كيف تساعد البطاقات الذكية في دفع مشروعات تكنولوجيا المعلومات؟

في متابعة للمقال عن إدارة الوقت ، أوجه انتباهكم إلى قصة عن تجربتي في استخدام الأداة للعمل مع بطاقات الاستخبارات. على مدار السنوات العشر الماضية ، شاركت في إدارة المشاريع في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، وطوال هذا الوقت كنت أستخدم MindMet MindManager. سأخبرك اليوم عن كيفية استخدامه لتنظيم مهام المشروع وكل ما يحدث في رأس مدير المشروع. آمل أن تقرأ هذا المقال وأنت تشرب فنجانًا واحدًا من القهوة ، وفي الأيام القليلة التالية سنناقشها معك.

من خلال هذا المنشور ، سوف تتعرف على مبادئ تشكيل بطاقات الذكاء ، والرقائق الرئيسية لـ MindJet MindManager (المشار إليها فيما يلي باسم Mind) وميزات تطبيقها في أعمال التصميم الخاصة بالمدير.

لم أرغب في تحويل هذه المقالة إلى تعليمات أو دليل مستخدم. لا تحكم بدقة ، لكن المعلومات الواردة أدناه فعالة حقًا ، وأريد مشاركتها معك.

المصدر

بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون ما هي بطاقات الذكاء ، ومن أجل المتعة الجمالية فقط ، أقترح أن أبدأ ببطاقة المخابرات الجميلة ليوناردو دا فينشي الموجودة على الإنترنت. أعتقد أن شيئًا مماثلاً كان في رأسه الإيطالي الكبير.


إدارة العقل هي تقنية لتوفير المعلومات بشكل يتطلب الحد الأدنى من الوقت والموارد الفسيولوجية النفسية للبحث عن المعلومات وتحليلها وفهمها.

العروض التقديمية ، والاختصاصات ، وجمع المتطلبات ، والخطط ، والمفاهيم ، وتحديد أولويات الأنشطة ، ووضع ميزانية للمشروع وميزانية الأسرة ، وقائمة مهام قصيرة الأجل وطويلة الأمد ، مع تدوين ملاحظات مثيرة للاهتمام - بالنسبة لجميع هذه الأنشطة ، استخدمت بطاقات الاستخبارات في وقت واحد أو آخر.

المبدأ الرئيسي لبطاقات الاستخبارات هو نموذج مناسب لتقديم المعلومات لمزيد من العمل معها. في مشاريعي ، لا يزال العقل الأداة الرئيسية لتنظيم المعلومات. في عام 2017 ، حصلت على درجة الماجستير لزملائي من LANIT حول هذا الموضوع. ستجد القليل من الداخل حول ما تحدثت معهم وما نصحته في هذا المقال.

الربح!

"الأرانب ليست فقط قيمة الفراء ،
ولكن أيضًا ثلاثة أو أربعة كيلوغرامات من اللحوم الغذائية سهلة الهضم ".
فلاديمير بيرتسوف

الربح الواضح من العقل بالنسبة لي هو كما يلي:

• بداية فعالة ليوم العمل. "طاولات المراقبة" (بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون ، انظر مقالتي حول إدارة الوقت ) ، والتي أقضيها في الصباح ، ابدأ بالعمل مع بطاقات الذكاء في الاعتبار. يتيح لك تطوير نهجك الخاص في إدارة المهام والتركيز على اليوم / الأسبوع. وفقًا لمشاعري ، يصل التوفير يوميًا إلى حوالي 20 دقيقة (100 دقيقة في الأسبوع ، 400 دقيقة في الشهر ، 4800 دقيقة في السنة أو أسبوعان من العمل لمدة 40 ساعة في السنة) + غياب المهام المفقودة ، وهو أمر لا يقل أهمية.
• المرونة في إدارة المهام. للمهام أولويات بصرية واضحة ، والقدرة على تغيير الأولويات بسرعة ، والتغيير والتحكم في توقيت المهام ، وتحديد المسؤولية - وهذا ليس كل شيء. كل ما لدينا هو OneNote ، Evernote ، قائمة Todo الدخان جانبا.
• شفافية مشاريعي في أي وقت محدد. أنا استخدم لهذا التصور ومبادئ مصفوفة آيزنهاور.
• جميع الوثائق والروابط في مكان واحد. دائما في متناول اليد هو "خطة المشروع" ، والميزانيات ، ومهام جيرا ، مجلدات المشروع والمواقع.
• تحقيق الأهداف الشخصية. تعتبر بطاقات الذكاء فعالة أيضًا في الحياة الشخصية: للتخطيط لعمليات الشراء ، وإجراء تحليل SWOT ، والتخطيط للسفر ، وتركيز أولوياتك على فترات مختلفة.
• استخدام بسيط. الضوابط الرئيسية هي سهام لوحة المفاتيح ، أدخل وإدراج أزرار. تستغرق إضافة عناصر إلى الخريطة جزءًا من الثانية ، ويتم تنفيذ نقل العناصر وهيكلها بالكامل على الخريطة مع حركة الماوس الخفيفة.
  

