يتضمن تصميم وتنفيذ الحلول المتكاملة للهندسة وتقنية المعلومات إنشاء كمية كبيرة من الوثائق الفنية وفقًا لمتطلبات القانون. وتشارك وحدة خاصة في إعدادها وإطلاقها في LANIT-Integration . في الفترات الحارة ، في المتوسط ​​، نقوم كل أربع ساعات بطباعة حوالي 40 مجلدًا من الوثائق في 1000 ورقة ، وننفق حوالي 750 مترًا خطيًا من الورق بمساحة تزيد عن 400 متر مربع. م. في ذروة الأحمال ، تزداد الأحجام بمقدار 2-2.5 مرة. بدون المعدات المهنية ، سيكون من المستحيل التعامل مع مثل هذه المهام. اليوم سأخبرك كيف ولماذا تحولنا إلى فئة أخرى من المعدات وما ساعد على تقليل الوقت بشكل كبير في المرحلة الأخيرة من إعداد الوثائق - عند الطباعة والدرزة.

المصدر

الكثير من النسخ بسرعة كبيرة

قبل إصدار مجموعة عالية الجودة من الوثائق الفنية ، يجب القيام بعمل جاد: للتنسيق مع العميل تكوين الوثائق وعدد النسخ ، لتضمين الجدول الزمني العام للمشروع تكاليف العمالة اللازمة لجميع مراحل إعداد الوثائق.

المهام المتنوعة تمر عبر قسمنا ، لكننا نتحدث الآن عن إصدار الوثائق المطبوعة. فيما يلي العمليات الأساسية التي يمر بها المستند الإلكتروني عادةً قبل أن يصبح حجمًا فعليًا.

1) التحرير

لا يعتمد طول هذه المرحلة على الحجم فحسب ، بل يعتمد أيضًا على جودة المواد التي تلقيناها. لا يمكن تفويض التحرير لأي شخص - يمكن للموظفين المؤهلين فقط تحرير الوثائق وتنفيذها. فهم يعتمدون على معايير البناء والتصميم للأنظمة الآلية ووثائق البرنامج.

بالإضافة إلى المعايير الوطنية لبعض المشاريع ، من الضروري مراعاة متطلبات الإجراءات التنظيمية لمنظمة العملاء. على سبيل المثال ، أنشأت شركات النفط والغاز الرائدة أنظمة لتوحيد المقاييس. تعكس هذه الوثائق ميزات التقنيات المستخدمة. تستخدم بعض الشركات في هذا القطاع أيضًا المعايير الدولية (ISO) والأوروبية (CEN) جنبًا إلى جنب مع المعايير الروسية. تفرض متطلبات خاصة على التوثيق في القطاع المالي والمؤسسات في صناعة الصواريخ والفضاء. لقد اضطررنا مرارًا وتكرارًا إلى مراعاة معاييرها الداخلية.

2) تحويل

يعد تنسيق PDF ملائمًا لمعاينة المستند النهائي والكتابة إلى الوسائط الإلكترونية للتسليم إلى العميل ، ولإرساله للطباعة ، لذلك عادة ما نقوم بدمج جميع ملفات التنسيقات القابلة للتحرير في ملف PDF واحد.

3) المطبوعات

تعتمد سرعة الطباعة بشكل أكبر على المعلمات وكمية المعدات.

4) قطف

من الأوراق المطبوعة ، من الضروري تشكيل مجموعة (الحجم الفعلي). للقيام بذلك ، يجب طيها (يتم طي تنسيقات الرسم الكبيرة بحجم ورقة A4) ، وفرزها بالترتيب ، ثم تكديسها في مجلدات (من الورق المقوى أو المقوس) ، وخياطتها على زنبرك أو تعبئتها في صناديق من الورق المقوى.

فرز المستندات

يتم تتبع جزء من الوثائق تحت "الصحافة" بينما نحن مشغولون في النسيج

مجموعات من الوثائق دون خياطة ، والتي لا يمكن إكمالها بأي شكل من الأشكال في المساء. في بعض الأحيان تكون هناك حاجة إلى المستندات في هذا النموذج في مرحلة تسليم الوثائق التنفيذية ، عندما يتم تشكيلها في النهاية في المرفق.



