وكيف هي علاقاتك مع مسك الدفاتر والمحاسبين؟ ربما ، مثل العديد من متخصصي تكنولوجيا المعلومات ، تجد صعوبة في العثور على لغة مشتركة معهم ، ونتيجة لذلك ، لديك نزاعات في العمل بانتظام؟ أم أنك كمقاول تشعر باستمرار بالعداء من المحاسب الرئيسي ، ولسبب ما يتم دفع فواتيرك في النهاية؟ أو ربما المتطلبات المتضاربة لإدارة الشركة والمحاسب الرئيسي تحيرك كمتخصص في تنفيذ منتج البرنامج ، وأنت لا تفهم ماذا تفعل به؟ ثم هذه المقالة لك.
قررت اليوم أن أتحدث عن المحاسبة والمحاسب ودوره في المؤسسة. وهي مخصصة ، أولاً وقبل كل شيء ، للمتخصصين المشاركين في تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء وأنظمة المحاسبة (على سبيل المثال ، 1C) ومنتجات أتمتة الأعمال الأخرى. وهنا أريد أن أتحدث عن العامل البشري وقواعد التفاعل مع المحاسبة.
سأوضح أيضًا أنه في هذه المقالة سنتحدث تحديدًا عن الشركات في قطاع الأعمال ، ولكن ليس عن المنظمات الحكومية.
والحقيقة هي أن التدفقات المالية ، بما في ذلك الموافقة على العقود ودفع الفواتير في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، غالبا ما يحتفظ بها المحاسب. صاحب (رئيس) سلطة محاسبة مندوبي الأعمال إذا تعلق الأمر بكل ما يتعلق بالأمور المالية. الأسباب واضحة - توظيف المدير ، والحاجة إلى الأوراق ، المختصة في المحاسبة وإعداد التقارير الضريبية ، في النهاية ، الحاجة إلى تنفيذ إجراءات معينة مباشرة تتعلق بدفع الفواتير. كل هذا في مجال مسؤولية المحاسبة. وإذا لم تكن قادرًا على العثور على لغة مشتركة مع المحاسب ، فمن المؤكد حدوث مشاكل في توقيع المستندات ودفع الفواتير.
بالإضافة إلى ذلك ، عند تقديم أي نظام محاسبة ، من المؤكد أنك ستواجه المحاسبة الأولية. ستحتاج إلى معرفة كيفية تنظيم عمل الوثائق الأولية في الشركة ، وكيفية حدوث التفاعل مع المحاسبة (الحصول على وثائق للعملاء ، ومعلومات حول الدفع ، وما إلى ذلك). وهنا ، بدون مساعدة خيرة من محاسب متخصص ، فإنك تخاطر بالحصول على الكثير من الصعوبات وسوء الفهم ، نتيجة لذلك ، التعديلات والتحسينات. وبطبيعة الحال ، استياء العملاء.
أيضًا ، يمكن لهذه المقالة مساعدة موظفي الشركة ، على سبيل المثال ، مسؤولي النظام أو مهندسي الخدمة أو أخصائيي فريق المبيعات ، على إنشاء علاقات صحيحة وفعالة مع المحاسبة.
في أي مؤسسة ، هناك نوعان من المحاسبة:
- إداري. من الضروري للرقابة الداخلية وصنع القرار من قبل إدارة المؤسسة. ومن الأمثلة على ذلك ، نوبات الموظفين ، وقرارات شراء المعدات ، والتخطيط الاستراتيجي لتطوير الأعمال ، إلخ.
- ينظم. يستخدم هذا النوع من المحاسبة لإبلاغ الدولة. وهذا يشمل مسك الدفاتر والمحاسبة الإحصائية والضريبية.
ما هي المحاسبة؟
إذا بدأت في دراسة الأدلة والوثائق ، فهناك العديد من التعريفات للمحاسبة. على سبيل المثال ، تقترح ويكيبيديا ما يلي:
المحاسبة هي وحدة توظيف في كيان اقتصادي ، مصممة لتجميع البيانات حول ممتلكاتها ومطلوباتها.
