لطالما كانت تقنيات إدارة الأحداث معروفة ومطورة ومطورة. يمكنك دائمًا طلب حدث تسليم مفتاح ، بدءًا من المؤتمر وتنتهي بالزفاف.
تبرز المسابقات والمهرجانات الروبوتية لأطفال المدارس والطلاب (يجب عدم الخلط بينها وبين المعارض أو المظاهرات) في هذا الصف ، خاصةً إذا كانت كبيرة الحجم وتم تنظيمها في فترة زمنية قصيرة. لا يمكن ترك مثل هذه الأحداث تمامًا للمقاولين بسبب العدد الكبير من الفروق الدقيقة.

تحت الخفض - نظرة عامة مختصرة على الميزات التي يتعين على منظمي مسابقات الروبوتات التعامل معها.
أي مؤسسة تعليمية تولي اهتمامًا للروبوتات ستبدأ عاجلاً أم آجلاً في تنظيم مسابقات لطلابها والمشاركة في مسابقات أخرى للروبوتيات بمقاييس مختلفة.
سنترك خارج الصندوق مجموعة التدابير التحضيرية التي تهدف إلى التوظيف ، وفي بعض الحالات ، اختيار الفرق التي ستشارك في المسابقات ، وسنتجه مباشرة إلى هذه النقطة.
بادئ ذي بدء ، تختلف مسابقات الروبوتات الخاصة بالأطفال عن الأحداث الأخرى حيث يتم إضافة النقاط التالية إلى كل شيء آخر واضح ومفهوم للمؤسسة:
- الأطفال ، والأطفال ، والأطفال مرة أخرى. كثير من الأطفال في مكان واحد.
- من عدة أجزاء إلى عدة عشرات من المجالات التنافسية ، والتي يتم فيها كل شيء بشكل مستقل ، ولكن بشكل عام يجب أن تكون عملياتها متوافقة مع الجدول العام.
- التسجيل الشامل في فترة زمنية محدودة عندما تظهر الفرق على الموقع.
- فهم ما يفعله كل مشارك في كل لحظة من الزمن.
- تنظيم الطعام الجماعي في فترة زمنية محدودة.
- جوائز جماعية في فترة زمنية محدودة.
بالطبع ، يعتمد الكثير على العدد: الفرق والمشاركين والضيوف والزوار المحتملين. تقنيات إجراء المسابقات لـ 100 و 1000 مشارك مختلفة جداً. وبالنسبة لـ 5000 مشارك ، فإنهم يتغيرون بشكل كبير. ولكن دائمًا فيما يتعلق بمثل هذه الأحداث ، تظل الصيغة الأساسية هي أن كل شيء يحدث "بشكل كبير وفي فترة زمنية محدودة".
أي حدث يشارك فيه الأطفال ، يتطلب عناية خاصة فيما يتعلق بالمرافقة من قبل الخدمات الخاصة ، والتي تشمل دون انقطاع الإسعاف ، وخدمة الإطفاء ، والأمن.
أدناه سنتحدث أكثر عن الأحداث من 2000 إلى 3000 شخص ، ولكن معظم التوصيات تنطبق أيضًا على الأحداث المدرسية المحلية.

خمسة أسئلة
الإجابة على هذه الأسئلة العامة والمترابطة بشكل وثيق ستسمح بانتقال أكثر وضوحًا إلى تخطيط تفصيلي للحدث.
ماذا؟ أنت بحاجة إلى فهم تنسيق الحدث. سيكون مناسبة ودية لـ 20 فريقًا بين المدارس أو مهرجان كبير لـ 1000 فريق.
اين؟ من المهم التمييز بين: أو لديك اتفاق على موقع يمكنه استيعاب عدد معين من الفرق ؛ أو لديك أقل عدد ممكن من الفرق التي يجب عليك البحث عن موقع فيها.
متى؟ من هذه النقطة لا يعتمد فقط على فهم الوقت المتاح للتحضير ، ولكن يعتمد أيضًا على التوقعات المتعلقة بالفرق. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لحدث مع تلاميذ المدارس والطلاب ، فإن العطلات الصيفية أو بداية السنة الدراسية أو وقت الامتحان ليس هو الوقت المناسب. اقرأ بعناية جدول أحداث المدرسة / الحياة الطلابية بحيث لا توجد تراكبات مع تواريخ المسابقة. وإلا فهناك خطر من أن تترك بدون المشاركين الرئيسيين.
من؟ نحن بالتأكيد بحاجة إلى فهم من هو المنظم الرئيسي للحدث. إذا كان هناك العديد منهم ، فمن الضروري تحديد من الذي لديه الكلمة الأخيرة ومن هو صاحب الختم للمستندات ، وأيضًا - موظف منظمتهم هو المفتاح على الموقع ويدير جميع العمليات.
على حساب من؟ دائما سؤال مهم جدا لفهم. خاصة من حيث حجم الميزانية وتوقيت استلامها.
لا يوجد سوى 4 مراحل من الحدث - التخطيط والإعداد وإجراء وإغلاق المرحلة. أصعب لحظة هي التحضير لهذا الحدث بعد التخطيط العام. يجب حل جميع المشكلات التي لم تؤخذ في الاعتبار في المرحلة السابقة في المرحلة التالية ، ويستغرق ذلك الموارد والوقت (خاصةً إذا تم الكشف عن المشكلات التي تم تجاهلها بعد بدء المنافسة).
كل ما في المجلدات
كيف لا ننسى كل شيء قليلا وأخذ كل شيء في الاعتبار؟ خاصة إذا كان لديك مورد بشري ومؤقت ومالي محدود. هناك برامج جدولة لأغراض وأنواع مختلفة. شخص يستخدمهم ، شخص لا. ولكن الشرط الأكثر أهمية هو قدرة النظام بأكمله على توفير وصول دون انقطاع إلى جميع المعلومات دون اتصال بالإنترنت.
واحدة من أسهل الطرق وأكثرها فعالية لعدم نسيان أي شيء وأخذ كل شيء في الاعتبار هو إنشاء مجلدات ، حتى في السحابة ، حتى على الكمبيوتر المحلي. المبدأ بسيط للغاية: يجب أن يحتوي المجلد على معلومات شاملة ؛ يجب ملء كل مجلد بمعلومات واضحة وذات صلة لكل شخص من الفريق المنظم.
