على مدار الشهر الماضي ، أجريت 71 مكالمة Skype تدريبية مع مجموعة متنوعة من الشركات. كانت المهمة هي تقديم نظام إدارة المشروع الذي نقوم بتطويره. الطلب من جميع أولئك الذين وافقوا على مثل هذا الشكل هو نفسه تقريبًا - "كيفية جذب فريق إلى نظام إدارة المشروع وفي المشروع نفسه؟". أو ببساطة: "
كيف تجعل كل شيء يعمل؟ "
كان Skype الأول طويلًا ولم يكن منتجًا للغاية ، ولكن بدءًا من اليوم الخامس عشر شعرت بالبرنامج النصي وبدأت في ملء جدول العروض الصادرة ، اعتمادًا على الشركة والوضع.
تحتوي هذه المقالة على 10 توصيات رئيسية لجذب فريق إلى مشروع. جميع الأفكار الواردة أدناه مناسبة للعمل في أي نظام ، ولكن بعض الأمثلة مقدمة مع واجهات
YouGile .
حقيقة مهمة هي أن المشاركين في الشركات بعد ساعة من Skype عملوا في نظامنا أكثر نشاطًا 8.5 مرة مقارنة بالمستخدم العادي. و 2.3 مرة أكثر نشاطًا بالمقارنة مع أولئك الذين وافقوا على سكايب ، لكنهم ألغوا الحدث لاحقًا.
لفهم عام ، سأقدم العديد من الشركات ومجالات نشاطها ، والتي قمت على أساسها بتجميع قائمة من التوصيات:
- إنتاج الفيديو. 36 شخصا. تصوير اعلان وعداد قصير.
- مصنع تعدين الذهب . 25 شخصا. إنهم يخططون لإعادة تنظيم الشركة.
- Web-studio / SMM-agency . 12 شخصا. تنفيذ مشاريع العملاء.
- منظمة التصميم والبناء . 15 شخصا. تطوير مشاريع إعادة إعمار المباني السكنية.
- بناة الحمامات. 28 شخصا. تحقيق الأشياء.
- شركة تدقيق. 20 شخصا. ابنة أحد البنوك الكبيرة التي تقوم بمشروعات تدقيق الانقسامات.
- جامعة البحوث الوطنية. قسم دعم 10 اشخاص. إدارة التذاكر وتنفيذ مشاريع تحديث الشبكة.
- تطوير تكنولوجيا المعلومات في الصناعة المصرفية. 110-135 شخص. يكتبون البرمجيات الداخلية.
- بناء واستئجار وصيانة المجمعات التجارية والترفيهية. حوالي 100 شخص. مشاريع لبناء المرافق والإصلاحات وتحصيل الديون.
10 توصيات لجذب فريق إلى مشروع
1. التوصل إلى هيكل مجلس يطابق منطق العمليات التجارية
هذا البند هو الأهم وهذا هو السبب الأول لعدم بقاء أي نظام إداري لفترة طويلة في الشركة.
كقاعدة عامة ، ليس لدى الشركة أي عمليات موصوفة. إذا لم تكن قبل ظهور نظام التحكم ، فلن تظهر بعد ذلك. استمرت الفوضى. قبل التنفيذ ، يجدر بك أن تجلس وتدون كل ما تريد تنظيمه كخوارزمية. ثم اكتشف كيفية تنفيذ ذلك في نظام لوحات مع أعمدة.
غالبًا ما يبدو الوضع كهذا. يصنع PM "مدير المشروع" ثلاثة أعمدة - "جديد" و "في العمل" و "تم" - ويخبر الفريق: "الشروع في العمل". و ... الأمر لا يعمل ، على الأقل في النظام. تحتوي العملية الحقيقية دائمًا على العديد من التفاصيل ، وحتى أبسط العمليات للأعمدة الثلاثة يجب أن يكون لها أولويات وأولئك المسؤولون.
هنا مثال نموذجي آخر لكيفية عدم القيام بذلك.
تخيل العمل البسيط لمدير المكتب ، والذي يمكن تنظيمه بوضوح على لوحة في ثلاثة أعمدة:
- يضيف القائد شخصين إلى المشروع - هو نفسه والمديرة لينا.
