اليوم ، لدى السوق مجموعة واسعة من حلول إدارة المشاريع. من خلال مساعدتهم ، تتاح للشركات الفرصة لزيادة كفاءة العمليات بشكل كبير ، وفهم واضح لمن يقوم بما يقوم به من أعمال ، ويوفر الوقت ويتجنب التوتر في الفريق. في النهاية ، من المألوف. ولكن هناك العديد من السيناريوهات التي الشركة ، في الواقع ، ليست مستعدة لتنفيذ حل لإدارة المشاريع. في هذه المقالة ، سنناقش عدة أمثلة لهذه السيناريوهات ونتحدث عن ما ينبغي أن يتغير في شركتك حتى يحقق تطبيق الحل نتائج ملموسة.
السيناريو رقم 1. الفريق لديه عدد قليل من الموظفين
مع تطور الإنترنت ، هناك المزيد والمزيد من الشركات التي يعمل فيها عدد قليل فقط من الأشخاص. اليوم ، عندما يكون من الممكن أتمتة و / أو الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات تجارية جادة وواسعة النطاق ، لم تعد هناك حاجة إلى مكتب مكتظ عملاق. تتلقى الشركة قيمة حقيقية من حل إدارة المشروع ، عندما تتم إضافة جميع معلومات المشروع بانتظام إلى هذا القرار. وفي موقف يعمل فيه عدد قليل من الأشخاص في المكتب ، ولديهم الفرصة لمناقشة كل المشكلات الضرورية بسرعة وشخصية ، قد يفوق الوقت المستغرق لإدخال البيانات في النظام الفوائد.
ما يجب أن يتغير؟
هناك سيناريوهان مرتبطان بالوضع الموصوف الذي ستستفيد فيه الشركة من تنفيذ حل لإدارة المشروع. السيناريو الأول واضح: تنمو الشركة ، يظهر عدد أكبر من الموظفين وهناك حاجة حقيقية لإدارة المشاريع بشكل فعال وجعل عمل ونتائج كل عضو في الفريق شفافاً بالنسبة للباقي. السيناريو الثاني مهم بشكل خاص إذا لم يكن للشركة مكتب على الإطلاق ، ويتم تنفيذ جميع الأعمال عن بُعد. في مثل هذه الحالة ، ستستفيد الشركة حقًا من تنفيذ حل لإدارة المشاريع. مكافأة لطيفة هنا هي حقيقة أن الاشتراك في فرق صغيرة للغاية مجاني للعديد من الحلول.
السيناريو رقم 2. صاحب القرار لديه سلطة غير كافية
ليس من النادر حدوث ذلك عندما يقوم المدير في الشركة ببذل كل ما في وسعه لتنفيذ الحل بشكل أكثر فاعلية ... فقط هو الذي يفتقر إلى الطاقة. إنه مجرد واحد من مجموعة من صانعي القرار. أو ربما يكون رئيسًا لقسم ما ، ولكن حتى يكون الحل مفيدًا للشركة ، يجب تنفيذه في كل مكان. ويعارض رؤساء الإدارات الأخرى أو ببساطة غير مهتمين. هناك العديد من الأمثلة الرائعة. ما يشترك فيه هو أن الموظف لا يتمتع بسلطة كافية لضمان استخدام المؤسسة بالكامل للحل.
ما يجب أن يتغير؟
يحتاج القائد الذي يدعو إلى تنفيذ الحل إلى إعداد عدد كافٍ من الحجج لتقديمها إلى الإدارة العليا (أو رؤساء الإدارات الأخرى) أثناء الحوار حول الحاجة إلى تنفيذ الحل. إذا تمت الموافقة على القرار من قبل الإدارة ، فإن عدم كفاية السلطة لن يكون عقبة. في هذه الحالة ، سيتم تخفيضها ببساطة من أعلى إلى أسفل. سيكون من الجيد أيضًا عقد اجتماع مع مدير نجاح العملاء لموفر الحلول ، والذي يمكن أن يساعد في تطوير مؤشرات لتقييم الوضع الحالي للعمليات والتنبؤ بكيفية تحسينها.
