بعد قراءة العنوان ، يعتقد الكثيرون أن هذه المواد ليست لهم. لكن خذ وقتك لإغلاق الصفحة! تذكر تعتيم موسكو الشهير الذي حدث منذ أكثر من 10 سنوات بسبب حادث في محطة فرعية في تشاجينو. استغرق الأمر مدير واحد من دار نشر كبيرة على حين غرة بالضبط عندما تم نشر المجلة. حتى الساعة X ، لم يتبق سوى 3 أيام ، ثم انهيار الطاقة!
استمرارية العمل (NL) هي قدرة الشركة على التخطيط للحوادث وحالات الطوارئ والاستجابة لها للحفاظ على عملياتها التجارية على المستوى الأمثل. في المجتمع الحديث ، لا يعد NB ممكنًا فحسب ، بل يجب أيضًا أن يكون قادرًا على الإدارة بفعالية. في هذا المنشور سأتحدث عن منصة ClearView ، التي تم إنشاؤها لأتمتة إدارة دورة حياة NB بأكملها.
بدلا من الانضمام
دعنا نعود إلى مثال دار النشر - فقد أدى الافتقار إلى الكهرباء إلى شل مكتب التحرير في أكثر اللحظات غير المناسبة (ومع ذلك ، لا يمكن أن تكون هناك مناسبة واحدة). يمكن للعاملين في دار النشر أن يروا عامة ، يسير بخطى متسارعة ذهابًا وإيابًا على طول الممر ويحسبون خسائرهم عقليا والخسائر الناجمة عن الفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية لطباعة المجلة. بالطبع ، تم العثور على الحل ، لكن القيادة أحرقت الكثير من الخلايا العصبية. أزال خبراء قسم تكنولوجيا المعلومات خادمين رئيسيين ، معدات التبديل ، وجميع أجهزة الكمبيوتر التحريرية ، إلى جانب طاقم التحرير في منطقة موسكو ، وهناك استلقوا المجلة وسلموها لأيام بلا نوم.
لكن هذه القضية أصبحت مادة تعليمية قيّمة للغاية بالنسبة لإدارة الناشر: لقد اشتروا مولد ديزل قوي وإمدادات أسبوعية من الوقود ؛ مدرجة في قائمة موظفي "مهندس الديزل" وأجرت أسلاك الطوارئ من المولد إلى لوحات الطاقة التي تخدم غرفة الخادم ومكتب التحرير وقسم ما قبل الطباعة ؛ تجميع التعليمات ذات الصلة لخدمات الأعمال وتكنولوجيا المعلومات للعمل في مثل هذه الحالات.
يوضح هذا المثال بوضوح تام كيف يمكن لحالة ما أن تعطل استمرارية العمل ، ومن الواضح أنه من الأفضل الاهتمام بالتغلب على مثل هذه الحالات الطارئة مقدمًا. لذلك يمكنك حفظ أعصابك والمال.
الآن دعنا نرى كيف وكيف تساعدنا منصة ClearView.
ما المهام يمكن أن يكون آليا؟
دعنا نتناول بمزيد من التفاصيل تلك المراحل التي يسهل تشغيلها تلقائيًا.
خطط المواردمن خلال تحليل تأثير التهديدات على الأعمال ، يمكننا إدخال هذه المعلومات تلقائيًا في القسم المناسب من خطة الموارد. يسرد العمليات التي تحتاج إلى مورد أو موقع معين. لكل مورد ، يمكنك تلقائيًا حساب معلمات RTO / RPO - الحد الأدنى للقيم لجميع العمليات التي تعتمد على هذا المورد.
خطط الموقعفيها نعرّف:
- عدد الموظفين الذين يستخدمون هذا الموقع كموقع عمل احتياطي في حالة الطوارئ (Work Area Recovery - WAR) ؛
- عدد الموظفين الذين يمكنهم استخدامه كمكان عمل بديل في الوضع العادي.
