أهم أداة لمدير المشروع هي خطة زمنية. يمكن بناؤه بعدة طرق ، ولكن غالبًا ما يتم استخدام مخطط جانت.
حول مخطط جانت ، كانت هناك بالفعل العديد من المناقشات حول حبري:
يعتقد شخص ما أن أفضل خطة زمنية هي مخطط جانت ، حتى أن شخصًا ما يخطط لمشاريع رشيقة باستخدام هذا الرسم البياني ، وعلى العكس من ذلك ، لا يرى شخص ما النقطة فيه ويقدم مناهج بديلة للتخطيط والخطط الزمنية .
دعنا نكتشف في النهاية سبب الحاجة إلى مخطط جانت على الإطلاق ، وكيف يجب وضعه وما هو جيد!
ما ينتظرك في المقالدليل مخططات جانت لتطوير مشروع ويب. لن نركز على أداة محددة ، سنناقش فقط النهج المفاهيمية والأساسية. ويستند إلى اثني عشر عاما من الخبرة في سوق تطوير الويب المخصص. خلال هذا الوقت ، تمكنت من إطلاق أكثر من 100 مشروع. في السنوات الثلاث الماضية ، كنت أدير الإنتاج في الوكالة التفاعلية AGIMA.
لمن هذه المقالة؟ستكون المقالة مثيرة للاهتمام لمديري المشاريع وكل شخص يشارك بطريقة أو بأخرى في إعداد وتنسيق الجداول الزمنية لتطوير وتنظيم عمليات الإنتاج لتطبيقات الويب والتفاعل مع عميل أو عميل تجاري.
تنويههذه المقالة ليست حلا سحريا ، ولكنها مجرد رأي شخصي بحت للمؤلف (
Evgeny Lobanov ، المدير التنفيذي لـ
AGIMA ). غالبًا ما تكون طريقة السلسلة الحرجة فعالة لتخطيط المشروع ، ولكن في هذه المقالة لن نتطرق إليها وإجراء أي تحليلات مقارنة.
ما هي الخطط الزمنية؟
هناك حاجة إلى خطط زمنية للتخطيط الصحيح للحمل والإدارة المناسبة لتوقعات عميل الأعمال.
قبل البدء في أي مهمة أو مشروع في الإنتاج ، يجب أن يكون لديك توقيت متفق عليه مع الفريق والعملاء التجاريين.
بالإضافة إلى إدارة توقعات عميل الأعمال وفريقك ، فإن الخطة الزمنية مهمة جدًا من وجهة نظر أخلاقية. أعتقد أنه إذا لم يكن لدى مدير المشروع خطة عمل واضحة مع نقاط تحكم وسيطة قبل بدء العمل ، فمن المرجح أن يهدف هذا المشروع إلى الفشل.
غالبًا ما تستخدم خطتين زمنيتين - خارجية وداخلية:
- تتم مناقشة الداخلية فقط مع الفريق وتتضمن المخاطر المخطط لها من قائمة المخاطر الواضحة في وقت تقييم المشروع ؛
- تتم مناقشة خطة زمنية خارجية مع كل من الفريق والعملاء التجاريين ؛ بالإضافة إلى المخاطر الواضحة ، فإنه يتضمن انحرافات من حيث الوقت على أساس المخاطر المتوقعة طوال فترة العمل في المشروع.
عادة ما يتم تقديم الخطط الزمنية في شكل
مخطط جانت .
دعونا نفكر في الإجراءات الأساسية التي يجب القيام بها من أجل تقريب خطتنا الزمنية من الواقعية ، أي إلى المثالية.
تعظيم تفاصيل المشروع في مرحلة التقييم
من أهم القواعد الأساسية عند التخطيط لمشروع ما هو تذكر أن 20 ساعة لكل مهمة هي الكثير. لا يمكن السيطرة على هذه المهمة في جميع الفروق الدقيقة وإدارتها بسرعة إلى القناة المؤقتة للمشروع (من الصعب جدًا تقليل المخاطر الضمنية في وقت تقييم المهمة ، وعادة ما تصبح هذه المخاطر معروفة في وقت الموعد النهائي أو في اليوم السابق لها).
