نريد اليوم أن نتحدث عن عائلة SAP Ariba التي تقدم تقنيات مثيرة للاهتمام لتطوير عملية التفاعل بين الشركات في مجال المشتريات. في هذا المنشور ، سنناقش مبادئ العمل لحل جديد نسبيًا لروسيا على منصة SAP ونتحدث عن اثنين من المشاريع التي تم تنفيذها بالفعل مع نتائج جاهزة.
المصدرباختصار ، في عام 2012 ، استحوذت Ariba على SAP. وكانت هناك أسباب جيدة. تعتمد عائلة منتجات Ariba على شبكة Ariba ، وهي شبكة أعمال عالمية تظهر ديناميكيات نمو عالية وقد ترسخت الآن في روسيا. هناك أكثر من 2.5 مليون شركة مسجلة في شبكة عريبة ، وكل عام يمر بها 50 مليار دولار من المدفوعات. توافق ، أصل غريب للعمل على الصعيد الدولي؟ ومع ذلك ، نحن ،
خبراء NORBIT ،
بصفتنا مدمجًا روسيًا جزءًا من مجموعة LANIT ويساهمون بشكل كبير في مواقعها الأولى في التصنيفات الموثوقة لسوق خدمات تكنولوجيا المعلومات (بالمناسبة ،
هنا نتائج أحدث أبحاث IDC ) ، كان الأمر أكثر إثارة للاهتمام لمعرفة SAP Ariba قد تكون مفيدة في بلدنا.
مشكلة الشراء
المصدريعتبر قطاع المشتريات في روسيا من أكثر القطاعات تنظيمًا في العالم. على المستوى التشريعي ، تظهر باستمرار تغييرات وإضافات إلى الإطار التنظيمي تتعلق بالمشتريات العامة والمشتريات للشركات بمشاركة الدولة. لذلك ، من الضروري تحديث عمليات الأعمال باستمرار وتغيير التفاعل مع أنظمة المعلومات الداخلية والخارجية. كما تعلمون ، يتطلب هذا عمالة كبيرة وتكاليف مالية.
التكاليف كبيرة. بعد تحليل الخطط المنشورة لمختلف المؤسسات لتطوير ودعم عمليات الشراء ، توصلنا إلى استنتاج مفاده أن الشركات الكبيرة تنفق من عدة ملايين إلى عشرات الملايين من الروبل سنويًا على هذا ، وبالنسبة للبعض ، تتجاوز 100 مليون روبل لدعم أنشطة الشراء. وهذا لا يحسب التكاليف الإضافية للحفاظ على طاقم من المتخصصين الذين يقدمون الدعم.
الاتجاهات الرئيسية للتكاليف:- تطوير وتنقيح النظم التي تعمل على أتمتة أنشطة الشراء ؛
- تطوير أو تحسين المنصات الإلكترونية الخاصة بهم ؛
- شراء مختلف الخدمات والخدمات اللازمة لتنظيم أنشطة الشراء (خدمات التحقق من الموردين ، والتفاعل مع المنصات الإلكترونية التابعة لجهات خارجية ، والتفاعل مع مشغلي تبادل المستندات الإلكترونية ، وخدمات تجميع معلومات الشراء ، وما إلى ذلك) ؛
- إشراك المنظمات المتخصصة للمشتريات ؛
- تدريب العاملين في مجال المشتريات.
لكن المشكلة الأكبر هي أن الوقت الثمين يضيع ، والاستجابة السريعة للوضع المتغير يصبح مستحيلاً. ونتيجة لذلك ، أصبحت الشركات رهينة لدورات الميزانية المعقدة ، وإجراءات اختيار البائعين ومتطلبات الوثائق (وفقًا لـ GOST) ، حتى في حالة تحسين وظائف القرار الفردية والتحسينات. لا يسمح التركيز الحالي على الحفاظ على الدائرة التشغيلية بالكثير للتركيز على حل المشكلات الملحة الأخرى ، وفي هذا السياق ، يمكن أن يكون SAP Ariba حلاً مفيدًا جدًا لتغيير "قواعد اللعبة".
