قريباً عام جديد ، ومثل العام الماضي ، فإن أحد الأسئلة الأكثر إلحاحاً لأي عائلة هو السؤال "أين تذهب الأموال؟". نسأل أنفسنا جميعًا بشكل دوري هذا السؤال ، ومن الواضح أنه بالنسبة لحله نحتاج إلى إعداد تقارير مالية داخل الأسرة (كما هو الحال مع أي منظمة). حاولت استخدام برنامج محاسبة سطح المكتب ، وكذلك تطبيقات الهاتف المحمول ، ولكن ما زلت لا أستطيع العثور على حل مناسب. هناك برامج مجانية جيدة ، ولكنها عادة لا تحتوي على وظيفة مشاركة ، وتتطلب البرامج المدفوعة ترخيصًا لكل مستخدم. المجموعة الكاملة من المعايير التي قمت بتطويرها ، والتي أود رؤيتها في برنامج إدارة المحاسبة العائلية:
- يجب أن يسمح لعدة مستخدمين بإدخال بيانات التكلفة
- يجب أن يكون لديك مجموعة مرنة من فئات النفقات (وبشكل عام ، تكون مرنة)
- يجب أن يسمح بمراقبة المبلغ الإجمالي للنفقات حسب الفترات والفئات
- يجب أن يكون حرا
- يجب أن يكون له واجهة بسيطة
لتكوين المعايير التي اخترت النفقات ، حيث ، كقاعدة عامة ، تكون مصادر دخل الأسرة ثابتة ومعروفة مقدمًا (الراتب بشكل أساسي) ، لذلك لا معنى لرصد هذه الفئة من الميزانية ، ولكن إذا رغبت في ذلك ، فإن كل ما ينطبق على النفقات ينطبق على الدخل (إذا كانت هناك رغبة تأخذ في الاعتبار مكافآت البطاقات وبرامج الخصم واسترداد النقود وما إلى ذلك).
لم أجد حلاً يفي بالمعايير المذكورة أعلاه من بين التطبيقات الحالية ، بدأت أفكر في بلدي ، ولكن التفكير في هذا الموضوع ، أدركت أنه لا توجد فائدة في تطبيق محاسبي آخر ، عندما يكون كل ما هو مطلوب لحل المشكلة هو جدول مشاركة. بنظرة سريعة من خلال واجهة برمجة تطبيقات جداول بيانات Google ، اكتشفت وظيفة SUMIFS ، التي استوفت تمامًا طلبات المحاسبة. لكن أول الأشياء أولاً.
الخطوة الأولى. تحضيري
1. إنشاء جداول بيانات Google جديدة وتهيئتها مع حقوق الوصول اللازمة لجميع المشاركين.
2. نقوم بعمل ترميز للحفاظ على بنود المصروفات (الدخل). يجب أن تحصل على شيء مثل هذا:
بدلاً من ذلك ، يمكنك إضافة عمود الشخص للإشارة إلى من قام بالإدخال.
الخطوة الثانية. مبدع
بعد الخطوة الأولى ، لدينا في أيدينا جدول مشترك حيث يمكنك إدخال جميع المعلومات اللازمة. بالطبع ، هناك فارق بسيط ، نظريًا ، يجب الاتفاق على أسماء فئات الإنفاق بين جميع المشاركين ، بحيث يكون إعداد التقارير أكثر صرامة ، ولكن كما تبين الممارسة ، في حالة عدم الدقة ، يتم حل كل شيء بسرعة من خلال وظيفة البحث والاستبدال (مكافأة إضافية ، اتضح أنه إذا لم تتمكن من التوصل إلى اسم مناسب ، بالنسبة لفئة النفقات ، فعلى الأرجح هذا شيء لا تحتاجه). يمكنك الآن استخدام الدالتين SUM و SUMIFS لإنشاء "مراقبين" لفئات النفقات المطلوبة. قمت بتسوية المبلغ الإجمالي ، ومبلغ الفترة ، ومبلغ الشهر ، ونفس المبالغ لفئة "عضادات" (المصروفات الناجمة عن النسيان ، وفقدان المستندات ، وما إلى ذلك ، بنفس الطريقة). إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك إضافة تتبع لأي فئة ، وحساب الفائدة نسبة إلى المبلغ الإجمالي والوظائف الأخرى. على الرغم من حقيقة أن Google Sheets هو محرر جداول بيانات بسيط نسبيًا ، إلا أنه يحتوي على مجموعة قوية من الأدوات (على الأقل بالنسبة لمعظم المهام الشائعة) ، والتي يمكن قراءتها
هنا .
بالنسبة لخيار التخطيط المعروض ، حصلت على مجموعة الوظائف التالية
#
=SUM($E$2:$E$100000)
# , J2, K2
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&J2,$A$2:$A$100000,"<="&K2)
# 30
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))
# J5
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J5)
# J6, K6 L6
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J6,$A$2:$A$100000,">="&K6,$A$2:$A$100000,"<="&L6)
# J7, 30
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J7,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))
التجميع يتجاوز أول 100000 صف من الجدول (وهو ما يجب أن يكون كافيًا ، على الأقل لمدة عام).
لذا تبدو النتيجة في الجدول النهائي:
وتبين أنها ميزة رائعة أنه في ظروف وظيفة SUMIFS يمكنك تحديد ليس فقط الخلايا ، ولكن أيضًا تعبيرات مثل "> =" & (اليوم () - 30) (أردت فقط التركيز على هذا).
الخطوة 3 والأكثر صعوبة. الإعلان
الآن بعد أن أصبح كل شيء جاهزًا ، تحتاج إلى إقناع الأقارب بجميع المزايا والفوائد المحتملة لإجراء المحاسبة المنزلية والتقارير المالية الصارمة. هنا قد تحتاج إلى شريط لاصق لصحيفة حائط تصف جميع مزايا مثل هذا القرار ، ومضغ العلكة كمكافأة أولى ووسائل قانونية أخرى يمكنك تحملها.
الخلاصة
تعد جداول بيانات Google نظامًا أساسيًا ملائمًا لتنفيذ إمساك الدفاتر العائلية (والمهام المماثلة الأخرى) ، وتتمثل مزاياها الرئيسية في إمكانية الوصول ، وسهولة الاستخدام ، والمشاركة ، والاستخدام المجاني ، فضلاً عن المرونة والتوسع المذهلين.
ملاحظة
أود أن أقول على الفور أنه في حد ذاته ، فإن إعداد التقارير المالية العامة يؤدي إلى انخفاض التكاليف (حتى 10٪ أو أكثر) من خلال تقليل نفقات الفئات "سيئة التسمية" و "المدارس" وغيرها من مظاهر الكون في حياتنا وشخصيتنا. مكافأة إضافية هي حقيقة أنه بالنظر كمتتبع مقدار النفقات الشهرية التي تقترب من علامة X ، يمكنك العودة ومعرفة الموقف. وأخيرًا ، هناك دائمًا إجابة للسؤال "أين المال زين؟" ، والذي لا يسعه إلا أن يفرح ، خاصة في وقتنا المالي الصعب.
→
رابط لقالب الجدول