عادةً ما يكون بداية مشروع جديد مصحوبًا بحل لمجموعة من المشكلات التنظيمية: كيفية تفاعل المشاركين في المشروع ، أين سيتم تخزين المستندات ، وكيف سيتم بناء التنسيق ، وكيف سيتم تعيين المهام وإصدار التعليمات ... في كل شركة ، يكون لكل مدير مشروع بالفعل تفضيلات وتفضيلات . لكن من المفيد دائمًا معرفة كيفية قيام الآخرين بذلك. لذلك ، أقترح التعرف على مثال من الممارسة ، والتي جاءت ناجحة للغاية.
لتنظيم عمل فريق المشروع ، يلزم إنشاء مركز معلومات واحد ، بمساعدة المهام التالية:
- تخزين وثائق المشروع
- مواد العمل الرئيسية: البروتوكولات والمخاطر والأسئلة المفتوحة
- إبلاغ المشاركين حول القواعد والأحداث والخطط
- احتفظ بجميع أنواع السجلات - المهام والعمليات التجارية والتطورات (لا يعد Excel أفضل أداة للعمل الجماعي)
- توزيع المهام والواجبات
- جمع المعلومات عن المهام والواجبات
هناك عدد لا حصر له من الحلول - معا أو بشكل منفصل. استخدمنا مجموعة من Confluence + JIRA ، وكانت مريحة وفعالة.
بوابة المشروع - التقاءكونفلوينس هو محرك الويكي مريحة ومتقدمة من الأطلسية. يتيح لك تنظيم بوابة إنترنت داخلية وإتاحة الوصول إليها لجميع المستخدمين - للتحرير أو القراءة.
- انها بسيطة جدا ومريحة ، عدة ساعات تكفي للتدريب. قام جميع المشاركين تقريبًا بإنشاء وتحرير صفحاتنا على مشروعنا.
- قدرات تنسيق غنية جدًا ضرورية لجعل الصفحة جميلة وسهلة القراءة. هناك أدوات تعمل تلقائيًا على إنشاء التنقل داخل الموقع - جداول المحتويات ، الجداول ، الروابط ، إدراج مقتطفات من الصفحات الأخرى ، إلخ.
- تمت كتابة عدد كبير من المكونات الإضافية لتوسيع الوظائف.
- يمكنك تخزين المستندات ، بينما يتم حفظ الإصدارات. افتراضيًا ، يأخذ المستخدم دائمًا أحدث إصدار ، مما يقلل من عدد الأخطاء. في أي وقت ، يمكنك العودة إلى أي من الإصدارات السابقة.
- يتم أيضًا حفظ إصدارات الصفحة ، ويمكنك دائمًا معرفة من قام بإجراء التغييرات ، مقارنة أي نسختين في أزواج.
- يمكنك تقييد الوصول بشكل عام إلى موقع المشروع أو على صفحة منفصلة.
- يتم إجراء البحث عن النص الكامل في جميع الصفحات والمستندات المرفقة الخاصة بالبوابة ، بما في ذلك ملف pdf.
لقد أنشأنا بوابة مشروع على Confluence ، تحتوي الصفحة الرئيسية على روابط لمواد المشروع الرئيسية ، وخريطة اتصال ، واللوائح والتعليمات. على نفس الصفحة تم نشر جميع أخبار المشروع. يتحكم المسؤولون ومديرو المشروعات في محتوى الصفحة.
مواد التصميمتحتوي بوابة المشروع على جميع مواد المشروع ، بعضها صنعنا كهرمية من الصفحات.
المستوى العلوي من التسلسل الهرمي هو مراحل المشروع. في كل مرحلة ، تم إنشاء مهام الصفحة الرئيسية للمرحلة. علاوة على ذلك ، يوجد في كل صفحة وصف للمهمة ، وما هو محتواها ، ولماذا تكون هناك حاجة ، ومن يقوم بها ، ويتم إرفاق قوالب المستندات.
تم تحميل جميع مستندات العقد التي يجب تقديمها كنتائج للمشروع على الصفحة المناسبة في Word أو Excel أو pdf. وهكذا ، تم تنظيم جميع مواد المشروع ، في مكان واحد ، ولم يكن هناك خلط بين الإصدارات.