على سبيل المثال ، سأقدم قائمة بالمجلدات ، والتي ، في رأيي ، تسمح لك بأن تعكس بشكل كامل الإعداد لهذا الحدث وإدارته:
- شارات وملصقات للفرق
- شكر وتقدير
- استمارات وشهادات الجائزة
- المتطوعين
- الملفات المؤقتة لإرسال
- برنامج الأعمال
- المعاهدات
- بناء
- معلومات للمشاركين
- الاتجاهات
- إجابات للمشاركين
- الحدث الافتتاحي والضيوف ، فتح البرنامج النصي
- رسميا
- شركاء - معلومات
- المنتجات المطبوعة
- التغذية
- الفائزين
- الموقف
- دعوات
- الجوائز والجوائز
- الجدول الزمني
- قوائم التسجيل
- النتائج
- القضاة والخبراء
يمكن أن يكون منطق التعبئة مختلفًا ، ويتم ترتيب المجلدات الموجودة في القائمة بالترتيب الأبجدي فقط لسهولة البحث والفهم.
شارات وشارات مع ملصقات للفرق
لماذا هذا مطلوب؟ هذا يسمح بتدرج واضح للغاية وتحديد سهل في أي وقت. وهو أمر مهم للغاية في مجال الخدمات اللوجستية والأمن.
يمكنك على سبيل المثال استخدام تمييز الألوان التالي للشارات:
- اللجنة المنظمة - الأخضر
- القضاة - الأحمر
- الضيوف - الأصفر
- الصحافة - الأزرق
- VIP - أسود
- الخدمات الفنية - رمادي
الشارات هي الأفضل لأعضاء الفريق. يعتبر استخدام الملصقات أو الشارات مع ملصقات بأرقام الفريق أكثر ملاءمة لهم أثناء التسجيل. بالمناسبة ، فيما يتعلق بمسألة الميزانية: تُباع ملصقات شارات الطباعة على طابعة عادية في متاجر المكاتب في نسخة اقتصادية للغاية - 65 قطعة على ورقة بحجم A4. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك هذه الطريقة الحصول على الكثير من المزايا:
- يدخل الفريق المسابقة برمز خطاب تعريف يشير إلى المسابقة ورقم المسلسل. على سبيل المثال ، تسمى المسابقة "Kegelring" ، والتي تشمل الفئات العمرية الأكبر سنا والأصغر سنا. وفقًا لذلك ، قد يبدو رمز الحرف مع رقم الفريق كما يلي: KPc-08 (الثامن في اتجاه فريق الصف "Kegelring" من الفئة العمرية الأكبر سناً).
- تسمح لك أعداد الفرق بتجنب المواقف الغامضة (على سبيل المثال ، عندما يقرر فريق فجأة أن يأخذ اسم "Cool Eggs" ، والذي سيظهر في حفل توزيع الجوائز بصراحة وليس حقًا.
- ملصقات يمكن وضعها على شارات ، شارات. وإذا أعطيت الفريق المزيد من هذه الملصقات ، فيمكن للمشاركين وضع هذه الملصقات على الروبوتات أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو حقائب الظهر أو الكاميرات ، إلخ. هذا يسرع عملية العثور على الأشياء المفقودة. الشارات هنا لها وظيفة مزدوجة: هذا هو معرف أعضاء الفريق ، ومنتجات الهدايا التذكارية للاحتفال بالحدث.
- يمكن أيضًا استخدام الملصقات لتوفير وجبات الطعام للمشاركين.
- يتم حفظك من عملية طباعة الشارات التي تستغرق وقتًا طويلاً والمكلفة للغاية ، حيث يأتي المئات وأحيانًا الآلاف من الأشخاص لتسجيل الوصول في الصباح خلال ساعة أو ساعتين. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تغيير المشارك أو تغيير اسم الفريق لعملية المسابقة نفسها لا يعد مشكلة.
- للوهلة الأولى ، يدرك المنظم نوع الشخص الذي أمامه: من أي فريق ، وأي اتجاه للمنافسة ومكانه - ويمكنه توجيهه على الفور.
سيكون من المنطقي وضع هذه المواد في مجلد "المواد المطبوعة" ، ولكن لا ينبغي القيام بذلك: هذه كتلة مهمة مرتبطة بقوائم التسجيل ، وتتطلب عناية خاصة ووصولاً سريعًا ، وبالتالي يجب أن تكون في الأفق.
قوائم التسجيل
تمثل قوائم التسجيل الأساس الأساسي للحدث بأكمله ، والذي يتيح لك التحكم في عدد المشاركين وتكوين الفرق والتنبؤ والتخطيط للعديد من الأشياء التي تؤثر بشكل كبير على الميزانية (مثل الوجبات).
يمكن إجراء التسجيل بعدة طرق. لا يوجد سوى شيء واحد ثابت: الامتثال للقانون الاتحادي - 152 المؤرخ 27 يوليو 2006 "بشأن البيانات الشخصية".
بغض النظر عن كيفية تنفيذ تسجيل المشاركين في الحدث ، يجب دمج كل شيء وجدولة. من هنا سيتم تشكيل قوائم تسجيل لمكتب المعلومات وإصدار مجموعة من منتجات الهدايا التذكارية ، ومن هنا سيتم إرسال قوائم الطعام وقوائم القضاة. أخيرًا ، سيتم طباعة الشهادات والدبلومات للفائزين والمشاركين في المسابقة من نفس الجداول.
فيما يلي بعض النصائح البسيطة التي يمكنها تبسيط الحياة إلى حد كبير:
- يجب وضع اللقب والاسم الأول والمستفيد في أعمدة مختلفة للطباعة الجماعية البسيطة والفعالة للشهادات والحروف.
- يجب اختيار المنطقة والتسوية من القائمة الثابتة لسهولة المعالجة والاستلام السريع للمعلومات الإحصائية. لقد تم اختباره في الممارسة العملية أنه حتى كلمة "موسكو" يمكن أن يكتبها الناس بعدة طرق مختلفة.
- اطلب الإشارة إلى الهاتف بالتنسيق 8 123 456 78 90 حتى لا تفسد جداول البيانات لديك جميع القوائم. أو فرض إعادة إدخال الإدخال.
