تم إنشاء الأنظمة التعاونية الحديثة في الأصل لتنظيم الاتصالات داخل المؤسسات ، وأصبحت الآن غير قادرة على تزويد الموظفين بوصول إلى البريد الإلكتروني والتقويم وأدوات أخرى للتعاون ، ولكن يمكنها أيضًا أداء العديد من المهام الأخرى. على سبيل المثال ، غالبًا ما يتم تكليف مثل هذه المنصات بمهمة إدارة موارد مؤسسة معينة. دعونا نلقي نظرة على كيفية تنفيذ وظيفة إدارة الموارد في Zimbra Collaboration Suite.
تتمثل الميزات الرئيسية للموارد التي يستطيع النظام إدارتها من أجل التعاون في توفرها للعديد من الموظفين في آن واحد ، ولكن في نفس الوقت يمكن استخدامها من قبل شخص واحد. هذه ، على سبيل المثال ، تشمل قاعات الاجتماعات وسيارات الشركة وأجهزة الصوت والفيديو ، وعدد من الأشياء الأخرى. في الحالات التي تُترك فيها إدارة هذه الموارد للصدفة ، قد تنشأ مواقف غير سارة عندما يتم تأجيل الموعد مع العميل المعين من قبل المدير أو حتى تعطل بسبب زميله استغرق المحادثة الحرة الوحيدة. لهذا السبب ، من خلال النظام التعاوني ، كقاعدة عامة ، يتم تنفيذ حجز الموارد والمعدات ، والذي يتم من خلاله إنشاء جدول لاستخدام موارد المؤسسة تلقائيًا ، مما يتجنب مثل هذه المواقف.
يتم تنفيذ إدارة الموارد في Zimbra Collaboration Suite من خلال ما يسمى "حسابات الموارد" ، والتي هي صناديق بريد مع التقويم الخاص بها ، حيث يمكن للمستخدمين إضافة الأحداث الخاصة بهم. يمكن لمسؤول الخادم إنشاء حساب مورد في قسم "إدارة المستخدم" في لوحة إدارة Zimbra. في عملية إنشاء مثل هذا الحساب ، قد يشير إلى:
- نوع المورد: قد يكون شيء أو غرفة
- سياسة الحجز
- عنوان لإرسال نسخ من الدعوات
- وصف المورد
- معلومات الاتصال (كقاعدة عامة ، تتم الإشارة إلى جهات اتصال الشخص المسؤول)
- معلومات حول الموقع (على سبيل المثال ، رقم قاعة الاجتماع أو العنوان أو المبنى الذي يوجد به ، وكذلك قدرته)
بعد إنشاء حساب مورد ، يتم إنشاء مجلد له على خادم LDAP ويمكن للمستخدمين إرسال دعوات له إلى أحداثهم. تعتمد كيفية استجابة حساب المورد لهذه الدعوات على سياسة الحجز. يمكن للمسؤول الاختيار من بين خمسة أنواع من السياسات:
- رفض تلقائي لجميع المواعيد المتكررة - سياسة الحجز هذه ترفض تلقائيًا جميع المواعيد المتكررة. يجب تضمين هذه السياسة في الحالات التي يمكن فيها جدولة المورد لاجتماع واحد فقط في كل مرة.
- قبول تلقائي إذا كان متاحًا ، ورفض تلقائي للتعارض - مع هذه السياسة ، يقبل المورد تلقائيًا اجتماعًا إذا لم يتم حجزه من قبل ورفضه تلقائيًا في حالة حدوث تعارض. في هذه الحالة ، سيتمكن المستخدمون من عرض الجدول ، وسيكون بإمكان المسؤول تغيير قاعدة الرفض التلقائي لقبول بعض الاجتماعات حتى في الحالات التي يتعارضون فيها.
- قبول يدوي ، رفض تلقائي للتعارض - إذا قمت بتحديد هذه السياسة ، فسيرفض الحساب تلقائيًا جميع الدعوات المتضاربة. سيتم تمييز جميع الدعوات التي لا تتعارض في تقويم المورد على أنها أولية ويجب قبولها يدويًا. عند استخدام هذه السياسة ، يوصى بشدة بتكوين عنوان المراسلة الذي سيتم إرسال نسخ الدعوة إليه للحصول على موافقتها. بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن تكوين الخوارزمية لرفض الدعوات المتضاربة.
- قبول تلقائي دائمًا - تم تكوين سياسة حساب المورد لقبول جميع الدعوات تلقائيًا. في هذه الحالة ، لا يتم تخزين المعلومات حول التوظيف ، وبالتالي يمكن جدولة المورد على الفور لعدة اجتماعات في وقت واحد. عادةً ما يتم استخدام هذه السياسة للمواقع الموجودة في المناطق المجاورة للمباني.
- لا يوجد قبول أو رفض تلقائي - يوصى باستخدام سياسة الحجز هذه مع الإدارة اليدوية الكاملة للموارد. يجب على المستخدم المسؤول تسجيل الدخول إلى حساب المورد من أجل قبول الدعوات أو رفضها.
بالإضافة إلى سياسة الحجز ، يمكن للمسؤول ضبط العمل مع الدعوات المتضاربة لحسابات الموارد تلك التي تدعم سياستها الرفض التلقائي وقبول الدعوات. بالنسبة لهذه الحسابات ، يمكنك تعيين المبلغ المقبول لقبول الدعوات المتضاربة تلقائيًا. يمكن تحديد القيمة بالأرقام المطلقة وكنسبة مئوية من إجمالي عدد الدعوات. في حالة تحديد كلا الحدين ، سيتوقف القبول التلقائي للدعوات بعد الوصول إلى القيمة الأولى.
أيضًا ، في إعدادات تقويم حساب المورد ، يمكنك العثور على العنصر "
السماح للمستخدمين الداخليين التاليين بدعوتي فقط إلى الاجتماعات " ، والذي يسمح لك بتحديد عدد المستخدمين الذين لديهم الفرصة لحجز المورد واستخدامه ، بالإضافة إلى تحديد عنوان البريد الإلكتروني الذي سيصل إليه جميع المستخدمين إلى حساب دعوة الموارد. على سبيل المثال ، يمكن تخصيص بعض قاعات الاجتماعات لقسم المبيعات ، مما يسمح بحجزها فقط من قبل البائعين ، وبعضها مخصص فقط لقسم خدمة العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن نقل إدارة تقويم حساب المورد إلى أي مستخدم لديه حقوق إدارية.
يمكن أيضًا إنشاء حسابات الموارد في واجهة سطر الأوامر. للقيام بذلك ، قم أولاً بإنشاء حساب جديد على الخادم
zmprov ca resource@zimbra.local ، ثم قم بتحويله إلى أحد الموارد باستخدام الأمر
zmprov ma resource@zimbra.local + objectClass zimbraCalendarResource displayName "مورد" zimbraAccountCalendarUserType . يمكنك التحقق من نجاح إنشاء حساب مورد باستخدام
الأمر zmprov gacr ، والذي يعرض تقاويم جميع حسابات المورد على الشاشة.
يمكنك تحويل حساب مورد مرة أخرى إلى حساب عادي باستخدام الأمر
zmprov ma resource@zimbra.local -objectClass zimbraCalendarResource displayName "حساب المستخدم" zimbraAccountCalendarUserType USER -zimbraCalResType USER .
بالنسبة لجميع الأسئلة المتعلقة بـ Zextras Suite ، يمكنك الاتصال بممثل شركة "Zextras" Katerina Triandafilidi عبر البريد الإلكتروني katerina@zextras.com