إدارة الحرائق كجزء من عمل القائد

هذا المقال يدور حول إدارة المخاطر ، وليس العمل الجاد لرجل الإطفاء ، كما يوحي الاسم. ومع ذلك ، فإن هذه الصورة تبدو قريبة مني عندما أتحدث عن إدارة المخاطر ، لأن عواقب السيطرة غير المناسبة يمكن أن تكون ، في بعض الأحيان ، أقل دراماتيكية.



الآن ، أثناء توفر المعلومات بشكل مفرط ، إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك العثور على مئات المقالات حول هذا الموضوع ، ومع ذلك ، لا يزال هناك في مجال الإدارة أشخاص يغضون الطرف عن الأشياء الواضحة ويستمرون في إضاعة الوقت والمال وقواتهم. هذه المقالة هي محاولتي نقل "ماذا وكيف" بلغة واضحة.

النار غير مرئية

فجأة اندلعت حرائق الغابات أعطت مسابقات التزلج ديناميات فريدة من نوعها والترفيه.

أولا ، أعرض نفسي. أليكسي تريشين ، مدير المشروع في إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات الكبرى. حامل الشهادات PMP ، PRINCE2 ، ITIL والعديد من الآخرين. يعد العمل مع المخاطر أحد النقاط الرئيسية في عملي.

كم عدد المرات التي تواجه فيها مواقف تؤدي فيها نوعًا من المهام الجادة ، وقد كرست الكثير من الوقت لها ، وبعد ذلك ، مع اقترابك من النهاية ، هل تشعر بعدم الأمان المتزايد؟ على سبيل المثال ، قم بإعداد موقع للعميل. تطبيق حل جديد غير مثبت. أو الهجرة من مركزين للبيانات إلى المركز الثالث. وفي كثير من الأحيان تتبادر العبارات إلى الذهن: "مع درع أو على درع" ، "مقلاة أو اختفت" ، "لم يكن". عندما تأتي لحظة الحقيقة ، قل "لقد مرت" وشعر بالراحة. أو ، على العكس من ذلك ، لقد تغلبت على طاولتك بإزعاج بقبضتك ، رافقت هذا الإجراء بكلمات اختيارية تمامًا هنا.

هل يحدث ذلك؟ في كل مرة يعمل هذا كمؤشر على عدم وجود سيطرة كافية على نتيجة عملك. ولوحوا في مكان ما بأيديهم ، ولم يهتموا في مكان ما ، وفي مكان ما كانوا يأملون في الحصول على فرصة روسية. ومع ذلك ، يمكن أن تنشأ مشكلة بغض النظر عن مقدار ثقتك في حظك.

كل واحد لديه رطانة حكيمة صغيرة في رأسه ، الذي يكتب بشق الأنفس كل أخطائك والإغفالات ، وكلما اقترب الموعد النهائي هو ، والمزيد من الحقائق تتراكم في دفتر ملاحظاته الأسود. وأنت تنظر إلى كيفية زيادة هذا الكتاب الصغير ، ويبدأ القلق في النمو بشكل مطرد.

والحقيقة هي ، في الواقع ، بدء أي عمل ، أنت بالفعل في مركز "النار". صحيح ، ما زلت لا تعرف ذلك. دعونا نحاول معرفة ما يمكن القيام به مع هذا.

لواء النار

في الألعاب الأولمبية ، تلقى فريق من الكيميائيين لدينا الذهب!

في الواقع ، يجدر أن نفهم أنه لا يمكن لشخص واحد أن يكون خبيراً في كل شيء - ولهذا السبب يعملون في مشاريع كفريق واحد ، ومن الصعب تحقيق نتيجة جيدة بمفردهم. كل شخص لديه نظرة عالمية ، تجربة حياة معينة ومجموعة من المعتقدات ، من خلال منظورها الذي ينظر إلى العالم. يقوم الجميع بتقييم الموقف من وجهة نظرهم ، والذي يسمح لك بعمل صورة أكثر اكتمالًا واتخاذ القرار الصحيح.

هناك مثال جيد عن الفيل والحكماء العمياء. إنه يروي كيف قرر العديد من الحكماء أن يشعروا بالفيل ولم يدرس كل منهم سوى جزء الحيوان المتاح له. قال أحدهم أن الفيل يشبه الثعبان ، ويمسك به على الجذع. عقد الآخر ساقه وأصر على أنه يشبه شجرة. الثالث عقد من قبل الذيل وهلم جرا. في النهاية ، لم يستطع الحكماء أن يفهموا أي نوع من الوحش هو الفيل.

