قضايا المحاسبة المالية والتخطيط والميزنة هي موضوع ساخن وعاجل لجميع شركات تكنولوجيا المعلومات. مع نمو الشركة ، يصعب التحكم في التدفقات النقدية ويصبح من الواضح أن هناك حاجة إلى منهج منتظم.
اعتمادًا على أنواع المنتجات والخدمات التي تنتجها - يمكن أن تختلف منهجية المحاسبة في شركات تكنولوجيا المعلومات بشكل كبير. يمكن أن يؤثر تطوير البرامج المخصصة ، وإصدار الحلول المعبأة ، وتوافر الدعم الفني ، وإصدار التحديثات ، واستخدام تراخيص مطوري الطرف الثالث بشكل كبير على الاعتراف بالإيرادات والنفقات والإدارة النقدية للمنظمة. أساس مهم لتنظيم المحاسبة والميزنة هو تقسيم الشركة إلى مشاريع وتوزيع التكاليف (وليس تشكيل التكلفة) في مجموعة من المشاريع ، وفقا لمنهجية محددة سلفا.
من أين تبدأ؟
نموذج الأرباح
في البداية ، يجب على إدارة ومالكي الشركة تحديد نموذج الأرباح والموافقة عليه. هذه هي الطريقة التي ستجني الشركة المال. قد يكون ذلك إنتاج حل محاصر ، أو إصدار تراخيص للاستخدام ، أو تطوير مخصص ، وما إلى ذلك). في أغلب الأحيان ، سيكون لدى الشركة خياران أو أكثر لتوليد الإيرادات. سيختلف نظام ضريبة الدخل أيضًا حسب أنواع الإيرادات (لا تخضع التراخيص لضريبة القيمة المضافة ، ويشمل الدعم الفني وبيع الخدمات ضريبة القيمة المضافة). بناءً على ذلك ، يمكنك بناء نظام التكلفة بكفاءة ، سواء تلك التي ستشكل سعر التكلفة ، وتلك التي سيتم التعرف عليها كمصروفات الفترة.
تكلفة المشروع والتسعير
خصوصية معظم شركات تكنولوجيا المعلومات في ظل عدم وجود عدد كبير من الأصول الثابتة. هذا ليس مصنعًا ، وليس شركة تصنيع ، والأصل الرئيسي هو الأشخاص والمتخصصين والمطورين واللغويين والمُختبرين. إن معرفتهم ومهاراتهم وكفاءاتهم المعبر عنها في الخدمات للعملاء أو المنتجات التي تولد الدخل. من كيفية إدارة الشركة لهذا المورد ، وتحديد التدفق النقدي والرفاهية المالية.
في السوق الروسية ، من المعتاد استخدام أحد نموذجي التسعير (السعر الثابت أو الوقت والمواد).
النموذج الأول هو نموذج تقليدي لتطوير المشروع ، عندما يحدد العميل ومدير المشروع نطاق العمل من حيث الاختصاصات ، ويتفقان على ميزانية ثابتة والتوقيت الدقيق للمشروع. في السعر الثابت (أو FP) ، يدفع العملاء مقابل النتيجة النهائية ، ويدفع المقاول مقابل وقت مطوريهم. في هذه الحالة ، إذا كان المبرمجون يقضون وقتًا أطول في التطوير ، ولم تتغير الميزانية ، فسيتم تقليل ربح الشركة. لذلك ، هنا يعتمد الكثير على قدرة المديرين على تقييم تكاليف العمالة مقدمًا. على الرغم من المخاطر والقوة القاهرة قد تنشأ في أي مشروع.
النموذج الثاني - الوقت والمواد (TM) - هو دفع العميل للموارد المستهلكة بالفعل - وقت المطور.
بغض النظر عن النموذج المستخدم ، من المهم أن يكون هناك نظام محاسبة يوضح ماهية الميزانية الإجمالية ، وكم تم إنجازه ، وعدد ساعات الإنفاق - نظام الجدول الزمني.
عادةً ما يشارك أحد المطورين في إنشاء جزء من المشروع ، ويشارك عدد كبير من الموظفين في إنتاج المنتج بأكمله. من أجل حساب مقدار تكاليف مشروع معين بدقة للشركة ، من الضروري ليس فقط مراعاة تكاليف تكاليف التطوير للجدول الزمني ، ولكن أيضًا إدخال نظام لتقاسم التكاليف للتكاليف الثابتة والمتغيرة. من المهم من أجل التخطيط لسعر المشروع أن يأخذ في الاعتبار التكاليف التي لا تتعلق مباشرة بالتطوير (مثل استئجار مساحات ، صيانة مكتب ، وما إلى ذلك). يمكن التعبير عنها في OPEX للشخص الواحد يوميًا أو شهريًا. هذا النهج سوف يتجنب "تناول" هامش المشروع.