- اطلب الإشارة إلى رسالة بريد إلكتروني واحدة فقط من الفريق ، مما يسهل تكوين قائمة بريدية (من المستحسن أن تكون هذه هي جهة اتصال الشخص المسؤول فعليًا عن الفريق ، وليس مدير المؤسسة التعليمية أو المعلم الرئيسي).
- امتلك قالب جدول تسجيل Excel للمتقدمين ، وتأكد من ملء مثال.
الخيار المثالي هو عندما تتقارب جميع البيانات. ولكن على الرغم من ذلك ، سيكون هناك مشاركون فرديون أو فرق بأكملها لم تسجل لسبب ما ، أو أن البيانات غير متطابقة. في هذه الحالة ، سيتعين على المنظمين الموجودين على الفور القيام بعدد من الإجراءات مع هؤلاء المشاركين: إضافة إلى القوائم وتحديثها ونقلها إلى القضاة والمسؤولين عن طباعة الشهادات والشهادات ؛ وكذلك استيفاء الجزء الإلزامي من استلام حزمة من الوثائق من هؤلاء المشاركين - الموافقة على معالجة البيانات الشخصية ، وتدابير السلامة ، وطلب المرافقة ، وقائمة فريق جديدة.
المتطوعين
إذا كانت لديك الفرصة لجذب المتطوعين لهذا الحدث ، فقم بذلك.
يمكن للمنظمات التطوعية الخاصة أن تمنح الناس ، ولكن يمكنك جذب موظفيك أو طلاب الجامعات المجانية.
بطبيعة الحال ، مع المتطوعين من الضروري القيام بالكثير من الأعمال التحضيرية مقدما. ولكن إذا تم كل شيء بشكل صحيح ، فسيكون المتطوعون وسيلة فعالة للغاية لجعل الحدث مريحًا لكل من المشاركين والمنظمين.
لا تنسى أن المنظمين يزودون المتطوعين بالزي الرسمي والوجبات.
هناك عدد من الأشياء التي يمكن للمتطوعين القيام بها:
- أشر إلى المرور إلى المواقع وفقًا للخطة.
- لمساعدة الحكام في مكان المنافسة.
- في المجال الفني ، ساعد في الحفاظ على النظام.
- للحث على الحفاظ على النظام في المناطق الفنية (مناطق التدريب) للفريق.
- للمتطوع الحق في أن يطرح أمام القاضي مسألة عدم أهلية الفريق في حالة عدم الامتثال لمتطلبات الامتثال للنظام.
- اصطحب المشاركين وزائري المواقع ، وخزانة الملابس ، وآخر الإسعافات الأولية.
- قم بتمرير الفرق إلى المناطق الفنية وفقًا لتعليمات الحكام.
ولكن هناك عمليات لا يمكن أن يشارك فيها المتطوعون (غالبًا ما يكون ذلك محظورًا وموصوفًا بشكل مباشر في الاتفاق الخاص بالمتطوعين ، خاصةً إذا كانوا مشاركين من خلال منظمات متخصصة):
- التواصل مع الصحافة.
- أداء وظيفة أمنية (بما في ذلك مطالبة الأشخاص بالتصرف بشكل غير لائق).
- التواصل مع إدارات مكافحة الحرائق أو ممثلي إدارة الموقع.
- تنظيف الغرفة.
- القضاء على أعطال الشبكات الكهربائية أو المدرجات أو المعدات.
- المناولة.
استمارات وشهادات الجائزة
من الواضح أن شهادات المشاركة الشخصية في المسابقات الآلية (أو أي شهادات أخرى) ودبلومات الجوائز تعد وثيقة مفيدة للغاية لجميع المشاركين. بالإضافة إلى الاعتراف بمزايا الفرق ، غالبًا ما تكون هذه المستندات قابلة للمساءلة وتعتبر مكافآت في العديد من المؤسسات التعليمية.
فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في تقليل المخاض في هذه المرحلة:
- يجب أن يتم تخطيط نصوص الشهادات والدبلومات مقدمًا وتقديم طباعة اختبار. علاوة على ذلك ، يجب أن يعمل كل شيء في وضع عدم الاتصال ، أي دون الوصول إلى الإنترنت.
- يجب طباعة جميع الشهادات الشخصية قبل مكافأة ووضعها في مجلدات وفقا للأوامر. اختراق الحياة ، والتي سوف تساعد كثيرا في عمليات البحث والتحكم: ضع رقم الفريق في زاوية الشهادة.
- يسمح الدمج المعروف لملفات Word & Excel بالكتلة وفي فترة زمنية قصيرة لطباعة الشهادات.
- لتجنب المفاجآت ، تذكر أن طابعات الليزر القياسية يمكن أن تعمل بأوزان ورقية تصل إلى 160 جم / م 2.
- من الضروري التحضير المسبق لجداول المكافآت المزعومة حيث يتم توضيح جميع الكلمات التي سيتم نطقها أثناء المكافأة. سيقوم الحكام على الفور بإدخال أسماء وأرقام الفرق على هذه الجداول. لا تنسَ أنه بالنسبة للمكائد ، يجب أن تذهب الأماكن المعلنة من المسرح بالترتيب المعاكس. هذا ، على سبيل المثال ، يبدأ من المركز الثالث وينتهي بالمركز الأول.
- ضع أجهزة الكمبيوتر والطابعات لطباعة الشهادات في مكان هادئ مع وصول محدود. من الناحية المثالية ، سوف يدخل شخص واحد مدربين تدريباً خاصاً. مهمته هي إدخال المعلومات بسرعة عن نتائج المسابقة. توجد ملفات التخطيط مسبقًا على الكمبيوتر. تُطبع الدبلومات فقط من بطاقة المنح ، التي تتجنب الأخطاء المسيئة.
- كلف شخصًا بالتقاط صور لجميع بطاقات الجوائز حتى لا يضيع شيء.
كل هذه الصعوبات ستجعل من الممكن طباعة العشرات والمئات من الشهادات الشخصية في فترة قصيرة من 1.5 إلى ساعتين ، والتي يجب على المنظمين والقضاة الالتقاء بها. هذا هو الحد الأقصى للوقت الذي يجب أن ينقضي بين نهاية المسابقة ومكافأة الفائز بالجائزة الأولى على المسرح حتى لا يكون لدى أعضاء الفريق وقت للتعب و "الاحتراق".
