استذكرنا هنا أحد المشاريع الطويلة الأمد - أتمتة العمليات التجارية الروتينية في مؤسسة صناعية. لا يتعلق الأمر بالدراية الفنية ، بل يتعلق بالحلول القياسية التي تعمل بفعالية.
لذلك ، تحدث القصة في شركة للصناعات الكيماوية ، حيث يعمل حوالي 8 آلاف شخص في العديد من المنشآت الموزعة جغرافيا. كل منشأة لديها إدارة شؤون الموظفين الخاصة بها. من وقت لآخر ، يحتاج جميع العمال إلى تلقي استفسارات وجداول الرواتب في الوضع الثابت. في السابق ، جاءوا إلى ضباط الأركان الذين أمضوا وقتًا طويلاً في إعداد وفرز جميع الوثائق (جزء من الوثائق المرسلة إلى ورش العمل ، بعضها إلى المناجم). علاوة على ذلك ، فإن 85 ٪ من الطلبات هي إصدار مستندات لا تتطلب التوقيع. هذا هو السبب في أن العميل طلب منا أتمتة العمليات القياسية لإصدار أوراق التسوية. الطلبات المتبقية ، على سبيل المثال ، لإصدار الشهادات ، لا تزال تتطلب معالجة يدوية: الطوابع والتوقيعات.
كيف تعمل عملية إصدار المستندات والشهادات عادة؟
في معظم الحالات ، يوجد في أي مؤسسة كبيرة العديد من العاملين من الموظفين المسئولين عن إعداد وإصدار الشهادات والوثائق ونماذج الطلبات وتحديث المعلومات المتعلقة بالموظفين. في الواقع ، تمر عملية سير العمل بأكملها من خلالها. ثم يتم إرسال الوثائق إلى رؤساء ورش العمل ، وبعدها - إلى رؤساء الإدارات والألوية ، وفقط بعد ذلك تصل الأوراق إلى الموظفين العاديين. قد تستغرق العملية 3-4 أيام. بالإضافة إلى تكاليف العمالة لضباط الموظفين ، يتعين على الموظفين الذين يحتاجون إلى الحصول على كشف الرواتب أو ، على سبيل المثال ، شهادة ضريبة الدخل الشخصية ، قضاء بعض الوقت على الطريق إلى قسم شؤون الموظفين مرتين: لطلب شهادة ثم الحصول عليها.
كيف تعمل هذه العملية الآن
وضعنا أكشاك المعلومات في مواقع العملاء. في المظهر ، إنها تذكرنا بشكل كبير بالذكريات التي يتذكرها كل منا عن طريق الآلات الأوتوماتيكية لدفع فواتير الاتصالات المتنقلة. بفضل الأكشاك ، اتضح أنه تم تقليل مشكلة النداء المادي للموظفين لموظفي الموارد البشرية. الآن ، إذا كانت الوثيقة لا تتطلب التوقيع والطباعة ، فيمكنك الحصول عليها في بضع دقائق مباشرة في مدخل ورشة العمل ، حيث يعمل الموظفون دون محطات عمل مجهزة.
ماذا تتكون من كشك؟
أساس الكشك هو جهاز كمبيوتر وطابعة ، بالإضافة إلى شاشة تعمل باللمس مقاس 19 بوصة وقارئ بطاقات بتنسيق HID وتنسيق EM-Marine ومكبرات لتشغيل الصوت ومصدر طاقة غير متقطع. يسمح القارئ للموظفين بتسجيل الدخول إلى النظام باستخدام اسم مستخدم وكلمة مرور. تتوفر مستندات الطباعة بتنسيق A5 أو A4 ، على الوجهين.