نقطة مهمة هي الحفاظ على خطة / حقيقة ميزانية المشروع في وضع الوقت الحقيقي. سيؤدي ذلك إلى إعطاء الإدارة بيانات دقيقة عن التقدم المحرز في المشروع ، وربحيته الحالية ، وسيمكن من منع أو منع تجاوز ميزانية المشروع أو ضبط تكلفة المشروع في الوقت المناسب.
من أين تبدأ ...
- تحديد تكلفة كل مطور والمتخصصين التقنيين الآخرين
- خطة توقيت العمل
- قسم المشروع إلى مراحل: التطوير والاختبار والتكليف وما إلى ذلك.
- تخطيط ميزانية شراء المعدات (إذا لزم الأمر) لتنفيذ المشروع
المعدات الفنية للتكاليف ، وتخطيط الميزانية ، والمحاسبة الإدارية
- في المرحلة الأولية ، لأغراض التخطيط والمحاسبة ، من الممكن تمامًا الحصول على إمكانيات MS Excel أو أوراق Google
- بسيطة مثل إدارة الشركة تحتاج إلى رعاية أتمتة العملية.
- اليوم ، يوجد في السوق عدد كبير من البرامج المتخصصة. بدءاً من ميزانية إلى حد ما على أساس 1C للمصممين الجادين على أساس مكعبات Olap (Cognos ، Anaplan). وغيرها من الحلول المتخصصة (Axapta ، Navision ، SAP)
تقييم الربحية للمشاريع والأعمال
تتيح لك المحاسبة المناسبة والتخصيص الدقيق للوقت للمشاريع تقييم ربحية المشروع. إن المشكلة الرئيسية للشركات الناشئة هي التعلق بالمحاسبة فقط بالمال ، وفي الواقع في التدفقات النقدية. هذا النهج يشوه إلى حد كبير المعلومات على الشركة ويؤدي إلى نتائج كارثية. من الأصح حساب ربحية كل من المشروع والعمل ككل ، على أساس الاستحقاق (أي توليد تقرير عن الأرباح والخسائر في المشروعات والشركة) ، وإجراء تحليل للقدرة على الوفاء بالديون في سياق التدفق النقدي للمشروعات والتكاليف المتكبدة ، وعلى أساس الميزانية العمومية ، تقرير الأرباح بيان التدفقات النقدية والخسائر لإجراء تحليل شامل لاستقرار الشركة.
تسمح لك محاسبة المشاريع على أساس الاستحقاق بتقسيم إيرادات المشروع كجزء من إجمالي الإيرادات. وستظهر تكلفة المشروع وتحليل عامله حصة تكاليف المشروع وأسباب التوفير أو الإنفاق الزائد.
هذا النهج سوف يسلط الضوء على المشاريع غير المربحة ، والإدارة لاتخاذ تدابير للحد من الخسائر أو مراجعة استراتيجيات التنمية. يجب ألا تكون نتيجة التحليل مجرد أرقام عارية ، ولكن يجب أن تكون استنتاجات أخصائي مختص ستساعد في اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة.
من القواعد الجيدة تطوير نظام KPI لكل من المشروع والشركة ككل. مراقبة تنفيذ KPI ستضمن شفافية الأعمال للمالكين والمديرين.
قامت الشركة بتطوير الألعاب للأجهزة المحمولة على مر السنين بتراكم عدد من المشاريع غير المكتملة. أظهر التحليل المالي انخفاض في ربحية 35 ٪ من المشاريع. بناءً على نتائج التحليل ، قررت الإدارة مراجعة الشروط الخاصة بالمشاريع التي تحتفظ بإمكانات النمو وإكمال المشروعات التي تقترب دورة حياتها من الاكتمال.
مصاريف غير التكلفة
تعتبر التكلفة بالتأكيد عاملاً أساسياً في الحصول على هامش مقبول للمشروع ، ولكن بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدد من التكاليف ، التخطيط والمحاسبة ، والتي تعد مهمة عند تشكيل مقترح تجاري.
التسويق ، تكاليف المبيعات ، رواتب الموظفين الإداريين وموظفي الدعم ، الضرائب ، النفقات الإدارية ، الإدارية ، الاستهلاك ، الفائدة على القروض ، إلخ. قد حساب لجزء كبير من التكاليف. يتم التعبير عن مجمل هذه التكاليف في OPEX. واستخدم القيمة التي تم الحصول عليها لتحديد الحد الأدنى للربحية المريحة للمشروع.
المعالم والمؤشرات المالية
من الضروري لإدارة الشركة تخصيص الوقت لإجراء تحليل شامل لنتائج المشروع الحالية. جنبا إلى جنب مع قادة فريق المشروع ، وتحليل الإنتاج والوضع المالي للعمل والشركة ككل.
تكلفة المشاريع: تحليل التكاليف الفعلية التي تكبدها المشروع. تحديد المشاريع الإشكالية أو مواقع العمل.