كيفية تطبيق بطاقات المخابرات والانتقال إلى التفكير المناسب

إن الفكرة الرئيسية لتنفيذ المشروع من خلال بطاقات الاستخبارات هي التخطيط المتكامل مع القدرة على إزالة مكونات المعلومات الرئيسية من الخريطة دون الانغماس الشديد في ذلك (الحالات ، الأهمية ، التأخير ، العظام ، إلخ). يمكن أن تزيد البطاقات الذكية من كفاءة الدماغ من خلال استخدام نصفي الكرة الأرضية في وقت واحد: نصف الكرة الأيسر ، المسؤول عن المنطق (من خلال نقل الفوضى الهيكلية) ، ونصف الكرة الأيمن ، المسؤول عن العواطف (من خلال تصور المعلومات ، و "تلوين" بطاقة الفكر ، وما إلى ذلك). ص.).

من أجل فهم أفضل لبطاقات الاستخبارات ، تحتاج إلى تغيير تفكيرك ونهجك لمعالجة المعلومات. حول هذا بالترتيب.

1. تحتاج أولاً إلى تفريغ رأسك ، وإخراج المعلومات الإضافية إلى بطاقة الاستخبارات - لتصور الفوضى. في الوقت الحالي ، دع فقط الأكثر أهمية لاتخاذ القرارات التشغيلية يكون في المقدمة.
   
   
   
2. نحن نبني الفوضى الناتجة عن طريق تجميع حسب معايير مماثلة.
   
   
   
3. نحن نحلل الهيكل إلى المهام ونرتب الروابط بينها.
   
   
   
4. نحن نعطي الأولوية.
   
   
   

هذا ما قد يبدو عليه "ميدان المعركة" لمشروعي الحقيقي. يرجى ملاحظة أنه يمكن اكتشاف مناطق المشاكل دون بذل جهد إضافي.


هناك العشرات من البرامج والخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك على إنشاء بطاقات ذكية. يوجد أكثر من ذلك في شبكة من المراجعات والتصنيفات المختلفة لأفضل التطبيقات (على سبيل المثال ، في المقالة " كيفية رسم MindMap؟ مراجعة مفصلة لبرامج الرسم الذهنية الأكثر شيوعًا "). الأكثر شعبية هي Xmind و Freemind المجانية. مجموعة الوظائف صغيرة ، لكنها مناسبة للعمل البسيط مع بطاقات الذكاء.

يعد Mindjet MindManager من أكثر البرامج شعبية للمهنيين العاملين مع بطاقات الاستخبارات. على الرغم من أن هذه ليست أرخص أداة (يكلف المنتج 25000 روبل) ، ولكن مع القدرة على الترقية من الإصدارات القديمة بتكلفة أقل. البرنامج لا يقود فقط قطاع الشركات. فيما يلي ميزاته الرئيسية:

• واجهة البرنامج سهلة الاستخدام للغاية وتتشابه مع مجموعة Microsoft Office - تتشابه أنماط علامات التبويب والقوائم والضوابط الأساسية بشكل كبير مع منتجات البرامج الصغيرة الصغيرة ؛
• القدرة على الاندماج مع جميع التطبيقات الرئيسية من مجموعة المكتب ، وكذلك مع Microsoft Project ؛
• القدرة على التصدير إلى تنسيق المستندات والعروض التقديمية وخطط العمل ؛
• مساحة عمل مرنة وقابلة للتخصيص بسهولة حسب ذوقك - الخلفيات ، أنماط النص ، أنماط العناصر ؛
• عدد كبير من أنماط البطاقات الاستخباراتية من المخططات الشعاعية إلى مخططات إيشيكاوا ؛
• عناصر إضافية لتخطيط الكفاءة - تعيين المسؤول والتذكير ومتابعة الوقت للعصف الذهني ؛
• أنواع وطرق مختلفة لتصفية جميع المعلومات الموجودة في الخريطة وأكثر من ذلك بكثير.