حقيقة مثيرة للاهتمام هي أن كل واحد منهم على حق بطريقته الخاصة ، لقد رأى الموقف فقط من جانبه ، ورفض قبول معلومات من زميله. إذا أضافوا ملاحظاتهم ، فمن المحتمل أن يتمكنوا من تجميع معلومات كاملة. تخيل الآن أن شخصًا ذو رؤية قد انضم إلى فريق الحكماء الأعمى ، الذين رأوا كل شيء كما هو وأخبرهم بما يحدث بالفعل. أعتقد أنه في هذه الحالة لم يكن أحد يفكر في وصف هذا الوضع بأنه مثال واستخلاص درس منه.

لذلك هو في إدارة المخاطر. قد يكون لدى الأشخاص المختلفين عند النظر إلى نفس الموقف وجهة نظر مختلفة تمامًا ، لكن ذلك سيساعد على رؤية مزيد من التفاصيل واتخاذ قرار أفضل.

جمع الناس في فريق ، والتقاط أشخاص من ذوي الخبرة المختلفة في الحياة. قد لا تكون "الرؤية" الحقيقية في الفريق ، ولكن "الرؤية" الجماعية ستساعد في زيادة احتمالية تحديد نوع الفيل الذي أمامك وكيفية إطعامه.

سنتحدث قليلاً عن الأدوات نفسها التي يمكن استخدامها لإدارة المخاطر بشكل صحيح.

المخل ، المجرف والفأس

"من نحن لتحمل قوى الطبيعة؟" مجرد بقعة من الغبار على مشارف الكون.
- ... ، بتروفيتش! تأخذ مجرفة وإزالة الثلوج!

في إدارة المشروع الكلاسيكية ، يبدأ كل شيء بخطة / استراتيجية لإدارة المخاطر. هناك يتم الإشارة إلى كيفية إدارة المخاطر في المشروع. كما يمكن ذكر منهجيات وأدوات محددة وأدوار المشاركين وفئات المخاطر وغيرها من التفاصيل التي تساعد على إضفاء الطابع الرسمي على نهج إدارة المخاطر. هذه وثيقة مفيدة للغاية يمكنها الإجابة على العديد من الأسئلة أثناء المشروع ، ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر الكثير من الوقت لإعدادها ، خاصة إذا لم تكن قد أوليت اهتمامًا كافياً لهذه المشكلة من قبل.

في الممارسة العملية ، علي غالبًا استخدام سجل وخريطة للمخاطر.

سجل المخاطر

يعد السجل عبارة عن قرص عادي ، حيث يمكن أن يكون هناك من ثلاثة إلى أربعة أعمدة إلى عدة عشرات - وهذا يتوقف على درجة تفصيل المخاطر اللازمة. على سبيل المثال ، يمكنك الاحتفاظ بها في Excel ، أو إنشاء صفحة على مدخل SharePoint في مؤسستك ، أو حتى الاستفادة من ميزات Project Server ، إن وجدت. في الممارسة العملية ، أي شكل مناسب - فقط إذا كانت هذه الأداة تعمل بالفعل وتم استخدامها.

مثال صغير (مقطوع من مشروع حقيقي ومغلق بالفعل) أدناه:



للراحة ، يمكنك أيضًا إضافة أعمدة توضح تاريخ تحديد المسؤولين عن العمل ، وإضافة تعليق واستراتيجية للاستجابة للمخاطر (قبول وتجنب وما إلى ذلك) ، ونوع المخاطرة (التهديد / الاحتمال) ، والفئة ، وتكلفة التأثير المحتملة ، والعديد غيرها. السمات التي تريد السيطرة عليها.

في إدارة المشروع ، يجب إنشاء سجل للمخاطر من البداية. بالمناسبة ، حتى في حالة العمل ، والتي يتم استخدامها لتقديم عرض رفيع المستوى للمشروع مع وصف للمنافع المتوقعة للمشروع ، يجب أيضًا الإشارة إلى المخاطر الرئيسية المعروفة بالفعل في هذه المرحلة.

مثال على المخاطر في مرحلة التخطيط

بمجرد الموافقة على بدء المشروع ، تبدأ مرحلة التخطيط. هنا ، يبدأ مدير المشروع الجيد العمل الأكثر كثافة: تحتاج إلى تجميع فريق مشروع ، وتحديد قائمة بالأنشطة ، وتحديد الروابط بينهم بشكل صحيح (السحب الأول ، ثم التنضيد) ، وتحديد كيفية إدارة المشروع ، وإعداد جدول العمل.