تسمح ديناميكيات العمليات التجارية في النظام بتحديث إجراءات الشراء ، بما في ذلك حل الاحتياجات العاجلة لقسم المشتريات:
- الانتقال إلى استراتيجية مشتريات موحدة ،
- خفض التكاليف بسبب الأتمتة ،
- دعم صلة البيانات ودقتها
- البحث والتأهيل السريع للموردين ،
- زيادة الكفاءة التشغيلية
- التدريب في مكان العمل.
لا تزال الأعمال الورقية سائدة في الشركات الروسية ، في أفضل الأحوال ، يتم إرسال المستندات الوسيطة عن طريق البريد ، ويتم مسح المستندات الناتجة ضوئيًا ووضعها في نظام إدارة المستندات.
وبسبب هذا ، هناك حاجة لتطوير أو تنفيذ أداة واحدة جاهزة لإدارة المشتريات وتكاملها مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات المختلفة للشركة - من تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة إلى المستودعات والخدمات اللوجستية. وغالبًا ما يتبين أنك بحاجة إلى تغيير السلسلة الكاملة لنقل البيانات والموافقات. بعد كل شيء ، إذا قمت بتبسيط عملية الشراء النموذجية ، فستبدو كما يلي:
كما ترى ، ينتقل العمل مع الوثائق عدة مرات من إدارة إلى أخرى ، ويتم تنفيذ العديد من دورات الموافقة ، ولا يتم دائمًا إضفاء الطابع الرسمي على منطقة المسؤولية ، وتتحول محاولة تنفيذ حل تكنولوجيا المعلومات الذي يدمج جميع العمليات المتعلقة بالشراء في شكله الحالي إلى جحيم. سيكون من الأسهل بكثير إنشاء مخطط لا تتطلب فيه عمليات نقل متعددة للمستندات والكثير من الموافقات - بحيث تنظم أداة تكنولوجيا المعلومات نفسها جميع العمليات وتساعد على إجراء عمليات شراء بكفاءة أكبر.
تنشأ نفس المشكلة للشركات الروسية عند التفاعل مع الأطراف المقابلة. لهذا ، عادة ما يقومون بالتطوير ثم يدعمون منذ سنوات عديدة حلولًا مختلفة لتنظيم التفاعل مع الموردين: التكامل مع المنصات الإلكترونية ، وتطوير بوابات الموردين ، والاتصال بمواضع السوق ، والتفاعل مع مشغلي تبادل المعلومات الإلكترونية ، وما إلى ذلك. بدلاً من ذلك ، يؤدي استخدام شبكة SAP Ariba إلى التخلص من الوسطاء ، وتقليل تكلفة التكامل وصيانة العمليات المعقدة للتفاعل مع الموردين ، فضلاً عن تشكيل مساحة معلومات واحدة لتفاعل جميع المشاركين في العملية ، داخليًا وخارجيًا.
هل يجب علي إعادة اختراع العجلة؟
المصدريحتوي SAP Ariba على قوالب قامت الشركات الأخرى بتشغيلها بالفعل. يتم إثراء النظام باستمرار بمناهج جديدة للمشتريات للشركات من مختلف الأحجام وقطاعات الصناعة ، والتي يتم تخزينها من قبل المشاركين كمجموعات من قواعد العمل. بمعنى آخر ، تتيح لك SAP Ariba إجراء عمليات الشراء وفقًا للوائح القائمة ، ولكن مع مراعاة التجربة الإيجابية للمشتريات من قبل المنظمات الأخرى ، بالإضافة إلى أتمتة عمليات المناقصة والفواتير. كمثال على ممارسات الشراء المعمول بها بالفعل ، فيما يلي هيكل نموذجي للشركة مع نظام مركزي لإدارة المشتريات يعتمد على Ariba.
