هناك سببان رئيسيان لتقرر الشركات عادة تنفيذ خدمة إدارة المشاريع. الأول هو أن الخدمة المختارة بشكل صحيح يمكن أن تحل عددًا من المشكلات الحالية والمشكلات المستقبلية المرتبطة بنمو الشركة. السبب الثاني هو زيادة في كفاءة العمليات التجارية بشكل عام. بالطبع ، هذه الأسباب ليست متبادلة - غالباً ما تنفذ الشركات حلاً لتحقيق جميع الأهداف في وقت واحد.
عندما تقرر منظمة تنفيذ ، يتم ملاحظة أنماط مماثلة دائمًا ، على سبيل المثال ، الحماس الواضح للقيادة في المراحل المبكرة. تتوقع الإدارة نتائج سريعة ومؤشرات محسنة. بالطبع ، كل شيء ليس بهذه البساطة ، وبسبب عدد من المشاكل التي تنشأ ، كل شيء لا يتم وفق الخطة. في هذه المقالة ، سوف أقوم بتحليل 6 مشاكل نموذجية بسبب أن حل إدارة المشروع لا يحقق نتائج. وبالطبع ، سأقدم حلولًا لكل منها.
أقترح أن أبدأ من خلال سرد الفوائد الرئيسية للشركة من استخدام حلول إدارة المشاريع:
- مثل هذه النظم توفر شفافية العمليات التجارية. عندما يكون لكل مهمة منفذا وموعد نهائي ، يفهم كل موظف من المسؤول عن ماذا وكيف يتم تحديد أولويات المهام كل يوم
- يعمل الحل كمحور واحد لجميع الاتصالات في المشروع. لم تعد هناك حاجة لجمع بيانات مجزأة في أدوات مختلفة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني ، و What App ، و Slack ، و Skype ، وما إلى ذلك. كل شيء مركزي ، ومن السهل رؤية الصورة كاملة.
- توفير الوقت. عندما تكون جميع بيانات المشروع متاحة دائمًا ، يصبح من الممكن تقليل عدد الاجتماعات. وإذا كان الحل يحتوي على وظائف قوالب المشروع ، فيمكن إطلاق قوالب جديدة ببضع نقرات.
- الحل يبسط التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي. تتضمن العديد من أنظمة إدارة المشروع أدوات للتحكم في خريطة الطريق ومشاركتها والسماح للمستخدمين بإجراء تغييرات إذا لزم الأمر. يتيح لك ذلك معرفة كيف تشكل جميع أجزاء المشروع كليًا وتقييم العوامل المختلفة - بدءًا من تصرفات جميع الأشخاص المشاركين في المشروع إلى عبء العمل على الفريق بأكمله.
تتوقع الإدارة ، كقاعدة عامة ، أن تتلقى الشركة بعض (أو أفضل - جميع) الفوائد المذكورة أعلاه ، وأن الحل سيحقق النتائج بسرعة. ولكن هناك عدد من العوامل التي يمكن أن تؤدي إلى الفشل. بشكل عام ، نتحدث دائمًا عن شيئين: عدم وجود خطة عمل لإدارة التغيير وعدم القدرة على بناء وتنفيذ عمليات جديدة من البداية. جميع المشاكل المذكورة أدناه تتعلق بطريقة أو بأخرى بالفئة الأولى أو الثانية.
6 مشاكل
المشكلة رقم 1: عدم وجود onboarding أو غير صحيحة
عند تنفيذ الحل ، يجب أن تأخذ الإدارة في الاعتبار العديد من العوامل. وهي تشمل نقل العمليات التجارية الموجودة حاليًا ، والتدريب ، وتوزيع الأدوار (المستخدم ، المشرف) بين أعضاء الفريق. كل هذا النشاط يسمى مجتمعة "onboarding".
العديد من المديرين يستخفون بأهمية عملية النقل أو يفضلون تخطيها. إنهم يعتقدون أن القرار "سوف يترسخ" في حد ذاته وسيبدأ في تحقيق فوائد. لدي أخبار سيئة بالنسبة لك: هذا لن يحدث. لكي يبدأ الحل في تحقيق القيمة ، يجب على الإدارة استثمار قدر كبير من الوقت في مرحلة التنفيذ. مشكلة عدم اكتمال أو سوء سير العمل هي مشكلة خطيرة. غالبًا ما يتبين أن الموظفين ليسوا مستعدين لقضاء بعض الوقت والجهد في الأنشطة المتعلقة بالتدريب على متن الطائرة: فهم لا يشاهدون مقاطع فيديو للتدريب ، ولا يحضرون جلسات حول نقل العمليات التجارية إلى نظام جديد (حيث ، بالطبع ، خبراتهم مطلوبة) ، أو ببساطة لا يفهمون مع الوظائف الأساسية.
الحل:
- يجب اتخاذ القرار الذي يقضي بأن يقضي الفريق وقتًا كافيًا على متن الطائرة في مرحلة اختيار أداة إدارة المشروع. ليس لاحقا يجب على الإدارة المشاركة في جميع الأنشطة المتعلقة بالتدريب على متن الطائرة والتأكد من مشاركة جميع الموظفين فيها.