برنامج الأعمال
غالبًا في إطار المهرجانات والمسابقات ، إذا سمحت الموارد بذلك ، فمن المنطقي ترتيب اجتماعات للمتخصصين المتخصصين ورؤساء المؤسسات التعليمية وقادة الفرق وشركاء الحدث. تعقد مثل هذه الاجتماعات وورش العمل والمناقشات في غرف منفصلة مع المشرفين والمراقبين.
وهو بالتحديد أي جزء من برنامج الأعمال في إطار المسابقات الآلية التي يمكن إجراؤها وإعدادها بشكل مثالي من قبل أي شخص خارجي أو مقاول تحت إشراف ممثل للمنظم الذي يعرف أهداف وغايات برنامج الأعمال ، والغرض منه ، منغمس في المسار العام والجدول الزمني للحدث بأكمله ، والذي يجب أن يكون المتحدثون فيه من سيستمع ومع من يحل محل المتحدثين إذا لم يتمكنوا من الحضور.
هذا هو ، في الواقع ، "برنامج الأعمال" هو حدث في هذا الحدث. إنه يحتوي على جميع خصائص الحدث: المشاركون ، والمتحدثون ، والمدربون ، والمباني ، والتوفير ، والتسجيل ، والوجبات ، إلخ. يجب ألا ننسى أن الصيانة والإمداد سيتطلبان شخصًا وميزانية منفصلة.
المعاهدات
يتضمن عقد أي حدث بميزانية معينة على الأقل البحث عن المقاولين وإبرام اتفاقيات لاستئجار الموقع والمواد المطبوعة وتأجير الأثاث والدعم الطبي والوقاية من الحرائق والغذاء والتأمين على الأحداث وغير ذلك الكثير. في بعض الحالات ، تكون هذه العملية معقدة بسبب وجود عطاءات لاختيار مورد أو إجراءات تنافسية.
هذه كتلة كبيرة ومعقدة ، ومع ذلك فهي مألوفة لدى الكثيرين ومن زوايا مختلفة. كما هو الحال في أي مكان آخر في تنظيم المسابقات الآلية ، لا توجد اتفاقيات عالمية. تحقق مع قسم المحاسبة مسبقًا من شروط وأشكال المستندات (بما في ذلك إلغاء حزم المشاركين والنشرات).
في معظم الأحيان ، لا تكون معظم المسابقات الآلية مكتفية ذاتيًا ، ويتطلب دائمًا إنفاق الجهات الراعية ، الخاصة أو العامة ، اهتمامًا وثيقًا بوثائق إعداد التقارير.
الموافقة مقدما على نماذج وقائمة الوثائق لإغلاق العقود (الأفعال ، والاتفاقيات الإضافية) ، لأنه لن يكون هناك وقت للقيام بذلك على الفور.
ينبغي أيضًا حل جميع المسائل المتعلقة بالتصاريح من الإدارات المحلية في RNPR (الإدارة الإقليمية للرقابة والعمل الوقائي) ، ووزارة الشؤون الداخلية والسلطات المحلية (رسائل الإخطار ، وخطط البناء المعتمدة ، والترتيبات مع طواقم الإسعاف ورجال الإطفاء في أيام الأحداث).
تطوير الموقع
واحدة من أكثر الكتل الضخمة والمعقدة في إعداد المسابقات الروبوتية هو تخطيط المنطقة التي ستقام فيها الفعالية نفسها. يجب ألا يتناقض حجم الموقع وعدد الفرق مع بعضها البعض. أخيرًا ، عندما يتم العثور على الرصيد ، فقد حان الوقت للبدء في التخطيط للمنطقة. يجب أن يفهم المنظم بوضوح عدد الفرق التي يملكها ، وما هو المكان الذي يحتاج إليه كل شخص ، وعدد المقاعد والمقابس التي يجب تخصيصها ، وكيف ينبغي أن تظل الممرات واسعة بين الطاولات ، حتى لا تتسبب في تقديم شكاوى من رجال الإطفاء (وهذا على الأقل 3 أمتار ، استشر الخدمات المحلية RONPR).كل هذا التصميم مع الجداول المخصصة ، والكراسي ، والمآخذ ، واللافتات ، والجدران ، والممرات ، وعادة ما تسمى مبنى قصير.ربما يجب تخصيص مقالة منفصلة لهذه المشكلة ، ولكن باختصار ، التطوير يتضمن إعداد خطة على نطاق واسع:- رسم خطة لموقع مناطق المنافسة.
- رسم الأثاث ولقطات المجالات التنافسية.
- مواقع المبارزة.
- خطة موقع الأمن وغيرها من الخدمات.
- كهربائي. يوجد دائمًا الكثير من الكهرباء في مسابقات الروبوتات. يحتاج كل فريق إلى 2-3 أعشاش على الأقل. مقابس منفصلة للشاشات الكبيرة والصوت الاحترافي. 380V مآخذ لخدمات الطعام. كل هذا يتطلب حسابات دقيقة للغاية وضمان السلامة الكهربائية.
- ترتيب منفصل من مبردات للامتثال لنظام الشرب.
- مخارج النار ومكان للأطباء من البديهية.
ملف (يفضل أن يكون جدول بيانات) مع الكمية المحددة من المعدات في كل منطقة:- اسم ورقم الموقع.
- وصف قصير.
- .
- .
- .
- .
- (, , ..).
- (, , , , , ..).