LANIT-Integration متخصص في استشارات تكنولوجيا المعلومات وتصميم وتنفيذ ودعم حلول تكنولوجيا المعلومات المعقدة. تقوم الشركة بتصميم وتنفيذ العشرات من الأنظمة لكل مشروع رئيسي لا يمكن تنفيذه بدون جزء رسومي كبير: خطط تخطيط المعدات والرسوم البيانية الهيكلية والوظيفية ومخططات الأسلاك وغير ذلك من الاتصالات.

للتسليم ، يحتاج العميل غالبًا لطباعة عدة نسخ من جميع مجموعات الوثائق في مراحل مختلفة: التصميم والعمل والتنفيذي. حتى تتمكن من تقديم هذه المجلدات ، سأخبرك عن حدث حديث حدث عندما كانت الملاعب الروسية تستعد بنشاط لكأس العالم 2018.

قرر مدير مشروع تحديث الاستاد تسليم الوثائق للعميل بسيارته الخاصة. قمنا بطي كل شيء وخفضناه إلى المدخل الرئيسي للمكتب. ومع ذلك ، بعد الاطلاع على الحجم الحقيقي للوثائق وتقييمه ، قرر المدير الاتصال بشركة نقل تابعة لجهة خارجية. من الواضح أن عشرات من السلال ، التي يبلغ حجم كل منها ربع متر مكعب ، لا تناسب حتى في "عربة ستيشن" فسيحة إلى حد ما.

قبل تحميل مستندات الشحن

يجب الإفراج عن هذه الكميات الكبيرة في وقت محدود. لسوء الحظ ، نحن ، مثل أي شخص آخر ، لا نتخلف عن الركب بسبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية للمقاولين ، وعدم اتساق إجراءات المقاولين العامين والعملاء وغيرها من المشاكل. كلما كان المشروع أكبر وأثقل ، كلما كان عليك التعامل مع المزيد من المزالق. من المهم أن يكون لديك هامش من الوقت لاستكشاف المشكلات والأخطاء وإعادة إصدار الوثائق من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية.

عندما زاد عدد المشاريع وتوسع القسم الفني لـ LANIT-Integration ، كان علينا أيضًا تطوير القسم الخاص بنا.

اطبع ليلاً

في البداية ، كان لدى فريق التوثيق الفني طابعة مكتبية مشتركة ، راسمة A1 (HP DesignJet 500 بسرعة طباعة ورقة واحدة فقط في 13 دقيقة) ومصباح يدوي. تضمنت الوثائق 2-3 أشخاص. ثم اشتروا راسمة ثانية HP DesignJet T1300 بسرعة طباعة 1 ورقة A1 في 2-3 دقائق وزيادة عدد الموظفين: تم توظيف ما يصل إلى خمسة أشخاص باستمرار في القسم.

في عام 2012 ، ازداد عبء العمل في القسم وحجم الوثائق الصادرة لدرجة أننا احتجنا إلى منطقة منفصلة: بعد الانتقال ، بدأوا في الطباعة على ثلاث مخططات - قمنا بإضافة راسمة HP DesignJet T2300 إلى الاثنين المذكورين أعلاه ، اشترينا طابعة HP Color LaserJet CM6030 MFP MFP متعددة الوظائف ، والتي تسمح لك بطباعة الصفحات بتنسيق A4 و A3 بسرعات تصل إلى 40 صفحة في الدقيقة. في ذلك الوقت ، كان يعمل في القسم بحد أقصى 6 أشخاص.

