كيف تتوقف عن "كتابة المعارف التقليدية" وتبدأ العمل؟

كثير من أولئك الذين يعملون في الوكالات على دراية بالموقف الذي تتم فيه صياغة المهام التي حددها العميل بدقة وأقل دقة ، حتى عندما يتعلق الأمر بالمهام المعقدة مثل تطوير البرامج أو إطلاق حملات ترويجية أو الاتصالات الزناد.

والأمر الأكثر ندرة هو الموقف الذي يترك فيه العميل ما يكفي من الوقت للوكالة لإجراء مقابلة شاملة ، وإعداد موجز عالي الجودة ، وتنسيق الوثائق اللازمة ، وتحديد المهام ، والعمل بهدوء.


المصدر

من معارف وأصدقاء من الصناعة ، أسمع نفس القصة بشكل متزايد. شركة ، على سبيل المثال ، وكالة تسويق أو مطور برامج ، تفوز بمناقصة ماركة خدمات معروفة. لدى الإدارة آمال كبيرة في العقد الجديد ، وبدون النظر إلى الوراء ، فإنها تلقي أفضل موارد الوكالة للمشروع. بالطبع ، بالنسبة لكل شركة صغيرة ، يعد التعاون مع علامة تجارية كبيرة فرصة لاكتساب موطئ قدم في السوق ، ولكن عندما تمر النشوة الأولى ، يحين الوقت للعمل الحقيقي.

في هذا الوقت ، تواجه أحلام مستقبل أكثر إشراقًا واقعًا وحشيًا يحتاج فيه مديرو العملاء إلى رد فعل سريع على كل مهمة ، والوقت اللازم لتطوير المهام والموافقة عليها يعتبر ترفًا غير مقبول ، والحاجة إلى تنسيق مواد المشروع مع عقبة مؤسفة ، وعدم وجود وثائق للمشروع ومواعيد نهائية كافية ستسبب لك الصداع النصفي الحاد.

في مثل هذه الظروف ، تكون المشاريع أشبه بكرة الثلج التي تتدفق من أحد الجبال ، والتي تتحول فيها جميع المهام إلى مهام عاجلة وحارقة ، ويكون العميل غير راضٍ دائمًا ، وتقوم بتعيين المهمة "على الركبة" ، وتضيف المهام الفنية في وقت فراغك بعد شهر من اكتمال المشروع ، وبالتالي وعد المديرون بتزويد العميل بمستندات التصميم. في النهاية ، يتم إلغاء تنشيط فريقك ويبدأ في ارتكاب الأخطاء.

ما يجب القيام به من أجل عدم الوقوع في مثل هذا الوضع وضمان وتيرة عالية من العمل؟

اجعل عملية الإنتاج واضحة

لتحقيق العمل الجماعي في المواقف الصعبة عندما تؤثر سرعة ودقة رد الفعل على المهام القادمة إلى الحد الأقصى على النتيجة وكمية الموارد التي تنفق على إنتاجها ، تأكد من أن الفريق بأكمله يعرف ما يفعله. يجب أن يفهم كل موظف مشارك في العمل في المشروع:

• كيف تم بناء تسلسل العمل من أول إلى آخر خطوة ؛
• ما هو المسؤول عنه؟
• كيف تؤثر نتيجة عمله على نتيجة عمل زملائه والمشروع ككل ؛
• ما هي القرارات التي قد يتخذها أو لا ينبغي أن يتخذها بمفرده ؛
• ما الذي يقومون به وما هي القرارات التي يتخذها أعضاء الفريق الآخرون.

تسترشد بالعمليات الجاهزة ، سيقضي الفريق وقتًا كحد أدنى في حل المشكلات المماثلة وتقديم النتيجة النهائية بدقة أكبر والاستجابة بسرعة أكبر لطلبات العملاء. سوف ينخفض ​​عدد الاتصالات الخارجية والداخلية.

حدد الأوصاف الجاهزة في عملية العمل - سوف تساعد في تحديد "قتلة الوقت" المخفيين وتصبح الأساس لإعداد نظام لإدارة المشروع أو تخطيط موارد المؤسسات لمشروع.