يجب أن تتم مزامنة الخطة والملف دائمًا وأن يكون كل منهما موجودًا في مثيل واحد ، تتم فيه كل التغييرات بشكل متوازٍ.الخطة ليست رسم تخطيطي. يتم ذلك على نطاق واسع لتجنب الأخطاء والمفاجآت غير السارة. يمكن تنفيذ الخطة في برنامج خاص لإجراء التعديلات على الفور. أي برنامج يمكنه العمل باستخدام منحنيات مناسب. بالنسبة إلى القاعات والمناسبات الكبيرة ، يعد التصور ثلاثي الأبعاد مفيدًا للغاية. يسمح لك بتجنب العديد من الأخطاء في مجال الخدمات اللوجستية والتمثيل الخارجي (غالبًا ما يكون هناك تصوُّر ثلاثي الأبعاد لوجود نقص أو فائض في المساحة ، وهو أمر غير مرئي في الطائرة "المسطحة").عند إعداد الموقع ، لا تعتمد على الذاكرة ، ولكن عليك دائمًا الرجوع إلى الخطة المعدة. يجب أن تكون نفس الخطة في الموقع في جميع الأوقات.من وجهة نظر اللجنة المنظمة ، من الضروري أن يكون لدى جميع المشاركين في العملية جميع المعلومات حول ما يحدث على الموقع ، ولكن الجميع يفهم بوضوح من المسؤول عن ماذا. هناك قاعدة تنص على أنه إذا كنت لا تعرف من يقوم بذلك ، فسيتعين عليك القيام بذلك بنفسك أو لن يتم ذلك على الإطلاق.من الضروري وجود غرفة منفصلة يكون فيها جميع ممثلي اللجنة المنظمة قادرين على التجمع والتحدث بسرعة. في هذا المكان يتم تخزين جميع الوثائق اللازمة. يُنصح بوضع خطط الكلمة والجداول الزمنية والتوقيت على الحائط ، ومن المؤكد أنها لن تضيع.من المريح استخدام مجموعة من أجهزة الاتصال اللاسلكي على الموقع للتواصل بين الأشخاص المسؤولين الرئيسيين. قد تتحول الهواتف المحمولة في مثل هذه الحالات إلى عدم الفعالية ، فمن الأفضل الاتفاق على قواعد التفاوض على جهاز اتصال لاسلكي مقدمًا.القضاة والخبراء
القضاة ومساعدوهم هم أولئك الأشخاص الذين يقومون بكل العمل على الموقع لإجراء المسابقات الآلية. تتمثل مهمة المنظم في القيام بكل شيء حتى يتمكن الحكام من أداء عملهم بهدوء وكفاءة دون الحاجة إلى القلق بشأن الأشياء المنزلية. يعد اختيار القضاة وتدريبهم وتعليمهم وتدريبهم وحدة تحضيرية كبيرة. من الصعب للغاية إعداد القضاة من نقطة الصفر خلال شهر ، وخلال أسبوع أو أسبوعين يكاد يكون من المستحيل. في الواقع ، فإن القاضي في مثل هذا الحدث هو في كثير من الأحيان متطوع.لهذا الحدث ، يجب أن تكون لديك فكرة واضحة تمامًا عن الوظائف التالية:- .
- (, , ).
- «» . , : , , , , , , , , ..
- , , , , . . , , .
- , . . , , , – .
- تُعد وثائق التحكيم نقطة مهمة في تسجيل نتائج المسابقات لكل من القضاة والمشاركين:
- بروتوكول كل سباق
- الجداول المحورية
- القضايا الخلافية
معلومات للمشاركين
إن إعلام المشاركين بطريقة غير مزعجة ، ولكن ثابتة ، هو وسيلة لتقليل الأسئلة على الفور وتنظيم عملية تنظيم ذاتي. يحدث كل شيء بشكل أسهل ولا ينفصل عن الجدول الزمني إذا كان المشاركون والفرق يعرفون مسبقًا ما يجب عليهم فعله وأين يذهبون وفي أي وقت.قد تتضمن هذه المعلومات بتنسيق الحد الأدنى:- خطة الوصول إلى المكان من أقرب محطة للنقل العام.
- مذكرة المشارك (مستند كبير مطلوب بشكل أساسي للمنظم ويستحق مقالة منفصلة).
- خطة الموقع مع موقع المنافسة والمناطق الفنية.
- - . . , , , , , , ..).
مكتب المعلومات هو وجه المنافسة ، ليس فقط المدخل الرئيسي ، ولكن أيضًا الانطباعات الأولى للحدث. لذلك ، من الضروري تحديد شخص مسؤول لديه العدد اللازم من المساعدين المقاومين للضغط (قد يكونون من بين المتطوعين) ، ويجب أن يكون لديهم إجابات على جميع الأسئلة ، ويجب حل المشكلات بسرعة وكفاءة. ولهذا الغرض ، يجب أن تعد نفسك بنفسك وتقدم جميع المستندات مرتبة حسب ترتيب التسجيل وقائمة بالأجوبة على جميع الأسئلة. علاوة على ذلك ، في شكل مفهومة حتى لشخص غريب ، غير مستعد. كلما زادت الإجابات المحتملة على الأسئلة الأكثر استحالة التي تتوقعها ، قل عدد مرات الاتصال بك لحل الأسئلة الحالية.ومرة أخرى ، تذكر قانون "البيانات الشخصية". لا تنسى جمع أصول الموافقة على معالجة البيانات الشخصية من كل مشارك! وإذا كان قاصرًا ، فهناك موافقة من الوالدين أيضًا.إجابات للمشاركين
سوف يتم طرح الأسئلة على اللجنة المنظمة من المشاركين قبل بدء المسابقة. اجمعها (مع الإجابات) فورًا في مجلد منفصل واستخدمها في المستقبل لإنشاء مذكرات وتعليمات لمكتب المعلومات. من الناحية المثالية ، إذا كانت القواعد توفر إجابات مباشرة للقضاة. من المفيد أيضًا وجود مجلد لجمع نداءات الفريق والردود على الطعون. فليكن.الاتجاهات
يتم الاحتفاظ بالمناطق التنافسية هنا (أي تلك الكتل من المسابقة التي يختلف فيها مختلف رؤساء القضاة والمشاركين). الوثائق الرئيسية لكل اتجاه هي لوائح المسابقات نفسها وتخطيطات مجالات المنافسة مع العناصر.ستتيح لك المجلدات المنفصلة لكل اتجاه تنافسي التحكم في جميع الإصدارات الأخيرة من اللوائح والحصول عليها. من الأفضل أن يكون لديك مستندات بالتوازي في تنسيق Word (للراحة) و PDF (للموقع والنشرات الإخبارية) ، بالإضافة إلى تخطيطات الحقول التنافسية في جميع الاتجاهات في المنحنيات وفي PDF للعرض السريع وفي TIFF ، بحيث يمكن طباعتها في أسرع وقت ممكن دون خطوات وسيطة ومفاوضات إضافية مع المصممين. اجعل من المعتاد دائمًا الإشارة إلى الحجم بالملليمتر في اسم ملف حقل التخطيط للطباعة ، حتى لا تطرح شركة الطباعة أسئلة غير ضرورية.افتتاح الحدث والضيوف