تم تعليق الطباعة مؤقتًا لأنه لم يكن هناك مكان لوضع المستندات: كانت جميع أسطح العمل مشغولة

لطباعة الوثائق المطبوعة والحصول عليها في الوقت المناسب ، لم تكن قوة قسمنا الصغير كافية في بعض الأحيان. يجب التقاط كل ورقة مطبوعة من الراسمة ، وقطع الحواف على القاطع الميكانيكي ، مطوية يدويًا بتنسيق A4 ، مخيطًا. كل هذه العمليات تتطلب الكثير من العمل والوقت ، لذلك في بعض الأحيان جاء زملائنا من الأقسام ذات الصلة والمتدربين إلى مساعدتنا. علقت الأوراق المطبوعة على جميع الأسطح التي يمكن الوصول إليها ، حيث انتظروا دورهم للقطع والطوي.


كان لا بد من عمل رسومات قابلة للطي بأشكال مختلفة يدويًا ، وكان هناك نقص فادح في المساحة لكميات كبيرة من الوثائق. لتكوين مجلدات في عدة نسخ ، قمنا بوضع أوراق في الممرات ، ونحتل أحيانًا الممر بأكمله لأرضية يبلغ طولها عدة أمتار على طول المحيط. في كثير من الأحيان ، تم تنفيذ هذا العمل في الليل ، حتى لا تتداخل مع الزملاء.

من أجل زيادة الإنتاجية وعدم إشراك العاملين من الإدارات الأخرى ، في النصف الثاني من عام 2013 ، قمنا بشراء مجلد Estefold Es-Te 2300 لرسومات قابلة للطي بتنسيق A4 ، وقص الورق الكهربائي Neolt Electro Trim 130 ، وكذلك طابعة / ناسخة حبر تنسيق A4 (MFP) يعمل HP Officejet Pro X576dw بواسطة تقنية HP PageWide بسرعة 42 صفحة في الدقيقة.

بحلول ذلك الوقت ، كان العمل قد بدأ بالفعل في مرافق الألعاب الأولمبية الشتوية في سوتشي في عام 2014. أصبحت مشكلة نقص الطاقة التقنية وسرعة الطباعة والإنتاجية للقسم ككل أكثر أهمية من أي وقت مضى. بالنسبة للعمل العاجل (التشذيب والرسومات القابلة للطي وأحجام تجليد الكتب) ، اضطررنا إلى جذب العاملين بدوام جزئي ، خاصة الطلاب ، لأن حصة الأسد من تكاليف العمالة في إصدار الوثائق كانت بالضبط هذه العمليات.

التنظيف بعد العمل في عطلة نهاية الأسبوع: في صندوق واحد طويل - 45 مترًا من "الورقة الورقية"

بالطبع ، كان من الضروري تحديث العمليات وزيادة قدرات الطباعة: كان عجزها ينمو. فقط كيف تطور القسم؟

في البداية ، أردنا توسيع أسطول المعدات والموظفين ، وكانت هناك حاجة أيضًا إلى مناطق إضافية.


لمضاعفة الإنتاجية ، كان من الضروري شراء الكثير من المعدات التي كانت لدينا بالفعل. لكن بالكاد يمكن أن يناسبنا.

بحلول عام 2017 ، كانت العديد من المشاريع تعمل في وقت واحد ، وكان علينا تقديم دعم توثيقها. فيما يلي أكبرها: إعادة بناء Luzhniki Grand Sports Arena ، وإنشاء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الملاعب الأخرى لعقد المنصة ، وإنشاء أنظمة تكنولوجيا المعلومات Zaryadye park ، وتصميم وتنفيذ العديد من أنظمة تكنولوجيا المعلومات والهندسة في أحد المطارات.

للتعامل مع هذه الأحجام في الوقت المحدد ، كنا بحاجة إلى قوة معدات الطباعة ، التي تفوق بكثير ما لدينا بالفعل.

الوثائق قبل الشحن للعميل

كان من الضروري رفع الجودة والارتقاء بسرعة العمل إلى مستوى جديد ليس كمياً (فوضى في المكتب بمعدات "ضعيفة") ، ولكن عن طريق النوعية. لذلك بدأنا في التفكير في معدات الطباعة كبيرة الحجم مع إمكانيات الطباعة الاحترافية.

