كل شركة ليست تكنولوجيا نجمة ومبرمجين رائعين ، بل جبل ضخم من الاختناقات وعدم الكفاءة ومجموع القرارات السيئة ، التي تذهب بطريقة ما وتقوم بوظيفتها. ولكنك قررت بعد ذلك إجراء بعض التغييرات والبدء فورًا في مواجهة حقيقة أنك تواجه مشاكل في عدد كبير من العمليات التجارية. حسنًا ، هذه المشاكل ، بالطبع ، تحتاج إلى حل ليس بطريقة مثالية ، ولكن من حيث تكاليف العمالة المثلى.
أريد مشاركة أحد الأمثلة المتعلقة بموضوعي لتحليل البيانات وإدارة البيانات. العديد من المنظمات لديها خدمات مالية هدفها الرئيسي هو توفير المعلومات المالية للإدارة حول حالة المؤسسة. من بين الأعمال العديدة لهؤلاء الأشخاص ، هناك مهمة من هذا القبيل: عمل توقعات الإيرادات للفترة التالية (السنة ، ربع السنة لأي شخص). غالبًا ما تكون توقعات الإيرادات هذه هي الخطوة الأولى في الاتفاق على خطط للفترة التالية ووضع توقعات عامة لأرباح وخسائر المؤسسة.
يدرك كل من شارك في هذا النوع من التنبؤ أنه في هذه المسألة ليس من الأهمية بمكان دقة التنبؤات ، ولكن العلاقات الصحيحة بين موقعك والنتائج. بعد كل شيء ، ماذا نريد من التوقعات؟ نريد أن نعرف ما سيحدث إذا فعلنا كل شيء كالمعتاد (كما هو) وماذا سيحدث إذا قمنا بتغيير شيء (نصوص). من أجل تحقيق هذا العمل ، يجب أن تأتي الخدمة المالية بنوع من نماذج المؤسسات التي يمكنها إدارتها بسهولة ، وتشرح بسهولة للأعمال كيف تعمل ، وتوفر البيانات بسهولة في الأقسام المختلفة التي ترغب الشركة في رؤية هذا العمل فيها.
هذه كلها نوايا ممتازة ، لكننا نواجه هنا حقيقة قاسية: المهارات المنهجية والتقنية لأداء هذه المهام في مؤسسات محددة ضعيفة بصراحة. النماذج غير مريحة ، وغير قابلة للتغيير بسرعة ، وغير قابلة للتحديث ، وتفسر بسهولة عن طريق لا شيء ، والملفات غير مناسبة ، ولا يمكن الحصول على التخفيضات أو لفترة طويلة. دعونا نرى مثالاً ملموسًا حيث كل شيء سيئ وكيفية إصلاحه.
أين سيقوم المسؤول المالي النموذجي ببناء النموذج؟ بالطبع في Excel. هناك عدة أسباب جيدة لذلك:
- التجربة فقط مع هذه الأداة.
- من السهل نقل نتيجة العمل إلى العميل.
- يمكنك تغيير أي جزء في النموذج.
- يقوم Excel ببساطة بدمج استلام البيانات وتخزينها ومعالجتها والتنبؤ بها وعرضها وتصورها.
- يمكنك أن تجعل مستهلكي عملك يفهمون بسهولة ما نقلته إليهم.
- يتيح لك تنظيم تفاعلية بسيطة والعمل مع النموذج.
أحد أبسط نماذج التنبؤ بالإيرادات وأكثرها شيوعًا هو صيغة بسيطة للغاية: عدد العملاء للفترة * متوسط الشيك = الإيرادات.
ما كان قبلنا يبدو هكذا (البيانات ، بالطبع ، تم استبدالها بالعرض التوضيحي):
ما هي المشاكل في هذه الورقة:
- يتم إدخال بيانات خط الأساس لعامي 2017 و 2018 كقيم. من المفهوم أنه من أجل تنفيذ مختلف إصدارات الميزانية ، سيتم تصحيح هذه القيم مباشرة. هذا هو قدر كبير من العمل (نظرًا لوجود حوالي 30 ورقة من هذا القبيل في أقسام مختلفة) ، والتي من المحتمل أن تكون قد ارتكبت أخطاء ، سيتم خلط الأعمدة والأعمدة.
- على الرغم من أن عام 2018 تم تقديمه كقيمة ، إلا أنه لم ينته بعد ، لذلك يتم إدخال القيمة هناك مع مراعاة التوقعات ، والتي تم إجراؤها في مكان ما بشكل منفصل.
- يتم التنبؤ لمدة عام كامل. كان من بين متطلبات التنبؤ عمل توقعات شهرية من ناحية ، ومن ناحية أخرى لعرضها بشكل سنوي ، لأن يصعب تحليل وتقييم التوقعات الشهرية بسبب وفرة الأرقام. وبناءً على ذلك ، فإن إحدى الصعوبات التي يواجهها هذا النموذج هي البناء على طراز آخر يقوم بتفصيل البيانات حسب الشهر ، مع مراعاة الموسمية. كل شيء "يعود إلى المقدمة" ، وليس النتيجة السنوية من الشهر ، ولكن من الشهر من السنوي.