لذلك ، من المهم وضع جميع المهام في يوم عمل الأخصائي (في شركتنا ، هذا هو 6 ساعات من الوقت الفعال ؛ يمكن العثور على مزيد من التفاصيل في مقالتي في قسم "عمليات العمل"). مثل هذه المهام أسهل للسيطرة والتأثير ، وتركها في القناة المؤقتة للمشروع.
إذا تم تقدير المهمة بأكثر من 6-8 ساعات وليس لها نتائج وسيطة للتفاصيل ، فمن الضروري تحديد معايير تحديد التقدم.
تعيين تقويم الإنتاج الحالي ، والتحقق من جميع الاستثناءات ، وتعيين يوم عمل مدته ست ساعات
ينسى الكثير من الناس تقاويم الإنتاج عند إنشاء الجداول الزمنية. بالإضافة إلى عطلة نهاية الأسبوع "القياسية" ، هناك عطلات "عائمة" من عام لآخر ، واستبدالها بأيام عمل ، إلخ.
لن تكون خطتك الزمنية غير ذات صلة إذا كنت لا تستخدم تقويم إنتاج حقيقي.
كقاعدة ، لإضافة تقويم إنتاج ، تحتاج إلى استخدام الاستثناءات في إعدادات التقويم للأداة التي تنشئ بها مخطط جانت.
إنشاء جميع المراحل اللازمة للمشروع. يتم إدخال جميع الأنشطة (المهام) داخل المراحل
من المهم جدًا إجراء التجميع الصحيح للأنشطة في خطتنا الزمنية. إذا كان الرسم البياني بسيطًا ، فما عليك سوى التجميع حسب مراحل المشروع ، على سبيل المثال:
- التحليلات ،
- التصميم ،
- التصميم
- التخطيط
- التنمية ،
- الاختبار ،
- التنفيذ.
ولكن إذا كان المشروع معقدًا ، فيجب عليك تطبيق مجموعة أعمق من الأنشطة - فهو يساعد كثيرًا عند التصفية والتوجيه وفقًا لمخطط جانت المعقد. على سبيل المثال ، أحب التجميع حسب المكونات ، في مراحل المشروع ، وما إلى ذلك.
ضع جميع الأنشطة على الرسم البياني
من الواضح أنه كلما كانت مهام العمل أكثر تفصيلاً لأنشطة محددة ، كلما كان بإمكاننا التحكم في عملية التطوير بشكل أسهل وأكثر دقة.
بالإضافة إلى الأنشطة الرئيسية ، لا تنس أن تدخل:
- تكرار التعديلات وفقًا للعقد (إذا كنا نتحدث عن التطوير المخصص) ؛
- وقت موافقة صاحب العمل على التكرار ؛
- وقت التصحيحات وفقًا للتعليقات وتصحيح الأخطاء وفقًا للعقد (إذا كنا نتحدث عن التطوير المخصص) ؛
- ساعة إلى ساعتين للمهام غير المحسوبة لكل نشاط ؛
- إنشاء المحتوى الأساسي ؛
- تعبئة المحتوى ؛
- الاختبار في الإنتاج ؛
- اختبار الأعمال ؛
- التنفيذ.
مخاطر الخريطة
تحتاج إلى أخذ قالب قائمة المخاطر المستخدم لنوع المشروع الخاص بك (غالبًا ما يقتصر استخدامه على نطاق مؤسستك).
لكل
خطر معلمتين رئيسيتين فيما يتعلق بالمشروع:
- احتمالية حدوثه في بيئة المشروع.
- درجة تأثير المخاطر على مسار المشروع.
يجب عليك تحديد المعلمتين لكل خطر من القائمة. بعد ذلك ، تحتاج إلى تصفية المخاطر من خلال تأثيرها الحقيقي على المشروع - أسهل طريقة للقيام بذلك هي باستخدام خريطة المخاطر.