في الكتب المدرسية ، بدلاً من نص قصير ولكن يصعب قراءته ، ستجد فصولًا كاملة مخصصة لهذا التعريف. ولكن بالنسبة للشخص العادي ، فإنهم لا يجلبون الوضوح أيضًا.
في الواقع ، قسم المحاسبة مسؤول عن المجالات التالية:
في الواقع ، ترتبط الأنشطة الحالية للمحاسبة بالتنفيذ الصحيح للوثائق التي تظهر جميع تحركات الأموال والأصول. والهدف النهائي هو إبلاغ الدولة: الضرائب والمالية والإحصائية.
من الممكن الحفاظ على التقارير الداخلية والمحاسبة الإدارية دون قيود المحاسبة والوثائق والتقارير من نمط معين. بينما يخضع تقديم التقارير إلى الدولة بشكل صارم. والهدف الرئيسي من أي مسك الدفاتر لهذا الغرض.
من يتكون قسم المحاسبة
لن أعتبر هنا الوحدات الفردية التابعة لقسم المحاسبة - أقسام الشؤون المالية وشؤون الموارد البشرية (الأفراد). في سياق القضايا المحاسبية ، تسبب هذه الإدارات أقل عدد من المشاكل.
تتعامل وزارة المالية بشكل صارم مع حركة الأموال ، ونادرا ما يثير التفاعل معها أسئلة. في كثير من الأحيان ، لا يتقاطع معه المطورون والفنيون على الإطلاق.
إدارة شؤون الموظفين ، على الرغم من أنها تتعلق بالمحاسبة ، هي في الواقع وحدة منفصلة مع أنظمة أتمتة المحاسبة الخاصة بها وميزات أخرى. ترتبط الموارد البشرية بالأحرى بالمحاسبة الإدارية.
ينقسم التكوين الرئيسي للمحاسبة إلى موضوعين متوازنين:
- محاسب رئيسي.
- الكادر العادي للمحاسبة
من المستحيل النظر في عمل أي قسم محاسبة دون مراعاة كبير المحاسبين. علاوة على ذلك ، فإن المحاسب الرئيسي هو الشخص الرئيسي ، حيث أنه مسؤول شخصياً عن الإبلاغ الصحيح وفي الوقت المناسب للدولة.
حول كيفية فهم كبير المحاسبين لمسؤوليته وتحديد درجة التحكم الشخصي في سير العمل ، بما في ذلك الأساسي ، تعتمد جميع ميزات عمل المحاسبة وتفاعله مع الإدارات الأخرى بشكل مباشر.
ويشارك الموظفون العاديون لقسم المحاسبة في أمور تنظيم العمل والتفاعل مع مختلف المتخصصين فقط كمرؤوسين وموظفين عبيد. ولا تلعب دورًا خاصًا في بناء تعاون فعال مع المحاسبة.
يبدو أن تنظيم عمل الوحدات الأخرى يتم بناؤه بطريقة مماثلة. في الواقع ، هذا ليس صحيحًا تمامًا. على سبيل المثال ، في قسم المبيعات ، بالإضافة إلى مسؤولية المدير عن الأداء العام ، هناك أيضًا مسؤولية شخصية لكل مدير للتفاعل مع العملاء. ومع ذلك ، لا توجد مثل هذه القواعد الصارمة والمسؤوليات المحددة بوضوح لرئيس الوحدة. لذلك ، يُسمح بمبادرات أكثر بكثير ، وأساليب مختلفة للعمل ، وما إلى ذلك.
من المهم أن نفهم أنه في الشركات المتوسطة والصغيرة ، هناك شخصان مسؤولان عن الدولة عن أنشطة المؤسسة ، والإبلاغ ودفع المساهمات الإلزامية (الضرائب والاجتماعية) - رئيس الشركة وكبير المحاسبين. سنتحدث عن القائد لاحقًا ، لكننا سنركز الآن على كبير المحاسبين.