بعد الحصول على هذه المعلومات ، يمكننا تخطيط عمل الشركة في أوضاع عادية وطوارئ.
لهذا نحتاج:
- وضع قائمة بما هو مطلوب لاستعادة الموارد أو الموقع ؛
- تحديد المسؤولية عن إجراءات الاسترداد المحددة ؛
- قم بإعداد قائمة بالأعمال التي سيقوم بها فريق الطوارئ.
مساعدة في تحديث الخطط
يسمح لك نظام التشغيل الآلي والتحكم NB بالتخطيط وفقًا لقالب واحد تم إنشاؤه مسبقًا. سيقوم الموظفون العاملون في الإدارات المختلفة والمشاركة في العمليات المختلفة بوضع خطط موحدة ، مما يسمح للزملاء بفهم بعضهم البعض بشكل أفضل وتبادل تجربة التخطيط بفعالية.
البرنامج يساعد المستخدمين على تخطيط جميع المعلومات اللازمة. يمكن تزويد كل عنصر بتفسيرات: ما هو موضح في حقل معين ، لماذا سيتم استخدام هذه المعلومات. وبالطبع ، يمكن للموظف إضافة أي فائدة ، في رأيه ، "قديم".
تمامًا كما تساعد الخطة الموضوعة بشكل واضح ودقيق على العمل بشكل أكثر فاعلية في الحياة الواقعية ، فإن الوصف المنظم للإجراءات في حالة الطوارئ يساعد على اتخاذ تدابير سريعة ودقيقة لاستعادة النشاط التجاري. بالإضافة إلى ذلك ، من الأسهل إجراء تصحيحات على خطة عمل واضحة وجيدة التنظيم ، والعمل مع وثيقة "جميلة" أسهل وأكثر متعة.
والأهم من ذلك ، أن الأتمتة تساعدك على إنشاء أفضل الممارسات عند إنشاء الخطط أو تحديثها. عندما نخطط لشيء ما ، تثار دائمًا أسئلة كثيرة: ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في الخطة ، وكيفية ترتيبها ، وعدد الخطط التي ينبغي أن تكون ، وكم ينبغي أن تكون ، وما إلى ذلك.
على مر السنين ، وضع مجتمع الخبراء بالفعل إجابات مثالية لمعظمهم. عليك فقط الاستفادة من خبرتهم ، والتي ستساعد على جعل الخطط فعالة بقدر الإمكان. ألاحظ أن جميع الحلول التي أوصى بها البرنامج قد تم اختبارها مرارًا وتكرارًا من خلال الممارسة!
التكامل مع الأنظمة الأخرى
من أجل أن تساعد خططك في استعادة أعمال الشركة بسرعة وكفاءة ، يجب أن تحتوي دائمًا على معلومات محدثة حول الموظفين المعنيين والمواقع والموارد اللازمة.
يمكنك تحديث هذه المعلومات يدويًا - هذه الطريقة ملائمة عندما يكون عدد الخطط صغيرًا. يعتمد الحد الأقصى لعددهم على مدى تعقيد المستندات ، ومؤهلات المسؤولين ، وعدد الأطراف المشاركة في عملية الاستعادة وعوامل أخرى.
إذا لم يكن لديك نظام لتحديث المستندات تلقائيًا ، يمكنك القيام بذلك في الوضع شبه التلقائي. للقيام بذلك ، ضع الملفات المناسبة في شجرة الدليل. وقبل ذلك ، يحتاجون إلى إدخال جميع المعلومات المصدر وتجميعها باستخدام وحدات الماكرو في تطبيقات Microsoft Office.