كيف اخترنا

أولاً ، قررنا المتطلبات الأساسية. بادئ ذي بدء ، كنا بحاجة إلى طباعة عالية الجودة إلى جانب إنتاجية عالية. كما كانت موثوقية المعدات والربحية وسهولة الاستخدام مهمة أيضًا. مع الأخذ في الاعتبار أن التشذيب والطي والتجليد هي تكاليف العمالة الرئيسية ، فقد بحثنا (بالإضافة إلى راسمة عالية الأداء) عن حل من شأنه أتمتة جزء على الأقل من هذه العمليات.

تم البحث في سوق أجهزة الطباعة بشق الأنفس. خيارات مهجورة على الفور مع سرعة طباعة منخفضة نسبيًا - تصل إلى 2-3 ص. A1 في الدقيقة. مع ارتفاع تكلفة المعدات نفسها وملكيتها ، لم تكن هذه الزيادة في السرعة تستحق المال الذي تم إنفاقه.

من بين تقنيات الطباعة الشائعة التي كانت مناسبة لنا من حيث الجودة والسرعة ، لم يبق سوى اثنين. اقترح أحد المصنعين استخدام الحبر القابل للذوبان في الماء ، وهو غير مناسب لأرشفة المستندات وليس مقاومًا للرطوبة. كانت هناك متطلبات خاصة للورق المستخدم. بالإضافة إلى ذلك ، بعد كل 100 صفحة مطبوعة ، يجب على المشغل تنظيف رؤوس مثل هذا الجهاز ، وهذا الفاصل بالطبع يؤثر على الإنتاجية.

بعد تقييم الإيجابيات والسلبيات ، انتهى بنا الأمر إلى اختيار تقنية HP PageWide ، التي تلبي معظم متطلباتنا. بالإضافة إلى ذلك ، نحن نستخدم طابعة HP استنادًا إلى هذه التقنية لسنوات عديدة ، وقد أثبتت أنها سريعة واقتصادية وموثوقة.


عندما قررنا التكنولوجيا ، ذهبنا إلى أحد مزودي خدمات الطباعة للنظر في أجهزة الطباعة أثناء العمل. تم اختيار نموذج محدد للأجهزة متعددة الوظائف وفقًا لنسبة "سعر الأداء". تنتج HP خطًا من أجهزة PageWide: كلا الرائدتين مع أفضل المعلمات ، ولكنه مكلف للغاية ، والنماذج الأقل شأناً منها في سرعة الطباعة ، ولكن بأسعار معقولة. وقع اختيارنا على HP PageWide XL 5000 MFP مع مجلد عبر الإنترنت يتيح لك طي أوراق ذات أحجام كبيرة تصل إلى A4 في الوقت الفعلي.



تم تسليم MFP إلينا بمجلد عبر الإنترنت. باستخدام برنامج SmartStream ، نختار نوع ونمط الطي المطلوبين ، أو خيارًا مع إخراج الأوراق غير المطوية. بالطبع ، توفر الطباعة المتتالية والطي للأوراق الكثير من الوقت: عند الإخراج نحصل بالفعل على أوراق مطوية من حجم الوثائق بالترتيب الذي طُبعت به. بعد أن تبدأ في طباعة مستند ، نحتاج فقط إلى إزالة الأوراق النهائية بشكل دوري من الدرج.


جنبًا إلى جنب مع جهاز MFP الجديد ، قرروا شراء طابعة HP PageWide Managed P77740dn MFP متعددة الوظائف - وهي جهاز لطباعة أوراق تنسيقات تصل إلى A3 بسرعة طباعة تبلغ حوالي 60 صفحة في الدقيقة.


بعد تثبيت النظام الجديد ، قمنا بزيادة إنتاجية القسم عشرة أضعاف. يمكنك القول: "لكن نظام الطباعة هذا يتطلب الكثير من المال." وستكون على حق تماما. ومع ذلك ، فإن تكلفة امتلاك الجهاز صغيرة نسبيًا.

