أتمتة العمليات الآلية - نظرة جديدة على التقنيات القديمة

إذا أتيت إلى مؤسسة التمويل الدولية اليوم لأي سؤال ، يتم قضاء الكثير من الوقت في الانتظار: أثناء قيام الموظف بإدخال معلومات من مستندات مختلفة في النماذج المطلوبة ، والتوقف ، وإرسال بعض الطلبات ... وتخيل مستقبلاً رائعًا: لقد أتيت أيضًا إلى مؤسسة التمويل الدولية ، تقوم بإعطاء جواز سفر ، يتم مسحه ضوئيًا ، ثم يحدث السحر - يقوم روبوت البرنامج بتوزيع كل شيء ، ويرسل طلبات على الفور إلى قواعد بيانات مختلفة ، ويجمع الإجابات ، وبعد بضع دقائق يعطي نتيجة / استجابة / مساعدة / وثيقة جديدة ، وتسجيلها في السجلات في وقت واحد.

قل ، أحلام الأنابيب؟ ولكن لماذا غير قابلة للتحقيق - التقنيات المناسبة جاهزة واختبارها عمليا. هذا هو RPA (أتمتة العمليات الآلية). ظهر المصطلح في عام 2012 بفضل شركة Blue Prism. أصبحت رائدة في مجال أتمتة خدمات إدارة عمليات المكاتب منذ 17 عامًا. صحيح ، في ذلك الوقت لم تؤخذ هذه الفكرة على محمل الجد ، واعتبرت الشركات الكبرى أنها طوباوية وليست حقيقية.

لكن كل هذا تغير مع ظهور أنظمة الذكاء الاصطناعي. لقد غيروا بشكل جذري الموقف تجاه RPA.

RPA اليوم

يمكن لأنظمة RPA الحديثة أتمتة العمل كلياً أو جزئيًا بشكل كامل أو جزئي من قبل. خذ ، على سبيل المثال ، المكتب التشغيلي لبنك كبير: 200 شخص أكثر من نصف وقت العمل لديهم ببساطة دفع تفاصيل العملاء إلى البرنامج ونقل البيانات من نظام إلى آخر ، وطباعة جميع أنواع الإيصالات والفواتير والشهادات. وكل هذا الروتين البدائي يمكن أن يكون آليا.

وفقًا لـ GVR (Grand View Research، Inc.) ، بحلول عام 2025 ، من المتوقع أن تنفق الشركات 3.11 مليار دولار على تقنية RPA.


الاستثمار في مختلف الصناعات ، جراند فيو للبحوث

ما الذي يمكن أن يفعله الروبوت ، على سبيل المثال ، في خدمات التجزئة والمالية والتأمين؟

• افتح وأغلق عميل الويب وتطبيقات وأنظمة البريد الإلكتروني (بما في ذلك المرفقات)
• التنقل داخل التطبيقات (ERP ، CRM ، إلخ)
• إنشاء ونقل الملفات والمجلدات
• اتبع الروابط ومحاكاة نقرات الزر
• الانتقال تلقائيا بين التطبيقات
• ملء ونسخ النماذج
• قم بتنزيل البيانات من مصادر خارجية إلى واجهة البرنامج ومباشرة إلى قاعدة البيانات
• مقارنة البيانات والتحقق منها ، وإجراء العمليات الحسابية الرياضية
• العمل على المنطق المعقد مع الظروف والحلقات
• التعرف على النص (PDF / DOC / XLS)
• إجراء التحقق من صحة متعدد المستويات للبيانات التي أدخلها الأشخاص
• الدردشة مع العملاء في الرسائل الفورية باستخدام برامج الدردشة
• استخدم التحليلات التنبؤية لإدارة القرارات القائمة على الإحصاءات واستخراج البيانات.