ليس لدينا عمليات تجارية جاهزة ، ماذا تفعل؟

إذا كان لديك شخص في الفريق لديه خبرة في تصميم أو وصف العمليات التجارية ، فاطلب منه المساعدة ، ودعه يعد لك المستندات الأكثر سهولة للفهم واثنين من الرسوم البيانية لهما (اختياري ، للعمليات المعقدة) باستخدام أي من الرموز المناسبة (على سبيل المثال ، أنا معجب كبير بـ BPMN ).

إذا لم يكن هناك مثل هذا الشخص ، مسترشداً بمبادئ SMART ، فصف الإجراءات التي يقوم بها كل موظف مشترك في أداء مهام محددة خطوة بخطوة. يجب أن تحصل على قائمة بالإجراءات ، يكون من الواضح للغاية من المسؤول عن ماذا وما هي نتيجة هذه المرحلة (على سبيل المثال ، مستند أو رمز أو نتيجة إجراء معين).


فيما يلي مثال مبسط لمثل هذه العملية لإعداد قالب البريد الإلكتروني للتوزيع:

• ما لا يقل عن 5 أيام عمل (الحد الأدنى لفترة - 5 أيام ، الفترة الموصى بها - 10 أيام) قبل بدء الحملة الإعلانية ، يرسل مدير المشروع المهمة إلى Email Marketer لتطوير نموذج وتخطيط لقالب البريد الإلكتروني ؛

تتضمن مهمة تطوير قالب البريد الإلكتروني: الفقرة 1 ، الفقرة 2 ، الفقرة ن

• يقوم مسوِّق البريد الإلكتروني ، بعد تلقي مهمة خلال يوم عمل واحد ، بالتحقق من التخطيط المستلم ومحتويات المهمة:
• في حالة وجود أخطاء في التصميم أو نقص المواد ، يزود مسوق البريد الإلكتروني مدير المشروع بمعلومات حول الأخطاء ويقدم توصيات لحلها ؛
• إذا لم يكشف التحقق من التصميم عن أي عيوب ، فانتقل إلى الخطوة 3
• قبل بدء الحملة بثلاثة أيام على الأقل ، يقوم مسوق البريد الإلكتروني بتكوين قالب للتوزيع ؛
• قبل يومين على الأقل من البدء المخطط للحملة ، يتم اختبار مسوق البريد الإلكتروني

خطة الاختبار القياسية: الفقرة 1 ، الفقرة 2 ، الفقرة N

• استنادًا إلى نتائج الاختبار ، ينقل مسوق البريد الإلكتروني إلى مدير المشروع معلومات حول نتائج الاختبار ونتائج المهمة.

من الضروري أن نكون مستعدين لحقيقة أنه لا يمكن وصف جميع العمليات ، خاصة تلك المتعلقة بالعمل الفكري أو المهام الإبداعية ، بهذه الطريقة ، ولكن في تجربتي ، فقط 5-10٪ من العمل غير قابل للصف أو يصعب وصفه.

يتمثل المعيار الأكثر أهمية في هذه المرحلة على وجه التحديد في توفر المستندات الجاهزة للتصور ، لأنه يتعين عليك تقديم جميع أعضاء الفريق إليهم والإجابة على الأسئلة ، ويجب أن يستغرق هذا كحد أدنى من الوقت. وتجنب الكثير من التفاصيل!

لقد فات الأوان على تغيير أي شيء

لا يهم المرحلة التي تتواجد فيها حاليًا ، سواء كنت تقف أمام الخط الذي يبدأ "التشغيل والتشغيل" وراءه ، أو أنك عبرت هذا الخط بالفعل. كلما تعمق في المشروع ، زادت معرفتك بميزات العمل مع العميل والأنظمة والبرامج المستخدمة وتفاصيل المهام التي يتم حلها. واحدًا تلو الآخر يصف العمليات ويدخلها تدريجياً في الفريق. لبضعة أسابيع ، تسترشد بمبدأ "الكفاية" ، يمكنك بسهولة التعامل مع وصف لعمليات 10-15 ، مع تخصيص 1-1.5 ساعة في اليوم لهذه المهمة.