رقائق جديدة من أحدث إصدار

في أحدث إصدارات البرنامج هناك رقائق جديدة. هنا هي أهمها.

• تحليل كدح جديد.
  
  
  
• إعادة تصميم مخططات SwimLine.
  
  
  
• مرشحات الانقراض. لا يخفيون بقية الخريطة عن وجهة نظرك ، ولكنهم يحجبونها فقط. هذا يساعد على البقاء في سياق الخريطة بأكملها ، مع التركيز فقط على المعلومات الضرورية. فيما يلي مثال على كيفية التعبير عن "مهام الأولوية الثانية" فقط:
  
  
  
• التقويم سوف تنعكس المهام مع الإشارة إلى التواريخ ، ومن المريح أن تبحث بشكل شامل في المهام مع الإشارة إلى الفترات وحساب العبء لتنفيذها.
  
  
  
• الأولويات قوائم الأولويات المفضلة لدى الجميع هي الآن في الاعتبار.
  
  
  
• التنسيق التلقائي الشرطي. بناءً على القاعدة المعمول بها ، يمكن تلوين عناصرك وشطبها وتغيير شكلها ، وهذا مفيد لجذب الانتباه عند حدوث الأحداث الرئيسية.
• مخطط جانت. أولئك الذين حاولوا استخدامه في وقت سابق من هذا المنتج يجب أن يكونوا ساخطين من زاويته. لقد أصبح الآن نسخة أفضل ، كاملة المواصفات تقريبًا من Gant من MS Project.
  
  
  
• العمل مع MS SharePoint. بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون MS SharePoint في مشاريعهم ، أخيرًا هناك امتداد للعمل الكامل معه ، وإصدارات الإصدار والتحرير وغيرها من الكعك.

على الرغم من معقولية البرنامج وشعبيته ، إلا أن هناك عيوبًا في هذا البرنامج ، وبالنسبة لي فهو واحد فقط - "المتصفح". غير مريح على الإطلاق لتصفح الويب ، المدمج في بطاقة الاستخبارات الخاصة بك ، يقدم لفتح جميع الروابط فيه.


ولكن لاستبعاد هذا الحزن من حياتك ، من الممكن فتح روابط في متصفحات الطرف الثالث. انظر أدناه:

كيفية تطبيق بطاقات الاستخبارات في الحياة اليومية وأنشطة المشروع

أدناه ، سأقدم العناصر الرئيسية للأداة ، والتي تستخدم غالبًا في عملي ، وأقدم بعض النصائح.

• نحن نستخدم الأولويات.

لتعيين الأولويات ، هناك علامات منفصلة للمهام في شريط الأدوات في علامة التبويب "المهمة" ، فهي لا تعكس احتياجاتي بالكامل. للعمل في إطار مصفوفة آيزنهاور ، أستخدم تدرج مزدوج - أبجدي رقمي.



يمكن إضافة التسمية الأبجدية الرقمية عبر قائمة سياق المهمة. في القائمة ، ضمن قسم "الرموز الشائعة" ، سيتم إبراز المعرفات الأكثر استخدامًا - "مفضلاتي" ، وفقًا للعقل.

بالإضافة إلى ما سبق ، أستخدم نظام العلم: -

أقوم بإنشاء علامات مهمة بعلم أرجواني يلزم القيام بها اليوم بمشاركة متخصصين آخرين / موارد إضافية ،
العلم الأخضر - المهام مستقلة تمامًا ، ويمكنني إغلاقها دون إشراك أي شخص ،
أسود - يجب القيام به في وقت لاحق.

أقوم كل يوم بمراجعة جميع الأعلام من حيث صلتها وترجمتها في فئة اللون الأرجواني / الأخضر.


بصريا ، المهام هي كما يلي:

• نحن نستخدم تحديد المواعيد النهائية للمهام ، وتعيين المسؤول.