تبدو جميلة ، ولكن ماذا عن أمثلة الحياة؟

أتمتة عملية ملء طلبات الحصول على قرض للكيانات القانونية

قبل إدخال نظام RPA ، في عملية التقدم بطلب للحصول على قرض للكيانات القانونية في أحد أكبر البنوك الروسية ، كان من الضروري جمع البيانات وهيكلة من 9 أنظمة مختلفة. يقوم الموظفون ببساطة بنسخ ولصق المعلومات يدويًا في ملفات Excel. وشارك 53 شخصا في هذا العمل الفكري للغاية. ثم قام 6 أشخاص آخرين بالتحقق من المعلومات المدخلة يدويًا بحثًا عن الأخطاء. وفقًا لإحصائيات البنك ، ارتكب 20٪ من موظفي المجموعة الأولى 1-2 أخطاء يوميًا. في الوقت نفسه ، أخطأ واحد من الفاحصين أيضًا في حدوث خطأ أو خطأين دون أن يلاحظها أحد كل يوم.

عندما تم تقديم RPA في هذا القسم ، تم نقل 30 من أصل 53 شخصًا إلى مهام أخرى ، كما انخفض عدد الأخطاء عند ملء الطلبات بنسبة 10-15 مرة.

أتمتة إدخال المعلومات في نظام المساعدة

بالنسبة لأحد عملائنا ، قمنا بحساب مشروع تجريبي لأتمتة إدخال البيانات من عمليات المسح الضوئي للوثائق في نظام المعلومات المرجعية.

كانت الشركة تعمل في 5 موظفين. تم إنفاق حوالي 5 ملايين روبل في السنة على دفع تكاليف عملهم وتجهيز الوظائف وانخفاض قيمة المعدات. خلال السنة ، مع الأخذ في الاعتبار العطلات والأعياد والأجازات المرضية ، استغرق حوالي 4000 ساعة عمل لإدخال المعلومات في النظام.

التكاليف الرئيسية للروبوت هي شراء ترخيص (عادةً ما يتم شراؤه لمدة عام) وخدمات التطوير والدعم الفني للنظام. قدرنا تنفيذ الروبوت بمبلغ 600000 روبل وطلبنا 3 أشهر من العميل لكل شيء عن كل شيء. حزمة ترخيص UiPath تكلف حوالي 300000 روبل في السنة مناسبة تماما هذه المهمة. وللمزيد من الدعم الذي يقدمه العميل للروبوت ، يكفي إنفاق حوالي 30000 روبل فقط في الشهر. وحتى أثناء تطوير RPA وتطبيقه ، كان من الضروري إجراء عملية آلية يدويًا.

ونتيجة لذلك ، كانت تكاليف التشغيل الآلي الإجمالية على النحو التالي: 600،000 + 300،000 + 270،000 = 1،170،000 روبل. حتى إذا أضفنا إلى ذلك النفقات المذكورة للتنفيذ اليدوي للعملية ، فإن الروبوت سيؤتي ثماره في غضون ستة أشهر فقط. في السنة الأولى ، سيوفر العميل 46.5 ٪ (2 070 000 روبل) ، وفي السنة الثانية ، عندما تحتاج إلى إنفاق فقط على ترخيص ودعم منتظم ، ستكون المدخرات 85.2 ٪ (3 795000 روبل).

ما وراء الاختصار RPA

دعنا نتحدث الآن عن ما هو مخفي تحت "غطاء" الحلول الروبوتية الشعبية. كقاعدة عامة ، تعتمد على برامج قابلة للتكيف بسهولة مع احتياجاتك ، والتي تتصل عبر API وتقليد جميع الإجراءات البشرية اللازمة. يمكنك هنا إضافة روبوتات الدردشة ، وهو نظام للتعرف على النص والأصوات البشرية والعناصر الأخرى.

كل وحدة من الوحدات عبارة عن منتج مستقل ، ويتم التحكم فيها جميعًا من خلال منصة واحدة تنسق أعمال RPA (هذا نوع من الموصلات المسؤولة عن الأداء المتناغم الواضح لعمل الأوركسترا). يمكن للمنصة إطلاق روبوتات حسب الطلب أو في جدول زمني ، وإعطاء المشغل مخططات مرئية حول العمليات المنجزة أو الفاشلة بنجاح ، وكذلك إنشاء تقارير مفصلة عن تشغيل نظام RPA.

يمكن بناء حل RPA على أساس منتجات Open Source ، واستخدام برنامج خاص للروبوتات. ولا تتسرع في استخلاص استنتاجات مفادها أنه من المستحيل إنشاء أي شيء جيد يعتمد على البرمجيات الحرة. هنا يتم تحديد كل شيء بمؤهلات وكفاءة المطورين.

