كيف ساعدنا في تحويل عمل المحاسبة في شركة طاقة كبيرة

لقد كتبنا عدة مرات حول كيفية مساعدة تقنياتنا للمؤسسات المختلفة وحتى الدول بأكملها في معالجة المعلومات من أي نوع من المستندات وإدخال البيانات في أنظمة المحاسبة. سنخبرك اليوم كيف تم تطبيق ABBYY FlexiCapture في واحدة من أكبر شركات الطاقة الروسية. للراحة ، نحن نسميها "الشركة الكبيرة".

تخيل نفسك كمحاسب منتظم. نحن نفهم ، هذا ليس بالأمر السهل ، ولكن لا يزال يحاول. كل يوم تتلقى كمية كبيرة من الفواتير الورقية والفواتير والشهادات وهلم جرا. وخاصةً الكثير - في الأيام التي سبقت الإبلاغ. يجب فحص جميع التفاصيل والمبالغ بسرعة وبصورة دقيقة ، وإعادة طباعتها وإدخالها في نظام المحاسبة ، وإجراء المعاملات يدويًا وإرسال المستندات إلى الأرشيف ، بحيث يمكن تقديمها لاحقًا إلى مراجعي الحسابات الداخليين ، ودائرة الضرائب ، وسلطات تنظيم التعريفة الجمركية وغيرها للتحقق منها في الوقت المناسب. هل هو صعب؟ ولكن هذه ممارسة تجارية طويلة الأمد موجودة في العديد من الشركات. جنبا إلى جنب مع الشركة الكبيرة ، قمنا بتبسيط هذا العمل المضني وجعلناه أكثر ملاءمة. إذا كنت مهتمًا بالطريقة التي كانت عليها ، مرحبًا بك في Cat.



الشركة الكبيرة في موسكو لديها العديد من الفروع. تشتري الشركة الكثير من المعدات والخدمات للنشاط الاقتصادي: حوالي 2000 عملية شراء سنويًا. يتم تنفيذ الأوراق في كل وحدة بدء الشراء من قبل موظفين خاصين - منسقي العقود.

كيف يتم تنفيذ العقود في شركة كبيرة؟ عندما يبرم المنسقون اتفاقًا ، فإنهم يتلقون العديد من المستندات الورقية الهامة من الأطراف المقابلة: فواتير الشحن ، وشهادات الخدمة ، والفواتير ، والشهادات ، وما إلى ذلك. عادةً ما يقوم المنسق بمسح أوراق العمل ، ثم يعلق عمليات المسح بالترتيب في نظام إدارة موارد المؤسسة. يتحقق المراقب المالي يدويًا من جميع البيانات. بعد ذلك ، يأخذ المنسق الوثائق الأصلية إلى قسم المحاسبة. أو يقوم حامل البريد بهذا ، ثم قد يستغرق نقل المستندات وقتًا أطول - من بضع ساعات إلى بضعة أيام.

سيكون كل شيء على ما يرام ، ولكن في الشركة الكبيرة ، كما هو الحال في العديد من الشركات الأخرى:

• يمكن تقديم الأوراق للمحاسبة قبل عدة أيام من إعداد التقارير. ثم يتعين على المحاسبين قضاء الليل والنوم في مكان العمل. من الضروري التحقق يدويًا مما إذا كانت جميع الحسابات والفواتير وما إلى ذلك تمتلئ بشكل صحيح ، ثم ، إذا كان كل شيء صحيحًا ، يعيد الموظف إعادة صياغة البيانات في نظام المحاسبة ويقوم بالترحيل. في الوقت نفسه ، يقوم 90٪ من وقت المحاسب بإعادة طباعة البيانات - التفاصيل والمبالغ والتواريخ وأرقام العناصر وما إلى ذلك. بسبب هذا ، هناك خطر ارتكاب خطأ.
• قد تأتي المستندات بالفعل مع وجود أخطاء. وفي بعض الأحيان لا توجد حسابات أو شهادات كافية. يتم توضيح ذلك في بعض الأحيان في الأيام الأخيرة قبل الإبلاغ. لهذا السبب ، قد يتم تأخير توقيت الموافقة على الوثائق.
• بعد النشر ، يقوم المحاسبون بتخزين الفواتير والفواتير والأفعال في محفوظات ورقية وإلكترونية منفصلة. لماذا هذا يسبب الصعوبات؟ عندما يتعلق الأمر بالمراجعة المحاسبية أو الضريبية التالية ، يتعين على الموظفين البحث عن المستندات لفترة طويلة.