ولكن ، إذا تمت طباعة العشرات من الخطط ، فستكون هذه الطريقة تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. سيؤدي التعب والإهمال والإهمال إلى أخطاء تؤدي بسهولة إلى تحويل خططك إلى ورقة نفايات عديمة الفائدة. هنا سيأتي برنامج ClearView إلى عملية الإنقاذ. يمكن تكوينها لتلقي المعلومات ذات الصلة من أنظمة المعلومات الأخرى. على سبيل المثال ، يمكن الحصول على الاسم ومعلومات الاتصال ومواقع الموظفين المذكورة في الخطط من نظام المعلومات في إدارة شؤون الموظفين ؛ معلومات حول معدات تكنولوجيا المعلومات - من CMDB ؛ عناوين بريد إلكتروني صالحة - من نظام البريد ، إلخ.
الاتساق وأتمتة دورة الحياة
جميع الوثائق ، مثل الأشخاص ، لها دورة حياة محددة. يتم إنشاؤها ("المولد") ، وتحريرها وتنسيقها ("رفع" و "النمو") واختبارها بشكل دوري ("الخضوع للفحص الطبي والفحص الطبي").
من المفهوم أن المستندات تعني العناصر التي تم إنشاؤها أو الموجودة داخل ClearView والتي تتوافق مع خطط البنك الوطني ، وتقارير عن تحليل التأثير على الأعمال ، وخطط الموارد ، إلخ. كل عنصر من هذه العناصر يمكن أن يكون له هيكل متنوع ، ويتألف من العديد من الأقسام ويحتوي على محتويات مختلفة: النص والقوائم والجداول والصور وحتى الخرائط الجغرافية. كل شيء يتم هنا حتى يتلقى أي مستخدم المعلومات الأكثر تفصيلاً ودقيقة ويستخدمه بأفضل كفاءة.
لكن الراحة الرئيسية لـ ClearView ، في رأيي ، تتجلى بطريقة أخرى - عملية الموافقة على المستندات مضمنة في النظام الأساسي. يتلقى المدير المسؤول عن المستند ، عند إجراء تغييرات عليه من قِبل شخص آخر ، إشعارًا عبر البريد الإلكتروني بأنه يحتاج إلى الدخول إلى النظام وتنسيق المستند.
يأخذ النظام في الاعتبار التبعيات متعددة المستويات: على سبيل المثال ، تبدأ عملية الموافقة على وثيقة بموافقة مسؤول أعلى ("الوالد") ، ثم تصبح إخطارات التغييرات أقل مسؤولية ("البنات"). وأخيرا تمت الموافقة على الوثيقة من قبل صاحبها. يتم إرسال التذكير والمواعيد النهائية لجميع المشاركين عن طريق البريد الإلكتروني. وإذا لم يكن رد فعل شخص ما قبل الوقت المحدد ، يبلغ النظام هذا إلى القائد الأعلى.
بالإضافة إلى تذكير بضرورة الموافقة على التغييرات ، يتتبع ClearView تاريخ الاقتراب من المراجعة ، ويجب أن يكون لكل مستند تم إنشاؤه في النظام مثل هذا الموعد النهائي. حول منهجه ، سوف يحذر ClearView المالك ويعرض هذه المعلومات على شاشة ملخص المسؤول ، والتي يمكن أن تبدأ عملية التحديث إذا لم يتم ذلك لسبب ما.
شاشة المسؤول التي تعرض الحالة الحالية للمستنداتإضفاء الطابع الرسمي على نتائج BIA و RA
من المهم جدًا لأي قائد معرفة الضرر الذي ستحدثه الشركة أو تلك الحالة الطارئة. لذلك ، من الضروري لكل منهم إجراء تحليل منفصل (BIA). لهذا الغرض ، فإن المتخصصين الذين يعرفون جيدًا ما هي العمليات والموارد اللازمة لعمل الشركة ، وملء استبيانات خاصة. نظرًا لأن الأسئلة الواردة فيها يمكن أن تكون مختلفة تمامًا ، في ClearView ، يمكنك إنشاء قوالب تأخذ في الاعتبار تفاصيل العمليات التجارية المختلفة.
