في هذه المقالة سوف أشاطركم نظرة عامة على الاتجاهات في مجال إدارة المستندات والوثائق. تعتمد المادة على الخبرة والملاحظات الشخصية والبيانات من المصادر المفتوحة ومنشورات البائعين.
ولد الرقمية مورت! فيف لو "ولد على الإنترنت"!
تاريخ الوثائق من الديناصورات إلى "المولود على الإنترنت"
ذات مرة ، عندما أصبحت أجهزة الكمبيوتر مجرد جزء من سير العمل اليومي ، وكان البرنامج قد بدأ لتوه في تحسين التعرف على المستندات الممسوحة ضوئيًا ، بدأت الإنسانية في تحويل المستندات الورقية بنشاط إلى تنسيق رقمي.
ثم جاءت حقبة جديدة. وُلدت جميع المستندات ، سواء كانت شخصية أو شخصية ، على أجهزة الكمبيوتر ، لكنها ما زالت تطبع على الورق. استمر هذا الأمر حتى ظهر مفهوم "بلا أوراق" في الأفق ، والذي تم تصميمه لزيادة سرعة سير العمل ، والذي تم نقله تدريجياً إلى أكتاف البرامج الخاصة.
في الوقت نفسه ، لاحظنا كيف ، مع انتشار الإنترنت على نطاق واسع ، جاء وقت "المولد الرقمي" ، والذي لم يشر إليه فقط من خلال حقيقة ظهور المواد التي تم إنشاؤها في البيئة الرقمية للبيئة الرقمية ، ولكن أيضًا من خلال المستخدمين الذين يتجهون نحو استهلاك المحتوى ذي الصلة.
يشير تعريف "المولد الرقمي" إلى المواد التي يتم إنشاؤها في تنسيق رقمي ، على عكس تلك التي تمر عبر التحول من التنسيق التمثيلي إلى الرقمي. في كثير من الأحيان يتم تطبيق هذا المصطلح على المكتبات والعمليات الإلكترونية في المنظمات المتعلقة بتخزين البيانات والملكية الفكرية. ومع ذلك ، مع تطور التكنولوجيا ، بدأ مفهوم "المولد الرقمي" ينطبق أيضًا على المحتوى الرقمي للاستهلاك الخاص (الكتب الإلكترونية ، الموسيقى ، إلخ). المصطلحات الأخرى التي تنطبق على هذا المحتوى هي "رقمية أصلية" أو "رقمية أولاً" أو "رقمية حصرية".
- لكل ويكيبيديا
بالإضافة إلى ذلك ، في سياق "الرقمية المولودة" ، يتم تمييز "الرقمية للطباعة" ، ولكن في رأيي ، يجب اعتبار "الرقمية المولودة" الحقيقية "مولودة لتكون / تعيش / تبقى رقمية" ويتم تحديدها من خلال دورة حياة المعلومات.
كانت الخطوة الأخيرة نحو التحول الرقمي هي الانتقال من "مولود رقمي" إلى "مولود على الإنترنت" ، والذي بدأ منذ عدة سنوات ويستمر بخطى متزايدة في جميع أنحاء العالم. في السباق على مستخدم أعمال ، قدمت الشركات العملاقة مثل Microsoft و Google تجربة "عبر الإنترنت" تمامًا بتنسيقات مستندات مألوفة. أنا هنا أتحدث عن Microsoft Office 365 و Google G Suite (نحن على دراية بذلك من خلال مستندات Google ، الأوراق ، الشرائح).
من هذا المكان ، سأبدأ قصة حول الاتجاهات في العمل مع الوثائق والوثائق.
تعزيز الاتجاهات
هجرة المستخدم إلى خدمات الويب
أصبحت عملية التبديل إلى الأدوات عبر الإنترنت للعمل مع المستندات أكثر كثافة.
إن تحول المستخدمين إلى الأدوات عبر الإنترنت هو أمر واقع. يبقى فقط أن نضيف أنه كلما أصبحت خدمات مثل Microsoft Office 365 و Google G Suite أكثر وظيفية وأكثر سهولة ، أصبحت عملية التبديل إلى الأدوات عبر الإنترنت للعمل مع المستندات أكثر كثافة. عهد "ولد على الإنترنت" يعد بالسحب لفترة طويلة.
وظيفة إصدار المستند
إذا كان المبرمجون يتحدثون حتى وقت قريب عن التحكم في الإصدار ، فإن كل حقل احترافي تقريبًا لديه أدواته الخاصة التي تدعم إصدار المستندات المخزنة.
تدعم العديد من خدمات إدارة المستندات الشائعة عبر الإنترنت تعيين الإصدار. هذا هو أفضل شيء يجعل عملية تحرير المستندات غير قابلة للتحقيق نوعيا لمعظم برامج سطح المكتب. من خلال تعلم الاستفادة من هذه الميزة ، سيكون لديك دائمًا إمكانية الوصول إلى البيانات التاريخية بالشكل الذي تحتاجه ولن تغرق في عدد لا حصر له من ملفات "_final".