كما كان من قبل ، بدا المخطط المحاسبي في الشركة الكبيرة:


كانت شركة Big هي الأولى في صناعة الطاقة التي قررت إعادة بناء وتبسيط هذا المخطط من أجل إغلاق الصفقات وتقديم التقارير بشكل أسرع وتقييم أفضل لتغيرات السوق أثناء الشراء والتخطيط لاستراتيجيتها المالية. وحده ، لتغيير خطة العمل المحاسبية المعمول بها منذ فترة طويلة لم يكن سهلا ، لذلك قررت الشركة تحويلها مع شريكها - ABBYY.

لم يقل قال من القيام به

قدم فريق ABBYY من المتخصصين منصة ABBYY FlexiCapture العالمية لمعالجة المعلومات الذكية في شركة كبيرة وإعداد:

• أوصاف مرنة (قوالب استخراج البيانات) لمعالجة المستندات. حول ماهية الأمر والسبب في ذلك ، تحدثنا بالتفصيل عن هابري هنا وهنا . تعالج "الشركة الكبيرة" بمساعدة حل أكثر من 30 نوعًا من المستندات (على سبيل المثال ، شهادة المعدات المثبتة أو شهادة مكافآت الوكلاء) وتستخرج منها أكثر من 50 سمة (رقم المستند ، المبلغ الإجمالي مع ضريبة القيمة المضافة ، اسم المشتري ، البائع ، المقاول ، كمية البضائع و الخ)
• موصل لفحص البيانات وتحميلها ، والذي قام بتوصيل ABBYY FlexiCapture و SAP و OpenText. بفضل الموصل ، أصبح من الممكن التحقق من البيانات تلقائيًا من الطلب والتعاقد لمختلف الأدلة. سنتحدث عن هذا أدناه ؛
• تصدير المستندات إلى أرشيف إلكتروني يستند إلى OpenText. الآن يتم تخزين جميع عمليات المسح الضوئي للوثائق في مكان واحد ؛
• مسودة إدخالات المحاسبة في SAP ERP مع روابط لمسح المستندات ضوئيًا.

بعد ذلك ، قام موظفو ABBYY و Big Company بتطوير نموذج بحث حتى يتمكن المحاسب من العثور على حسابات مهمة بأي سمة في الأرشيف الإلكتروني في ثوانٍ وتزويدهم بعمليات التفتيش الضريبي.

يمكن إجراء البحث وفقًا لـ 26 معيارًا مختلفًا (الصورة قابلة للنقر):


بعد أن نجحت Big Company في اختبار النظام بالكامل بنجاح ، تم تشغيله. تم تنفيذ المشروع بالكامل ، بما في ذلك الموافقة والتوضيح والتنقيح ، خلال 10 أشهر.

مخطط العمل بعد تقديم ABBYY FlexiCapture في الشركة الكبيرة:


يبدو لك أن شيئا لم يتغير؟ نعم ، ظلت عملية الأعمال كما هي ، حيث أن الجهاز يقوم الآن بمعظم الوظائف.

تم النشر

كيف هي الأمور الآن؟ لنفترض أن أمين العقد قد تلقى مجموعة من الوثائق الأولية حول صفقة لتوريد مضخات لمحطة توليد الطاقة الحرارية ، أو على سبيل المثال ، بناء شبكات التدفئة. لم يعد المتخصص بحاجة إلى التحقق من اكتمال ومحتوى المستندات بنفسه ، والاتصال بالبريد السريع وإرسال المستندات الأصلية إلى قسم المحاسبة. يقوم المنسق ببساطة بمسح المجموعة الموقعة من المستندات الأولية ، ثم تأخذ التكنولوجيا الأمر.