في هذه المرحلة ، يمكن إنشاء عدد كبير من الأعمال الفنية لإدارة المشروع ، والتي يتم خلالها تحديد العديد من المخاطر وإغلاقها كما تريد. يمكن أن تكون أمثلة هذه القطع الأثرية عبارة عن جدول عمل أو خطط (أو استراتيجيات) لإدارة المخاطر والاتصالات والجودة وقائمة بمتطلبات المشروع ومتطلبات الموارد ووصف لمنتج المشروع وما إلى ذلك.

دعنا ننظر إلى مثال على المخاطر التي يمكن تحديدها على أساس حد زمني واحد فقط. افترض أن لدينا مهلة شهر واحد للمشروع بأكمله. الأنشطة المنظمة ، مرتبطة ببعضها البعض ، تحدد من يجب أن يفعل ما يبدو أن كل شيء يتقارب.

ومع ذلك ، يجدر أيضًا التأكد من عدم مغادرة أعضاء فريق المشروع ، على سبيل المثال ، في هذا الوقت. لأن فجأة قام شخص ما بالفعل قبل ستة أشهر بشراء تذكرة سفر إلى منتجع شاطئي ، وحتى بعلاوة رائعة لا يوافق على إعادة جدولة عطلته.

وكذلك ، إذا كان هذا هو فريقك الخاص - يمكنك معرفة ذلك مسبقًا ، والموافقة ، وتوفير بديل ، في النهاية. وإذا كانت نقطة إثارة المخاطر على جانب العميل؟ غالبًا ما يحدث أن يشعر العميل بمسؤولية أقل كثيرًا ، وبعد أن تخلى عن المزيد من الحالات ذات الأولوية ، سوف يؤجل القبول عدة مرات متتالية في الأسبوع الماضي. نتيجة لذلك ، لن يكتمل المشروع في الوقت المحدد.

وبالتالي ، يمكن تسليط الضوء على اثنين من المخاطر على الأقل وإدخالها في مزيد من العمل:

الخطر 1

الصياغة. خطر أن يكون أعضاء فريق المشروع في إجازة أثناء تنفيذ المشروع. قد يؤثر هذا على توقيت المشروع.

التأثير. نظرًا لحقيقة أن الموعد النهائي هو شهر واحد ، وعادة ما يتم أخذ الإجازة لمدة أسبوعين على الأقل ، فإن أي إجازة لأحد المشاركين الرئيسيين سيكون لها تأثير خطير على الإطار الزمني. وأود أن وضع تأثير كبير لبداية.

الاحتمال. إذا لم يكن هناك دخل ، فاستخدم على الأقل الرأي الشخصي لـ "خارج الموسم" ، على سبيل المثال. واخماد مستوى مناسب. هنا أود أن أشير إلى احتمال منخفضة.

الوضع لم نقم بأي شيء بعد ، لقد حددنا الخطر فقط ، لذلك وضعنا "جديد".

التعليق وهنا سجل العمل خطر. نكتب "تحقق مع أعضاء فريق المشروع" أو "اطلب معلومات من قسم شؤون الموظفين".

الكل ، بمجرد أن طلبنا معلومات وننتظر إجابة ، نقوم بتغيير الحالة إلى "في العمل" ونحن في انتظار المعلومات من الزملاء.

الخطر 2

الصياغة. خطر تأجيل القبول بسبب غياب أو توظيف ممثل العميل. قد يؤثر هذا على توقيت المشروع.

التأثير. إذا قمنا بتأخير الموعد النهائي ، فهذا أمر سيء بالتأكيد. ومع ذلك ، سيتم التأخير بشكل واضح بناءً على مبادرة العميل ، ويمكننا توقع عدم تطبيق العقوبات فيما يتعلق بالتأخير. أود تعيين ما لا يزيد عن "متوسط" لتبدأ.

الاحتمال. الأمر يستحق النظر في عوامل إضافية ، يبدو لي. مصلحة العميل ، وشروط عمله. بادئ ذي بدء ، أود تحديد الاحتمال "المنخفض" لهذه المخاطرة ، نظرًا لأن العميل التفت إلينا ، لذلك ، فهو بحاجة. يمكننا أن نتوقع بعض المشاركة والمشاركة في المشروع.

الوضع جديد ، نحن فقط تحديد ذلك.