بغض النظر عن حجم الحدث ، من أجل خلق جو عام للعطلة ، من الضروري الافتتاح الرسمي الكبير. من المهم بشكل خاص إعطاء الكلمة لممثلي المنظمات بدعم من المسابقات التي تقام. إن أمكن ، يتم إعطاء البرنامج النصي الافتتاحي للمحترفين. من الأفضل إجراء الحفل لشخص يفهم العملية والشكل ، وبالتأكيد لا توجد طريقة للقيام بمتطوع هنا.إذا كان الفنانون حاضرين في الافتتاح ، فلا تنسوا أنهم سيحتاجون إلى غرفة منفصلة لإعداد الدعائم ووضعها.إذا كنت تخطط لحضور ضيوف المكان ، تذكر أن هؤلاء الأشخاص قد يتأخرون ويسقطون الجدول بأكمله. لذلك ، لا ينبغي للمرء أن يحدد مراحل المسابقات التي تعتبر مهمة للفرق بعد حفل الافتتاح مباشرة ، فمن الأفضل ترك نوع من التصريح.رسميا
قبل وأثناء وبعد المسابقة ، يتم طلب المعلومات باستمرار من الجهات المعنية: الإدارة والشركاء ووسائل الإعلام. بحيث تكون معلوماتك دائمًا في متناول اليد وتترك بنفس التنسيق وبدون تضارب في المصادر الخارجية ، قم بتوحيدها في مكان واحد ولا تنسَ تحديثها وضبطها حسب الضرورة.ضع في المجلد "رسميًا" جميع المستندات التي تمت الموافقة عليها داخل المنظمين كبيانات رسمية:- بيان صحفي
- بعد الإصدار
- أخبار أعدت للنشر
- وسائل الاعلام الاجتماعية المشاركات
- جداول البيانات الرسمية عن عدد الفرق
- مجموعة مختارة من الصور من الحدث
البيانات المطلوبة بشكل متكرر:- مواعيد ومكان ووقت المسابقة
- عدد الفرق إجمالي وفي الاتجاهات
- عدد واسم المناطق والمستوطنات المشاركة
- أي المسؤولين حضروا الحدث؟
- الفائزين في جميع الاتجاهات
- إحصائيات الفائزين حسب المنطقة
من المفيد إنشاء "بطاقة حدث" حيث يتم جمع المعلومات الرسمية وتحديثها باستمرار.من السهل إعداد نشرة إخبارية مسبقة حول نتائج الحدث ، حيث سيكون عليك فقط في نهاية المسابقة إدخال أسماء الفائزين والإشارة إلى بعض الحقائق الجديدة.الملفات المؤقتة لإرسال
غالبًا ما تكون في طور الإعداد ، هناك طلب للبيانات الموجودة في هيكلك مع الآخرين وتحتوي على معلومات للاستخدام الداخلي.لمثل هذه الملفات ، من المنطقي تنظيم مجلد منفصل. هذا سوف يقلل من الوقت اللازم لإعداد المعلومات ويقلل من احتمال نقل المعلومات السرية بطريق الخطأ إلى أطراف ثالثة.شركاء - معلومات
إذا كان ممثلو الشركاء موجودين على الموقع ، فابحث دائمًا عن:- اتصالاتهم
- معلومات عن الشريك (وصف موجز للنشاط ، أهمية الحدث الخاص بك)
- شريك الشعار الفينيل جاهزة و jpg / بابوا نيو غينيا
- معلومات رسمية عن الشريك للنشر على الموقع
- قائمة بما سيحتاج إليه شريك الموقع
إذا كان هناك أكثر من 3 شركاء على الموقع ، فمن الضروري توفير أمين لهم ولراحتك.إذا قدم شريك جوائز ، فحدد مقدما ما إذا كان ممثله سيشارك شخصيا في حفل توزيع الجوائز.المنتجات المطبوعة
تتضمن كل مسابقة الروبوتات عددًا كبيرًا من منتجات الطباعة: المستندات واللوائح ومجالات المنافسة ورايات الصور والبرامج والمذكرات والمؤشرات والميداليات والأكواب والزهر للأكواب نفسها ، واستمارات الشهادات والشهادات.إذا سمحت الميزانية ، فستتم إضافة حزمة المشارك إلى المطبوعات:- تي شيرت / بولو / سترة
- مجلد / حقيبة / حقيبة الظهر
- قلم رصاص / قلم / محرك فلاش
- المفكرة
- أيقونة
- تذكار خاص (كوب حراري ، بنك الطاقة)
لا تنس أن تتشاور في قسم المحاسبة الخاص بك أو في قسم المحاسبة في الكفيل الخاص بك عن كيفية وضع عنصر النفقات هذا وشطبه.إذا حدث ذلك أن الميزانية تسمح لك بشراء كل صناعة الطباعة ، فسيتعين عليك توفير مكان لتخزينها والعثور على الأشخاص الذين سيتلقونها ، ويفرغونها ويكملونها.ومع ذلك ، قد لا تحب إدارات الإطفاء المسؤولة تخزين كل هذه الأشياء في غرفة واحدة. إذا كان من المتوقع وجود مستودع في المكان ، فيجب أن يتم الاتفاق على هذه المباني مع إدارات مكافحة الحرائق. قدم للموقع وخدمات الإطفاء خيار تنظيم الرفوف والممرات المجانية وطفايات الحريق ، أي إقناع الخدمات المسؤولة بأنه لن يكون هناك مكب نفايات وممرات مسدودة في هذه الغرفة. ولكن تذكر أنه في العديد من المواقع التجارية توجد خدمة تخزين مدفوعة منفصلة ، مما يستلزم عبئًا على ميزانية الحدث. ومع ذلك ، يجب أن تحتوي جميع الشعارات بالضرورة على شهادات السلامة من الحرائق التي يُفضل الاحتفاظ بها في متناول اليد.التغذية
وفقًا لـ SanPiN 2.4.5.2409-08 ، القسم 6 ، الفقرة 6.8 ، "يجب ألا تتجاوز الفواصل الزمنية بين الوجبات 3.5-4 ساعات" ، مما يعني أنه في حالة الأطفال الذين يقيمون في حدث عام طويل ، يجب تقديمهم على الأقل غداء ساخن كامل. حتى لو لم يكن من الممكن تنظيم الأول ، يجب أن يكون خيار الثاني دقيقًا ويجب أن يكون ساخنًا. بالطبع ، يمكن تفسير ذلك على أنه مسؤولية من يرافقهم (أولياء الأمور والقادة) ، ولكن في هذه الحالة ، تكون مسؤوليتك هي الإشارة إلى نقطة الغذاء المدفوعة على مسافة قريبة. هل ستظهر هذه النقطة بجوار مدى ملاءمتها وما إذا كان المشاركون سيحبون هذا التنسيق ، هل هذا سؤال آخر.بشكل عام ، يتم تقديم وجبات الطعام عادة في المسابقات:- أعضاء الفريق وقادتهم
- المنظمون والقضاة والخبراء
- المتطوعين
- , . , , .