استخدم نظام إدارة المشروع

Basecamp و Jira و Slack و [ نظام إدارة المشاريع المفضل لديك ]. استخدم أي نظام تريده أو يناسب طبيعة عملك. تتمثل الفائدة الرئيسية من التنفيذ الناجح للشركات العسكرية الخاصة (PMS) في تحسين كفاءة الإدارة وتتبع حالة المهام ، بالإضافة إلى تسريع تبادل المعلومات المهمة بين أعضاء الفريق.

سأقول بضع كلمات عن الخدمات المذكورة أعلاه.

القاعده

يعتبر برنامج Basecamp مناسبًا بشكل أفضل للفرق ذات المهام الموجهة للمديرين والمسوقين ، وله تكلفة معقولة للغاية ومناسب تمامًا لمشاركة المهام والمعلومات مع العميل ، كما أن الوظيفة بسيطة بقدر الإمكان للتصور.



المصدر: basecamp.com

جيرا

تعد Jira أكثر ملاءمة للمطورين ، فهي تدعم الكثير من قوالب تنظيم المشاريع النموذجية. هنا ، بالنسبة لك ولوحات Kanban ، و Scrum Product Backlog ، وإدارة المهام ، وإذا كانت الخيارات القياسية لا تناسبك ، فإن Jira يقدم العديد من الخيارات لضبط العمليات ومساحة العمل. لكنني أنصحك أن تكون حذرًا ، فالنظام لديه عتبة دخول عالية ويمكن أن يعقد حياة فريق عديم الخبرة. في الوقت نفسه ، ليست سياسة التسعير الأطلسية هي الأكثر ديمقراطية ، ولكن يمكنك تجربتها مجانًا.



المصدر: confluence.atlassian.com

اقرأ المزيد حول الميزات الشائعة لأنظمة إدارة الوثائق للمشاريع في مقالتي " الاتجاهات في إدارة المستندات وتخزين البيانات لعام 2019 ".

الركود

إذا كان عملك مبنيًا بشكل أساسي على الاتصالات الشخصية واتصالات الفريق ، فسيكون Slack عونًا جيدًا لجمع كل المحادثات الداخلية والمراسلات الشخصية في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك ، لدى Slack بعض الميزات لتنظيم تتبع المهام ، وإنشاء أوراق مهام. علاوة على ذلك ، يتمتع النظام بقدرات غنية للتكامل مع الخدمات المختلفة ، وهناك احتمال كبير أن تجد أداة تتبع المهام المفضلة لديك أو أداة أخرى من بينها. تعتمد أسعار استخدام الخدمة بشدة على عدد الأشخاص في فريقك - من صفر إلى عدة مئات من الدولارات شهريًا.



المصدر: slack.com

اكتب ملخصات شاملة

اكتب وتنسيق مع العميل ملخصات شاملة ، حتى لو واجهت السحب. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول أن تتجاوز حدود الموجز قليلاً للضغط على الحد الأقصى من المعلومات من العميل حول النتيجة التي يتوقع أن يتلقاها ، والأهم من ذلك ، كيف سيستخدم هذه النتيجة.

على سبيل المثال ، عند تطوير حملة يترك فيها المستهلك البيانات الشخصية على الصفحة المقصودة ثم يقع في سلسلة اتصالات المشغلات ، يمكنك بسهولة تفويت البيانات التي يعتزم العميل استخدامها لتقسيم جمهور الحملة في الاتصالات التالية ، ولكن نسيت إخبارك عنها. يمكن أن تكون مثل هذه البيانات إجراءات المستخدم على الموقع وتفاعلات المستلم مع الرسائل وترويج العملاء على طول سلسلة الزناد. على الرغم من أن الخطأ الأكثر شيوعًا هو العداد المفقود في Google Analytics أو DoubleClick ، ​​والذي يتم تذكره في نهاية الحملة.

نقطة مهمة أخرى في إعداد الموجز - يمكن تحويل موجز عالي الجودة إلى مهمة وظيفية بأقل جهد!

توحيد متطلبات محتوى المشروع

إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول توحيد متطلبات العناصر الفردية للمشاريع واحتفظ بها دائمًا في متناول اليد.

على سبيل المثال ، إذا قمت بجمع نفس البيانات الشخصية في المشاريع ، فضع قواعد التحقق من الصحة والتحقق منها لمجموعة البيانات هذه حتى لا تتوصل إليها في كل مرة. يمكنك أيضًا القيام بوصف المهام الوظيفية.