مقدار الوقت والخسارة المنتجة (الوقت هو المال). تحليل المؤشرات المالية بالتزامن مع الإنتاج سوف يعطي فهمًا لقاعدة الموارد. على سبيل المثال: شطب تكلفة ساعات المطورين أكثر مما هو مخطط له يجب أن يدفع قيادة الشركة إلى الاهتمام بكفاءة موظفي التطوير ، واتخاذ تدابير لزيادة مستوى الاحتراف لدى الموظفين ، والتدريب ، إلخ. أو مراجعة منهجية تخطيط المشروع.
ربحية المشاريع. يعد التحكم في ربحية المشروعات والشركات أمرًا حيويًا. استنادا إلى المحاسبة والتخطيط السليم. تعتبر قيمة التكاليف الثابتة للشركة ، كقاعدة عامة ، ثابتة ويجب وضعها في هامش كل مشروع. تحدد الإدارة مستوى مقبول من الربحية للمشروعات والأعمال التي يجب أن تخدم.
هيكل التكاليف غير المباشرة: نحدد مقدار الأموال التي تم إنفاقها على الإيجار وتطوير الموظفين والموظفين الإداريين والتكاليف غير المباشرة الأخرى.
ماذا تفعل إذا لم يكن هناك ما يكفي من المال؟
في البداية ، يجب أن نقبل أن نقص الأموال في الحساب الجاري في وقت واحد لا يعني أن العمل غير مربح. في الواقع ، مثل العبارة العكسية. الفجوة النقدية يمكن تشكيلها لأسباب مختلفة. شيء من هذا القبيل: الخسائر الناجمة عن انخفاض الربحية ، والتكاليف "المتضخمة" ، والذمم المدينة المتراكمة (في الواقع ، هذا هو الإقراض للمشتري أو العميل) ، ومستوى عالٍ من OPEX ، إلخ. بغض النظر عن أسباب الفجوة النقدية ، يمكن التنبؤ بها ومنعها.
تدابير وقائية
- تنفيذ نظام التخطيط المالي والمحاسبة والمراقبة.
- المراقبة الدورية لمستوى OPEX. تنقيحها إذا لزم الأمر.
- مراقبة القيم الدنيا لربحية المشروعات.
- العمل النشط مع الذمم المدينة والدائنة.
- أموال الاقتراض.
- جذب الاستثمار.
ماذا تفعل مع المال المجاني؟ أو ينبغي أن يجلب المال.
إذا كان هناك فائض في عرض النقود في وقت واحد ، فسيكون من المنطقي وضع تدابير لاستخدامها بشكل صحيح (لا يتم احتساب سحب الأرباح من المالك).
يمكن استثمار أموال نقدية مجانية في تطوير الشركة: في تدريب الموظفين ورفع مستوى كفاءتها المهنية ، وتحديث الأصول الثابتة.
أو أرسل الفائض النقدي إلى "الكسب": قم بإجراء استثمارات في الأدوات المالية للقطاعات المصرفية أو التبادلية.
توصيات لأصحاب ومديري شركات تكنولوجيا المعلومات
- لتطوير نظام لتسجيل ساعات العمل لموظفي الإنتاج.
- احسب تكلفة ساعة العمل لكل مجموعة من المتخصصين في الإنتاج لفهم واضح لحساب تكلفة المشروع.
- احسب تكلفة الحفاظ على جميع الموظفين شهريًا (أدخل مؤشر OPEX). سيساعد ذلك في تحديد المستوى المقدر الأمثل لربحية المشروع.
- تعظيم أتمتة تخطيط التدفق النقدي ، وتجميع سجل طلبات الدفع وتقويم الدفع.
- تحديد الفجوات النقدية مقدما واتخاذ تدابير لمنع الثغرات.
- الاستثمار في تدريب الموظفين وتعزيز كفاءتهم المهنية.
- تطوير مؤشرات KPI للمشاريع والشركات. مراقبة تنفيذها.
- لا تذهب في دورات في المحاسبة والتخطيط للتدفقات النقدية فقط. تطوير نظام للمحاسبة الإدارية والتخطيط والتنبؤ.
- تقديم الموازنة المتجددة في أبعاد "الخطة" ، "التنبؤ" ، "الحقيقة".
- اغتنم الفرصة لتخفيف العبء الضريبي (اعتماد نفسك لوزارة الاتصالات وتقليل الخصومات من كشوف المرتبات من 30 إلى 14 في المائة ، وتغيير الموقع القانوني إلى المناطق الاقتصادية المجانية أو مجموعات تكنولوجيا المعلومات مثل Skolkovo ، و FEZ Innopolis ، وما إلى ذلك ، وخفض ضريبة الأرباح الناتجة عن البحث والتطوير ، وخفض الضرائب على ربح بسبب الاستهلاك الفوري ، احصل على فوائد إقليمية ، تخلص من ضريبة القيمة المضافة).