- –
إن تناول عدد كبير من الأشخاص في فترة زمنية محدودة ليس مهمة تافهة على الإطلاق للمنظمين والمقاولين ويتطلب حسابًا وتنسيقًا مفصلين مع الجدول العام.
تأكد من الموافقة المسبقة ليس فقط لأولئك الذين يقدمون الطعام ، ولكن أيضًا أولئك الذين يقومون بالتنظيف بعد تقديم الطعام. بالمناسبة ، حتى في مسائل التنظيف في المسابقات الآلية ، هناك بعض الفروق الدقيقة. على سبيل المثال ، تمنع العديد من منظمات التنظيف موظفيها من التنظيف في حوامل وطاولات المشاركين في المناطق الفنية (مناطق التدريب) للفرق. لذا فإن جمع القمامة في المجالات الفنية (مناطق تدريب الفريق) هو قضية منفصلة ، يجب أيضًا توقع حلها مسبقًا.
دعنا نعود إلى التغذية. من الضروري تحديد مكان ووقت تناول الطعام والتأكد من أن هذا لا يتعارض مع جدول المسابقة. على أكتاف المنظمين تكمن موافقة القائمة. لا يمكن أن يكون الأمر مختلفًا (للمشاركين والموظفين) ، ولكن بالإضافة إلى الغداء ، من الضروري للغاية تقديم العشاء لأولئك الذين يعملون في هذا الحدث طوال اليوم ، لمدة 12-16 ساعة (القضاة والمنظمون والمتطوعون).
في متناول اليد تحتاج إلى الحصول على قوائم بجميع الأشخاص الذين يحتاجون إلى توفير الغذاء.
الفائزين
نتيجة أي منافسة هو النصر. يرغب كل من المشاركين أنفسهم والأشخاص الذين يهتمون بهم في رؤية أسماء الفائزين والفائزين بالجوائز على الموقع أو مصادر رسمية أخرى في أقرب وقت ممكن. لذلك ، يجب التحقق من صحة عملية جمع البيانات وإنشاء جدول محوري وتصحيحها.
منطق جمع البيانات التالي يعمل بشكل جيد:
- يملأ القاضي جدول المنح.
- في شخص خاص مطبوع وفقًا لجدول الوقت ، يحضر الفرق إلى جدول الفائزين (انظر الفصل نماذج للحصول على الشهادات والشهادات ، الفقرة 6).
- يتم إرسال بطاقة التقرير لطباعة الشهادات.
- وفقًا للجدول الزمني ، يقرأ القائد الفائزين أثناء منح الجائزة
يمكن حل هذه المشكلات ، على سبيل المثال ، باستخدام برنامج خاص. في هذه الحالة ، يجب أن يعمل كل شيء "مثل الساعة".
خلاصة القول: في نهاية الحدث ، لديك قائمة كاملة بالفائزين ، والتي يمكنك نشرها وإرسالها بعد نصف ساعة من نهاية الحدث.
مهم! لا يمكنك طباعة الشهادات حتى يتم ملء جدول الفائزين ، وإلا فسيؤدي ذلك إلى أخطاء لا يمكن التخلص منها بسرعة. سيساعد المخطط أعلاه في ضمان حفظ جميع البيانات المهمة.
الموقف
المستند الرئيسي على أساس العمل الذي يتم تنفيذه في الحدث. بالنسبة للغالبية العظمى من المشاركين ، هذه هي الوثيقة الرئيسية التي يتم إرسالها على أساسها ، ويتم دفع مصاريف السفر إلى شخص ما. بالنسبة للمنظمين ، هذه طريقة للاتفاق على القواعد والسلوك على الموقع. كل ما لم يتم توضيحه في الحكم يمكن أن يستخدم ضدك. على سبيل المثال ، إذا نسيت أن تشير في اللائحة إلى أن "عمر المنافسين هو من 10 إلى 14 عامًا" ، فلن يمكنك رفض المشاركة في عم يبلغ من العمر 30 عامًا بشكل شرعي ، وسيستلزم ذلك إيضاحات طويلة على الفور تسرق أهم مورد لك - وقتك.
كحد أدنى ، ينبغي أن تشير اللائحة إلى النقاط الرئيسية:
- المنظمون
- الأهداف والغايات
- الموقع والتواريخ
- فئات المشاركين
- اتجاهات تنافسية مع الحدود العمرية للمشاركين
- الجوائز والجوائز
- ما هو مسموح
- ما هو ممنوع
- مصادر تمويل المشروع
- متطلبات خاصة
غالبًا ما يكون في اللائحة مكتوبًا بمزيد من التفصيل يتم تحديد معايير كل مجال من المجالات التنافسية في اللوائح.
على سبيل المزاح ، يقولون إن اللوائح الجيدة المتعلقة بالحدث يجب أن تحتوي على 200 صفحة على الأقل. ويعلم الجميع أيضًا أنه في كل نكتة لا يوجد سوى جزء بسيط من النكتة.
دعوات
بالنسبة للغالبية العظمى من المشاركين ، فإن أسهل طريقة للحضور بصورة مشروعة إلى هذا الحدث هي دعوة مكتوبة من اللجنة المنظمة. لا توجد صعوبة في إصدار وتوقيع وإرسال رسائل من 10 إلى 15 رسالة دعوة. ولكن إذا كان عدد هذه الدعوات يتجاوز مائة أو اثنتين ، فسيستغرق الأمر وقتًا طويلًا ، بالنظر إلى أن لكل منظمة تفضيلاتها الخاصة في تصميم هذه الرسائل.
أقدم بضعة خيارات لتحسين العمل.
أولاً: يمكنك مشاركة مستند PDF مع تعبئة ثابتة في الحقول ، والتي يملأها المشارك بمفرده ، ثم يطبعها ببساطة.