من المحتمل وجود بعض أجزاء المتطلبات التي تحاول الخروج بها من جديد بالفعل ، أنت لا تعرف عنها. غالبًا ما يتم وصف أساليب التحكم في جودة البيانات التي تم جمعها وتكوينها بالفعل في استراتيجية CRM ، والتي تنظمها ميزات البرنامج المستخدم (على سبيل المثال ، CRM من جانب العميل ، والذي يحتوي على واجهة برمجة التطبيقات) ، وقد اخترع عميل تكنولوجيا المعلومات العالمي متطلبات وتقنيات الأمان المستخدمة منذ فترة طويلة. لسوء الحظ ، فإنهم يتذكرون هذا غالبًا ، أو يكتشفون بطريق الخطأ بضع سنوات بعد بدء العمل مع عميل.

استبدال الاختصاصات الوظيفية

ما هو الفرق بين المواصفات الفنية والوظيفية؟

تجيب الاختصاصات بالتفصيل على السؤال "كيفية القيام" وتتطلب قدرا كبيرا من المواد الجاهزة لإعداد الوثيقة ، وبالتالي ، فإن تكاليف العمالة لإعدادها تعتمد بشكل مباشر على تعقيد المشروع. في معظم الحالات ، لا يحتاج زملائك (على سبيل المثال ، المطورين) إلى مثل هذه التفاصيل من المهام لإكمال عملهم.

تقتصر المهمة الوظيفية على الإجابة على السؤال "ماذا تفعل / ماذا تفعل" ويمكن تنفيذها بطريقة مختلفة تمامًا ، حيث تمثل مجموعة من المواد المختلفة (النص ، الرسم ، الوثائق النهائية ، تصميمات التصميم وغيرها). عادةً ما يكون الحد الأدنى الضروري لوصف المهمة في 2-3 صفحات مقابل 15-20 ورقة من المواصفات الفنية الصادرة.

إذا كان لمشاريعك الكثير من الوظائف المتنوعة ، فاستخدم أدوات حديثة ، على سبيل المثال ، سيساعدك Scrum Product Backlog على توثيق المتطلبات الجديدة لمنتج / مشروع / خدمة بسرعة وإدارتها بشكل فعال.

في الوقت نفسه ، يصف تنسيق المهمة الوظيفية بدقة ما تقوم به ويترك زملائك مجالًا للمناورة في إنجاز المهمة ، ويستغرق إعدادها وقتًا أقل بكثير. ستوفر 60-80٪ من الوقت لإعداد المهمة ، وحتى 99٪ على المشاريع البسيطة (يبقى تغيير عنوان المستند).

محدث: التعليقات تشير إلى الرسم التوضيحي التالي. يوضح الرسم البياني تقليديًا كيف أن نقل محتوى المستندات من واحد إلى آخر سيوفر الوقت والتكلفة. في الوقت نفسه ، حاول أن تتذكر أن المتخصصين من مختلف المستويات يشاركون دائمًا في إعداد الوثائق ، وإذا تقاربت الرياضيات ، فمن الأفضل أن تقضي 8 ساعات في إعداد الوثائق أولاً ، ثم 4 ساعات على مهندس النظام.

تبين الممارسة أنه في 99.9٪ من الحالات ، لا يوجد أخصائيون من جانب العميل يمكنهم تقييم موضوعي لجودة ومحتوى المهمة الفنية بموضوعية.

لذلك ، إذا لم تكن هناك حاجة مباشرة لمهمة تقنية ، فتجاهلها.
إذا لم تكن تخطط لتنسيق اختصاصات العميل قبل بدء العمل ، فقم برفضه.

أدخل الوثائق التنفيذية

في الواقع ، هذه النقطة هي استمرار منطقي للفكر السابق. في كل مرة تغلق فيها مشروعًا ، قم بعمل قليل لدمج الملخصات ، والمهام الوظيفية (إذا كان هناك أكثر من تكرار) ، ومهام التطوير المتراكمة ، والوثائق الواردة والصادرة.

يوفر كل نظام إدارة مشروع أو ERP الوظيفة المناسبة. التقاء (من Atlassian) ، Basecamp ، Miscrosoft SharePoint - جميع الحلول جيدة. مهمتك الرئيسية هي إنشاء قاعدة معرفة حول المشاريع دون إنفاق الكثير من الوقت على هذا.

