام بالمهمة).
  
• الضوضاء في مكان العمل (عندما يكون مكان العمل غير مريح).
  
• مكالمات هاتفية / بريد إلكتروني أثناء العمل.
  
• الزوار الذين يأتون أثناء مهامك ، ويأتون أحيانًا بمهام جديدة.
  
• عدم التنسيق مع الزملاء الآخرين ("فرق الإطفاء": عندما يحاول كل من حوله إطفاء حريق نشأ - مهام يجب حلها في وقت سابق ، بما في ذلك مع مشاركتك).
  
• تفويض غير كافٍ للعمل للمرؤوسين (عندما تفعل كل شيء بنفسك).
  
• تخزين المعلومات بشكل غير منظم (عندما تقضي وقتًا إضافيًا في البحث عن المعلومات الضرورية).
  
• اجتماعات مفاجئة (عندما تنشأ بشكل عاجل ، دون القدرة على الاستعداد لها بشكل صحيح).
  

حسنًا ، بالطبع ، هناك ثلاثة عوامل شخصية مهمة تعتمد على كل منا.

• إن الفوضى الشخصية وانعدام الانضباط الذاتي هما أساس كل المشاكل.
  
• الصراعات المشتعلة بين الموظفين / الإدارات - تحتاج إلى التخلص من مثل هذا الإرث في بداية التفاعل مع الزملاء.
  
• الرغبة في جمع كل المعلومات قبل اتخاذ القرار - الكمالية زائدة عن الحاجة ، فهي تبطئ المهمة فقط.
  

المصدر

تعلم التخطيط

"الأشياء السيئة تحدث بحد ذاتها ، الأشياء الجيدة تتطلب التنظيم."
أشخاص أذكياء مختلفون

إن تخطيط مهامك لحلها بكفاءة أكبر ليس أمرًا صعبًا في الواقع.

تحتاج أولاً إلى إصلاح جميع المدخلات. للقيام بذلك ، نقوم بإزالة جميع المعلومات من الرأس لتفريغها للتفكير الاستراتيجي. عادة ما أكتب كل الأشياء الصغيرة التي تتدفق في رأسي ، على الورق أو في بطاقة المخابرات (حول هذا في وقت آخر).

بعد ذلك ، نقوم بتجميع جميع المهام وفقًا للميزات المشتركة. نتذكر أنهم "يأكلون الفيل في أجزاء" ويحللون الأهداف والمهام إلى مستوى الحدث. يساعد التحليل على حساب موارد ومدة العمليات الضرورية بشكل أكثر دقة. من خلال تقسيم المهام إلى أحداث محددة ، يمكننا تفويضها على الفور للموظفين ثم التحكم فيها. يجب بالطبع إضافة الأحداث على الفور إلى التقويم الشخصي الخاص بك.

أمامنا الآن سلسلة من الأحداث التي يجب أن تؤدي إلى الهدف.

لكن الحياة ستقوم بالتأكيد بإجراء تعديلات حتى على الخطة الأكثر تفصيلاً. سيتعين علينا مراجعته أكثر من مرة ، ولكي لا نحيد عن المسار الرئيسي ونصل إلى النهاية المرجوة ، نحتاج إلى تحديد الأولويات. علاوة على ذلك ، يجب القيام بذلك باستمرار.

بالنسبة للتخطيط على المدى القصير ، تعتبر مصفوفة دوايت أيزنهاور ممتازة. قسم الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة الورقة إلى أربعة مربعات وأشار على المحاور إلى إلحاح وأهمية المهام.

يعد تحقيق الأمور المهمة حقًا بمكاسب كبيرة. والعكس بالعكس: إن تجاهل الأمور المهمة سيؤدي إلى مشاكل كبيرة. لذلك ، إذا لزم الأمر ، يجب اجتذاب موارد إضافية لحلها.

في المصفوفة ، حددنا الإجراءات الرئيسية التي يجب القيام بها اعتمادًا على انتماء المهمة إلى الأرباع.