وللتوضيح ، إليك مثال آخر.

الجبن مجانا فقط في مصيدة فئران؟

طلب منا بنك كبير تنفيذ عملية إنشاء التطبيقات في نظام إدارة المستندات الداخلي تلقائيًا مع عدد كبير من المعلمات.

جاءت البيانات من ملف Excel خارجي ، وبعد التحقق المبدئي ، كان من الضروري إدخالها في النظام ، وملء جميع الحقول اللازمة وتتبع حقيقة تشكيل التطبيق الناجح. يجب تسجيل جميع الإدخالات غير الصحيحة في الملف في المجلة الإلكترونية.

اقترحنا حزمة برامج مكتوبة بلغة جافا تحتوي على جميع المكتبات اللازمة للعمل مع المتصفح. تم فك الحزمة على آلة عمل المشغل ، وتم التحكم في النظام بأكمله عبر واجهة ويب.



باستخدام هذا الحل البسيط ، تمكنا من تسريع أداء العمليات الروتينية بنحو 8 مرات. والأهم من ذلك ، تم استبعاد تأثير العامل البشري تمامًا.

تقترب تكلفة دعم مثل هذا الحل من الصفر ، نظرًا لأن هذا نظام داخلي لإدارة المستندات ولا يتوقع حدوث أي تغييرات في المستقبل القريب. يبدو أننا قمنا ببرمجة آلية واحدة فقط في الآلية الضخمة للعمليات اليدوية الرتيبة ، واتضح أن الفوائد كانت ملموسة للغاية.

يجب أن لا يكون صانع الأحذية دون حذاء

مثال آخر على الأتمتة يستخدم حل مفتوح المصدر. والمثال ليس شخصًا آخر ، بل هو مثالنا.

نحتاج إلى تحرير الأشخاص من الحاجة إلى ملء بطاقات نظير جديدة في نظام ERP حتى لا يتم نقل المعلومات إلى 50 إلى 70 حقلاً في كل مرة. استغرق الأمر 10 دقائق لكل بطاقة ، ولا عجب في مكان ما لارتكاب خطأ.

قررنا القيام بذلك: اسمح للموظف بفحص الورقة ، ثم يقوم الروبوت بتشغيل الأداة المساعدة tesseract-ocr للتعرف على البيانات ، ثم ملء الحقول في نموذج الويب. بالمناسبة ، يمكنك تحسين جودة التعرف على هذه الأداة باستخدام شبكة عصبية. يقوم الروبوت نفسه بتسجيل الدخول إلى النظام ، ويفتح الصفحة المطلوبة في المتصفح ويملأ جميع الحقول. سوف يستغرق الأمر نصف دقيقة. وإذا حصلنا على البيانات الأولية لا على الورق ، ولكن في شكل إلكتروني ، فلا يمكنك إضاعة الوقت في الفحص والتحقق ، فسيقوم الروبوت بتنفيذها وإصلاح الأخطاء.

نتيجة لذلك ، كان موظفونا سعداء بشكل لا يصدق: لقد كان عليهم فقط التحقق من صحة ملء النموذج والتأكد من فشل الروبوت.

تأثير تنفيذ RPA

وكيف يمكنك تقدير فعالية RPA؟ هذا سوف يساعد الإحصاءات. وفقًا لمسح HFS Research ، حصلت العديد من الشركات التي طبقت تقنية RPA على فوائد ملموسة ومزايا تنافسية.

المصدر - أبحاث HFS ، "إحصاءات من قبل مستخدمو عمليات براءات الاختراع الأولية لعملية الأتمتة الآلية" و KPMG.

ووفقًا للمعلومات الواردة من ABBYY ، فإن إدخال منتجاتها في RPA قد سمح للعديد من المؤسسات بتخفيض التكاليف العامة بشكل كبير.