محاسب رئيسي
لذا ، فإن المحاسب الرئيسي هو القائد الذي يتحمل المسؤولية ليس فقط لإدارة الشركة ، ولكن أيضًا للدولة. وبناءً على ذلك ، عادةً ما يقوم كبار المحاسبين ببناء العمل بناءً على هذه الأساليب:
- نظرًا لأن كبير المحاسبين مسؤول شخصيًا عن إعداد التقارير ، ويستند إعداد التقارير إلى المستندات الأولية التي تتعامل معها إدارة المبيعات ، فهذا يعني أن للمحاسب الرئيسي كل الحق في التحكم في عمل قسم المبيعات وممارسة الضغط في حالة وجود صعوبات في المستندات.
أنا شخصياً رأيت شركات كبيرة ذات معدل دوران مرتفع وعدد العملاء ، حيث يعمل قسم المبيعات بأكمله في 1C. دون استخدام أي أنظمة برامج أخرى أو حتى تكوينات 1C. وهذا يعني أن المحاسب يخشى من انسياب تدفق المستندات لدرجة أنه تمكن من إقناع الإدارة باستخدام المحاسبة 1C فقط. على الرغم من تحليلات المبيعات والإدارة ، فإن هذا أبعد ما يكون عن الحل الأفضل.
- يقوم كبير المحاسبين في إحدى مراحل العمل بالوثائق بتعيين شخصه ، أي أحد المحاسبين. ويتحكم مسؤول المحاسبة بالفعل في صحة سير العمل الأساسي الحالي.
على سبيل المثال ، يتم إنشاء عرض أسعار ومستندات داخلية (حجز البضائع ، أمر المبيعات) في قسم المبيعات باستخدام أي أنظمة ملائمة. لكن الفاتورة ، والمواد الاستهلاكية ، والنقل ، والمستندات الضريبية ، وأعمال العمل المنجز وغيرها من المستندات المماثلة يحق لها إصدار ضابط محاسبة فقط.
العيب الرئيسي للخيار الأول هو أن جميع المحاسبة في الشركة تتركز حول مصالح المحاسبة. يتم استخدام أنظمة الأتمتة ، والمخصصة في المقام الأول للمحاسبة والإبلاغ للدولة. نتيجة لذلك ، خسرت الشركة في المحاسبة الإدارية.
في برامج المحاسبة ، لا يوجد تقسيم إلى "العملاء المحتملين" و "العملاء" ؛ ولا يتم توفير مستندات مثل "طلب إلى المورد" أو "طلب (طلب) المشتري" أو "عرض تجاري". ونتيجة لذلك ، من المستحيل تتبع جميع مراحل العمل مع العملاء ، ومن المستحيل إنشاء تقارير في العديد من التقارير المهمة لتحليل فعالية العمل ، إلخ.
الخيار الثاني له أيضًا عيوبه:
- المسؤولية جرفت. غالبًا ما لا يواكب المحاسب المنخرط في استخراج مستندات معينة إجراءات مديري المبيعات. ونتيجة لذلك ، "يغلق عينيه" ببساطة إلى حقيقة أن البائعين أنفسهم يشكلون ويرسلون الوثائق اللازمة. ثم تبين أن هذا الاختصاصي هو "رابط إضافي". محاسب واحد ببساطة غير قادر على التحقق من جميع الوثائق ، التي يتم إنشاؤها يوميًا من قبل مجموعة كاملة من البائعين. وفي حالة الأخطاء ، فهو "مذنب بدون ذنب". الإدارة على علم بذلك. ويصبح من الصعب للغاية تحديد الجاني للفشل والخسائر ذات الصلة.
- تأخيرات بيروقراطية وخسائر في الأرباح. إذا أظهر المحاسب المسؤولية ، تنشأ التأخيرات والصعوبات عند إرسال فواتير الدفع والمستندات الأساسية الأخرى إلى المشتري. عمل العميل مع قسم المبيعات أو مركز الخدمة ، وفجأة كان عليه الانتظار حتى يكتب قسم المحاسبة فاتورة. ويجوز تحميل المحاسب مع الطلبات والمستندات الأخرى. سرعة منخفضة ومستوى الخدمة ، أي تخسر الشركة (تخسر) الربح.
هناك نسخة أخرى من عمل كبير المحاسبين ، أعتقد أنها مثالية: المحاسبة لا تتدخل في المحاسبة الإدارية.