- سيكون هناك إضافة كبيرة إذا كان لدى موفر الحلول خدمة تنفيذ (لسوء الحظ ، ليس لدى الجميع هذه الخدمة اليوم). سيوفر مستشارو التنفيذ المحترفين الكثير من الوقت للفريق ، لأنهم يعرفون بالضبط ما يجب القيام به في كل مرحلة من مراحل التدريب.
المشكلة رقم 2: نقص الدعم الإداري
اتخاذ قرار بتنفيذ أداة لإدارة المشروع ليس بالأمر السهل. كقاعدة عامة ، يكون لدى الشركات دائمًا العديد من الموظفين المؤهلين والنشطين تقنياً الذين يسمحون لهم فقط بتجربة أداة جديدة. وهذا رائع. ولكن هناك مشكلة: إدخال أداة يؤدي دائمًا إلى إعادة رسم كاملة لملعب. هذه ليست قائمة مرجعية بسيطة مع نصائح الإنتاجية. وحماس اثنين من الموظفين لن يكون كافيا للأداة لتحقيق قيمة للمنظمة. إذا لم تقدم الإدارة الدعم الكامل ، سواء في مرحلة تنفيذ الحل أو في المستقبل ، فسوف تواجه مشكلة نقص جزئي (أو كامل) في النتائج.
الحل:
- تأكد من استخدام المديرين للأداة بأنفسهم وتعيين مثال للموظفين الآخرين. عندما تصر الإدارة على أن أعضاء الفريق يستخدمون حلًا لا يذهبون إليه على الإطلاق ، فإن ذلك يؤدي دائمًا إلى إلغاء تثبيته.
- قابل الإدارة وناقش ما هي الموارد اللازمة لتنفيذ الحل بنجاح. تأكد من أن لديك جميع رؤساء الإدارات / الفرق ، وأنهم على استعداد لقضاء بعض الوقت في دراسة وتنفيذ الحل.
- اطلب من المديرين عقد اجتماعات منتظمة (على سبيل المثال ، أسبوعيًا) مع فرقهم لمناقشة من الذي يستخدم الحل وكيف. في هذه الاجتماعات ، سيكون من الممكن مناقشة المشاكل إذا نشأت وطلب المساعدة.
المشكلة رقم 3: الفريق غير مدرب جيدًا على المنتج
إنه لأمر مدهش كم من الشركات تقلل من أهمية التدريب على منتج ما في مرحلة التنفيذ. لكل شركة فئتان من الموظفين: أولئك الذين يستوعبون التقنيات الجديدة مثل الإسفنج ، والذين يمثل أي حل صعب من الناحية الفنية مشكلة كبيرة. في بعض الأحيان ، يمكن للموظفين إتقان أساسيات استخدام نظام إدارة المشروع ، لكنهم يواجهون مشاكل في وظائف محددة ، والتي ، كما الحظ ، سيكون لها صلة مباشرة بعملهم. حقيقة أن فهم موظف جديد لمنتج معين هو مسألة ثلاثين دقيقة لا يعني أن هذا يمكن أن يكون المعيار لكل شخص آخر. تذكر أن جميع الموظفين مختلفون.
الحل:
- اكتشف من الشركة المصنعة للحل المدة التي سيستغرقها التدريب ، وتأكد من أن كل موظف سيستخدم الحل سوف ينجح في تخصيص هذا الوقت.
- تخصيص التدريب لاحتياجات الفريق. تعرف على الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها الفرق المختلفة من استخدام الحل. قد يختلف التركيز على وظيفة معينة أثناء الدورات التدريبية لفرق مختلفة اختلافًا كبيرًا.
- إذا كان ذلك ممكنا ، لدينا عدد قليل من الدورات التدريبية. تعتبر عملية التعلم ، كقاعدة عامة ، أكثر فاعلية في مجموعات أصغر ، لأن كل مشارك لديه الفرصة لطرح الأسئلة
المشكلة رقم 4: يرى الموظفون الحل مضيعة للوقت
عندما تقرر الإدارة تنفيذ منتج لإدارة المشروع ، عادة ما تكون قد حددت بوضوح التوقعات حول القيمة التي يجب أن يحققها المنتج. لكن هذا البيان لا يعمل دائمًا مع الموظفين الآخرين. قد يعتقدون أن الأداة الجديدة هي معجزة أخرى في تكنولوجيا المعلومات ، والتي ستجبرها الإدارة على استخدامها لعدة أشهر ، وبعد ذلك سيصبح كل شيء بلا معنى. وهذا يمكن أن يكون مشكلة خطيرة.
