تتجلى تجربة مدير المشروع ، في جملة أمور ، في التفاصيل التي تسمح له بالعمل بكفاءة. هذا مهم بشكل خاص في بداية المشروع ، عندما تحتاج إلى بدء جميع العمليات بسرعة. يأتي RP من ذوي الخبرة إلى المشروع مع حقيبة من الأدوات والتقنيات الخاصة التي تسمح لك بالبدء دون نقاش كثير حول أفضل طريقة لتنظيم العمل.
في الدورات التدريبية ، يتم سؤالهم في بعض الأحيان عن الرقائق والتقنيات والتقنيات. عندما تفعل شيئًا لفترة طويلة ، تصبح هذه الأمور بديهية ، ومن الصعب الإجابة على السؤال على الفور. ومع ذلك ، سأحاول تسليط الضوء على بعض النقاط غير المهمة للوهلة الأولى والتي تساعد على توفير الوقت والجهد. الخارقة الحياة قليلا.
ماذا يوجد في الحقيبة؟
عند بدء المشروع ، من الأهمية بمكان البدء بسرعة في عمل المشاركين في المشروع. للقيام بذلك ، من الأفضل أن تحدد مقدما الإجراءات والأدوات والقواعد التي سيعمل بها فريق المشروع.
كلمة Fast هي الكلمة الأساسية لأن الارتباك والتذبذبات تصبح عملية مكتفية ذاتيا ، وكومة من الأنشطة غير المنظمة المنظمة بشكل سيء تنمو مثل كرة الثلج.
لذلك ، Lifehack 1: عندما تأتي إلى المشروع ، يجب أن يكون لديك مسودات إجراءات المشروع ، والمستندات ، والأدوات المؤكدة التي تحتاج فقط إلى نشرها وإظهارها وإقناع الجميع بأن هذا ليس هو الخيار الوحيد ، ولكنه ثبت.
ما على وجه التحديد:
- هيكل فريق المشروع وتخصيص المسؤوليات.
- مجموعة من إجراءات التصميم. إذا وصفتهم جيدًا في أحد المشاريع ، فستستمر عملية التكيف والتحسين فقط.
- طريقة لتنظيم مكتبة التصميم. تتحدث مقالة JIRA و Confluence عن إدارة المشروع عن أحد الخيارات.
- تنظيم إدارة المهام. ستجد في المقالة نفسها وصفًا للخيار الذي استخدمناه.
- خطة المشروع النموذجية رفيعة المستوى ومنهجية التنفيذ
- مجموعة من المخاطر النموذجية
بعد أن أصبح كل شيء جاهزًا ، يمكنك أن تبدأ فورًا.
من يشتري الكبد؟
يقول Life hack 1 أن المشروع يبدأ قبل وقت طويل من تجميع فريق المشروع. إذا تمكنت من إعداد البنية التحتية مقدمًا ، فسيصبح تنظيم العمل أسهل.
لتحسين عملية البدء ، من الجيد إعداد صفحة للأعضاء الجدد في فريق المشروع. سيتيح لك ذلك عدم إضاعة الوقت في حل المشكلات اليومية.
ماذا يمكن أن يكون في هذا الوصف:
- أين وكيف تحصل على تصريح دخول إذا كان العمل في أراضي العميل
- ما هي قواعد الجدول (أيام العمل وعطلات نهاية الأسبوع)
- كيفية الاتصال عن بعد ، إذا كان ذلك ممكنا
- كيفية توصيل الطابعة
- أين توجد غرفة الطعام ، أفضل طريقة للوصول إلى المكتب
- ما هي قواعد الإبلاغ ، إذا كان العمل في جداول زمنية ، وكيفية الإبلاغ عن النفقات
- من يشتري الكبد
لكي تكون كل هذه المعلومات متوفرة ، يجب عليك تحديد مركز معلومات المشروع فورًا. من الملائم القيام بذلك باستخدام البوابة على الويكي ، حيث يمكنك نشر معلومات للمشاركين الجدد وبطاقة اتصال وجميع أنواع الروابط وإجراءات التصميم والإعلانات.
قواعد الوثائق
أحد اللوائح ، التي تسهل الحياة إلى حد كبير ، هي قواعد تسمية ومعايير كتابة المستندات.
إذا حددت قاعدة لتشفير اسم الملف ، فسيكون من السهل العثور عليه وتحديده لاحقًا دون فتحه. على سبيل المثال:
<رمز المشروع>. <رمز المهمة>. <اسم المستند>. <الإصدار>من المفيد تعيين المهام الرئيسية للمشروع باستخدام الرموز. في منهجية تنفيذ Oracle ، على سبيل المثال ، يتم تصنيف جميع مهام التصميم مسبقًا: "TA.030 - الهندسة الفنية" ، و "TE.025 - اختبار السيناريوهات" ، إلخ. بعد فترة من الوقت ، يبدأ كل شخص في المشروع بالتحدث مع هذه الرموز ، لأنها لا لبس فيها واقتصادية.
يتم تعيين قواعد الأوراق بواسطة القوالب. يمكنك إنشاء قالب ورقة غلاف كملف منفصل ثم إنشاء مستندات جديدة على أساسه. يستخدم هذا تلقائيًا الأنماط المحددة في الملف.
ما إن ذهبت أبعد من ذلك وكتبت ورقة غش وصفت فيها مبادئ كتابة نص مستندات المشروع: قواعد استخدام الأنماط ، رؤوس الخطوط ، الاختصارات ، إلخ. ومع ذلك ، فإن فعالية هذا لم تكن عالية جدا ، للأسف. لا أحد يقرأ التعليمات منا.
