هناك قول مأثور: "هل تريد أن تفعل جيدًا - افعل ذلك بنفسك".بالنسبة لي ، في الواقع ، سيكون الأمر أسرع وأكثر هدوءًا. ومع ذلك ، يعرف أي مدير أن المدير الضعيف هو الشخص الذي لا يعرف كيف يشرح ويفوض السلطة. وبناء على ذلك ، فإن القدرة على إعطاء تعليمات واضحة وخطة عمل هي مهمة قائد جيد. و "سهولة الاستخدام" تساعده في ذلك. دعونا نتعامل مع هذا المفهوم.
سهولة الاستخدام (من قابلية الاستخدام الإنجليزية) تعني سهولة الاستخدام وبيئة العمل وسهولة الفهم.تعليمات الموظفين فعالة وسهلة إذا كانت نتيجة تنفيذها ناجحة. عند إعداد المقال ، تم تحليل التعليمات الداخلية للموظفين المنشورين على مورد Wiki الداخلي. ومع ذلك ، يترك العديد منهم أسئلة حتى مع دراسة تفصيلية للمادة.
لذا ، الآن مباشرة إلى الشيء الرئيسي.
التعبير: "وهكذا سوف" بالتأكيد ليس للتعليمات.
1. تحديد الهدف: لمن ولأي غرض من التعليمات. وتجدر الإشارة هنا إلى أن المصطلحات لا يجب أن تكون محملة بمذكرة ، وإلا سيتم إرفاق مسرد للمصطلحات بها - موسوعة كاملة ، وللأسف ، هناك فرصة ضئيلة لقراءتها.
2. لا تستخدم الكثير من اللغة العامية في التعليمات. هناك احتمال ألا يفهمه جميع الموظفين.
مثال: "توضيح مع المديرين ما إذا كانت المقالة قد تلقت تحديثًا." من ناحية ، كل شيء مكتوب بوضوح ، لكن مثل هذه اللغة العامية ليست مناسبة لوثيقة رسمية.
3. نقوم بتخفيف النص باستخدام لقطات الشاشة. من المستحسن القيام بذلك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وفي البرنامج أو الواجهة التي يمتلكها جميع الموظفين. يمكنك تعديل لقطات الشاشة باستخدام الأسهم وتمييز العناصر.
أمثلة على لقطات الشاشة بخطوات مفهومة:
4. لا تخطي الخطوات التي تبدو لنا بسيطة للغاية. دع الموظف أفضل ، قراءة التعليمات ، تخطي هذه الخطوة بنفسه.
5. من غير المرغوب فيه استخدام جمل كبيرة في النص. باختصار: "اذهب إلى القائمة" ، "أضف قيمة ..." ، "حدد معلمة ..." ، إلخ.
6. لتقليل كمية النص يمكنك استخدام العناصر الرسومية. على سبيل المثال
اتصال محلي -----> خصائص -> TCP / IPv4 -> خصائص.
7. استخدام اختيارات الخطوط مقبول. هذا يلفت الانتباه إلى النقاط الحاسمة.
8. لا تستخدم أي من تجربتك الشخصية في استخدام هذا المنتج أو ذاك أو استخدام البرنامج في التعليمات. للقيام بذلك ، هناك اجتماعات منفصلة مع الموظفين حيث تنقل لهم تجربتك القيمة. والتعليمات هي بنية منطقية تصف "خطوة - خطوة" وليس أكثر.
9. كن دقيقًا ومنطقيًا في الكتابة. تذكر ، إذا ارتكب الموظف الذي يعمل وفقًا لتعليماتك خطأ ، فسيكون هذا هو عيبك.
إن التعليمات الفعالة القابلة للاستخدام ليست مجرد إجراء شكلي ، فهي واحدة من خطوات نجاح وأتمتة سير العمل. تأثير مرآة قابلية الاستخدام هو أننا نتذكر الأشياء التي تتعلق بتجربتنا الخاصة بشكل أفضل من تلك التي لا علاقة لنا بها. لذلك ، فإن كتابة التعليمات والمذكرات تضخ المهارات الإدارية للمتخصصين. وهذا بدوره يذهب إلى "بنك المهارات".