معلومات مرجعيةقمنا بتنظيم الكثير من المعلومات المفيدة في شكل صفحات خاصة. على سبيل المثال ، بالنسبة لفريق كبير ، تحظى بطاقة الاتصال بشعبية كبيرة ، حيث كانت لدينا قائمة بفريق المشروع حسب المجموعة ، مع صور وبيانات المشاركين.
تمت صيانة الصفحة التي تحتوي على ارتباطات لمثيلات النظام بواسطة مسؤولي النظام. كان هناك أيضًا رسم تخطيطي لتطور البنية الأساسية التقنية - عندما ظهرت الحالات وتم إيقاف تشغيلها.
الإجراءات واللوائحتتيح لك مجموعة من التعليمات والأنظمة التصميمية على البوابة ، في شكل محدث وسهل القراءة ، أن تقوم بحفظ التفسيرات للمشاركين الجدد والتعامل مع الأعذار "لم تقرأ ولم تجد ولم تر. عندما يظل السؤال مطروحًا ، يمكنك إرسال رابط إلى الصفحة حتى لا تعيد توجيه المستند وقضاء الوقت في البحث عنه. النسخة دائما محدثة ، كما يتم التحديث مباشرة على البوابة.
المخاطر والأسئلة المفتوحةأجرينا المخاطر وفتحنا أسئلة على البوابة. لكل مخاطرة أو سؤال ، قمنا بإنشاء صفحة منفصلة وفقًا للقالب الذي تم إنشاؤه مسبقًا. في صفحة المخاطرة ، بالإضافة إلى الأسماء والمصنفات الإلزامية ، كان هناك وصف مفصل للمحتوى ، والنتائج ، وكذلك خطة العمل مع الشروط والمسؤوليات ، وحالة المخاطر. تم تنظيم الأسئلة المفتوحة بالطريقة نفسها تقريبًا.
جمعت صفحة خاصة تلقائيًا قائمة بصفحات المخاطر ، وبالتالي شكلت سجلًا للمخاطر.
من خلال الاطلاع على القائمة ، يمكنك الانتقال إلى الصفحة المقابلة ، وقراءة وصف الخطر ورؤية خطة العمل الخاصة به.
تعليماتيمكن أن تكون خطة العمل نصًا بسيطًا أو مهمة في التقاء أو رابطًا لمهمة في JIRA.
النظر في الخيارات التي يمكنك استخدامها ، والتي تسمح لك لتذكير المشاركين حول الإجراءات والتحكم في تنفيذها.
المهمة في Confluence هي كيان منفصل يمكن إضافته إلى الصفحة. يتم عرض تذكير المهام للمستخدم عندما يدخل البوابة ، مع أيقونة في الزاوية اليمنى العليا. بالنقر على هذا الرمز ، يذهب المستخدم إلى قائمة طلباته. عند اكتمال المهمة ، يتم تحديدها وتتغير حالة المهمة إلى مكتملة.
ومع ذلك ، بنفس الطريقة التي يمكنك إلغاء تحديدها وتصبح المهمة مرة أخرى غير مستوفاة. لذلك ، لا يبدو هذا النظام موثوقًا به للغاية والسيطرة على الطلبات في هذه الحالة ضعيفة.
الخيار الثاني هو استخدام المهام لمهام JIRA. مباشرة من صفحة مدخل المشروع ، يمكنك إنشاء مهمة في JIRA ، وتعيين شخص مسؤول وتحديد موعد نهائي. للقيام بذلك ، قمنا بإنشاء ماكرو خاص بالنقر فوق الزر "إنشاء ترتيب".
على عكس الإصدار السابق ، يمكن تكوين هذه المهمة بحيث يمكن إغلاقها فقط من قبل مسؤول ، يختلف عن المقاول ، مما يعطي سيطرة جيدة على تنفيذها.
تسجيلساعدتنا الممارسة التي اتبعناها في الحفاظ على جميع القرارات التي اتخذناها في الاجتماعات. خلال كل اجتماع ، حافظنا على دقائق مباشرة على بوابة المشروع. في بداية كل اجتماع ، أنشأنا صفحة بروتوكول جديدة تستند إلى القالب ، وسجلنا النقاط الرئيسية أثناء المناقشة. في النهاية ، قمنا بصياغة قرار وخطة عمل.