- صنع ثلاثة أعمدة - "جديد" ، "قيد العمل" ، "تم".
- ويقول: "سأضيف مهام إلى" جديد "وعليك القيام بها. ونعم ، إذا رأيت أنك بحاجة إلى شيء ، فأضف المهمة وتابع. الشيء الأكثر أهمية هو أن مكتبنا يجب أن يكون جيدًا جدًا ويود الجميع أن يكونوا هنا باستمرار. باختصار ، عليك القيام به في المنزل ... ".
لا يعمل! هذه ليست عملية تجارية!بعد أسبوع ، ستقول لينا إنها فعلت كل شيء ، فقط شيء آخر لم يكن لديها الوقت لتلاحظه. في اثنتين - ستكون هناك مهام مرت بشكل عام. بعد ثلاثة أسابيع ، سيعود كل شيء بأمان إلى حقيقة أن المدير العام. سيأتي بانتظام إلى لينا ويقول ما يجب القيام به. إذا نمت الشركة ، فسيحاول "تفويض" هذه المسؤولية - والآن سيذهب قائد الموارد البشرية إلى لينا ويقول ما يجب القيام به.
للعمل ، تحتاج إلى الدقة والدقة والتكرار.
على سبيل المثال:
- كل يوم اثنين حتى الساعة 11:00 ، يجب أن تظهر خمس مهام بالضبط في عمود "في العمل". تحتاج Lena نفسها إلى اختيار المهام ذات المهام ذات الأولوية من قائمة كبيرة من الوظائف المحتملة. إذا كان لديك الوقت ، يمكنك حل مشاكل أخرى.
- يجب وضع علامة "عاجل" على جميع المهام العاجلة من قبل أولئك الذين حددوا المهمة.
- يجب أن تكون جميع المهام التي كانت في العمل لأكثر من أسبوع مع موعد نهائي.
- كل يوم جمعة الساعة الخامسة مساءً ، هناك اجتماع بين المدير ومدير المكتب ، حيث تتم مناقشة سؤالين: "ما الذي تم عمله؟" و "ما الذي تنوي القيام به؟" بناءً على نتائج اجتماع التخطيط ، يتم تجميع قائمة بالأعمال المحتملة ومناقشتها وتحديد الأولويات.
بالطبع ، هذا مجرد مثال محتمل ، كل هذا يتوقف على الوضع المحدد ، حتى مع عملية بسيطة مثل العمل في المكتب. كالعادة ، الشيطان يكمن في التفاصيل: "من هو المتخصص لينا؟ كم عدد الأشخاص في المكتب؟ ماذا يفعلون في المكتب؟ ما هو معيار العمل الجيد؟ كم عدد الطوابق؟ ما هو المناخ في الخارج؟ " وهكذا دواليك.
يجب تحديد العمليات بدقة. أنت بالتأكيد بحاجة إلى تنفيذها في نظام التحكم. كيفية القيام بذلك في عمليات التطوير المعقدة ، على سبيل المثال ، "أنظمة الحفر الجديدة" هي مسألة منفصلة تتجاوز نطاق المقالة. في دليل التدريب هذا ، نقتصر على حقيقة أن انتقال العمليات إلى نظام المعلومات يبدأ بصياغة العمليات.
هنا مثال على لوحة يمكنك أن تقول على الفور أن العمل مستمر. التفاصيل واضحة ، كل شيء أنيق
ويمكنك فهم العملية ، حتى لو رأيت اللوحة لأول مرة . في الواقع ، هذا هو المعيار الرئيسي لمجلس مرضٍ - يجب على الشخص الجديد أن يفهم بسرعة ما يعمل عليه في المشروع وكيف يتم تنظيم كل شيء هنا.
كقاعدة عامة ، عندما يتم التفكير في العملية جيدًا ، يعمل كل شيء وكل شيء منظم بمشاركة الفريق. يحدث هذا في حوالي 10٪ من المنظمات. سيكون من الممكن الانتهاء في هذه المرحلة ، ولكن لا تزال هناك أسئلة حول فعالية الفريق ويحدث أن الشركات تذهب إلى أبعد من ذلك ، وتتخيل الكثير وتحاول إدراك ما هو ليس كذلك.