يشتمل الخيار الثاني (فقط في حالة وجود العديد من المؤسسات التي لدينا متطلباتنا الخاصة) على خوارزمية أكثر كثافة في استخدام الطاقة لإنشاء الدعوات: تقدم اللجنة المنظمة مسودة أساسية للنص مع المعلمات الرئيسية للحدث ، ويقوم الفريق بالفعل بتغيير هذا النص لنفسه وإعادته إلى اللجنة المنظمة للتسجيل .
من الأفضل إنشاء صندوق بريد منفصل لمعالجة الدعوات ، والذي يمكن حذفه دون أي ألم. هذا سيوفر الوقت والأعصاب في المستقبل.
الجوائز والجوائز
تتويجا للمسابقة هو تصميم الفائزين ومكافأتهم. من الناحية المثالية ، مع الدبلومات والميداليات والكؤوس والمعارك.
من أجل عدم زيادة الانطباع وترك ذكريات لا تنسى للفائزين ، اتبع بعض المبادئ:
بين نهاية المسابقة والجائزة يجب ألا تتم أكثر من ساعتين ، ويفضل ساعة أو نصف. هذا أمر بالغ الأهمية خاصة للأطفال الصغار.
لا ينبغي السماح بالأخطاء في أسماء الفرق وأسماء المشاركين.
من الضروري طباعة الدبلومات المسجلة لكل من المشاركين في الفريق الممنوح. من المهم للجميع إحضار دبلومة شخصية وتقديمها في ملفهم.
كجزء من إعداد الجوائز ، لا تنسى:
- تحديد تكوين الجوائز (المقدمة مباشرة من قبل منظمي وشركاء المسابقة).
- تحديد عدد ومجموعة الكؤوس والميداليات في الأماكن (شخص ما يجعل 3 أماكن الجائزة ، شخص 4 أو 5).
- استخدم قالب جدول الفائز نفسه لفهم الصورة بالكامل.
- قم بتعبئة الجوائز في الصناديق وفقًا لسيناريو المكافآت.
- قم بإعداد جوائز بديلة (في المسابقات ، قد تحصل فجأة على المركزين الثاني أو الثالث).
مجموعة الحد الأدنى للجوائز تشمل:
- مربع مع الجوائز والميداليات والكؤوس.
- ملف به شهادات تم ترتيبها وفقًا لمنحها: بدءًا من آخر مكان وينتهي بالأول.
- بطاقة تقرير (للزعيم).
جدول الفعاليات
الجدولة - عمل طويل ومضني بالتنسيق مع جميع الأطراف المعنية (القضاة ، الرعاة ، أصحاب المواقع).
عند الجدولة ، من الأكثر منطقية الانتقال من عام إلى خاص وإبراز العمود الفقري - النقاط التي لا يمكن استبدالها والتي لا يمكن التخلي عنها تحت أي ظرف من الظروف:
اجعل الجدول الزمني على اللافتة واللفافة والشاشة - بشكل عام ، مرئيًا وقابل للقراءة قدر الإمكان من أي مكان في منطقة المنافسة.
الحل الأمثل (إن أمكن) هو تطبيق الهاتف الذكي مع جدول المسابقات.
بالمناسبة ، يجب أن يكون جدول منفصل لكل اتجاه. بطبيعة الحال ، لا تهتم فرق اتجاه واحد بجدول آخر ، فلماذا يحتاجون إلى معلومات إضافية؟ ثم ، يوفر الجدول في التوجيهات أقصى قدر من التنظيم الذاتي للعملية. اكتب جدولًا شخصيًا لكل فريق على حدة ، حتى لو كان هناك 100 قطعة على الأقل ، لكن المشاركين سيعرفون بوضوح وقت سباقاتهم.
مطلوب جدول منفصل أيضا للضيوف.
بالنسبة للمنظمين ، بالطبع ، هناك جدول داخلي ، والذي يشمل جميع النقاط من التطوير إلى إغلاق المواقع.
النتائج
حفظ جميع البيانات من القضاة هنا. البروتوكولات الإلكترونية والمسح والصور من نتائج السباقات.
إذا لزم الأمر ، سيساعد هذا في استعادة المعلومات الضرورية دون بذل جهد كبير.
في الارتباك ، يمكن أن تفقد البروتوكولات. لذلك ، اطلب من القضاة تصويرهم.
شكر وتقدير
بعد الانتهاء من المسابقات والمهرجانات ، تعود الفرق إلى ديارها وينصح الجميع بإظهار أدلة ملموسة على العمل المنجز قبل أنفسهم وقبل القيادة والرعاة. بالنسبة لأولئك الذين فازوا بجوائز ، على سبيل المثال ، الدبلومات. لبقية الشهادات. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون مؤشرًا مهمًا هو الامتنان الذي تم إصداره على شكل الحدث أو خطاب شكر للمنظمة التي أرسلتها ، للراعي الذي كان قادرًا على تخصيص أموال لرحلة الفريق.
هذه نتيجة ملموسة للجهود التي بذلها الفريق ليس فقط ، ولكن أيضًا للذين قاموا بجميع الأعمال التحضيرية للمشاركين في الإعداد للحدث. إن الامتنان ، الذي يمكن تعليقه أيضًا على الحائط ، ممتع دائمًا ويشجع المشاركة في الأحداث التالية.
لتحسين هذه العملية ، يمكنك إعداد قالب شكر وتقديمه للفريق. سيعود الفريق القالب المكتمل مرة أخرى ، ويبقى فقط للتحقق منه وإصدار الأصل وإرساله إلى الفريق.

في الختام
في الختام ، أود أن أقول إنه إذا كان لديك تنظيم من المسابقات الآلية حيث يشارك تلاميذ المدارس والطلاب ، فبغض النظر عن حجم مثل هذا الحدث ، لا تأخذ الأمر في نزهة ممتعة ولا تستخدم صيغة "اتخاذ قرار بشأن المكان".
إن عقد المسابقات نفسها للمنظمين هو مجرد غيض من فيض على السطح ، حيث تحجب عملاقاً في الحجم والمسؤولية ، وهذا لا ينتهي على الإطلاق عندما يعلنون من المرحلة: "أعزائي أعضاء الفريق والضيوف! المجالات الفنية ومناطق المنافسة تغلق. أراك مرة أخرى! "