في أي عنصر من عناصر البطاقة ، يمكنك إضافة خاصية التحكم في الأداء - المواعيد النهائية والمسؤولين. في حالة انقضاء المواعيد النهائية وتكون المهمة غير مكتملة ، سيتم تسليط الضوء على المهمة باللون الأحمر ، ويمكن تحديد هذا الفشل بسهولة. التثبيت الخاص بهم لا يزال هو نفسه على شريط الأدوات في علامة التبويب "المهمة" ومن خلال قائمة السياق. يمكنك تعيين فترات المهام والتقدم المحرز في تنفيذها. سوف تنعكس الموارد في مخطط جانت ، مع الأخذ في الاعتبار الحمل الذي تم تكوينه. يبدو الأمر كهذا (يتم تمييز فشل المهمة تلقائيًا باللون الأحمر):

• نحن ملء المهام مع الجوهر.

في المهام ، يمكنك إضافة خصائص فريدة بتنسيقات مختلفة. هذه هي الخصائص التي يمكن استخدامها بعد ذلك في حساب الصيغ (المزيد حول هذا لاحقًا) ، لكنني غالبًا ما استخدم خصائص مثل تكلفة الإنتاج وتكاليف العمالة للتنفيذ. بعد تلخيصها في مجالات نشاط مشروعي ، أرى صورة شاملة لعظام المشروع.

• نستخدم الصيغ

هذه واحدة من أكثر ميزاتي المطلوبة. يسمح لك بإجراء حسابات داخل الخريطة ، لإنتاج النتيجة عند الضرورة بالضبط - في الخاصية التي تم تكوينها مسبقًا للمهمة. يتم استخدام الصيغ الرياضية البسيطة ، بناء الجملة أبسط بكثير من في Excel. لتحديد صيغة ، يظهر حقل خاص في الواجهة (انظر أدناه).

تتيح لك الوظيفة قراءة الخصائص من المهام الفرعية ، ومن مهام "الآباء" ، وبالتالي تجميع القيم عند مستويات أعلى. مثال أدناه:

• نستخدمها في شكل تقارير وعروض تقديمية.

من العقل ، يمكن تصدير المعلومات بتنسيقات مختلفة ، كما أنها مرنة بدرجة كافية:

• جيل العرض. سيقترح معالج إنشاء العرض التقديمي نفسه شرائح محتملة ، ستتاح لك الفرصة لتغيير قائمتها والمعلومات المعروضة عليها ، لتقديم عرض تقديمي.

• تصدير من خلال إعداد متخصص مع اختيار المعلمات للتصدير (أي المعلمات للتصدير ، إلى أي مستوى من الخريطة ، في أي شكل) ، وكذلك إنشاء خريطة HTML5 التفاعلية للعرض على الأجهزة دون دعم MindJet MindManager.

• من خلال واجهة "حفظ باسم ..." ، سيتم تقديم تنسيقات لتحويل المعلومات ، تقريبًا كما هي بالنسبة للتصدير ، والنتيجة ستكون بسيطة للغاية ولن تلبي توقعاتك.

• نستخدمها كسطح مكتب ، ونعلق جميع الروابط والمستندات على الخريطة.

كما هو الحال في أي أداة سحب أخرى ، يمكنك سحب وإسقاط الوثائق اللازمة على الخريطة للوصول إليها بسرعة (استذكر OneNote). سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد استخدام الرابط لمتابعته لاحقًا أو استخدام الإصدار المستقل مع الملف المرفق بالخريطة. يمكن إدراج الصور على الفور داخل العناصر لمزيد من الوضوح. يمكنك إضافة روابط خارجية إلى خريطتك ، على سبيل المثال ، إلى موارد المشروع أو المقالات المهمة على الإنترنت. هذا النهج مناسب للاستخدام عند التخطيط للرحلات الطويلة.


الروابط مفتوحة في المتصفح المدمج في التي ذكرتها سابقا.

هناك خيار آخر لاستخدام بطاقات الاستخبارات وهو الخريطة التفاعلية لمستندات المشروع. عندما يكون هناك الكثير من المشاريع ، يكون من المناسب الاحتفاظ بجميع الروابط الرئيسية لمجلدات المشروع ، والتقديرات ، والخرائط ، والتقارير ، والعروض التقديمية ، وبطاقات الاستخبارات الأخرى فيه. حقا المركزية للمشروع.

• العصف الذهني.

تتيح لك الأداة اتباع القواعد الثلاثة الأساسية للعصف الذهني

• تسجيل جميع المعلومات ، بما في ذلك المعلومات الوهمية ، حتى لا تفقد في خريطة الفكر (انظر النقطة 1 أعلاه - تصور الفوضى) ،
• تعمل كميسر ، لأنه يوجد قالب مناسب للعصف الذهني ، وحتى إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل ، فستنجح.