بعد تحديد الأولويات ، من الضروري مراجعتها بشكل دوري حتى لا تفقد شيئًا أكثر أهمية. لهذه الأغراض ، هناك "منصات عرض".

"طوابق المراقبة"

ستخبرك طبيعة نشاطك بعدد المرات التي تحتاج فيها للتخطيط للعمل. لدي بالتأكيد خطة ليوم أو أسبوع. خطط شخصية (بما في ذلك الأسرة) للشهر والسنة. ربما تتناسب أيضًا مع الخطط نصف السنوية.

يجب تخطيط الروتين مقدما على أساس دوري. إذا كنا نتحدث عن تكرار المهام اليومية باستمرار ، فإنني أنصحك بتجميعها في مجموعات (العمل مع البريد والمكالمات وما إلى ذلك) وتنفيذها معًا كمجموعة. العدد الأمثل لطرق التعامل مع البريد هو 3-4 مرات في اليوم (أنت لست سكرتيرًا ، وأنا مندهش دائمًا عندما أرى عميل بريد إلكتروني مفتوحًا بشكل مستمر ، ما نوع الفعالية التي يمكن مناقشتها هنا) ، اسأل: "ماذا عن الرسائل العاجلة "؟ الجواب بسيط: "لكل شيء عاجل ، هناك هاتف واتصال شخصي".

يرجى ملاحظة أن الأمر يستغرق حوالي 15 دقيقة لإدراجه في المهمة. أضف نفسك هذا الوقت "البديل". وفكر في النظم البيولوجية الفردية الخاصة بك. إذا سقطت ذروة نشاطك في النصف الثاني من اليوم ، فلا فائدة من تفكك نفسك عن طريق إعداد "عواصف دماغية" في الساعة 10 صباحًا ، وبعد الغداء لا توجد فائدة في تحديد المهام الفكرية للغاية - سيكون الجسم مشغولًا بتحويل الطعام إلى طاقة ولن يضطر إلى التفكير في العمليات.

أعلى 3 اختراق فعال للحياة

المصدر

الضفادع

حدد أكثر الأشياء إزعاجًا ، ولكنها مهمة لليوم و "تناول الطعام" في بداية اليوم. ستكون أكثر راحة ، وستكون جميع الأنشطة الأخرى أكثر متعة ، ولن يكون لديك مثل هذا الرفض المشرق في أدائها ، لأنك قمت بالفعل بأكثر الأعمال غير سارة.

مرساة

قرر بنفسك الحدث / الإجراء الذي ستعتبره مفتاح يومك الناجح. ونفعل ذلك كل يوم - ستصبح أيامك أكثر نجاحًا. بمرور الوقت ، ستلاحظ أنه إذا لم تكمل هذا الإجراء ، فستكون الأيام أقل نجاحًا. وبالتالي ، يمكنك تحويل حدث صغير إلى مفتاح نجاحك. على سبيل المثال ، لدي مثل هذا المرساة كوب من القهوة السوداء المطحونة الطازجة بدون سكر (لأكثر من 7 سنوات).

رقم معقول

لا تأخذ التزامات إضافية غير واقعية ، حاول السيطرة على الفوضى والحد من عدد الفتحات من حولك.

الأداء ونحن

بعد تحليل جميع العمليات التي يجب تنفيذها في طريق الوصول إلى النتيجة ، ستجد بالتأكيد تلك التي يمكن توحيدها وتشغيلها آليًا. لا تهمل هذا ، حرر الناس لعمل أكثر أهمية ووفر الكثير من الوقت. في اليابان ، من المعتاد تحسين العمليات إذا كانت مزايا التحسين تعطي 3 ثوان على الأقل (وقت يساوي مصافحة) ، مما سيزيد من الإنتاجية الإجمالية للشركة.

ما الذي يحدد إنتاجية العمل في البرمجة وما لا يفعل

شاركت نتائج سنواتهم العديدة من البحث في ألعاب حرب الترميز .