2. لا تعقيد. قواعد بسيطة لجميع الموظفين
لا حاجة لإضافة ما لم يكن في العملية الحقيقية على الفور. مثال جيد على الفائض يمكن أن يكون الموعد النهائي. من الناحية العملية ، في كثير من الأحيان مع ظهور نظام إدارة في الشركة ، تظهر المواعيد النهائية على جميع المهام ، على الرغم من أنها لم تكن موجودة من قبل. قد تعتقد أن المواعيد النهائية هي التي تميز الإدارة الجيدة للشركة ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. من الأفضل تكرار العملية التي كانت في الشركة بالضبط. وإذا لم تكن هناك مواعيد نهائية ، فلا يجب أن تبدأ من هذا ببساطة من خلال حقيقة أن نظام التحكم لديه مثل هذا الخيار.
الموعد النهائي هو الطريقة المحبوبة والأكثر إثارة للجدل لإدارة الوقت. إذا فقط لأنهم سيبدأون العمل عندما يكون قيد التشغيل بالفعل أو بعد ذلك بقليل. في أكثر من نصف الحالات التي تمت فيها مناقشة العملية ، اتضح أنه تم إضافة الموعد النهائي تمامًا ، دون تحديد مواعيد نهائية صارمة في العمليات. إن أي حمولة زائدة من هذا القبيل مع الشكليات الجديدة وغير الممتعة دائمًا يقلل بشكل كبير من احتمالية التراجع الناجح للفريق.
يجب أن تكون جميع قواعد كل موظف بسيطة. إنه لأمر رائع إذا كان من الممكن إضفاء الطابع الرسمي على المهمة لكل مهمة والوصول إلى
مسح نوع من الأعمدة مع المهام دائمًا.أمثلة على قواعد العمل البسيطة التي تصبح في النهاية غير معلنة:
- الموظف مسؤول عن التأكد من أن العمود فارغ في أسرع وقت ممكن.
- الموظف هو المسؤول عن نقل جميع المهام ذات الأولوية "هام!" في العمود الأخير بنهاية الأسبوع.
- في جميع المهام ، تم وضع التعليق "فهم كل شيء" (على سبيل المثال ، على لوحة التدريب).
- الموظف هو المسؤول عن الحد الأقصى لعدد التذاكر المأخوذة من العمود الأول.
- الموظف مسؤول عن ملء العمود بالبطاقات التي تحتوي على مشاكل موصوفة بدقة في المنشأة. وبحلول نهاية الأسبوع يكون مسؤولاً عن عدم وجود مشاكل أخرى.
- الموظف مسؤول عن إرفاق الصورة في يوم الانتهاء من العمل.
بالطبع ، لا يمكن لجميع الموظفين القيام بذلك. حسنًا ، إذا نجح الأمر مع 30٪ من الفريق ، وبمرور الوقت أصبح قواعد واضحة.
وعلى النقيض ، بعض الأمثلة على القواعد التي لا تعمل:
- الموظف هو المسؤول عن الحفاظ على المجلس.
- الموظف هو المسؤول عن إنجاز المهام في الوقت المناسب.
- الموظف مسؤول عن جودة كتابة نصوص الوصف
- الموظف مسؤول عن بيع وإصلاح هذا في النظام
3. تعيين مدير العمليات. مهم - يجب ألا يكونوا قائدين!
مباشرة بعد تحديد قواعد بسيطة ، هناك حاجة لشخص لمراقبة ذلك. بالمناسبة ، الحاجة إلى تعيين شخص ما لهذا الدور مضمونة تتطلب جعل القواعد بسيطة وثابتة.
حتى إذا كان لدى الفريق أكثر من 5 أشخاص ، فإن تعيين شخص يراقب إدارة المشروع في النظام في الوقت نفسه له ما يبرره بالفعل ، ولا يقضي أكثر من 30 دقيقة في اليوم على ذلك.