كيف يعمل كل شيء؟
يمكن لكل موظف ، يميل ضد قارئ كشك مرور ، طباعة أي مذكرة والتعليمات ، كشوف المرتبات ، ورقة الوقت ، معلومات في أيام العطلات ومعرفة التوازن بين التغذية الطبية والوقائية. في الوقت نفسه ، يلزم إذن الموظف في كل مرة: لا يخزن الكشك جلسة المستخدم. يوجد الآن 14 نموذج طلب في النظام ، بالإضافة إلى أننا قمنا بإضافة نماذج طلب المساعدة: موظف يملأ الحقول المطلوبة بمساعدة الجهاز ، ثم يتلقى شهادة تحتاج فقط إلى تسجيل الدخول في قسم شؤون الموظفين. هذا يسرع كثيرا العملية. يصل البرنامج الموجود في الأكشاك إلى بيانات نظام الموظفين من خلال خادم التطبيقات أو الخادم الوكيل الذي تم إنشاؤه ، ويقوم بجمع المعلومات ويقوم بإنشاء المستند الضروري.
بعد وقت قصير من بدء المشروع ، أضفنا أيضًا تسجيلًا للموظفين في خدمة الرسائل القصيرة. في ذلك يمكنك أن ترى الطلبات الخمسة الأكثر شيوعا وكشوف المرتبات.
في أحد المواقع ، أضفنا التسجيل إلى طب الأسنان بواسطة VHI. يتم تنظيم العملية على النحو التالي: يقوم المنسق بتوظيف مجموعة من الموظفين الذين يحتاجون إلى مساعدة طبيب أسنان ، ثم يذهب إلى العيادة ويسجل الجميع. لقد قمنا بتبسيط عملية جمع التطبيقات باستخدام كشك. لقد ظهر نوعًا من قائمة الانتظار الإلكترونية: الموظف يملأ طلبًا من خلال كشك ، ويتلقى رقمًا تسلسليًا ، ويفهم عدد الأشخاص الموجودين أمامه. ويتلقى أمين المعرض قائمة من الموظفين الذين يحتاجون إلى تحديد موعد. بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على طلب العميل ، قمنا بتركيب خط تشغيل في الأكشاك ، والذي يبث معلومات محدثة للموظفين ، وقائمة البرامج الاجتماعية ، وتاريخ حفلة الشركة ، وما إلى ذلك.
بالنسبة لمراقبة أداء الأكشاك: يتم مراقبة الكشك والطابعة فيه باستمرار من أجل تتبع القراءات الحرجة. على سبيل المثال ، نفاد مسحوق الحبر أو الورق أو انحشار الورق أو انقطاع الاتصال. في حالة حدوث أي من هذه الحالات ، سيتم إرسال إشعار تلقائي إلى البريد الإلكتروني للدعم. بينما يتم حل المشكلة ، فإن الهرة تنتقل إلى وضع عدم الاتصال بقدرات محدودة.
بعض التفاصيل الفنية
كما قلت ، كشك هو جهاز كمبيوتر وطابعة.
قمنا بتطوير البرنامج لأنفسنا. وهي مسؤولة عن تفويض الموظفين ، وتتكامل مع البريد ، بحيث يتم إرسال طلبات الاستفسارات (التي تتطلب التوقيع) تلقائيًا إلى البريد الإلكتروني إلى إدارة شؤون الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، هناك مراقبة المحطات والطابعات ، ورصد توافر الخلفية ، والإعدادات والوصول عن بعد.
بالنسبة للخدمة: توجد في موقع كل عميل خدمة دعم تتلقى إشعارات في حالة حدوث أعطال أو ظروف قاهرة قياسية ، على سبيل المثال عندما تنفد الورقة. ويحدث الدعم الفني للبرنامج عن بعد معنا.
اختبرنا أيضًا الكشك في مكتبنا على عينة هندسية. هنا ، على سبيل المثال ، أنشأنا مجموعة من المراجع اللازمة لعميل معين:
قليلا من واجهة:
بالمناسبة ، بالإضافة إلى الاستفسارات ، يمكنك أيضًا الحصول على معلومات حول التجربة:
التطلع إلى الأمام قليلاً: الآن نحن ننفذ النسخة الثانية من المشروع. هذا هو نفسه ، فقط في تطبيق الهاتف المحمول.
واجهة هو نفسه عموما:
بالمناسبة ، يمكننا توفير عمليات تثبيت جديدة كخدمة مُدارة (أي مقابل رسم شهري وليس بشكل قياسي للمشروع). كل هذا يتوقف على احتياجات العملاء.
إذا كان لديك أي أسئلة ، سأكون سعيدًا للإجابة: dakulov@croc.ru