التعليق أتفق مع العميل ، بالطبع. أبرز في المرحلة الأولية أننا نتطلع إلى المشاركة في القبول في مثل هذه التواريخ. الحصول على موافقة ، مع ضمير واضح ، ومواصلة العمل على بقية المشروع.

هناك المزيد من المخاطر ، في الواقع. أخصائي يمكن أن يمرض ، استقال. قد يتم فرض عقوبات على الدفعات المتأخرة ، ولن يستمر العميل في إضعاف المواعيد النهائية ، لأنه من الأفضل له تأخير الوقت. قد لا يتعامل المورد مع وقت تسليم المعدات ، أو قد تكون المعدات معيبة أو لا تطلب على الإطلاق ما تم طلبه.

من الضروري توفير جميع الخيارات المهمة ، ووضع استراتيجية للاستجابة لكل منها.

خريطة المخاطر

في بعض الأحيان يحدث أن سجل المخاطر لا يكفي. لقد تجاوز عدد التهديدات التي تم تحديدها منذ وقت طويل عدة عشرات أو مئات ، وليس هناك وقت كافٍ للسيطرة على كل شيء.

من أجل المساعدة في اتخاذ القرار الصحيح ، يمكنك استخدام خريطة المخاطر - عرض مرئي لجميع إدخالات السجل في شكل رسم تخطيطي. وبالتالي ، من خلال إلقاء نظرة سريعة على الصورة ، يمكننا تحديد تلك النقاط التي تستحق الاهتمام حقًا.

يوجد أدناه مثال تخطيطي من مشروع آخر (تم في Excel). يقع التأثير على محور الإحداثي ، إلى اليمين ، كلما كان التأثير أقوى على المشروع. على المحور الإحداثي - احتمال (الاحتمالية) للحدث. R1 ... Rn - هذه هي أرقام المخاطر من السجل ، ونحن نستخدمها كتوقيع.

الخلفية ثلاثية الألوان - الأخضر والأصفر والأحمر وضبطها بحيث يكون واضحا في الحالات التي ينبغي أن نولي اهتماما خاصا لمخاطر محددة. كما نرى ، في المخطط الحالي ، توجد مخاطر R9 و R13 في منطقة الخطر ، لذلك في المرة القادمة سيتم إعطاء هذين الخطرين المزيد من الاهتمام والسيطرة.



عادةً ما أقوم بإنشاء المخطط في علامة تبويب منفصلة في نفس الملف حيث لدي سجل المخاطرة.

الأعمدة الثلاثة الأولى هي روابط إلى علامة تبويب أخرى بحيث يتم استبدال القيم تلقائيًا. يحدد العمودان D و E قيم المخاطرة الرقمية بحيث يتم بناء المخطط بشكل صحيح. في العمودين G و H ، كما ترون ، لدي جدول مراسلات تقني متوسط ​​، بحيث يمكن لـ VLOOKUP (في النسخة الروسية - VLOOKUP) استبدال القيم بشكل صحيح.



في الخانات D4 و E4 ، قمت بإزالة الصيغة ، نظرًا لأن الخطر قد تم إغلاقه وإغلاقه ، فليس من المنطقي عرضه على المخطط.

فقط في حالة ، أرفق لقطة شاشة لإعدادات خلفية الرسم البياني لفهم كيفية عمل تعبئة متدرجة.



وباستخدام هذا الخيار ، أضف اختصارات إلى النقاط في المخطط. يمكن تراكبها عندما تتزامن القيم ، لذلك أقوم بنقلها في اتجاهات مختلفة يدويًا بالفعل.



بعد بناء مخطط مرة واحدة ، يمكنك الاستمرار في تحديثه في بضع دقائق واستخدامه لإعداد التقارير الأسبوعية عن حالة المشروع ، على سبيل المثال.

مطفأة الحريق السرية

المكون الرئيسي الذي يساعد على ضمان الأمن ، وأعتقد أن التواصل.

أثناء الاجتماعات أو المكالمات مع المشاركين في المشروع ، ومع العميل والأطراف المعنية الأخرى ، أحاول الانتباه إلى العوامل والأحداث التي قد تؤثر على المشروع - سواء كانت إيجابية أو سلبية.

غالبًا ما يعتقد أي شخص ، بصوت عالٍ في التفكير بصوت عالٍ ، أن الجميع يفهم بالفعل ما يمكن الحديث عنه هنا. ومع ذلك ، فمن الممكن أن الآخرين لم ينتبهوا حتى إلى تعليقه ، ولا يكون لهذه العبارة الأثر الضروري. لضمان عدم إهدار التعليقات القيمة - استمع وحلل ما تسمع.

