نصائح لعميل وظيفي. اضغط على Δ لقراءة

في بعض الأحيان ، يكون هناك القليل من النصائح أثناء تنفيذ مهمة مشروع تكنولوجيا المعلومات - "اضغط على W للمضي قدمًا" . للمساعدة على الأقل بطريقة ما لأولئك الذين كانوا في مكان عميل وظيفي (يعتمد عليه كثيرًا في المشروع) ، قمنا بجمع أفضل 10 نصائح من شأنها أن تساعدك على إكمال المهمة بنجاح ، المسماة "تنفيذ نظام آلي".

من خلال عميل وظيفي (FZ) نعني شخصًا أو مجموعة من الأشخاص الذين يترجمون المتطلبات الوظيفية الأساسية لنظام تكنولوجيا المعلومات. إذا كنت تندرج تحت هذا الوصف ، أو تدير مشاريع ، فستكون المقالة مفيدة لك ، ونأمل أن تكون ممتعة.



هذه المقالة هي "صرخة الروح" لأحد مديري مشاريع شركتنا Digital Design Sasha. قام ساشا بالعديد من المشاريع الجيدة والجيدة ، لذلك نحن نعتقد ونصغي إليه. إنه يعرف بالضبط كيفية إغلاق المشروع بنجاح. شاركنا ساشا الخوارزمية معنا ، ونحن نشارككم.

في السابق ، كان لدى Digital Design المزيد من مشاريع أتمتة المكاتب ؛ والآن تحول ناقل البيانات نحو العمليات التجارية الفردية. هذه هي الطريقة التي تراكمت بها قصص حول أتمتة التدقيق ، وحوكمة الشركات ، وعمليات الموارد البشرية ، وتدفقات العمل التعاقدية والمشتريات ، والأنشطة المتعلقة بالمطالبات ، وحتى معالجة الشكوك المتعلقة بالاحتيال في أحد البنوك.

نحن نفعل كل هذا على منصة BPM الأصلية الخاصة بنا Docsvision ، ولكن هذه التوصيات تنطبق على أتمتة أي عملية أخرى باستخدام منصات أخرى.

الخطوة رقم 1. جمع المعلومات

لكي تكون مجهزًا بالكامل ولتقييم حجم المشروع ، تحتاج إلى جمع معلومات شاملة ودراستها:

• العقد
• وثائق العطاء
• الاختصاصات
• معلومات عن المقاول ،
• مواعيد المشروع
• الوحدات / الشركات التابعة
• معلومات حول عملية الأعمال الآلية (كيفية تنفيذها ، ما هي اللوائح الموثقة ، مدى ملاءمتها) ،
• الحالة الحالية للأتمتة (على سبيل المثال ، إذا قمت بتغيير النظام القديم إلى نظام جديد).

علم - يعني المسلحة. فقط لا يجب أن تستعد للقتال. إذا كانت الحرب ، ثم النظر في المشروع بالفعل يمكن دفنه.

الخطوة رقم 2. تحديد أصحاب المصلحة

إذا قرأت RPs هذه المقالة (ونود أن نؤمن بها) ، فستكون هذه العبارة قد استنبطتها بالفعل. وكقاعدة عامة ، تشارك المنظمات الإقليمية في تحديد أصحاب المصلحة.
ولكن لماذا ننصح عميل وظيفي للقيام بذلك؟ نعم ، لأنه يعرف بشكل أفضل كيف يعمل كل شيء داخل الشركة وأين وكيف تتداخل مصالح الزملاء.
يوجد في الكتب المدرسية حول إدارة المشروع تصنيف يساعد على عدم تفويت أي من الأطراف المهتمة - نتركه إلى المكتب الإقليمي والقانون الاتحادي ، من أجل تجميع هذه القائمة ، من الأفضل الإجابة على هذه الأسئلة بالتفصيل قدر الإمكان:

1. من سيتأثر بالمشروع أثناء التنفيذ؟ من سيتعين عليه التحرك؟ من سيتعين عليه إعطاء شيء ما (الميزانية ، الموارد ، وقتهم)؟
2. من سيتأثر أثناء التشغيل الصناعي (متى سيستخدم الجميع النظام)؟ من سيتغير العمل بعد التنفيذ؟

عندما يتلقى المشروع بداية رسمية (حسب الطلب ، على سبيل المثال) ، من المهم ألا ننسى إخطار كل هؤلاء الأشخاص ، والإعلان عن أهداف المشروع ، وتحديد المواعيد النهائية وتعريف المشاركين.