- من الواضح أن البيانات الأولية للنموذج لا تظهر في أي مكان ، ولا توجد إشارات إليها وليس من الواضح ما إذا كانت الأرقام التي نراها صحيحة ، وما إذا كانت مستخرجة بشكل صحيح من المستودع وتلخيصها.
- إذا كانت هناك رغبة في إعادة تجميع تكوين الأقسام ، فسيتم التخلص من هذا النموذج بالكامل.
- في العام المقبل ، يمكن إعادة استخدام القليل.
هذه الورقة هي توقعات لإحدى إدارات المؤسسة. يوجد حوالي 30 ورقة من هذا النوع ، كل هذه الأوراق مجمعة على ورقة للمشروع بأكمله في قسمين: حسب القسم ونوع القسم. تقريبًا ، في كل قسم لديك قسم لإنتاج العبوات. قد ترغب أيضًا في رؤية النتيجة الإجمالية حسب الوحدات ، والنتيجة الإجمالية بشكل منفصل ، مقسمة حسب التخصصات المختلفة ، مثل إنتاج التغليف. تبدو الورقة كما هي من الناحية النظرية ، لكنها مجموع النتائج في آخر 30 ورقة.
يتم تنفيذ هذا الجمع بطريقة أبسط: من خلال تعداد جميع الخلايا اللازمة لعملية الجمع. لأن نظرًا لعدم احتواء كل قسم على جميع الأقسام ، وقد يختلف موضع الخطوط في 30 ورقة من الأقسام ، ثم لتجميع إجمالي الإيرادات حسب القسم ، كان على الموظف تكوين عشرات الصيغ التي أشار فيها صراحةً إلى الخلايا التي أراد تكديسها.
ما هي المشاكل التي نراها في أوراق الملخص؟
- تعداد صريح للخلايا للجمع ، مما يعني أنه إذا استبدل شخص ما قيم أو معنى الخلية التي نشير إليها عند الجمع ، فلن نلاحظ ذلك وسيتعين علينا البحث عن هذا الخطأ لفترة طويلة.
- عند تغيير هيكل الشركة ، سيتعين علينا ليس فقط تغيير أوراق الأقسام التي تأثرت بالتغييرات ، ولكن أيضًا تصحيح الورقة مع الجمعية العامة ، لأنه لن تكون هناك كائنات جديدة ، والأشياء المحذوفة ستعطي أخطاء.
- عند تغيير القسم الذي نريد أن ننظر فيه إلى الوحدة ، لا يمكن لهذا النموذج أن يفعل أي شيء على الإطلاق ولا يعمل. إذا ظهرت بعض التفاصيل الرائعة في الأقسام ، فسنضطر في الأساس إلى إنشاء صحيفة عامة مماثلة أخرى (والتي ستحتوي بالفعل على 10 أضعاف الروابط المباشرة التي يجب "اختراقها" ، في مكان ما من 1000 إلى 10000).
- يتم تدمير النموذج بشكل عام بشكل كامل إذا أدت التغييرات في الشركة إلى مجموعة مختلفة من الكيانات. كل هذا العمل يذهب سدى.
وبالتالي ، لدينا هيكل جامد ومباشر للنموذج ، قادر على إعطاء نتيجة واحدة فقط ، يمكنه تحمل التغييرات الصغيرة في المبنى ويرتبط بتكاليف العمالة الضخمة للتحديث أو إجراء التغييرات. وحتى إنشاء هذا الهيكل مرتبط بالفعل بارتفاع تكاليف العمالة.
لسبب ما ، العديد من الشركات مستعدة لإلقاء مثل هذه المهام للموظفين المجتهدين ، الذين يفتقرون إلى الخبرة والمهارات لجعل كل شيء أسهل وأسرع وأكثر راحة. ومع ذلك ، هذه ليست مسألة مال. يستغرق تنفيذ هذا الملف حوالي شهرين من العمل البشري ، ومن ثم ، دون تلبية جميع المتطلبات. يتطلب اتباع نهج أكثر منطقية لتنظيم العمل باستخدام البيانات أسبوعًا واحدًا من العمل الشاق! لمدة شهرين من التحضير بطريقة "سيئة" ، لن تخسر المزيد من المال فحسب ، بل أيضًا الكثير من الوقت والأعصاب ، لأن مع أخذ النتيجة ، ستلاحظ الأخطاء عشرات المرات. هذا مضيعة غبية للموارد. هذا هو الحال عندما يمكنك ، بخطوات بسيطة ، أن تحصل على زيادة إنتاجية العمالة بمقدار 10 أضعاف!
حول كيف حققنا زيادة بمقدار 10 أضعاف في إنتاجية العمالة وأعدنا النموذج في المقالة التالية.