باستخدام نظام مسح الشبكة ، يرسل الموظف عمليات المسح بتنسيق TIFF أو PDF إلى مجلده الساخن أو إلى البريد. يقوم بعد ذلك بفتح محطة إدخال ABBYY FlexiCapture على الويب وتحديد نوع المستند الذي سيتم تعيينه للمعالجة. على سبيل المثال ، "شراء الأعمال / الخدمات مع مكافأة الوكيل" أو "استلام الموارد المادية والتقنية (MTR)" أو "محاسبة الممتلكات".


يعتمد نوع وعدد المستندات والبيانات اللازمة التي يجب على النظام تصنيفها والتعرف عليها والتحقق منها على نوع المجموعة.

يقوم المنسق بتنزيل المسح الضوئي للتعرف عليه. يقوم النظام تلقائيًا بالتحقق من توفر جميع المستندات ومحتوى كل ورقة ، ويتعرف الخادم على التفاصيل - تاريخ العقد والمبلغ والعنوان ورقم التعريف الشخصي و KPP والبيانات الأخرى. بالمناسبة ، Big Company هي أول شركة طاقة في روسيا تستخدم هذا النهج.

إذا لم يقم المنسق بتنزيل جميع المستندات أو لم تتم الإشارة إلى بعض البيانات في بعض بيانات الشحن ، فإن النظام يلاحظ ذلك ويطلب من الموظف على الفور تصحيح الخطأ:

يقسم النظام ويطلب إضافة المستندات المفقودة (فيما يلي ، يمكن النقر فوق لقطات الشاشة):


لاحظ النظام انتهاء صلاحية المستند:


وبالتالي ، لم يعد الموظف بحاجة إلى تحديد ما إذا كان يتم تنفيذ المستند بشكل صحيح. إذا كان كل شيء صحيحًا ، ثم مباشرة على محطة الويب المدخلة ، يتم إجراء معظم عمليات فحص البيانات تلقائيًا. فقط أدخل رقم الطلب المحدد في SAP ERP. بعد ذلك ، تتم مقارنة البيانات التي تم التعرف عليها بالمعلومات التي تمت معالجتها في SAP: TIN ونقطة تفتيش الطرف المقابل ، وأرقام العقود والمبالغ ، وضريبة القيمة المضافة ، أو تسمية المنتج أو الخدمة. تستغرق معالجة مستند واحد والتحقق منه بضع دقائق فقط.

وفقًا للتفاصيل - TIN و PPC - يمكنك اختيار الشركة من الدليل:


إذا كان هناك خطأ في الفاتورة أو الفاتورة ، فلن تخطي الوثيقة للتصدير إلى الأرشيف. على سبيل المثال ، إذا تم تكوين المستند بشكل غير صحيح أو تم التعرف على أحد الأحرف بشكل غير صحيح ، فسيقوم النظام بالإشارة إلى ذلك ويطلب من الموظف تصحيح جميع الأخطاء. هنا مثال:

وجد النظام أن CJSC Vasilek لم يتم إدراجه في قائمة موردي Big Company.


يسمح ذلك للموظفين بتتبع الأخطاء حتى قبل دخول المستند إلى قسم المحاسبة.

إذا تم اجتياز جميع عمليات الفحص بنجاح ، فيتم بنقرة واحدة إرسال النسخة الممسوحة ضوئيًا من المستند إلى أرشيف OpenText الإلكتروني ، ويظهر رابط وبطاقة مع بيانات التعريف الخاصة بها في SAP. يمكن للمحاسب أو المنسق أن يرى دائمًا في الأرشيف الإلكتروني قائمة من الوثائق بالترتيب والمعلومات المطلوبة حول من ، في أي إطار زمني ، مع أي نتيجة عالجت المستندات.

نظر بيتر بتروفيتش في الأرشيف الإلكتروني ، ...