الاجتماعات والدقائق
آفة المشاريع الكبيرة هي اجتماعات لا نهاية لها. يصبح الاجتماع الذي يستمر لأكثر من ساعة غير فعال لأن المشاركين تعبوا وفقدوا التركيز وبدأوا في الدائرة.
لتقليلها ، يجب عليك على الأقل أ) الاستعداد لها ، ب) تحديد هدف لنفسك - لتناسب في 30-40 دقيقة ، ج) معتدلة العملية. كتب العديد من الكتب حول هذا الموضوع ؛ أولئك الذين يريدون أن يصبحوا محترفين في هذا المجال سوف يقرأونه.
ما أريد الانتباه إليه هو تجميع البروتوكولات. يحدث أنه بعد اجتماع في يوم آخر ، وافق ثلاثة على بروتوكول. يتم بذل الكثير من الوقت والجهد في هذا ، والمعلومات خلال هذا الوقت "تسوء".
من الناحية المثالية ، يجب أن تكون المحاضر جاهزة بنهاية الاجتماع. يمكنك القيام بذلك فورًا في خطاب أرسله الميسر عندما يغادر الجميع قاعة الاجتماع. قمنا بإعداد البروتوكول على صفحة مدخل المشروع ، التي أنشأناها وفقًا للقالب في بداية كل اجتماع
وقمنا بملئها في الدورة (انظر
JIRA و Confluence في إدارة المشروع ). بعد ذلك ، يمكن لأي مشارك أن يكمل النص أو يصححه ، لكن البروتوكول يعتبر ذا صلة في أي وقت. تم حفظ تاريخ جميع التغييرات ، وكان من الممكن معرفة من قام بالتغييرات. وبالتالي ، لم يكن لدينا أي وقت إضافي للموافقة.
تقارير أسبوعية
حتى لو لم يكن أي شخص يتطلب ذلك ، فمن الأفضل تقديم ممارسة التقارير الرسمية الأسبوعية من بداية المشروع.
يجب أن يكون التقرير 1-2 صفحات. محتوى التقرير منظم وموحد من أسبوع إلى أسبوع. على الأقل يحتوي على:
- التقييم العام للمشروع ، على سبيل المثال ، عن طريق إشارة المرور. والتعليقات على هذا الموضوع - أين نحن ، الإنجازات والمشاكل الرئيسية
- المهام المنجزة للأسبوع السابق
- خطة للأسبوع المقبل
- المخاطر والمشاكل والاقتراحات
حتى لو قمت بإرسال تقرير إلى مجموعة محدودة من الأشخاص ، تذكر أن التقرير يمكن أن يصل إلى أي شخص ، من أي عضو في فريق المشروع إلى المساهمين في الشركة. لذلك ، اختر بعناية الكلمات والمعلومات التي لا تعرضها. قبل إرسال البريد ، من الضروري تنسيقه مع شخص يحمي حالة المشروع معك.
يخلق التقرير الأسبوعي إيقاعًا يضبط RP ويخلق الثقة بين مديريها والعملاء بأن كل شيء تحت السيطرة ، وهم يفهمون ما يحدث في المشروع. إشارة المرور خضراء - كل شيء على ما يرام!
ضيق الوقت
الموارد النادرة هي الوقت. كل شيء مستحيل القيام به. لذلك ، فإن الشيء الأكثر فائدة الذي يمكن أن يقوم به مدير المشروع هو التوقف وعدم القيام بأي شيء لبعض الوقت والتفكير في الأولويات ، والسماح للدماغ بالسباحة لمدة 10 دقائق مجانًا ، الاسترخاء في الجسم والتأمل القصير يساعدان على رؤية ما هو مهم وما هو غير مهم ؛ ما يجب القيام به في المقام الأول ، وما يمكن أن يعطى للآخرين.
ومع ذلك ، هناك أشياء لا يمكن تأجيلها. على سبيل المثال ، إذا وعدت بإرسال تقرير عن التقدم المحرز في المشروع مساء يوم الجمعة ، فعليك القيام بذلك. لأنه بخلاف ذلك سوف يستغرق الأمر اهتمامًا في وقت يكون فيه الأمر غير مقبول تمامًا. الأعمال غير المكتملة تلتهم الطاقة. من الأفضل عدم تأجيل الروتين ، الذي ينبغي القيام به في الموعد المحدد. خلاف ذلك ، ثم أدرك مثل الانهيار. من الأفضل الضغط ، والقيام ، والنوم بشكل سليم.
العلاقة
بالإضافة إلى الإجراءات واللوائح ، هناك دائمًا علاقة. العلاقات في فريق المشروع ، العلاقات مع العميل. الاحترام الصادق للجميع يلعب دورا هنا ؛ فهم أن جميع الناس ، وليس فقط المشاركين في المشروع. إذا لم يكن لدى RP هذا في الداخل ، فلن يساعد أي بناء فريق.
إذا كان لديك علاقة عمل بناءة راسخة ، فستغفر لك الكثير من الأخطاء. وإذا لم يكونوا هناك ، فقد لا يفهمون إنجازاتك. هذه هي الطبيعة البشرية.
من الواضح أن بعض الأشياء التي نقوم بها عند تحقيقها ، لذلك لا يمكنك إخبارنا بكل شيء. من المفيد دائمًا مراقبة عمل السيد ، سواء كان يدير المشروع أو يصلح الأحذية أو يكتب كتابًا. يمكنك التعلم من أي شخص ، إذا كنت ترى الجوهر.