هذا هو 1/5 فقط من قائمة الإصدار بالكامل من مستند واحد. هذا ليس ضروريا.إذا كان المبرمجون يتحدثون حتى وقت قريب عن التحكم في الإصدار ، فإن كل حقل احترافي تقريبًا لديه أدواته الخاصة مع دعم المستندات التي تم إصدارها. تم العثور على مكان لمثل هذه الخيارات في أدوات للمصممين ، على سبيل المثال ، في
Figma ، في خدمات التخطيط ، على سبيل المثال ، في
Lucidchart ، حتى لإدارة الوثائق الهندسية ، هناك إمكانيات مماثلة ، على سبيل المثال ، أتيحت لي الفرصة مرة واحدة لتطبيق
Vitro-CAD على أساس Microsoft SharePoint ، التي لديها وظيفة التحكم في إصدار الوثائق وفرص التعاون مع الوثائق.
على سبيل المثال ، يبدو أن أحد الإصدارات السابقة من هذه المقالة في واجهة مستندات Google.خيارات مماثلة لإدارة إصدارات الملفات ، بغض النظر عن امتدادها ومحتواها ، يمكنك العثور عليها في Dropbox و OneDrive و Google Drive. إعادة حفظ الملف - تلقى نسخة جديدة ، بكل بساطة.
SpiderOak ( المصدر )الفوائد المحتملة للتطبيق:- انخفاض في عدد الملفات المخزنة
- تغيير قدرات التحكم
- شفافية التغييرات عند العمل مع المستند
- الوصول إلى جميع محفوظات مراجعة المستندات
أمثلة على المنتجات: Microsoft Office 365 و Google Docs و SpiderOak و Dropbox و OneDrive
الذهاب إلى سحابة التخزين
باتباع هذا الاتجاه ، تقوم شركات أكثر وأكثر بنقل البيانات من خوادم مكاتبهم إلى السحابة. يوفر هذا النهج أفضل تجربة لاستخدام أدوات للتعاون مع المستندات ، ويجعل تبادل المعلومات أسهل ، وهذا صحيح بشكل خاص للشركات الموزعة جغرافيا. قد يكون الدافع الجيد للانتقال إلى السحابة هو الموثوقية العالية للتخزين ومراقبة جودة الوصول إلى المستندات.
SpiderOak ( المصدر )الفوائد المحتملة للتطبيق:- إلغاء الربط من البنية التحتية للمكاتب المحلية والوظائف و VPN
- فشل في دعم الخادم المحلي لتخزين الملفات
- زيادة مرونة التحكم في الوصول إلى البيانات
- توفر البيانات عبر الإنترنت ومنصات المحمول
- حماية عالية فقدان البيانات
- تكاليف النشر والدعم
- دعم الدليل النشط ، SSO ، MFA / TFA
أمثلة على المنتجات: Google Drive و Dropbox و SpiderOak و IDrive و Box
نقطتي هي أن تخزين الملفات على محرك أقراص الشبكة على خادم المكتب هو فكرة سيئة. لا يتعين عليك أن تتفق معي ، ولكن في رأيي ، فإن تخزين البيانات في السحابة يعلم المستخدمين أن يتوخوا الحذر بشأن جودة وكمية المعلومات المخزنة. لا تثق في الأشخاص الذين يقومون بتخزين 40 نسخة من المجلد باسم "final".باستخدام نظم إدارة الوثائق
تستخدم أنظمة إدارة المستندات التي تجمع بين وظائف إنشاء وتخزين وتنظيم وتعاون مع البيانات والمستندات على نطاق واسع في بيئة الشركة. تفتخر العديد من الخدمات بدعم سير العمل الآلي المرتبط بالوثائق ، مثل الموافقة والموافقة والنشر والنشر وطلبات التغيير وغيرها. ما هو جدير بالذكر ، تقدم وظائف مماثلة بشكل متزايد من قبل أنظمة إدارة المشاريع.
مثال البوابة على التقاء ( المصدر )هناك ما يبرر استخدام أنظمة إدارة الوثائق أيضًا في المشروعات الفردية ، عندما تحتاج إلى توفير مستوى معين من الشفافية وإمكانية الوصول إلى المعلومات للعديد من المشاركين. على سبيل المثال ، باستخدام Confluence ، يمكنك تنظيم قسم الأسئلة الشائعة للعملاء ، ونشر وثائق مفصلة لمنتجك أو خدمتك ، ومشاركتها مع العملاء أو الزملاء ، مع ضمان حصول الجميع على المستوى اللازم للوصول.
الفوائد المحتملة من التنفيذ:- توحيد وتسريع عمليات سير العمل
- زيادة الشفافية وإمكانية الوصول إلى المعلومات
- تبسيط تبادل المعلومات
- تنظيم تخزين الوثائق وملفات المعلومات
أمثلة على المنتجات: التقاء ،
HotDocs ،
Microsoft SharePointيتزايد الطلب على الخدمات الصديقة للجوال
إذا كان لديك نظام لإدارة المستندات ، أو قمت بتخزين المستندات في السحابة ، أو إنشاء المستندات وتعديلها عبر الإنترنت ، سيكون من الجيد أن يكون لديك وصول إلى كل شيء من هاتفك الذكي. على الرغم من أن الهاتف الذكي ليس من أكثر المنصات المريحة للعمل ، إلا أن القدرة على المشاركة في عمليات العمل والبقاء على الهاتف المحمول مطلوبة بشدة في العالم الحديث.