والأهم من ذلك ، لا ينبغي أن يكون قائدًا أو مديرًا للمشروع! إذا أشرف القائد على تحديد الأولويات والمواعيد النهائية والترتيب في الوقت المناسب على مجلس الإدارة والإجراءات الرسمية الأخرى ، فإنه يفقد الفرصة بسرعة لمناقشة جودة العمل المنجز. علاوة على ذلك ، إذا تم ذلك في استوديو ويب صغير ، على سبيل المثال ، من قبل محاسب شاب ، فإن كل شيء سيكون أنيقًا ولن تتأثر عملية مناقشة المهام بشكل أساسي.
وبالمثل ، يوصى بأن تختار إدارة المبيعات شخصًا لطيفًا بما يكفي لمتابعة ملء البطاقات في CRM. إذا تم ذلك من قبل القائد ، فإن مناقشة المنتج أو طرق الضغط على العملاء ستكون في الخلفية.
أصعب شيء هنا هو اختيار الشخص المناسب. في ممارستي ، ليس كثيرًا من التدريب ، هذا هو أكثر أفراد الفريق هدوءًا ومرحًا ، الشخص الذي يذهب معه الأشخاص المختلفون لتناول العشاء. يتم نطق كل طلب للقيام بشيء ما على السبورة أو في وصف المهمة من قبل شخص محايد قدر الإمكان أو مع عواطف إيجابية صغيرة ولا يسبب مقاومة أبدًا.
4. إدخال التخطيط التكراري
لا يوجد شيء جديد لأولئك المطلعين على سكروم وكانبان وأي نهج آخر رشيق. وفقًا لاستطلاع أجرته شركة
VersionOne ، يتم استخدام التخطيط التكراري في 90٪ من الفرق. بما في ذلك أولئك الذين لا يعتبرون أنهم يعملون بنهج مرن.
إذا كان لديك ، بغض النظر عن الظروف ، مراجعة بسيطة لجميع المهام وتحديث الأولويات كل أسبوعين ، فهذا يكفي للقول أن الفريق لديه نهج تكراري.
الفائدة الرئيسية من وجهة نظر سحب الفريق هي أن صورة السبب المشترك لجميع أعضاء الفريق سيتم تحديثها وسيكون من الواضح للجميع أن المشروع على قيد الحياة وأنه يجب القيام بالمهام. عن "على قيد الحياة" - هذه ليست مزحة. أحد الأسباب الرئيسية للتقاعس في فريق كبير هو عدم اليقين: "هل هذه المهمة لا تزال ذات صلة أم لا؟" على سبيل المثال ، سمع التسويق أن هناك مشاكل مع المنتج. ينشأ شك معقول في الداخل: "هل يستحق الأمر الترويج لها بضمير حي في السوق؟"
في ممارستي لعقد أنواع مختلفة من الاجتماعات العامة العادية ، واجهت مشكلة واحدة. مع مرور الوقت ، يعتاد الجميع على ذلك ، وتصبح الاجتماعات شكلية حيث لا يمكن مناقشة المهام الحقيقية على الإطلاق.
كل شيء يدخل في تأكيد المجموعة على نية العمل بطريقة أو بأخرى. كل شخص يقوم بالإبلاغ ويحاول حتى لا يكون هناك الكثير من الأسئلة والمناقشات.
هناك خدعة عمل - وسيط عشوائي. في كل مرة ، يتم تعيين شخص عشوائي من الفريق من خلال القرعة ويسأل الأسئلة "ماذا تم؟" و "ما هو المخطط؟". ثم يحاول ترتيب مناقشة التفاصيل لكل مجال من مجالات أنشطة الفريق. مع التغيير المستمر للأدوار ، من المستحيل التعود على علاقة رسمية وتشكيلها. ستكون جميع الاجتماعات مختلفة وحتى عاطفية.
أروع شيء هو إذا كان المشرف "غبيًا" ، ولكن باستخدام منصبه المؤقت ، يطرح أسئلة. ثم عليك أن تفهم بوضوح شديد ماذا ولماذا ستفعل.
5. إضافة الجميع إلى مراقبي الآخرين
إعطاء فرصة لمراقبة قسم التطوير لحركة المهام في قسم التسويق أو رئيس عمال البناء لمشاهدة المهندسين الذين يصنعون نموذج المبنى الجديد. بالطبع ، يجب منح الوصول للقراءة فقط دون إمكانية إفساد أي شيء.