• الحد من وقت العصف الذهني للاجتماع - يوجد مؤقت مدمج (موجود على اليمين في اللوحة السفلية). مثل كل ما في العقل ، يمكنك أيضًا تخصيصه.

• نحن نستخدم المرشحات حسب المعلمات.

هناك عدة أنواع من عرض نتائج التصفية التي يمكن تحديدها: "إخفاء" (على سبيل المثال ، إخفاء جميع المهام المستقبلية بتاريخ أكبر من الشهر الحالي) ، "عرض" (على سبيل المثال ، إظهار الأولوية فقط 1) و "fade" (أعط مثالاً أعلاه في أحدث إصدارات الابتكارات) .


يتم تطبيق التصفية أيضًا حسب المعلمات ، مما يتيح لك التصفية حسب أي نوع محدد من المعلمات والنمط والنص والمعلومات حسب المهمة والمورد وأيضًا اختيار طريقة لعرض نتائج التصفية.

يمكنني استخدام المرشحات التي تم تكوينها وحفظها مسبقًا من خلال أعلام التنفيذ - "الأعلام السوداء" (المهام للمستقبل) و "الأعلام الأخرى" (المهام لهذا اليوم). هذا يسمح لك بالتركيز فقط على ما هو مطلوب في يوم معين. مثال أدناه.

• نبقي في السحابة. تعد بطاقة معلومات المشروع الخاصة بنا عنصر تحكم رئيسي ، لذا فإنني أنصحك بإبقائها في السحابة (Yandex.Disk أو Dropbox أو كخيار في NAS خاص) للوصول إليها من أي مكان في العالم من أي جهاز.

بالنسبة لكل مشروع ، أوصي بالاحتفاظ بخريطة منفصلة وتطبيق التوصيات التي قدمتها على كل منها. وإذا كان لديك الكثير من المشاريع ، فمن الملائم استخدام البطاقة الرئيسية كمحور وسيط للتنقل في جميع المشاريع الأخرى.

متى تستخدم هذه الأداة

بطاقة الفكر مفتوحة دائمًا إما على الشاشة الثانية أو في الخلفية. لا يتطلب تحديثه الكثير من الوقت ، إذا كنت تعمل معه باستمرار.

هناك فترات زمنية يكون من الضروري فيها مراجعتها بشكل شامل ومنهجي - هذه منصات مراقبة (انظر مقالتي حول إدارة الوقت ) ، حيث نخطط لأنشطتنا لمدة يوم / أسبوع / شهر ، وسجل الأنشطة المكتملة (عن طريق الانتقال إلى قسم "مكتمل" ، هو الذي يبرز باللون الأسود في بداية المقالة في الخريطة ). نتيجةً لذلك ، يجب ألا يكون هناك أقسام من الخريطة لا توجد فيها أنشطة غير مستوفاة ، بينما لا يتم وضع الموضوع الرئيسي في "تم". إذا حدث هذا ، فببساطة لا يتم وضع المهمة في "مكتمل" (لقد نسيت فقط) أو لم تكتمل (أنت فقط لم تخطط لأنشطة أخرى): تحتاج إلى أداء النشاط / الحصول على نتيجة غير مذكورة على الخريطة ، ويجب أن تكون إضافة وخطة.

رايك

يمكنك استخدام بطاقات الذكاء بدون أدوات تكنولوجيا المعلومات. يتم استخدام التصور الجميل والواضح في الكتابة ، مما يسمح للمتخيل بالتعبير عن أنفسهم تمامًا ونقل المعلومات إلى المستمع. هذه البطاقات الذكية أقل موثوقية للتخزين وأقل محمولة وأقل قابلية للتغيير وقابلة للتغيير.

المصدر

بالنسبة لي ، فإن بطاقات الاستخبارات هي أساس يوم العمل ، مما يدل بصريًا على الوضع في المشروع. ماذا عنك ما الأدوات التي تستخدمها؟ ربما تتبعات ، مديري المهام ، بطاقات الاستخبارات ، والتذكير ، وقوائم tud أو غيرها من الأدوات التي تجعل عملك وحياتك أكثر فعالية؟ أدعوك لمشاركة تجربتك.

بالمناسبة ، يتم تقديم كل آليات التفكير وعلم وظائف الأعضاء البشرية في مقال جيد واحد ، قد تكون قرأته من قبل. يروي .