بساطة واضحةيتم وصف إجراء إدارة المخاطر في أي كتاب مدرسي ، بما في ذلك PMBOK ، بعبارات واضحة ومفهومة.
الخطر مطلوب:
- لتكشف
- تخضع للتحليل النوعي والكمي
- وضع في القسم المناسب من مصفوفة المخاطر
- اتخاذ قرار بشأن العمل معه
- تتبع حتى بداية أو فقدان الصلة.
ومع ذلك ، في الحياة الواقعية ، لا يمكنك في كثير من الأحيان أن ترى بدقة اتباع هذه الإجراءات ، بل وأقل من ذلك ، فوائد هذا.
وراء البساطة الواضحة يكمن العمل اليومي لمدير المشروع ، الذي يتطلب الانضباط والإبداع والجهد الفكري. وبما أن الخطر هو حدث محتمل في المستقبل قد لا يحدث ، فأنا لا أريد القيام به الآن - فهناك مهام أكثر إلحاحًا.
افترض أن مدير المشروع يفهم أن إدارة المخاطر ضرورية. لإقناعه بهذا ليس ضروريا. ولكن كيف نفعل ذلك بأكثر الطرق كفاءة؟ ما هي التقنيات والأدوات التي يجب استخدامها لتقليل الخسائر من بداية المخاطر مع الحد الأدنى من استثمار الوقت؟
أدوات المخاطرهناك مجموعة من الأدوات الإلزامية ، يشير وجودها ، بالإضافة إلى جودة المحتوى ، بالفعل إلى أن مدير المشروع يحاول إدارة المخاطر. إنه كذلك
- سجل المخاطر
- بطاقات المخاطر الحرجة
- المهام والمهام المخاطر
ومع ذلك ، فإن وجودهم وحده لا يوفر نتيجة.
أولاً ، تحتاج إلى تحديد الخطر بشكل صحيح. كقاعدة ، تؤدي سلسلة الأحداث إلى عواقب وخيمة. ما هي المخاطر؟ العواقب أم أحد الأحداث التي أدت إليه؟دعونا نلقي نظرة على مثال بسيط.
يوضح الشكل نفس السلسلة ، ولكن التركيز على الروابط المختلفة.
لا يمكنك أبدًا أن تتأخر عن العمل. على سبيل المثال ، لتجنب التأخر بالتأكيد ، اخرج قبل نصف ساعة. وهذا خيار جيد إذا كنت قبرًا ، ولا يكفي نصف ساعة من النوم في الصباح لك.
ويمكنك إعادة توجيه هاتف أرضي إلى هاتف محمول ، وربما يمكنك تجنب مكالمة فائتة ، على الرغم من التأخير.
تختلف تكلفة التعامل مع احتمالية الخطر في حالتين. نصف ساعة من النوم أو إعادة توجيه لا قيمة لها إلى الهاتف المحمول. اعتمادًا على تعريف ما نكافح ، يمكن أن تختلف تكلفة الوقاية بشكل كبير.
الحدث الخطر هو شيء سنقاتل معه ، وسنحاول منعه.
يمكن استخدام المعايير التالية كإشارة عملية لتحديد حدث الخطر:
- الحدث تحت السيطرة المباشرة - يمكن التعرف عليه والتأثير عليه.
- يضمن هذا الحدث أن يؤدي إلى ظهور العواقب.
- هناك طريقة قياسية لحل المشكلة وعادة ما تكون هذه الطريقة غير مكلفة.
تحديد المخاطر عملية مستمرة. يمكن صياغتها على أساس الخبرة السابقة ، وتحليل الوضع الحالي ، ويمكن الإبلاغ عنها من قبل أي شخص ، وبأي شكل. إذا أبقيت عينيك مفتوحتين ، فستكون هناك دائمًا معلومات حول المخاطر.
السؤال هو ، ما الذي يستحق الدخول إلى التسجيل من هذا؟يجب أن يكون الإدخال في سجل المخاطر محددًا:
- إذا حدث ...
- سوف تأتي العواقب ...
- يمكننا القيام بما يلي حول هذا ..
لكل خطر ، يتم تعيين شخص مسؤول وتاريخ تحكم.