آفاق جديدة
الوثائق مدفوعة البيانات
مستوى جديد من تنظيم العمل باستخدام البيانات الرئيسية ، والتي يعد تتبعها أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للأعمال التجارية واتخاذ القرارات بناءً عليها.
مع نمو حجم مصادر البيانات وكميتها ، بدأ العمل يدرك أن هناك حاجة إلى أدوات جديدة لإنتاج البيانات المعقدة وتصورها واستخدامها اليومي في صنع القرار. الأدوات التي ستساعد على تقليل الفجوة الزمنية بين وقت استلام البيانات ومتى سيتم معالجة البيانات وتفسيرها واستخدامها من قبل الأشخاص.
حقيقة أن القادة في مجال تطوير البرمجيات ، مثل Google و Microsoft قد عرضوا بالفعل على الشركات حلولاً ميسورة التكلفة بهذا المعنى في هذا الجزء ، يتحدث عن الطلب الحالي في السوق على مثل هذه الوظائف.
نموذج تقرير بيانات Google Analytics في Google Data Studioيمكنك التفاعل مع محتوى المستندات والعروض التقديمية ولوحات المعلومات في نفس الوقت مع زملائك ، أثناء الوصول إلى البيانات التاريخية وإدارة المحتوى والرسوم البيانية وتصفية النتائج دون مهارات تحليل البيانات أو معرفة SQL أو مهارات البرمجة أو الوصول المباشر إلى قواعد البيانات .
على الرغم من أن السهولة الظاهرة في تنفيذ مثل هذه الحلول يمكن خداعها ، للاستفادة الكاملة من الأدوات ، فمن الضروري حل مشكلة جمع البيانات وإعدادها للاستخدام.
الفوائد المحتملة من التنفيذ:- خلق بيئة تفاعلية للعمل مع البيانات
- تقليل وقت الوصول إلى البيانات
- تنظيم بيئة إدارة الأعمال القائمة على البيانات
أمثلة على المنتجات: Google Data Studio و
Microsoft Power BIBlockchain لتخزين وضمان صحة البيانات
على الرغم من حقيقة أن تكنولوجيا blockchain ، في أعقاب الأحداث السلبية التي تطارد رواد علم الاقتصاد التشفيري الجديد ، أصبحت ضحية لاكتئاب السوق ، فإن المزيد والمزيد من الشركات تتجه إلى الفوائد والفرص التي يمكن أن تقدمها منتجات blockchain لمنتجاتها. هناك خدمات شبكة كاملة لتخزين البيانات الموزعة ، والتي ، بالطبع ، لا يمكنها توفير مستوى غني من الوظائف مثل البرامج السحابية "الكلاسيكية" ، ولكن لديها عدد من المزايا الأخرى.
على سبيل المثال ، يعد ضمان جودة البيانات المخزنة على مستوى عالٍ من ضمان صحة البيانات المخزنة ، مستوى عالٍ من الاستقلال عن البنية التحتية لمورد معين أو شركة معينة ، وهو مستوى غير مسبوق من أمان الوصول إلى البيانات. حتى أن بعض الشركات المعترف بها في السوق ، مثل SpiderOak ، تقدم سلسلة blockchain لحل هذه المشكلات.
تظهر محاولات منفصلة على مستوى التجربة أيضًا في منطقة تخزين البيانات الكبيرة عند استخدام blockchain.
الفوائد المحتملة من التنفيذ:- ضمانات الحد الأقصى من صحة البيانات المخزنة.
- مستوى غير مسبوق من أمان الوصول إلى البيانات.
- P2P يمكن أن توفر الوصول إلى الملفات عالية السرعة.
- سيوفر توزيع أقرانهم حول العالم توفرًا عاليًا للبيانات أينما كنت.
- تكلفة منخفضة للغاية (حوالي 2 دولار لكل تيرابايت)
أمثلة على المنتجات: Storj ،
Sia ،
SpiderOakفي الختام
أود أن أقول أنه بغض النظر عن مدى سرعة تنفيذك لأدوات وتقنيات جديدة للتعامل مع الوثائق ، فهي لعبة اللحاق بالركب في 99٪ من الحالات. يحتوي كل حل ومنتج تم تنفيذه دائمًا على عدد من المزايا والعيوب ، والتي يمكن أن يكون لشركات مختلفة أوزان مختلفة. اقترب من استخدام أدوات جديدة ، وقد سبق لك أن أجبت نفسك على أسئلة حول الوظيفة التي تحتاجها للعمل ، والتي يمكنك رفضها بأمان.
مكافأة لأولئك الذين قرأوا حتى النهاية