اتضح أن الإنتاجية لا تتأثر بأي شكل من الأشكال بحجم الراتب (على الرغم من أنها ستبدو!) والخبرة ، إذا كان الأخصائي يعمل لمدة ستة أشهر على الأقل. لغة الشفرة ليست مهمة للمطورين (باستثناء ASM). كما أن عدد أوجه القصور أثناء تنفيذ المهام ليس له علاقة مباشرة بالأداء.

والأهم من ذلك كله ، يؤثر زملاؤنا على إنتاجيتنا: "في المتوسط ​​في المستشفى" لا يستطيع أحد العمل بشكل أفضل بكثير من الفريق بأكمله (إحصائيًا ، يختلف الفرق في الإنتاجية بنسبة لا تزيد عن 20٪ من متوسط ​​قيمة القسم). بالنسبة للعمل المثمر ، فإن البيئة مهمة - منطقة مكان العمل ، والصمت ، والعزلة ، وإمكانية تشتيت العوامل الخارجية. إذا كانت البيئة غير مريحة ، يبدأ الناس في البحث عن المكان الذي يمكنك فيه "الاختباء" من أجل العمل العادي. ربما لاحظت كيف يختبئ زملاؤك في غرف الاجتماعات للعمل بمفردهم - هذه علامة على بيئة عمل غير مريحة. ما مدى فعالية بيئة العمل وكيف يمكن فهمها؟ عامل بيئي سيعطي إجابة.

العامل البيئي (C) = الوقت / وقت الوجود المستمر

المصدر

كيف تنظم بيئتك الخصبة؟ أولاً ، انتبه إلى منطقة العمل. يجب أن تكون حراً في التنقل في حالة من الفوضى (هناك مثل هؤلاء المدافعون) أو ترتيب مكان عملك. من الناحية المثالية ، حدد ما لا يزيد عن 7 مناطق عمل (مراكز اهتمام) ، في كل منها نظم مجموعاتك المواضيعية الخاصة من المواد / أدوات العمل (الشاشات ، منطقة التحليل الاستراتيجي ، منطقة العمل التكتيكية ، منطقة الاتصال ، إلخ).

ثانيًا ، ضع في اعتبارك التنظيم المناسب للوثائق. نظرًا لأننا ، كما اكتشفنا بالفعل ، لا يستطيع الدماغ الانتباه إلى أكثر من 7 كائنات ، لا تقم بإنشاء مجلدات ضخمة للغاية. في الداخل يجب أن يكون هناك 7 ± 2 ملفات / مجلدات فرعية.

ثالثًا ، يجب أن يكون لديك مساحة عمل كافية للعمل المريح ، وعلى الأقل ، يجب أن تكون قادرًا فقط على المشي أو ممارسة الرياضة محليًا في مكان العمل (ادفع للخارج ، وتمتد ، وما إلى ذلك).

حقائق الأداء الغريب (بناءً على ألعاب حرب الترميز)

• أفضل الموظفين يعملون بشكل أكثر إنتاجية 10 مرات من الأسوأ.
  
• الموظف الأكثر إنتاجية هو 2.5 مرة أكثر إنتاجية من المتوسط.
  
• أكثر النصف إنتاجية من الموظفين أكثر إنتاجية مرتين من النصف المتبقي.
  

الاستعداد للمفاوضات

بمرور الوقت والخبرة المكتسبة ، لدى كل شخص عدد متزايد من الاجتماعات ومفاوضات العمل.

توزيع الوقت على مختلف مستويات التسلسل الهرمي للإدارة

حتى لا يأكل تنظيم المفاوضات الكثير من الوقت ، قمت بإعداد المذكرة التالية.

1. , .
   
2. , , . . - – .
   
3. . 2. — , . . – , , – .
   
4. ( , , , ). , – .
   
5. 5-10 , .
   
6. 24 . , , .
   

«ime Management , ».
, -

أعلاه ، تحدثت عن الفعالية الشخصية ، وترتيب الفوضى المحيطة وترتيب أولويات المهام الواردة. إذا كنت مهتمًا ، مثله ، وفي المقالة التالية سأتحدث عن الأدوات التي أستخدمها لتحقيق هذه الأهداف.