عادة ، عند تجميع تقرير عن التحليل ، تثور أسئلة مختلفة. على سبيل المثال ، ما هي المعلومات وبأي شكل يجب تضمينه في التقرير. تطبق ClearView منهجية إعداد تقارير جاهزة ، وبمساعدتها يمكن القيام بذلك دون أي أسئلة.
يصف الجزء الأول من التقرير ، الذي يحلل تأثير الأعمال ، ما تقوم به وظيفة تجارية معينة والخطوات التي تتكون منها:
- قائمة وحدات الأعمال التي نظر فيها التحليل الحالي ؛
- قائمة العمليات الرئيسية التي تقوم بها وحدة الأعمال
- الفترات الزمنية أو التواريخ التقويمية التي تزداد فيها أهمية / أهمية الوظيفة المعنية (قد تكون هذه هي تواريخ إعداد التقارير أو تسليم العمل إلى العميل أو نهاية الربع أو استلام البضائع في المستودع) ؛
- قائمة بالموارد التي تحتاجها وحدة الأعمال لحل المشكلات. يوصى بسرد الموارد الهامة فقط ، وليس فقط تسهيل العمل.
يصف الجزء الثاني بمزيد من التفصيل عناصر العمليات التجارية وترتيب تفاعلها:
- قائمة بوحدات الأعمال التي تشارك في عملية الأعمال هذه ؛
- قائمة بالأوقات التي تتطلب أقصى قدر من الأداء ، والمواعيد النهائية المتعلقة بالعملية قيد الدراسة ؛
- قائمة بالمنتجات والخدمات التي تدعمها عملية الأعمال هذه ؛
- قائمة بالموارد المستخدمة بواسطة عملية الأعمال
- لكل عملية عمل ، يجب الإشارة إلى ما إذا كان يمكن تنفيذها بطريقة بديلة أو في وحدة أخرى ؛
- قائمة بجميع خدمات الإنترنت اللازمة لإكمال العملية التجارية ؛
- قائمة بالاعتمادية على وحدات الأعمال الأخرى اللازمة لإكمال العملية التجارية ؛
- قائمة بالشركات الخارجية التي يعتمد عليها عمل وحدة الأعمال ؛
- قائمة الإدخالات الهامة المطلوبة لوحدة العمل
- قائمة استراتيجيات الاستمرارية التي توفر معلمات RTO المطلوبة لعمليات الأعمال.
أخيرًا ، يصف الجزء الثالث ويقيم التهديدات المحتملة التي تؤثر على استمرارية العمل. كما تحدد أيضًا المكان الذي يمكنك من خلاله مواصلة عمل المنظمة ومن سيقوم بذلك:
- قائمة بمكاتب النسخ الاحتياطي حيث يمكنك الاستمرار في تنفيذ العمليات التجارية ؛
- جدول للنمو في الحاجة إلى الموظفين العاملين مع مرور الوقت عند استخدام خيارات مختلفة لاستراتيجية الاستمرارية ؛
- جدول نمو الطلب على الموارد الإضافية مع مرور الوقت لكل مكتب احتياطي ؛
- قائمة التهديدات التي تشير إلى الاحتمالات المقدرة ومدى الضرر.
تقييم المخاطر
للمحافظة على استمرارية العمل ، تحتاج إلى تحليل مستمر للتهديدات التي تواجه الشركة ولديك خطط عمل واضحة في حالة نشوئها. ضمن "تقييم المخاطر" في ClearView ، لا يُفهم فقط تحديدهم وتحليلهم ، ولكن أيضًا وضع استراتيجية لتقليلها. وتنقسم المخاطر في البرنامج إلى الطبيعية والاجتماعية والتكنولوجية.
يساعدنا البرنامج في تقييم التهديدات أولاً ثم اختيار تدابير الاستجابة المناسبة.