إنفاق مبرر

المواد الاستهلاكية لجهازنا هي خراطيش فقط. يبلغ استهلاك الحبر لطباعة رسومات HP PageWide XL 5000 على ورق غير مطلي بتغطية خمسة بالمائة 0.35 مل / متر مربع. م على أساس متوسط ​​التكلفة 8000 روبل. خرطوشة سوداء وسعتها 400 مل ، نحصل على سعر 1 مربع. م رسومات بالأبيض والأسود - حوالي 7 روبل. للمقارنة: تكلف خرطوشة سوداء بسعة 130 مل للرسومات النافثة للحبر لدينا متوسط ​​5000 روبل. مواردها 800 ورقة A4 أو 50 متر مربع. م (بتغطية 5٪ من الصفحة). اتضح أن الاستهلاك لكل 1 مربع. م الطباعة بالأبيض والأسود 2.6 مل / قدم مربع. م ، وتكلفة 1 متر مربع. م - حوالي 100 روبل. اتضح أن تكلفة الوحدة من الورقة بواسطة معلمات المواد الاستهلاكية انخفضت بأكثر من 10 مرات.

مواد الموارد الأخرى التي تتطلب الاستبدال أثناء تشغيل الجهاز (خرطوشة الخدمة وحاوية نفايات الحبر ورؤوس الطباعة) لها موارد عمل كبيرة جدًا. لذلك ، بالنسبة لرأس الطباعة ، تمنح الشركة المصنعة ضمانًا لمدة عام أو 10 لترات من الحبر. أوصت شركة HP Inc. بإجمالي موارد الرأس يحدد 32 لترًا ، وهو ما يعادل 10 مرات أكثر من الراسمات ذات الإنتاجية المماثلة ، ولكن باستخدام الحبر القابل للذوبان في الماء. في الواقع ، في عام التشغيل لدينا ، لم يتجاوز معدل التدفق الأقصى على الرأس أربعة لترات. تم استبدال مواد الموارد الأخرى بعد 9-11 شهرًا. ومع ذلك ، حتى التكلفة المنخفضة للورقة لن تبرر أبدًا جميع تكاليف المعدات. بالنسبة لنا ، كانت الأولوية في المقام الأول إنتاجية عملية الأعمال لإصدار الوثائق ككل: مع كثافة عملنا لسنة استخدام الراسمة ، تم إنفاق 39 719 متر مربع على ذلك. م أو 69،039 م من الورق الخطي ، بالإضافة إلى 14.6 لترًا من الحبر.

جعل تنفيذ عملية الطباعة عالية التقنية من الممكن أتمتة دورة تحرير الوثائق الورقية بشكل كامل تقريبًا. بالطريقة القديمة ، يدويًا ، نكمل فقط أوراق التوثيق.

في السابق ، حتى إنفاق الأموال على العمال بأجر ، لم نتمكن دائمًا من إعداد وثائق لبعض المشاريع في الوقت المناسب. في بعض الأحيان كان هذا بسبب عدم الدقة في إبرام العقود ، وأحيانًا بسبب المواعيد النهائية المتغيرة فجأة لتوفير الوثائق. كانت هناك أوقات عندما "حدد" العميل المتطلبات في المشروع وفي اليوم التالي تقريبًا طالب بتوفير وثائق معدلة ، خاصة إنشاء مواقف لاستلام الخصومات أو الإعلان عن الغرامات.

الآن ، قسمنا قادر على التعامل مع هذه التحديات. نحن نستخدم بنشاط القدرات الجديدة للجهاز عند طباعة وطي أوراق المستندات ، خاصة للمشروعات كبيرة الحجم. للتشغيل الفعال للوحدة ، حددنا غرفة إنتاج منفصلة للطباعة ، واختيار وتخزين الوثائق ومنطقة مكتب. وهي (الغرفة) مطلوبة حقًا ، لأن الانتقاء لا يزال أحد أصعب العمليات ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى استخدام زنبرك بلاستيكي. هناك أربعة صانعي كتيبات كهربائية في القسم ، لكن العملية نفسها تستغرق وقتًا طويلاً عندما يتعلق الأمر بتنسيقات أكبر من A3. يجب أولاً قطع كل ورقة بحجم A2 وأكبر ودسها في الحاشية. اللكم ممكن فقط على ورقة واحدة (على عكس أوراق A4 أو A3). نعمهناك حلول تقنية يمكنها أتمتة هذه العملية جزئيًا ، على سبيل المثال ، أداة تطبيق تعزيز الملصقات المثقبة كبادئة لمجلد عبر الإنترنت ، ولكن في الظروف الحالية ، هذا غير ممكن اقتصاديًا ، خاصة وأن الأوراق التي تتم معالجتها بهذه الطريقة ستكون مناسبة فقط لمجلدات الأرشيف.