الميزة الإضافية هي أنه لا يلزم دمج أي شيء هنا - يتم تنفيذ جميع الواجهات بالفعل ، ويتم دعم عمليات التنسيق داخل النظام. على سبيل المثال ، واجهت مجموعة مالية كبيرة إلى حد ما مشاكل في التعاقد. تاريخيا ، طورت المنظمة ممارسة أساليب مختلفة للعمل مع العقود ، ونتيجة لذلك ، وصل عددهم إلى 240 نوعا ، وبدأت دورة إبرام كل اتفاقية جديدة تستغرق عدة أشهر. علاوة على ذلك ، لدى الشركة حاليًا أكثر من 6000 عميل وأكثر من 25000 عقد نشط تتطلب الإدارة.
استنادًا إلى SAP Ariba ، تمكنا من التبديل تدريجيًا إلى العقود القياسية ، بالإضافة إلى إنشاء سجل واحد ونقل جميع بيانات العقد إليه. في الواقع ، لحل المشكلة ، تم استخدام وحدة حل واحدة فقط - SAP Ariba Contract Management. جنبا إلى جنب مع تشكيل العقود النموذجية وترحيل البيانات ، استغرق تنفيذها 5 أشهر فقط. وبعد عام ، أصبحت 55٪ من العقود في الشركة قياسية ، وتم إنشاء 6 مخططات تنسيق عالمية لها ، وتم تخفيض وقت إبرام العقود بمتوسط 32٪.
مثال توضيحي آخر هو شركة نقل كبيرة يعمل بها أكثر من 6000 موظف ، بما في ذلك الأقسام الإقليمية. مع نمو المنظمة ، أدى غياب مخطط شراء رقمي واحد إلى زيادة في تكاليف خدمة الطلبات والحسابات (التي كانت تبلغ حوالي 250.000 و 420.000 سنويًا). لحل مهام هذا العميل ، تم استخدام أربعة مكونات بالفعل - Ariba Supplier Management و Ariba P2P مع الاندماج في نظام ERP و Ariba Sourcing و Ariba Spend Visibility.
استغرق تنفيذ النظام بأكمله 6 أشهر ، تلقت الشركة خلالها حلاً جاهزًا للمشتريات الإلكترونية وتحسين العمل مع المقاولين. في المجموع ، تم ربط 350 مستخدمًا بالنظام ، وكانت النتائج على النحو التالي: انخفضت التكاليف بنسبة 8.5٪ للسنة الأولى من التشغيل ، وانخفض عدد الموردين بنسبة 14٪ ، وانخفض وقت الشراء بنسبة 48٪ ، وزادت كفاءة الموظفين بنسبة 40٪.
المصدرإذا تحدثنا بشكل جوهري عن الوحدات المنفذة ، فسيحلون المشاكل التالية مع العميل.
- يسمح لك Ariba Supplier Management بإدارة علاقات العملاء وتم تنفيذه في 3 أشهر.
- تم تنفيذ Ariba P2P ، الذي يوفر تفاعلًا مباشرًا مع المقاولين من خلال شبكة Ariba ، في 4.5 شهرًا ، بما في ذلك التكامل مع نظام ERP الخاص بالعميل.
- Ariba Sourcing هو الحل الذي يساعد على البحث عن موردين جدد ، وقد استغرق تنفيذه 2.5 شهرًا.
- أصبحت الوحدة التحليلية الخاصة برؤية الإنفاق عنصرًا أساسيًا في خفض التكاليف ، حيث تتيح لك تتبع جميع نفقات الشركة فيما يتعلق بالتفاعل مع الموردين المختلفين. استغرق اندماجها في البنية التحتية للشركة 3 أشهر.
إمكانات مثيرة للاهتمام
استنادًا إلى نتائج المشاريع التي تم تنفيذها بالفعل وقيد التنفيذ ، وجدنا ميزة مثيرة للاهتمام في SAP Ariba. يسمح لك هذا النظام بتحسين عمليات إدارة المشتريات بسرعة ، مع تقديم عدد من "الأشياء الجيدة" الإضافية التي قد لا يتم تنفيذها من قبل الشركات ، ولكنها تثبت أنها مفيدة جدًا في الممارسة.