إذا أراد شخص ما بعد الاجتماع توضيح نص البروتوكول ، فيمكنه القيام بذلك بشكل صحيح على صفحة المدخل ، وكان من الواضح من قام بالتغييرات ومتى. واعتبر البروتوكول المتفق عليه مباشرة بعد الاجتماع ، فإنه يوفر الكثير من الوقت.
JIRA - نظام للحفاظ على القوائم والواجبات والمهامتم إنشاء JIRA كنظام لتسجيل وتنفيذ طلبات الخدمة. ومع ذلك ، يمكن استخدامه للحفاظ على أي سجلات وإدارة أي مهام.
في مشروعنا ، استخدمنا JIRA للتحكم في تنفيذ التعليمات ، وإجراء تطوير وتتبع مهام تحويل البيانات.
تطوير مع JIRA هو موضح بالتفصيل في مقالة
إدارة التنمية . هنا سأتحدث عن التحكم في النظام والتكامل مع التقاء.
لإنشاء مهمة JIRA من التقاء ، ما عليك سوى اختيار النص ، وحرك المؤشر فوق النص المحدد وانقر فوق الزر في قائمة السياق لإظهار شاشة JIRA لإنشاء المهمة.
سيظهر رابط للمهمة في صفحة البروتوكول ، وسيكون رابط للصفحة في التقاء في مهمة JIRA.
وبالتالي ، يمكننا الانتقال بين هذين النظامين ، من ناحية ، لتوضيح حالة وتاريخ تنفيذ الأمر ، ومن ناحية أخرى ، للنظر في سياق المهمة وسببها.
ساعدنا التكامل بين الأنظمة أيضًا في متابعة قوائم الأسئلة المتعلقة بالتنمية المفتوحة العضوية.
في نهاية المشروع ، عندما كانت هناك قائمة بالتطورات الحرجة التي كانت بحاجة إلى الإغلاق لإكمال المشروع ، قمنا بتنظيمه كجدول على صفحة بوابة المشروع ، في إحدى الخلايا التي كان هناك رابط للتطوير في JIRA. بالإضافة إلى رقم المهمة ، يتم أيضًا عرض الحالة الحالية هناك. من خلال الاطلاع على القائمة ، يمكننا أن نرى ما هي المهام التي لم تُغلق بعد ، وما الحالة التي تكون فيها ، وإذا لزم الأمر ، يمكننا أن نذهب إليها لنرى القصة الكاملة والمراسلات عليها.
يتطلب العمل مع JIRA مؤهلات وخبرات معينة. هنا وصفت بعض حالات الاستخدام ، ولكن في الواقع هناك العديد من الحالات الأخرى. الجمال هو أنه يمكنك البدء بأكثر الأشياء الأساسية ، وستعمل بالفعل ، ثم تقوم بتطوير النظام كما تكتسب الخبرة وفهم الاحتياجات.
بالإضافة إلى Confluence ، وبالتكامل مع JIRA ، استخدمنا أيضًا BitBucket ، وهو أيضًا منتج Atlassian ، وهو مستودع تطوير يسمح لك بتتبع إصدارات الأكواد البرمجية. لنفس الغرض ، استخدم مشروع آخر SVN المجاني.
تسمح لك العديد من المكونات الإضافية بتوسيع وظائف النظام ، على وجه الخصوص ، للتكامل مع MS Project أو تنفيذ مخطط جانت مباشرة في JIRA.
يمكن أن يكون عدد كبير من حالات الاستخدام عقبة أمام أولئك الذين يستخدمون هذه الأدوات لأول مرة. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام تجربة المشاريع الأخرى ، التي يوجد بها عدد كبير منها ، أو يمكنك البدء بأبسطها.
أثبت تنظيم مساحة المشروع بمساعدة JIRA و Confluence فعاليته وراحته. وتشمل المزايا الرئيسية الراحة والموثوقية وأوسع مجموعة من القدرة على التكيف. في مشاريعنا ، أصبحت هذه الأنظمة هي المعيار الفعلي.