أوصي بالهيكل التالي لسجل المخاطر ، والذي ، مع ذلك ، يمكن تغييره أو استكماله وفقًا لشروط وتفضيلات محددة:
- لا. - رمز المخاطر الفريد
- العنوان - وصف موجز للمخاطر
- الوصف - وصف لحدث الخطر والعواقب
- مفتوح - تاريخ تسجيل المخاطر
- البادئ - الاسم الكامل للبادئ
- السيطرة على المخاطر - الاسم الكامل للشخص المسؤول عن مراقبة المخاطر العادية
- الأولوية - عالية / متوسطة / منخفضة
- تاريخ القرار مطلوب - متى تقرر إجراءات الخطر أو المشكلة
- عواقب ظهور المخاطر (التوقيت والتكلفة) - ماذا سيحدث ظهور المخاطر ، من حيث العدد.
- إجراءات المخاطر - ماذا تفعل مع المخاطر
- المسؤول عن الأفعال - من يجب أن يقوم بهذه الأفعال
- تاريخ الإجراء المخطط - متى يجب اتخاذ إجراء
- الإجراءات المعرضة للخطر - ماذا تفعل في حالة حدوث الخطر
- تاريخ الحالة - تاريخ تحديث الحالة
- الحالة - فتح / اكتمل التحليل / تم حله / مغلق
خريطة المخاطر
أهم المخاطر جديرة بإنشاء وثيقة منفصلة عليها - خريطة المخاطر.نكتب في خريطة المخاطر:
- وصف مفصل لما قد يحدث
- ما هي العواقب ، ويفضل أن يتم التعبير عنها بالمال
- احتمال الحدوث
- خيارات للعمل (لا تفعل شيئًا ، افعل شيئًا ، افعل شيئًا آخر)
- القرار وخطة العمل
خريطة المخاطر مريحة للغاية للتصعيد. إذا كانت الإجراءات تعتمد على شخص آخر ليس في سلطة مدير المشروع ، فمن الضروري التصعيد.
3. تنفيذ خطة إدارة المخاطريمكنك تحديد المخاطر والاحتفاظ بسجل ووضع البطاقات. ولكن إذا لم يكن هناك إجراء للمخاطرة ، فإن جميع الخطوات السابقة غير مجدية.
إن إستراتيجيات إدارة المخاطر التالية وأمثلة على تطبيقها ممكنة:
- تهرب - لا تقم بعمل مشروع ؛ رفض استخدام تكنولوجيا غير معروفة.
- كبح - اتخاذ أي إجراء لتقليل احتمالية أو درجة تأثير العواقب: اجتذاب مقاول من الباطن من ذوي الخبرة ذات الصلة ؛ نقل المهام الخطرة إلى بداية المشروع ؛ إجراء اختبار إضافي.
- قبول - إنشاء احتياطي لبداية المخاطر (عازلة مؤقتة ، مخزون في الميزانية)
- التحويل - تكليف شخص (عميل ، مقاول ، شركة تأمين) بمسؤولية تنفيذ مهمة تنطوي على مخاطر أو عواقبها.
بمجرد أن تقرر الاستراتيجية التي تختارها والإجراءات المخططة ، فمن المهم ضمان تنفيذها.
في أحد المشاريع ، استخدمت الممارسة التالية. قام بتعيين اجتماع حول المخاطر مع نائب المدير العام للعميل وجاء مع العديد من بطاقات المخاطر. طلب أن يقرأ شيئًا ، إذا لزم الأمر ، ويطلب اختيار أحد الخيارات أو صياغة حل آخر. بعد ذلك - وقع على الورق. هذا حفز إلى حد كبير تصرفات الناس في تبعية هذا الزعيم.
ومع ذلك ، فإن هذا المخطط لا ينطبق دائمًا إذا لم يتوافق مع ثقافة الشركة أو إذا كان لدى المدير تكتيكات لتجنب القرار. التلاعب شأن مبدع.
في مشروع آخر ، قمنا بإعداد خرائط المخاطر على بوابة المشروع (انظر
استخدام JIRA و Confluence في إدارة المشروع ) ، والتي تم جمعها تلقائيًا في السجل. هذا الخيار أكثر ملاءمة من محاولة استيعاب جميع وفرة المعلومات في جدول بيانات Excel. علاوة على ذلك ، وبسبب الارتباط بنظام إدارة المهام ، كان من السهل التخطيط والتحكم في إجراءات المخاطر.
هذا البيان لا يدعي أنه شروط صارمة واكتمال الموضوع. بدلاً من ذلك ، حاولت مشاركة ما ينجح حقًا.
إذا أدركت أهمية إدارة المخاطر ، فاستخدم الأدوات بشكل منهجي وتتبع هذا في الممارسة العملية ، يمكنك تجنب العديد من المضاعفات والعمل الإضافي الذي تسببه.