في هذه الحالة ، يتعامل المحاسبون بشكل حصري مع الوثائق المحاسبية (يصدرون خطابات التوكيل ، ويتحكمون في صحة الوثائق وتوافر الأصول الأصلية مع الأختام والتوقيعات). على سبيل المثال تمارس مسك الدفاتر سيطرة عامة على جزء سير العمل المطلوب لإعداد التقارير ، بالإضافة إلى كتابة المستندات التي لا يمكن لأي شخص آخر كتابتها.
خلاف ذلك ، فإن المحاسبة الإدارية وإدارة المستندات الحالية ليست ضمن نطاق المصالح والرقابة الصارمة من قبل المحاسبين. يتيح لك ذلك تكوين أنظمة التشغيل الآلي بمرونة أكبر للأقسام المختلفة ، للحصول على جميع مزايا المحاسبة الإدارية عالية الجودة. وحتى الآن ، لم أر حلاً أفضل للعمل الفعال.
أسباب المقاربات المختلفة
من الواضح أن اختيار خيارات سير العمل يعتمد على كبير المحاسبين. غالبًا ما يستبعد رئيس الشركة نفسه من تكوين عمليات التفاعل مع المحاسبة ، لأنه يعتقد أن هذا هو مجال مسؤولية متخصصي المحاسبة. قد يحاول رئيس قسم المبيعات التأثير على كبير المحاسبين ، لكنه لا يتخذ القرار.
لكن اختيار خيار تنفيذ إدارة الوثائق يعتمد بشكل مباشر على شخصية ودرجة الاحتراف لرئيس المحاسب.
إذا كان كبير المحاسبين في الشركة متخصصًا حقيقيًا في مجاله ، فإنه يفهم بوضوح الغرض من الشركة ، أي تحقيق الربح ، وبناء عمله بطريقة تساعد على عدم التدخل في الأعمال.
في الواقع ، لا تحتاج حتى إلى أن تكون محاسبًا لفهم أنه من المستحيل التحكم في جميع الوثائق الأساسية. إلا عندما يشارك هؤلاء المحاسبون فقط في استخراج هذه الوثائق. ولكن بهذه الطريقة تقلل من الجودة والقدرة التنافسية للأعمال أو "تضخم" موظفي المحاسبة إلى أحجام غير مربحة. ولن يقوم أي قائد عاقل بذلك بعد الآن. من الأسهل بكثير أتمتة تبادل البيانات بين الأنظمة والتحكم في سير العمل على مستوى التقارير والفحوصات الفورية لأهم المستندات.
من المفيد أيضًا أن نفهم أن العديد من المحاسبين ، حتى كونهم متخصصين ذوي خبرة كبيرة ، يسعون جاهدين "لربط" أكبر عدد ممكن من العمليات حتى لا يمكن استبدالهم في الشركة. هذه رغبة إنسانية طبيعية ومفهومة لتأمين مستقبلنا ودخل مرتفع باستمرار. وهنا من المهم ألا تتجاوز هذه الرغبات الحدود المعقولة.
لماذا من الصعب أن تكون كبير المحاسبين
واحدة من أكبر المشاكل التي تواجه كبار المحاسبين ، والتي تؤدي إلى صعوبات في التفاعل معهم ، بما في ذلك عند أتمتة العمليات التجارية وتحسينها ، هي عدم التطابق بين مسؤولية كبير المحاسبين وراتبه.
على سبيل المثال ، يتلقى رئيس قسم المبيعات معدلًا بالإضافة إلى نسبة معينة ، وهو مسؤول عن الأخطاء المحتملة في العمل فقط لإدارة الشركة. كما يحقق رئيس الشركة ربحًا معينًا اعتمادًا على نجاح الشركة. يتلقى كبير المحاسبين فقط المعدل (أحيانًا بقسط ثابت) بدون مكون "عائم" بشكل عام ، وهو مسؤول عن الأخطاء المحتملة ليس فقط للإدارة ، ولكن أيضًا للدولة.
وبناءً على هذا العامل ، من الضروري بناء علاقات مع كبير المحاسبين. تذكر مسؤوليتهم وارتبط بمحاولات "اللعب بأمان" مع الفهم.