عندما يتم تحديد جميع المخاطر الواضحة للمشروع ، من الضروري أخذ الحد الأدنى في الاعتبار عند وضع الخطة الزمنية على مخطط جانت.
أشارك ثلاث طرق رئيسية لتقليل المخاطر الواضحة التي تؤثر على خصائص الوقت والميزانية الرئيسية للمشروع:
- ازدواجية الموارد ؛
- التقليل إلى أدنى حد من الوظائف بالنسبة لتكلفة التطوير ؛
- تعريف "نقاط اللاعودة" فيما يتعلق بأنشطة الأطراف الثالثة في شكل معلم بناء على تاريخ التقويم.
يمكن بناء ثلاثة سيناريوهات لإدارة المخاطر: سلبية وطبيعية وإيجابية. من الملائم أكثر مشاهدة جميع السيناريوهات الثلاثة لتطوير المشروع على مخطط جانت.
أدخل جميع نقاط التحكم لتوفير المعلومات من صاحب العمل أو العميل
من المهم ألا تنسى:
- المواصفات ؛
- بذرة أو خدمات العمل ؛
- كتاب العلامة التجارية
- كل المحتوى اللازم للتنفيذ ؛
- إغلاق الأعمال بالأفعال (إذا كنا نتحدث عن التطوير المخصص) ؛
- توقيع الوثائق المؤقتة الرئيسية ؛
- الدفع المسبق (إذا كنا نتحدث عن تطوير مخصص) ؛
- التزامات رسمية أخرى.
أدخل جميع الموارد (بما في ذلك وقت المتخصصين / موظفي العملاء)
سيسمح لك ذلك بفهم نقاط الذروة لأقصى تقاطع لنفس الاختصاصي. وبالتالي ، سترى عدد خيوط التطوير التي يمكن إطلاقها واختبارها بالتوازي.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إدخال تكلفة الموارد وميزانيات الذروة ، مما يجعل توقعات أكثر دقة لتكلفة تطوير المشروع.
تشير إلى المسار الحرج
بعد تقليل المخاطر في الرسم البياني وحل جميع نقاط التقاطع الحرجة للموارد ، تمكنا من الحصول على المسار الحاسم للمشروع.
بشكل أساسي ، يتطابق الحد الأدنى لمسار المشروع مع توقيتك الداخلي. التي أخذناها بعين الاعتبار بالفعل:
- ساعات عمل الأخصائيين ؛
- المخاطر الواضحة التي قد تحدث والوقت اللازم لحلها ؛
- تحميل المتخصصين مع التوزيع الطبيعي لوقت العمل (باستثناء العمل الإضافي).
ما هي الخطوة التالية
بعد ذلك ، من الخطة الزمنية الداخلية ، يمكننا القيام بالخطة الخارجية ، والقضاء على المخاطر الواضحة ، ولكن إضافة انحرافات من حيث الوقت على أساس المخاطر المتوقعة طوال فترة العمل في المشروع.
ومع ذلك ، فإن مخطط جانت مجرد أداة. ليس هدفا ، بل وسيلة. إذا كنت تعرف كيفية التعامل مع المخاطر والمتطلبات المتغيرة ، فإن مخطط جانت ، إلى جانب
خريطة الطريق ، هو أحد أكثر الأدوات فعالية لتخطيط مشروع كامل أو تكرار التطوير.
إنها مثل هذه الخطة الزمنية التي ستعرض على الأقل بطريقة أو بأخرى الوقت اللازم حقًا لتنفيذ المشروع. بالمناسبة ، لحساب انحرافات التوقيت بناءً على المخاطر المتوقعة ، يمكنك غالبًا استخدام
مخطط الحرق . سأخبرك في المقالة التالية حول المعلمات التي يمكن بناؤها من خلالها ، بالإضافة إلى "الميزات الحارقة" البدائية ، وكيفية جمع الإحصائيات حول الانحرافات. ترقبوا ...