المصدر - بيانات ABBYY الرسمية

ما هي فوائد العمليات الروتينية الآلية؟

1. ستزداد سرعة العمل: يمكن القيام بالمزيد دون إشراك موظفين إضافيين.
2. عائد سريع على الاستثمار: تكون النتيجة ملحوظة بعد المشاريع التجريبية الأولى (عادة من 4 أسابيع).
3. التحجيم السهل بعد عمليات النشر الأولى.
4. دقة عالية: من غير المرجح أن يحدث العامل البشري ، حيث أن الشخص لا يتحقق إلا من تشغيل الجهاز.
5. الأمان: سرية الوصول إلى البيانات المدارة.
6. تحسين جودة الخدمة
7. تعدد المهام ومرونة التكوين لأي البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.
8. تحديد المواقع الإستراتيجية للشركة: طريقة جيدة للتبديل إلى تقنيات الذكاء الاصطناعي.
9. تطوير الموظفين وتقليل معدل دوران الموظفين: التدريب والنقل إلى مهام أكثر تعقيدًا (على سبيل المثال ، إلى مركز اختصاص RPA الذي تم تشكيله حديثًا ، والذي سيدعم النظام ويطوره).

سيقول شخص ما ، "كان الأمر سلسًا على الورق ، لكنهم نسوا الوديان". ملاحظة عادلة. مثل أي تقنية ، RPA ليس كلي القدرة ويحمل بعض المخاطر.

مخاطر وقيود حلول RPA

يحتاج Robotization إلى دعم فني لإعادة تكوين RPA عند حدوث تغييرات في واجهة النظام أو العمليات التجارية. وهذه تكلفة إضافية.

تتطلب RPAs نظامًا موثقًا جيدًا وخوارزميات العمليات التجارية. من المستحيل حدوث فوضى روبوتية ، لذلك عليك أن تبدأ بالتدقيق الأولي للعمليات التجارية وإضفاء الطابع الرسمي عليها.

لحسن الحظ (أو لسوء الحظ) ، لا يمكن للروبوتات أن تحل محل أي شخص بالكامل وبشكل كامل. في أي حال ، يكون الناس مسؤولين عن تشغيل الأتمتة. لذلك ، عند تطبيق RPA ، يكون لديك دائمًا "الخطة ب" في متناول اليد: كيفية دعم عمل الشركة يدويًا في حالة حدوث فشل أو إكمال إجباري للعملية الآلية.

لا تستحق الثقة في الروبوتات بالكامل أو كليًا - مراقبة عملية الروبوت بالكامل بالكامل. ومن الأفضل تعيين شخص مدرب بشكل خاص سيكون أول من يستجيب للمشاكل المحتملة في عمل RPA. بحيث يحلل على الفور الأسباب ويتخذ القرارات لتقليل الخسائر المالية والسمعة.

أمن المعلومات هو كل شيء لدينا. يجب أن تعمل الروبوتات في دائرة برمجيات مغلقة لتجنب تأثير البرامج الضارة. على سبيل المثال ، يمكن للمحتال تغيير رمز الروبوت بحيث يبدأ في تحويل الأموال إلى تفاصيل أخرى. أو لكي يرتكب الروبوت أخطاء عن عمد في طلبات القروض - ستقف المبيعات على حالها وستتحول سمعة الشركة إلى الافتراء. لذا ، ثق في الروبوتات فقط للمهنيين والمؤسسات الموثوق بهم الذين يمكنهم ضمان أمان عمليات عملك بعد إدخال RPA.

أي تكنولوجيا استبدال شخص يصبح هدفا لل Luddism. لذلك ، كن مستعدًا لحقيقة أن العديد من موظفيك وزملائك في البداية سيعارضون أفكار الأتمتة ، أو حتى تخريبها. من ناحية ، تمثل الأتمتة بالنسبة لهم فرصة للعثور على وظيفة جديدة لأنفسهم ، لتسلق سلم المهنة. ومع ذلك ، فإن التقدم لا يزال قائما ، وبعض المهن تموت مع مرور الوقت. يمكن افتراض أنه في المستقبل المنظور لن يكون هناك مشغلو قواعد بيانات ، ومشغلون ماليون ، ومشغلون للهاتف ، ومتخصصون في كشوف المرتبات ، ومراقبون ماليون ، ومديرو حسابات ، وأمناء تسجيل زائرون ، وأخصائيون في الدعم الفني في الخط الأول ، إلخ.