اسمحوا لي أن أعطيك مثالا صغيرا.

إعداد المعدات ، حتى يتم الانتهاء من المهمة يومًا ما وفقًا لجدول زمني ، أتصل مرة أخرى بالمهندس على أمل أن ينتهي كل شيء.

- مرحبا ، كوستيا ، كيف حالك مع ضبط؟
- مرحبا. حسنا انتهى تقريبا. صحيح ، لقد بقيت لحظة واحدة مع الإعداد ، الذي لا يزال غير واضح تماما كيفية القيام بذلك.

في مكان ما هنا في أفكاري يبدأ الضوء الأحمر في الإضاءة - أحتاج إلى بدء المهمة بفهم كيفية تنفيذ العمل. بالنسبة للمهندس في هذه الحالة ، فإن بعض الإعدادات غير مفهومة - وهذا يعني أن هناك حاجة إلى مزيد من البحث ، ولكن يمكن تأخيرها. أنا أوضح.

- وأي نوع من الإعداد؟ شيء معقد؟
- نعم هناك ... * مجموعة من التفاصيل الفنية ، والتي ، للأسف ، لا أفهم *
- أرى (لا). ماذا كنت تخطط للقيام بهذا؟
"أنا لا أعرف حتى الآن." سوف أطلع على الإنترنت على ما يكتبون عنه ...
الضوء بالفعل.
- ... ربما ستحتاج إلى الاتصال بالشركة المصنعة ، واطلب منهم ذلك.

كل شيء ، مصباح توقف. سيقضي المهندس ساعتين أو ثلاث ساعات في البحث عن حل ، ومن المحتمل أنه لن يجد حلاً ، وسوف نضطر إلى الاتصال بالشركة المصنعة. ويمكن أن يستمر هذا العلاج بسهولة لعدة أيام.

أوافق المهندس على أنني سأعود إليه للحصول على الأخبار خلال ساعتين إلى ثلاث ساعات ، وإذا كان لا يزال لا يجد حلاً ، فعندئذ أقوم بإصلاح المخاطر وتحليل جدول العمل لتحديد هامش الوقت.

لحظات مماثلة يمكن أن تنشأ في أي حوار. لذلك ، تدوين الملاحظات ، وإيقاف المحادثة ، وتوضيح ، وإذا لزم الأمر ، أدخل في التسجيل لمزيد من العمل.

ربما يكون هذا التعليق الصغير هو الذي سيكشف عن طبقة كاملة من المشكلات التي تنتظرك فقط ، بعد أن لم تستعد بما يكفي ، لبدء التنفيذ.

يمكنك جدولة وقت منفصل للاجتماعات لمناقشة المخاطر. يمكنك ترتيب الاجتماعات المكرسة لهذه المشكلة بالكامل. يمكنك أن تفكر بنفسك ، ولكن ، مع ذلك ، فمن الأفضل مع شخص ما. ربما تكون مناقشة المخاطر هي الموضوع الوحيد الذي يمكن أن يكون جزءًا من كل اجتماع من اجتماعاتك وفي نفس الوقت يكون مفيدًا.

ملخص

بالمناسبة ، حتى القدرة على إدارة المخاطر على مستوى PMI-RMP (إدارة المخاطر المهنية) لن تكون قادرة على حمايتك بنسبة 100 ٪.

على أي حال ، ستحدث المواقف في بعض الأحيان والتي من المستحيل السيطرة عليها. ستكون هناك مشاكل كان من الممكن تجنبها ، لكن هذا لم يحدث ، حيث لم يتوقعها أحد ببساطة. وستكون هناك أيضًا مشكلات تم تصورها وتخطيط إجابة لها ، لكن كل شيء حدث بشكل خاطئ تمامًا كما هو مخطط له.

من المهم أن نفهم أن إدارة المخاطر هي مهارة. ويمكن أيضا وينبغي تطويرها. يمكن تعلم الجزء النظري من معايير إدارة المشروع (على سبيل المثال: PMBOK ، PRINCE2) أو عن طريق أخذ دورات متخصصة. الجزء العملي ، يجب أن تفعل ذلك بنفسك ، كل يوم.

تعلم الدروس ، وتعلم من أخطائك وأخطاء الآخرين. وبعد ذلك سيتم تخفيض عدد "الحرائق" بشكل مطرد ، وستصبح النتيجة الناجحة أكثر قابلية للتحقيق. حظا سعيدا