نصيحة إدارتك لا يحب

تقييم بعناية سمية العميل في بداية العلاقة. لا تسمح للتلاعب بنفسك ، فالعملاء "بأي ثمن" قد يكلفون شركة جيدة ومتخصصين ، ويسببوا خسائر كبيرة ويكلفون سمعتك غالياً.

يمكن أن تصبح العلامة التجارية الكبيرة مرساة ثقيلة على رقبتك.

إذا رأيت أنه من البداية يقوم العميل ببناء علاقات تكون فيها دائمًا "رهينة" ، أو تضطر للذهاب إلى المعالجة غير مدفوعة الأجر أو للقيام بعمل مجاني ، ومعدل نمو عبء العمل يهدد في البداية بتجاوز قدرات فريقك ، قم بإصدار صوت المنبه بشكل عاجل. لديك مشاكل كبيرة. ولا تظن أن تنويع الأعمال قد اخترعه الحمقى. تثبت عظام عشرات الشركات ، التي تبيض على ضفاف التاريخ ، أنه بوضع الآمال على عمل عميل كبير ، فإنك تضع نفسك في وضع ضعيف يعتمد عليه. لا توجد شركات في السوق تقريبًا تؤدي هذا العمل الفريد وتمتلك مثل هذه المعرفة لتصبح غير قابلة للاستبدال.

أسوأ العملاء هو الذي يدفع أكثر.

أفضل أن يكون لدي 20 عميلاً صغيراً من شأنه أن "يعبد" شركتي أكثر من عميل يزيل قدمي. في الوقت نفسه ، لن يكون لكل منهما قيمة حرجة ، مما يجعلك مستقرًا بما يكفي للتعامل مع حالات الأزمات. أسوأ العملاء هو الذي يدفع أكثر.

مكافأة لمديري المشاريع

لقد رأيت العديد من مديري المشاريع الذين يتفقدون المسافات البادئة في المستندات لعدة ساعات ، ويسلطون الضوء على الكلمات الفردية بخط غامق ومائل ، وجداول التنسيق ووضع التسميات التوضيحية للصور ، وترقيمها ، وتأليف المسارد من مصطلحات مفهومة موضوعيا. قام زملائي في الدراسة برسم مذكراتهم في المدرسة الابتدائية من هذا القبيل.لا تفعل ذلك أبدا. تجنب الإفراط في تنسيق الوثائق!

الخاتمة

حسنًا ، هذا كل ما أردت قوله في هذا المقال. آمل أن تكون نصيحتي مفيدة لبعضكم بما يكفي لإلقاء نظرة جديدة على الأشياء المألوفة ، أو لمنع المواقف الخطرة ، أو معالجة المشاكل الملحة. وسأكون صادقًا ، "في الخارج" هناك العديد من الموضوعات الهامة التي أود مناقشتها معك بمزيد من التفصيل في المقالات التالية.

لكي ينظر المشجعون إلى المقالات ، أقدم الأفكار الرئيسية لفترة وجيزة:

• اجعل عملية الإنتاج مفهومة - دع الجميع في الفريق يفهمون دورهم ومهامهم ؛
• استخدام نظام إدارة المشروع - يجب أن تكون إدارة المهام بسيطة وفعالة من حيث الوقت ؛
• اكتب ملخصات شاملة - حاول أن تأخذ المهمة خطوة إلى الأمام ؛
• توحيد متطلبات محتوى المشروع ؛
• إذا لم تكن هناك حاجة مباشرة للمهمة الفنية - رفضها ، فلا تقم بعمل غير ضروري ؛
• أدخل الوثائق التنفيذية - تلخيص المعرفة بعد الانتهاء من المشروع ؛
• تجنب العملاء السامة.
• تجنب الإفراط في تنسيق الوثائق.

هذا كل شيء.إذا أعجبك المقال ، فقد تبين أن المادة مفيدة - شاركها على الشبكات الاجتماعية واشترك في ملفي الشخصي. إذا كنت لا توافق على شيء أو لديك اقتراحات - دعنا نناقش! ترك التعليقات أو الكتابة لي شخصيا.

حظا سعيدا في الحقول!