علاوة على ذلك ، على مدار المشروع ، من الضروري العودة إلى هذه القائمة بشكل دوري والتخطيط لإجراءاتك مع مراعاة مصالح الأطراف المدرجة فيها. لكل منهم ، تحتاج إلى فهم كيف ومتى يجب إشراكهم في المشروع ، في أي سياق للقيام بذلك وتحت أي صلصة ينبغي أن يحصلوا على المعلومات.

الخطوة رقم 3. البحث عن RP

يجب أن يكون للعميل مدير مشروع خاص به. صدقوني ، لن يتمكن RP للمقاول من استبداله بالكامل. على الأقل ، لن يتم الوفاء بالمواعيد النهائية بالتأكيد إذا كان المقاول هو المسؤول عن تنظيم العمل بأكمله.

يجب أن يكون RP هو مدير المشروع ، أي أن يكون لديك خبرة في إدارة المشاريع هو كيان فريد لا يمكن أن يحل محل خزانة الكتب المدرسية. والمحاسب من ذوي المهارات التنظيمية الجيدة لن يعمل هنا. إذا كنا نتحدث عن مشروع تكنولوجيا المعلومات ، فمن المستحسن للغاية أن يكون RP العميل على دراية جيدة في مجال تكنولوجيا المعلومات. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فدعه يتولى مهمة فريق من قسم تكنولوجيا المعلومات.

بدون هذا الرجل الذهبي ، يمكنك على الفور زيادة الوقت المخطط أربع مرات! من الأفضل أن تقضي قوتك ووقتك وتأثيرك من أجل عزل هذا الشخص عن مكتب المشروع (إن وجد) أو البحث عن أو استئجاره بأي طريقة أخرى.

وعندما تجدها ، تأكد من أنه يقوم بالخطوتين 1 والخطوة 2.

الخطوة رقم 4. تحديد مجموعة العمل

مجموعة العمل هي من سيقوم بصياغة متطلبات النظام ، الوظيفية والتقنية.

من الضروري تحديد مجموعة العمل جنبًا إلى جنب مع RP ، بناءً على قوائم الأشخاص المهتمين وقوائمها (انظر الفقرة 2).

عند تحديد مجموعة عمل ، ينبغي أن يسترشد المرء بالقاعدة القائلة بأن مجموعة تضم أكثر من 10-12 شخصًا يصعب إدارتها ، وسيكون من الصعب تنسيق المصالح في مثل هذه المجموعة. (إذا كانت KPI ستكمل المشروع قبل نهاية هذا العام ، فإن الرقم 10 هو الحد الأقصى).

يجب أن تشمل مجموعة العمل (باستثناء القانون الاتحادي وجمهورية بولندا):