أخيرًا ، إذا بدأت (أو متى) في روبوت العمليات في مؤسستك ، فستحتاج أيضًا إلى إنشاء مركز اختصاص RPA الخاص بك.

كيفية التعامل مع تنفيذ RPA؟

في النهاية ، نريد أن نقدم بعض النصائح التي لم نعانيها - لا ، ولكننا قدمناها ، بناءً على خبرتنا وتجربة عملائنا ، الذين طبقوا RPA بشكل مستقل.

خطوات التنفيذ

بادئ ذي بدء ، حتى قبل التدقيق الأولي ، قم بحساب المال - كم ستوفر على الروبوتات؟ اختر الحل التقني المناسب وحساب العائد على الاستثمار وارسم رسومات جميلة. وفقط بعد ذلك تأتي للعمل مع أرقام محددة. ولا تنس أن ترسم كل الأشياء الجيدة التي سيحضرها الجيش الملكي الرواندي إلى الشركة. عادة ، مثل هذه الخطة تعمل بلا عيوب ويوافق العمل.

ثم عليك أن تفهم ما العمليات التي سوف أتمتة أكثر فعالية. لا تتردد في إشراك الشركات الأخرى للتحليل والتشاور: ستكون وجهة النظر الجانبية أوسع وأكثر موضوعية. تتمتع هذه الشركات بخبرة واسعة في تنفيذ مثل هذه الأنظمة ، ومعظمها لديها مجموعات من الحلول الجاهزة - ربما يعمل شيء ما مع الحد الأدنى من التعديلات. على سبيل المثال ، من الحلول الجاهزة ، سيكون من الممكن "تجميع" النظام الذي تحتاجه. وسوف يكلف أقل بكثير من تصميم من نقطة الصفر.

بعد تحديد الأدوات ، لا تتعجل على الفور لأتمتة كل شيء على التوالي. ابدأ بمشروع تجريبي أو مشروعين ، ثم استخلص النتائج حول النتائج وضبط الخطط المستقبلية. ليس محاولة لأتمتة العملية برمتها ، ولكن كل من عملياتها. لذلك سيكون من الأسهل الحفاظ على الحل وتطبيقه في عمليات الشركة الأخرى.

هو والاختبار في كل مكان

لا تهمل أمن المعلومات! يجب عزل أي عملية روبوتية قدر الإمكان عن التأثير الخارجي وتغطيتها بأدوات التحكم والإدارة. عيّن الشخص المسؤول عن عمل RPA وابدأ في اختيار الأشخاص المتشابهين في التفكير في فريقه.

اختبار أي حل الروبوت بدقة شديدة. يمكنك حتى ترتيب اختبار القبول من قبل فرق من البائعين الآخرين ، وليس أولئك الذين طوروا حل RPA الخاص بك.

كيف نعيش مع RPA؟

مرة أخرى ، لا تنسى الأشخاص الذين يمكنهم - وعلى الأرجح سوف - رؤية الروبوتات كمنافسين في السلسلة الغذائية. أخبر موظفي الإدارات التي تنفذ فيها RPA حول ميزات النظام ، وناقش التطوير المهني الإضافي للموظفين الذين سيقومون بعملهم الآن. جلب الفكرة: الهدف الرئيسي من الروبوتات هو القيام بالعمل بشكل أسرع وأكثر دقة ، وليس طرد الناس. إذا كان شخص من 9 إلى 18 عامًا قد شارك في روتين ممل ، فإن لديه الآن فرصة للقيام بالمهام الأكثر إثارة للاهتمام والفكرية ، ليصبح متخصصًا في مجال جديد.

إذا كنت تعتقد أن عملية الروبوت الآلي ستترسخ في الشركة ، فاستثمر في تدريب المتخصصين في دعم وتطوير النظام. قد لا يكون هذا واضحًا للوهلة الأولى ، ولكن على المدى الطويل سيكون أرخص وأكثر فعالية من توظيف المهنيين على الجانب الآخر.

وآخر نصيحة - عند القيام بالروبوتات ، حافظ على أنفك حتى رياح الاتجاهات العالمية. وبعد ذلك يمكنك حل مشاكل أكثر وأكثر تعقيدًا.

ألكساندر ساديكوف ، نائب رئيس قسم اختبار النظم الجوية النفاثة