إذا قمت بفتح أي كتاب لإدارة التغيير ، فستجد العبارة التالية في نموذج أو آخر: "لكي تحدث التغييرات ، يجب أن يرغب الناس في التغيير". ولن يرغب الموظفون في التغيير إذا لم يروا فوائد مباشرة لأنفسهم في التغييرات. حتى نهج "خفض" القرارات من الأعلى إلى الأسفل قد لا ينجح في بعض الأحيان. بالطبع ، ستزداد النسبة المئوية للموظفين الذين يستخدمون الحل كل يوم إذا كانت الإدارة تراقب هذا بانتظام. ولكن في الوقت نفسه ، هذا يعني أن الإدارة تهدر الوقت بشكل غير فعال يفرض استخدام الحل ، والذي يتناقض في جوهره مع مفهوم زيادة كفاءة العمليات من الحل (وعلى وجه الخصوص ، حقيقة أن الحل مصمم لتوفير الوقت).
الحل:
- قابل فريقًا من القادة وفكر في كيف يمكن للحل أن يفيد أعضاء الفرق المختلفة. جمع المعلومات حول المشاكل الحالية للفرق التي يواجهونها بشكل منتظم. قم بإعداد قوائم بالمشكلات التي يمكن حلها باستخدام الأداة ومناقشتها مع الفرق.
- أو ركز فورًا على العمليات المحددة للفرق ، وما الذي ستكسبه من استخدام الأداة. على سبيل المثال ، يمكن القول إن موظفي المبيعات إذا قاموا باستمرار بتحديث المعلومات حول عملائهم ومعاملاتهم في النظام ، فسيكون كل شيء شفافًا للإدارة ، وسيتمكنون ، بدوره ، من حضور معظم الاجتماعات وسيكون لديهم المزيد من الوقت للاتصال بالعملاء
المشكلة رقم 5: الفريق لديه بالفعل تجارب سلبية في استخدام حل آخر في الماضي
لذلك ، جرب الفريق بالفعل منتجًا مشابهًا ، وكانت المحاولة باءت بالفشل. يمكن أن يكون هناك الكثير من الأسباب لهذا. ولكن النقطة الأساسية هنا هي أن الموظفين الآن سيكون لديهم موقف سلبي تجاه الحل الجديد من البداية. بالنسبة للقرار الأخير ، ربما تم إنفاق الكثير من الوقت ، لكن لم تكن هناك نتائج.
قد تقرر الشركة أيضًا تقديم المنتج في الوقت الخطأ. عندما يكون لدى الموظفين خطة مبيعات ، تقترب المواعيد النهائية ، وآخر شيء يريدون أن يفكروا فيه هو "النقل العاجل لجميع البيانات إلى حل جديد".
الحل:
- ابدأ بتحليل المشكلات التي واجهتها الشركة في تنفيذ الحل السابق وتناول هذه المشكلات مع مراعاة التجربة
- استخدم مساعدة مديري حلول نجاح العملاء إن أمكن. يعد CSM المؤهلون ، كقاعدة عامة ، خبراء في إدارة التغيير ويمكنهم تقديم دعم كبير في عملية الانتقال إلى حل جديد.
- إذا كان مزود الحلول يوفر خدمة تنفيذ مدفوعة ، ففكر في شراء هذه الخدمة. إذا كان فريقك محترفًا على متن الطائرة ، فستكون جميع خطوات التنفيذ الأولي و "نشر" الحل في الشركة أسرع وأقل ألمًا بكثير.
المشكلة رقم 6: الحل يفتقر إلى التكامل الضروري
يبرز عدد من حلول إدارة المشاريع الشائعة المقدمة في السوق ، من بين مزاياها ، فرصة أن تصبح المكان الرئيسي الذي ستتم فيه جميع الاتصالات في المشروعات. ولكن ماذا لو كانوا يفتقرون إلى التكامل الأصلي (على سبيل المثال ، مع سلاك ، أدوبي ، وما إلى ذلك)؟ مجرد تقديم منتج جيد معزول لم يعد كافياً. توفر التكامل يمكن أن يكون عاملا رئيسيا.
حتى إذا كان الحل يحتوي على تكامل أصلي مع جميع المنتجات والخدمات الممكنة ، يظل من المهم أن يكون للحل واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة. هذا يسمح لك بتطوير تكامل إضافي إذا لزم الأمر.
الحل:
- عند اختيار الحل ، تأكد من معرفة أي تكاملات مضمنة بالفعل فيه. قم بإعداد قائمة بالمنتجات (الخدمات) التي يستخدمها الفريق بالفعل بشكل منتظم. ثم قارن عدد العناصر من هذه القوائم التي تتداخل.
- إذا كان الحل مثالي للفريق ، لكن بعض عمليات الدمج المطلوبة مفقودة ، ففكر في بنائها باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API) بنفسك أو عن طريق دفع أخصائي دمج تابع لجهة خارجية.
يمكن أن يكون لتطبيق حل إدارة المشروع تأثير كبير على أداء الأعمال. لكن التأثير الإيجابي لن يكون إلا إذا كانت الشركة مستعدة لقضاء وقت كاف في مرحلة التنفيذ وبعدها. نأمل أن تساعدك هذه النصائح على تحقيق النتائج المرجوة!