1. صاحب العملية (إذا لم يكن القانون الاتحادي) هو عامل النجاح الرئيسي. يجب أن يكون هناك شخص سيقول بشكل لا لبس فيه ما هو مطلوب وما هو ليس كذلك ، ومن سيحل جميع المتطلبات المتعارضة ، ويمكنه أن يقرر أن العملية ستتغير بعد تنفيذ النظام ، إذا لزم الأمر. كقاعدة عامة ، هذا هو رئيس الوحدة التي تنتمي إليها العملية التلقائية: مدير قسم إدارة الحالات ، إذا كنا نتحدث عن العمل المكتبي ؛ مدير التدقيق الداخلي ، إذا كنا نتحدث عن عمليات تدقيق الأنشطة المالية والاقتصادية ، إلخ.
2. المتخصصون في القسم ، الذين سيستخدمون النظام ، والذين يعملون بشكل جيد إلى حد ما في الشركة ويعرفون كيف تعمل العملية التجارية الآلية ، يعرفون أين يختلف عن الإجراءات الموثقة وما هي "الثغرات" الموجودة فيه ... إنه لأمر رائع إذا كان هناك من بينهم سبق لك أن عملت في مثل هذا النظام من قبل ، أو شاركت بالفعل في تشكيل متطلبات النظام الآلي (وليس بالضرورة أنه مشابه). إذا كان هناك أي - للفريق!
3. إذا تجاوزت العملية التلقائية حدود المنظمة (على سبيل المثال ، سيعمل ممثلو الشركات التابعة في النظام المستقبلي) ، ثم وفقًا للمبدأ الموضح في الفقرات أعلاه ، ينبغي سحب ممثلي المنظمات المهتمة بالأطراف الثالثة ، مع تذكر قاعدة المشاركين 10-12.
4. يجب أن يكون حراس السلامة! كلما قمت بربطها بالمشروع كلما كان ذلك أفضل.
5. سوف يكون هناك حاجة لممثل تكنولوجيا المعلومات عندما يتعلق الأمر بتخصيص القدرات لاستضافة النظام ، وتنظيم البنية التحتية ، وعرض النطاق الترددي للشبكة ، إلخ.

بالمناسبة ، يمكن لشخص واحد الجمع بين عدة وظائف.
مجموعة العمل ، كقاعدة عامة ، يتم إصلاحها أيضًا بأمر (مرسوم).

الخطوة رقم 5. المشاركة في اجتماع تمهيدي

بشكل عام ، هذه مهمة كل من مديري المشاريع وهي إلى حد كبير ضغط على وثيقة "ميثاق المشروع" ، والتي يعدونها في بداية المشروع.

وهنا ما سيكون من الجيد التصريح به في هذا الاجتماع:

أهداف المشروع.
وما هي الأهداف ، في الواقع ، نحن نريد تحقيقه. وهل تتزامن أهداف المشروع الواردة في الوثائق مع الألم الحقيقي الذي نتخلص منه؟ إذا كانت الوثائق تقول هراء (يحدث هذا) ، فلا تخجل من إخبار المقاول بالحقيقة. سوف يفهم كل شيء.

مراحل وشروط المشروع.
دع المقاول يخبرنا بما سيحدث في كل مرحلة من مراحل المشروع ، عندما تكون المشاركة النشطة لمجموعة العمل مطلوبة ، وعندما لا ، كيف سيتم تنظيم أعمال معينة (الاختبارات ، على سبيل المثال).

وثائق المشروع الناتجة.
وباختصار ، ما تتضمنه كل وثيقة وسبب الحاجة إليها.

شروط الموافقة على وثائق المشروع.
من المهم أن يفهم جميع أعضاء مجموعة العمل عدد الأيام التي يتعين عليهم فيها صياغة التعليقات والمدة التي ينبغي على المقاول معالجتها.

إعلام عن المشروع.
كم مرة وبأي شكل ستتم تقارير الاجتماعات والتقارير المرحلية؟ من يجب أن يكون على علم به: مجموعة العمل فقط أو جميع موظفي الشركة ، إذا كان المشروع ، على سبيل المثال ، يؤثر على المؤسسة بأكملها. في هذه الحالة ، يمكنك نشر أخبار حول المشروع في وسائط الشركة.

الإجراء لإجراء التغييرات.
ما هو الإجراء لإبلاغ المشاركين بطلبات التغييرات التي يمكن أن تؤثر على توقيت المشروع أو تكلفته أو محتواه ، وما الإجراءات التي ينبغي اتخاذها بعد الإبلاغ؟

بالنسبة إلى الأجزاء المتبقية من العرض التقديمي للتثبيت - أضف الملح والفلفل حسب الرغبة (جدول العمل في المشروع ، وقنوات الاتصال ، وما إلى ذلك)

الخطوة رقم 6. مقابلة مسؤولة

عند تشكيل المتطلبات ، نوصي جميع المشاركين في مجموعة العمل بالالتزام بالقواعد التالية:

الخطوة رقم 7. تنسيق المستندات بعناية

منذ فترة طويلة ، ما إذا كان من الضروري الإعلان عن البديهيات ....