أسباب مشاكل التفاعل مع المحاسبة
- مؤهلات منخفضة للمحاسبين. اليوم يمكنك أن ترى في كثير من الأحيان في شركة كبير المحاسبين ، الذي بالكاد يمتلك أساسيات المحاسبة. من المفارقات ، كما قد يبدو ، حتى الشخص الذي ليس لديه تعليم عالٍ يمكنه أن يشغل هذا المنصب ، ببساطة في نهاية دورات المحاسبة. السبب الرئيسي لهذه القرارات الإدارية هو أن المدير يختار محاسب "لنفسه". ما يهم رجال أعمالنا ليس مؤهلات المحاسب ، ولكن القدرة على الثقة به.
- مؤهلات منخفضة لرئيس وموظفي الشركة. يؤدي نقص المعرفة الأساسية في مجال المحاسبة بين فريق الإدارة إلى حقيقة أن الموظفين ليسوا حريصين بشكل خاص على تدريب المحاسبة الأولية. ومع ذلك ، فإن العديد من الموظفين أنفسهم لا يهتمون بشكل خاص بهذا المجال من المعرفة. ونتيجة لذلك ، غالبًا ما يضطر المحاسب إلى أخذ تصميم "الأساسي" بالكامل بأيديهم ، لأنه بخلاف ذلك ، سيتم ارتكاب أخطاء جسيمة خطيرة في إعداد الوثائق.
- أعباء عمل عالية ومسؤوليات مساءلة لا تتناسب مع الرواتب. تتطور الشركة ، والمبيعات تنمو ، وعدد الوثائق والتقارير كذلك. ويظل راتب المحاسبين عند نفس المستوى. نادرا ما تنطبق الأقساط على هذه الوحدة. بطبيعة الحال ، من ناحية أخرى ، سيتم إعادة تأمين المحاسب لحماية نفسه من الأخطاء. تكون مصالح الشركة بالنسبة له ثانوية. من ناحية أخرى ، بسبب عبء العمل الكبير ، سيتم تأجيل إعداد الوثائق الأولية ودفع الفواتير "الأخيرة". تقارير المحاسب - في المقام الأول.
توصيات لأخصائيي التنفيذ والأتمتة
من الضروري المضي قدما في التواصل مع كبير المحاسبين في الشركة من المشاكل المذكورة أعلاه وفهم المسؤولية الضخمة للمتخصص. في الوقت نفسه ، هناك توصيات بسيطة ستساعد في العثور على لغة مشتركة لأولئك الذين يضطرون ، لسبب أو لآخر ، للتفاعل مع المحاسبة في عملية أتمتة العمليات التجارية ، وإدخال برامج جديدة ، والخدمات ، وما إلى ذلك.
- اقرأ على الأقل القليل عن المحاسبة. لا تكن كسولًا للغاية لتصفح الكتب المدرسية وفهم الأساسيات على الأقل. وإذا كنت منخرطًا في البرامج ، بما في ذلك للمحاسبين بشكل مستمر ، يمكنك حتى التخرج من دورات المحاسبة. سيساعدك هذا على التحدث بنفس اللغة معهم: سوف تفهم مشاكلهم ، فهي الحلول التي تقترحها.
- حاول إبقاء وقت التشاور مع المحاسبين عند الحد الأدنى. تذكر عبء العمل الكبير ، وأيضًا لا أحد يدفع المزيد مقابل الاستشارات. إذا كانت لديك معرفة أساسية بالمحاسبة ، قم بدراسة عمل الشركة على مستوى المستندات والاستشارات مع موظفي قسم المبيعات نفسه ، وبعد ذلك فقط تأتي إلى قسم المحاسبة للاستشارات والموافقات النهائية ، ستكون ممتنًا.
والأهم من ذلك تذكر أن المحاسبة وإدارة المستندات في الشركة يتم بناؤها من قبل كبير المحاسبين. تعتمد ملامح الهيكل نفسه على شخصيته. وحول مدى نجاحك في إيجاد لغة مشتركة مع هذا الشخص ، فإن نجاح تعاونك مع الشركة ككل.