... لمعرفة من قام بتحميل المستندات للأمر رقم 1111.


بعد تحميل البيانات والمسح الضوئي من ABBYY FlexiCapture إلى SAP ، تظهر مسودة للنشر مع بيانات وروابط مملوءة مسبقًا لمسح صور المستندات.

مشروع الأسلاك:


ثم يتلقى المحاسب تنبيهًا في البريد مع وجود رابط إلى المسودة النهائية والمسح الضوئي. المتخصص لم يعد بحاجة إلى معاناة من الورق. لا يمكنه التحقق إلا من خلال فحص إجمالي مبلغ المعاملة ووجود ختم وتوقيع ومشاركة. المحاسب الآن تنفق أقل من دقيقة عليها.

ملخص المشروع

• باستخدام تقنيات ABBYY ، قامت شركة Big Company بتبسيط وتسريع ليس فقط المحاسبة ، ولكن أيضًا المراقبة المالية. لإجراء نشر ، لم يعد الموظفون بحاجة إلى انتظار حامل البريد مع المستندات الأصلية - بنقرة واحدة فقط للحصول على فحص بالبيانات التي تم التحقق منها بالفعل من الأرشيف الإلكتروني. صحيح ، لا تزال هناك حاجة إلى وثيقة ورقية. ولكن الآن يمكن إرسالها إلى المحاسبة في وقت لاحق. عند وصوله إلى هناك ، سيضع الموظف علامة في النظام المحاسبي "الأصل المستلم".
• يتلقى الموظفون على الفور جميع البيانات اللازمة حول المعاملة من عمليات المسح ، وإجراء المعاملات في الوقت المناسب وإعداد جميع الوثائق للإبلاغ مقدما. الآن ليسوا خائفين من الشيكات الداخلية أو الخارجية.
• المحاسبين إجراء المعاملات المالية أسرع 3 مرات ، وشركة كبيرة تغلق الفترة المشمولة بالتقرير 10 أيام في وقت سابق.
• تقوم جميع فروع الشركة الكبيرة بتخزين المستندات المحاسبية في أرشيف إلكتروني واحد. بفضل هذا ، يمكنك العثور على أي فاتورة أو عقد أو عمل تم تنفيذه ، بالإضافة إلى أي سمات منها (المبلغ أو ضريبة القيمة المضافة أو تسمية المنتج أو الخدمة) أسرع 4 مرات من ذي قبل.
• يعالج الحل أكثر من 2.6 مليون صفحة من المستندات سنويًا.

بدلا من الاستنتاج

تستخدم شركة Big ABBYY FlexiCapture منذ عامين وجمعت إحصاءات خلال هذا الوقت. اتضح أن المحاسبين يقومون بنسبة 95 ٪ من المنشورات دون إجراء تغييرات على المسودات. وهذا يعني أنه في المستقبل يمكن تخطي هذه المعاملات تلقائيًا بالكامل. لقد حدث أن هذا المنتج كان في الواقع الخطوة الأولى للشركة على طريق إدخال عناصر "الذكاء الاصطناعي" في العمليات التجارية للشركة: تقوم الشركة الكبيرة بتطوير برنامجها الخاص.

الشركات الروسية الأخرى تعمل أيضًا على أتمتة أعمال المحاسبة: اجعلها أكثر بساطة وأكثر راحة. على سبيل المثال ، بمساعدة تقنيات ABBYY ، تتلقى خدمة المراقبة المالية في Khlebprom معلومات مهمة عن الأعمال أسرع مرتين وتنفق 20٪ وقتًا أقل في العثور على الفواتير وبيانات الشحن الضرورية. تساعد تقنيات معالجة المعلومات الذكية موظفي المحاسبة في Rust في العثور على المستندات المالية اللازمة على الفور أثناء عمليات تدقيق الضريبة الجماعية. في عام 2019 ، يعتزم متخصصو الشركة معالجة حوالي 10 مليون صفحة من المستندات.

إليزافيتا تيترينكو ،
ABBYY محرر مدونة الشركات