أولاً ، توفر Ariba إمكانية الوصول إلى عمليات الشراء الدولية وتسمح للموردين بتقديم خدماتهم للشركات في المناطق التي لم يفكروا فيها حتى. في المقابل ، يمكن للشركات الروسية العثور على موردين جدد ، ولكن في نفس الوقت تم التحقق من الموردين بالفعل ، على سبيل المثال ، في الصين ، وإبرام عقود أكثر ربحية.
ثانيًا ، يتيح لك Ariba تقييم المخاطر التي قد تنشأ بسبب مشاكل مع الموردين. يقوم النظام الذكي بتحليل البيانات من أكثر من مائة ألف مصدر ويعلم أن أحد مورديك قد واجه مشكلة. على وجه الخصوص ، يمكنك التوقف فورًا عن الشراء منه حتى لا تؤثر مشكلة خطيرة على شركتك.
ثالثًا ، تساعد أدوات التحضير التلقائي للعقد في ضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية اعتمادًا على المنطقة التي تعمل فيها الشركة ، وكذلك إعداد الفواتير وفقًا لقواعد السلطات الضريبية المحلية. نظام الإخطارات والتذكيرات التي تم إنشاؤها بالفعل من قبل المطورين يبلغ عن الإجراءات اللازمة لجميع المشاركين في التنسيق والمراجعين ، مما يقلل من الوقت اللازم للإجراءات البيروقراطية.
الشيء الرابع الذي لاحظناه هو العملية الجاهزة للانتقال المرحلي من الوثائق الورقية إلى العقود الإلكترونية ، ثم إلى تنفيذ ما يسمى "العقود الذكية". في الوقت نفسه ، من الممكن العمل مع مجموعة متنوعة من مقدمي خدمات التوقيع الإلكتروني ، بما في ذلك الروسية ، في الامتثال الكامل لمتطلبات FSB وغيرها من المنظمين.
أخيرًا ، تتمثل الميزة الخامسة في القدرة على توسيع ميزات Ariba استنادًا إلى SAP Cloud Platform. بفضل منصة SAP السحابية ، يمكن تكييف النظام مع أي تفاصيل تقريبًا ، ودون الوقوع في الاعتماد على شركة معينة ، والتي تقوم بإجراء التحسين. ويتيح لك نظام إدارة العمليات الموجهة نحو الأعمال والمضمن بالفعل في الحل تكوين عمليات الأعمال وتنفيذها دون إشراك متخصصي قسم تكنولوجيا المعلومات.
في الوقت نفسه ، نظرًا لأن حلول SAP Ariba قد تم تقديمها مؤخرًا في السوق الروسية ، هناك مجالات قد تتطلب فيها وظيفة SAP Ariba تكيفًا إضافيًا في الشركات الروسية لمتطلبات الوثائق التنظيمية. يجب وضع اللمسات الأخيرة على النظام عند تنظيم تدفق المستندات المهمة من الناحية القانونية مع مراعاة متطلبات القانون الاتحادي "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" والاتصال بمشغل تبادل المستندات الإلكتروني. كما سيتعين على Ariba "ربط" خدمات جمع المعلومات عن الموردين التي تأخذ في الاعتبار الممارسة الروسية (بيانات USRLE ، ومعلومات FTS ، وسجلات الموردين عديمي الضمير ، وما إلى ذلك).
ومع ذلك ، اتضح أن النظام يحتوي على الكثير من الميزات المثيرة للاهتمام ، إذا أراد جمهور Habr المحترم معرفة كيفية تنظيم عمليات إدارة المخاطر ، ونقل المعلومات ، والتكامل ، والعناصر المعمارية الأخرى الناجحة في العالم وجديدة بما يكفي لحل روسيا ، سنتحدث عنها في ما يلي المشاركات.
شركتنا لديها وظائف شاغرة ، انضم إلينا!