السيناريو رقم 3. تغيير قضايا الإدارة
لكي يتغير سلوك الشخص ، يجب عليه أن يتغير. لن تتمكن من إجراء تغييرات في المنظمة (وصدقوني ، يتطلب تنفيذ حل لإدارة المشروع نقلة نوعية مهمة) إذا لم يكن لديك سبب مهم ، وفقًا لمعظم أعضاء الفريق ، في سبب مشاركتهم في هذه التغييرات. وإلا ، فسوف تقضي الكثير من الوقت والمال في محاولة لتنفيذ الحل ، وستكون النتائج صفرية. تذكر أن دوافع مختلف أعضاء الفريق يمكن أن تكون مختلفة للغاية. بالنسبة للإدارة ، على سبيل المثال ، قد يكون العامل الرئيسي هو شفافية العمليات ، وللموظفين من قسم المبيعات - فرصة عدم الذهاب إلى اجتماعات لا نهاية لها والحصول على مزيد من الوقت للاتصال بعملائهم.
ما يجب أن يتغير؟
أول ما عليك فعله هو معرفة ما يمكن لموظفي الإدارات المختلفة الاستفادة من تطبيق الحل الخاص بك ، والتحول إليهم باستخدام الحجج المناسبة. جمع ما يكفي من البيانات وتقديم فوائد ملموسة وقابلة للقياس التي سوف تتلقى كل قسم من استخدام المنتج الخاص بك. لا تتوقع نتائج سريعة - إدارة التغيير تنطوي دائمًا على الكثير من الأعمال التحضيرية والتواصل على جميع المستويات. عندما تشعر أن معظم الموظفين في صفك بالفعل ، قم بعقد اجتماع تنظيمي عام لمناقشة تنفيذ الحل. الاستماع بعناية إلى حجج جميع الأطراف. كلما زاد عدد الآراء التي تأخذها في الاعتبار ، كلما زاد عدد الموظفين المتحمسين لاستخدام الحل وإدخال المعلومات بشكل منتظم.
السيناريو رقم 4. الإدارة ليست جاهزة لتكاليف الموارد في المرحلة الأولى من تنفيذ الحل
إلى جانب قرار تنفيذ أداة لإدارة المشروع ، كقاعدة عامة ، هناك بعض التوقعات حول الكيفية التي ستساعد بها في تحقيق الأهداف المعلنة. قبل حدوث ذلك ، ستواجه الشركة تكاليف إضافية (بالإضافة إلى تكلفة الحل نفسه). تشمل هذه التكاليف ساعات عمل الإدارة وكل عضو في الفريق. سيتعين على الموظفين التعرف على وظائف الحل وفهم وقبول قواعد استخدامه التي وضعتها الإدارة. أيضا ، في بعض الأحيان يستغرق الكثير من الموارد التقنية لتنفيذ المنتج الخاص بك. بدون هذه الخطوات ، لا يمكن اعتماد خدمتك بشكل فعال من قبل الشركة الجديدة من حيث المبدأ ، ولا يمكن ضمان نجاح النتائج المتوقعة إلا من خلال مرورها بنجاح.
لكن بعض القادة يعتقدون أنهم يستطيعون تخطي كل هذه الخطوات ويجدون أنفسهم على الفور في النقطة التي سيبدأ فيها القرار بالنفع. لدي أخبار سيئة بالنسبة لك: هذا لن يحدث.
ما يجب أن يتغير؟
يجب أن تكون الإدارة مستعدة لاستثمار الموارد المطلوبة في البداية. على الرغم من أن عدد الحلول في السوق مرتفع للغاية ، إلا أن هناك 3 أنواع من الموارد ذات الصلة بأي منها تقريبًا:
إدارة الوقت والموظفين الذين سوف يستخدمون الحل
تكاليف خدمات تنفيذ الحلول التي يقدمها المطور
* اختياري - تكلفة تطوير التكامل مع الحلول الأخرى ، إذا لزم الأمر
كما ترون ، فإن معظم الميزات الموضحة في المقالة واضحة تمامًا. لكن يجب وضعها في الاعتبار إذا كنت تفكر في تنفيذ حل لإدارة المشاريع. في هذه الحالة فقط ، سيحقق المنتج نتائج ملموسة لمؤسستك.