سيتم استخدام الوصول للقراءة من وقت لآخر. شخص ما في كثير من الأحيان ، شخص أقل في كثير من الأحيان ، ولكن في الشركة ستبدأ مثل هذه المحادثات في الظهور: "رأيت أنك أصدرت تخطيطًا جديدًا هناك ..." أو "قرأت ، تم إصلاح المشكلة هناك ...". كلما قال شخص ما ذلك ، يمكن اعتبار أن عدة ساعات من شرح الفريق لمن فعل ما تم حفظه.
إذا تم تحديد الشفافية في الشركة ، فسيظهر المزيد من الإيجابيات: سيتم تسهيل التأثير التنافسي ، والدافع للقيام بالمهام بدقة ، وكذلك إدخال موظفين جدد. صحيح ، ليس من السهل تنفيذ الشفافية ، خاصة في شركة كبيرة. في البداية ، لن يحب الكثيرون ذلك لأسباب مختلفة. يجدر الاتفاق مع الفريق على تجربة مؤقتة ، وبعد شهر سيتجذر كل شيء.
6. مراقبة معلمات المشاركة
يقولون أنه من الصعب جدًا فقدان الوزن / الحصول على الدهون بدون أوزان. أنا محظوظ لأن وزني لم يتغير منذ 15 عامًا. إذا كنت محظوظًا أيضًا وكان فريقك يعمل أيضًا بثبات لسنوات عديدة ، فلا تتردد في المتابعة إلى الفقرة التالية أو إلى المقالة التالية. في حالات أخرى ، من المفيد العثور على نوع من المبادئ التوجيهية للمشاركة العامة للفريق في المشروع. ومع ذلك ، من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قادرًا على إلقاء نظرة على كل موظف لدرجة نشاطه في النظام ، والذي يرتبط في النهاية باهتمامه.
على سبيل المثال ، لدى YouGile أداة منفصلة لذلك - القدرة على رؤية نشاط أي إجراء على أي مجموعة مستخدمين لأي فترة زمنية. يمكن عرض النتيجة إما في شكل جدول أو في شكل رسم بياني.
إليك ما يبدو عليه نشاط أعمال فريق التطوير عن بُعد خلال الأسبوعين الماضيين:
من اللافت للنظر أن التواصل أكثر بكثير من الإجراءات الأخرى.
عندما يبدأ فريق العمل للتو في مشروع ، يبدو الجدول كما يلي:
معظم المهام الجديدة. بعد فترة ، يجب أن تتغير الصورة.
مثال آخر على مراقبة النشاط في قسم التصميم. مجلس الملفات الموضوعة ، حيث يظهر نشاط تقديم التخطيطات:
بالطبع ، لا يمكن للمرء أن يعتبر الكفاءة في عدد الملفات التي تم تحميلها ، وكذلك التطوير في سطور التعليمات البرمجية المكتوبة. ولكن إذا لم يتم إغراق أي شيء لمدة أسبوع ، فهناك بعض الصعوبة. إذا فشل المشروع لعدة أيام بشكل حاد في الجدول الزمني للتواصل ، فعلى الأرجح لا توجد مهام عاجلة أو شخص ما في إجازة.
7. اخماد كل نسخة سطح المكتب مع التشغيل التلقائي
هذه هي أسهل طريقة لإعطاء نتائج فورية. يضاعف على الفور نشاط استخدام أداة إدارة المشروع. فقط من خلال وضع تطبيق سطح المكتب لنظام الإدارة للجميع ، سيكون هناك على الفور ضعف عدد المهام التي تم إنشاؤها ، وترك التعليقات ، وطريقة عرض المعلومات فقط.
مشاركة الفريق هي عملية تشنجية. في البداية كان هناك حاجز ومن الضروري العمل حتى يبدأ الفريق في الاهتمام بالصورة العامة في الشركة ، وطرح الأسئلة على التفاصيل الصغيرة. ولكن في مرحلة ما هناك قفزة حادة والعملية تذهب دون بذل جهد إضافي. علاوة على ذلك ، يبدأ الفريق في حماية ودعم ما كان يجب تنفيذه سابقًا بجهد.