أدى تخفيض تكاليف العمالة لإصدار الوثائق إلى إعادة هيكلة الإدارة وتخصص أنشطتها في مجالين: الأول هو إصدار الوثائق الفنية على الورق ؛ والثاني هو كتابة وتصميم وتحرير الوثائق الفنية.

لا يستبعد التثبيت الجديد تشغيل المتآمرين والقاطع والمجلد المتاحين سابقًا. نحن لا نستخدمها فقط كمعدات احتياطية (يتم إطلاقها عدة مرات في السنة أثناء انتظار وصول مهندسي خدمة البائع) ، ولكننا ننشئ أيضًا وظائف عن بُعد.

عندما عملنا في المحطة الجديدة بأحد مطارات موسكو ، في مرحلة إغلاق المشروع وإعداد الوثائق التنفيذية ، قمنا بتثبيت الطابعة الخاصة بنا والرسام (تم شراء هذا الأخير كجهاز غير مكلف للغاية وصغير الحجم وجهاز محمول) وجهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بالموصل متصل عبر VPN بخادم الشركة في خادم مخصص مباني المطار. قام موظفنا ، على الفور ، بتصحيح الوثائق واستبدال الأوراق المطلوبة. اتضح أنه أسرع وأسهل وأرخص من نقل المستندات من المكتب. للأسف ، النقل في موسكو مكلف في الوقت والمال.

قبل ذلك ، أغلقوا بالمثل المشروع في تتارستان ، حيث LANIT-Integrationعملت على تحديث وتنفيذ أنظمة الهندسة وتكنولوجيا المعلومات في مصنع الكيماويات الأمونيوم. كان هناك مكان عمل مماثل يتكشف هناك. سلمنا الراسمة من موسكو ، اشترينا الطابعة على الفور. لإعداد الوثائق التنفيذية ، تم إرسال موظف القسم إلى المصنع.

تم تأكيد فعالية استخدام محطات العمل عن بعد في مرافق أخرى ، مثل Luzhniki BSA ؛ مبنى دوما مدينة موسكو وغيرها الكثير. في بعض الحالات ، قمنا بنشر المعدات فقط في المرافق ، وقام المهندسون الميدانيون بشكل مستقل بتصحيح الوثائق وطباعة الأوراق المطلوبة.

الأرقام تنمو

يستمر عدد النسخ المطبوعة في المشاريع الكبرى في النمو. على سبيل المثال ، في نهاية أغسطس ، تم إعداد حوالي 200 مجلد من الوثائق لربع الذكاء في مشروع على مدى 8 أيام. سمحت لنا المعدات الجديدة بطباعة 5785 رسمة باستهلاك ورق 3750 متر مربع. م أو 8598 متر طولي. يشار إلى أنه في موازاة هذه الأيام ، أصدرنا أيضًا وثائق لأربعة مشاريع كبيرة أخرى وكانت الأحجام كبيرة إلى حد ما.

بقدر ما نعلم ، LANIT-Integration هو تكامل النظام الوحيد الذي يستخدم معدات من هذا المستوى. تتيح لنا القدرات التكنولوجية لقسمنا الآن ليس فقط توفير دعم كامل للوثائق لمشاريع شركتنا ، ولكن أيضًا لإصدار وثائق لعملاء الطرف الثالث.

إذا كنت تعد وثائق في شركتك وكنت مهتمًا بتجربتنا ، فإننا ندعوك إلى مكتب LANIT-Integration لمعرفة كيفية عمل "مصنع الطباعة" الخاص بنا.