إنه ضروري.

يجب دراسة وثائق المشروع! دراسة بعناية وبالتفصيل. وتأكد أيضًا من أن جميع أعضاء مجموعة العمل يقومون بهذا بعناية وبالتفصيل. والنقطة ليست أن المقاول سيء للغاية وقد لا يكتب ما تمت مناقشته (على الرغم من أنه يستحق التحقق بالتأكيد) ، فسيكون الأمر أسوأ بكثير إذا لم يتم وصف العملية بشكل صحيح.

الخطوة رقم 8. إجراء اختبارات حقيقية

الاختبار باستخدام بيانات الاختبار ليس سيئًا. ولكن كل التناقضات غير السارة تظهر عندما تعمل مع حالة حقيقية في النظام. نعم ، هذا مرهق ، ولا توجد أي موارد متاحة لذلك ، لكنه يزيد بشكل كبير من نجاح التنفيذ.

دع الموظفين يتولون المهمة الحقيقية ، وبالتعاون مع المقاول ، من خلال اختبار PIMI (إجراء البرنامج والاختبار) مع سيناريو حقيقي.

الخطوة رقم 9. لا تخف من الدخول في الإنتاج التجريبي

هل سمعت عن متلازمة الطالب الممتازة؟ يجب أن يمرضوا إذا أتمتة عملية جدولة الإقلاع والهبوط في المطار أو شيء من هذا القبيل. في حالات أخرى ، اعتبر أن النظام لن يكون جاهزًا بنسبة 100٪ بحلول وقت بدء التشغيل.

نعم هذا محزن. نعم ، يجب إلقاء الدمج مع الطماطم الفاسدة وقال إن هذا لا ينبغي أن يكون ، وبصفة عامة ، "هل تختبر نظامك هناك أو كيف ..." (ج) . ولكن الحقيقة هي أنه من المرجح أن تضطر إلى الدخول في عملية تجريبية. للاعتراض على أن المستخدمين لن يعجبهم هذا ، سأقول أن هذا سيحدث مع نظام جاهز بنسبة 100 ٪. لتجنب ذلك ، من الضروري إعداد المستخدمين تدريجيًا لحياة جديدة وللضغط النفسي والتحدث عن المشروع في وسائل الإعلام الخاصة بالشركات ، والنشرات الإخبارية ، إلخ.

لذلك ، تحتاج فقط إلى اتخاذ الشجاعة والبدء.

الخطوة رقم 10. الانتهاء من المشروع بشكل جميل

عند تنفيذ مشروع ، يجب أن تتذكر أنه لا يمكنك تغطية كل شيء دفعة واحدة. افعل الآن ما يمكنك فعله الآن. اترك الباقي لتطوير النظام.

هنا قد تنشأ فكرة العقود المستقبلية ، أو زرع "إبرة مالية" ، إلخ. لكن هذا ليس كذلك. إن محاولة فهم الهائل تنطوي على مخاطرة كبيرة للغاية في أن تصبح بناءًا طويل الأجل ، والذي لا يمكن أن يفوت المواعيد النهائية فحسب ، بل قد لا ينتهي على الإطلاق.

بعد انتهاء المشروع ، من المهم عقد اجتماع نهائي وتقييم المشروع وتقييم مستوى تحقيق الأهداف ومناقشة الخطط المستقبلية.

PS

أعلاه

1. ينطبق على الشركات الحديثة ، الكبيرة والصغيرة.
2. إنه قابل للتطبيق (بشكل غريب بما فيه الكفاية) لتنفيذ المشاريع وفقًا لـ GOST 34 والتوثيق وفقًا للطلب 50.
3. يمكن دمجها مع منهجيات مرنة ، لا توجد تناقضات.
4. يعاني من تجربة شخصية ، ليست كاملة ، ولكن بالتأكيد سيتم استكمالها.
5. يتم استدعاؤها لمساعدة العميل على فهم المقاول بشكل أفضل وزيادة فرص النجاح المتبادل المنفعة.