إذا كنت تعتقد أن تنفيذ العمليات يتطلب التغلب على الحاجز في المرحلة الأولية ، فإن مثل هذه الفكرة البسيطة حول كيفية وضع نسخة سطح المكتب يجب أن تعمل بشكل جيد. سيرى كل مشارك في الصباح اللوحة الحالية بالمهام ويعرض التغييرات الجديدة في البطاقات التي اشترك فيها. عادة ستشكل أسرع.
8. اطرح الكثير من الأسئلة
اطرح مائة سؤال في الشهر التالي في بطاقات المهام. الفريق مضمون للمشاركة. بغض النظر عن الدور في الفريق ، أخبرني كم عدد العبارات التي تقولها في شركتك ، وكم منها يطرح الأسئلة؟ إذا كانت معظم الاتصالات تمر عبر نظام التحكم ، يصبح من الممكن متابعة المناقشات وتحليلها.
بعض الأمثلة على التعليقات على المهام ، لكل منها تأثير مختلف على مشاركة الموظف في المشروع:
- "لينا ، التصميم ضعيف ، بدون روح ، أعيدها."
"لينا ، كم يمكنك أن تغذي؟" أعد كل شيء! "
"لينا ، ربما يجب إعادة التصميم؟" هل هذا خيار لا يبدو أنه يعمل؟ "
"لينا ، كيف تحب النتيجة؟" هل يجب أن أعيدها؟ "
"كيف تحب النتيجة؟" هل سنقدمها للعميل؟ "
"لا أفهم لماذا لا أحبه. هل يمكن تحسين شيء ما؟ "
"إذا أمضيت ساعتين أخريين ، فهل ستتحسن؟"
حتى إذا أصبحت غدًا سؤالًا بشريًا على وجه التحديد ، فسوف يرتفع مستوى الإدارة في الشركة.
أول الشركات التي تم إغلاقها هي الشركات التي يتم طرح العديد من المهام فيها ، وتلك التي يتم طرح العديد من الأسئلة فيها هي الأفضل.
9. تسليط الضوء علنا على النتائج والثناء في النظام
هناك مقولة جيدة: "سلبية - لفظية ، إيجابية - في الكتابة ، سلبية - شخصيًا ، إيجابية - في العلن".
عند تنفيذ المشاريع في أي نظام إدارة يمكنك التواصل فيه ، يكون هذا صحيحًا بشكل خاص. إذا وضعت تعليقًا إيجابيًا بسيطًا على كل مهمة مكتملة ، فسيتم إغلاق جميع المهام
في هذا النظام وبأسرع وقت ممكن.
من الممارسات الشائعة إنشاء عمود "تحقق" على اللوحة مع العملية. هذا مجرد عمود لا يبدو لطيفًا جدًا بالنسبة لشخص ينقل مهامه إلى هناك.
لكن كل شيء يتغير بشكل كبير إذا قام جميع المختبرين بإجراء التثبيت مقدمًا: "اسمع ، عندما تكون المهمة على ما يرام ، لا تسحبها فقط إلى عمود" إنهاء "، ولكن يجب عليك أيضًا الكتابة هناك" نظرت ، كل شيء على ما يرام. "
10. خصص وقتًا للتعود عليه
يحتاج الفريق الذي يعتاد على شخص جديد إلى يوم واحد لكل شخص. لذا ، إذا كان لدى الفريق 10 أشخاص ، فسيستغرق الأمر 10 أيام للانتقال الكامل إلى العمليات الجديدة ، إذا كان 100 شخص سيستغرقون 100 يومًا.ينتشر الموقف على نطاق واسع عندما يُتوقع أن يتم الانتقال إلى نظام إدارة المشروع على الفور تقريبًا ، دون أي مقاومة ، وحتى يتم تنفيذ جميع المهام في الوقت المحدد.التحلي بالصبر لبضعة أسابيع!موقعنا ، حيث نقوم بتحديث النظام ، والذي يجب أن يسحب الفريق إلى المشروع.