لإجراء تقييم ، تحتاج إلى تحديد مجموعة من الاحتمالات ومقدار الضرر من كل تهديد لكل خطوة محددة من عملية الأعمال. يتم احتساب مستوى خطر تهديد معين كمنتج لاحتمال حدوث ضرر. بعد ذلك ، يجب أن نختار الاستراتيجية المثلى للحد من المخاطر من القائمة أدناه.
لكن العملية المدمجة للتخلص من حالات عدم المطابقة لا تسمح فقط بتحديد المخاطر التي تم العثور عليها ، ولكن أيضًا تسجيل الإجراءات المنجزة ، وتعيين المسؤولين عن القضاء عليها وضمان التخلص من جميع حالات عدم المطابقة التي تم العثور عليها أو تقليل تأثيرها. وبهذه الطريقة ، يساعدك ClearView على تلبية متطلبات معيار ISO 22301 فيما يتعلق بالرصد والقياس والتحليل والتقييم.
اختبار المساعدة
في التحضير للاختبار ، من المهم مراعاة العديد من التفاصيل. يمكن أن يؤدي غياب كل منهم إلى تعطيل المهمة ، لذلك يوفر ClearView لملء استبيان مفصل.
يحتوي وصف الاختبار المخطط على الأقسام التالية:
- الشروط المسبقة.
- الأهداف؛
- ما هو مدرج في إطار الاختبار ؛
- ما يتجاوز الاختبار ؛
- السيناريو.
- مخاطر.
- أعضاء.
- الإجراءات الأولية ؛
- جدول الأعمال؛
- الملاحظات والتوصيات ؛
- الإجراءات بعد الاختبار ؛
- حالة تحقيق الهدف ؛
- تقارير وبروتوكولات
- تلخيص النتائج.
النظام قادر على تتبع من يقوم بالخطوات ومقدار الوقت المستغرق والحالة الحالية للتنفيذ.
فوائد في إدارة الحوادث NB
توجد في قلب كل خطة لدعم NB قوائم مختلفة من الإجراءات اللازمة ، ومن يجب تنفيذها ومن خلالها. يمكن تفعيل هذه القوائم في أي وقت حتى يتمكن أعضاء فريق الاستجابة للأزمات من التفاعل بفعالية مع بعضهم البعض.
للتوضيح ، يتم تمييز حالة كل خطوة من القائمة باللون المقابل. يتم توفير ثلاث درجات: "مكتملة" ، "قيد التقدم" و "في انتظار التنفيذ". يمكن للمستخدمين التبديل بين الإجراءات الخاصة بهم وقائمة الإجراءات الكاملة. اعتمادًا على نطاق السلطة ، يمكنهم مراقبة التقدم المحرز في استعادة خطة واحدة أو تفعيلها بالكامل.
يحتوي ClearView على أداة تعاون تتيح لجميع المشاركين مشاركة المعلومات حول تقدم الاسترداد ، بغض النظر عن مكان تواجدهم. على سبيل المثال ، قد يكون وصفًا للنفقات أو التقارير غير المخطط لها حول حالة الضحايا. تظهر هذه المعلومات في الوقت الفعلي وتكون مرئية لجميع المشاركين.
تتيح لك وحدة الإعلام عن حوادث ClearView اختيار أحد الخيارات الثلاثة لإرسال الإشعارات: الرسائل القصيرة أو الرسائل الصوتية أو البريد الإلكتروني. يمكن إرسال التنبيهات إلى مجموعات المستخدمين المختلفة.
من سيستفيد من منصة ClearView
لتقدير فائدة ClearView ، يمكنك الرجوع إلى أنظمة إدارة استمرارية الأعمال القياسية المستخدمة على نطاق واسع. يحتوي على الأقسام التالية:
- شروط المنظمة
- القيادة؛
- التخطيط؛
- دعم.
- الأنشطة؛
- تقييم الأداء
- التحسين المستمر.
النظر في أي أقسام ClearView سيكون مفيدا.
- من وجهة نظر فهم العوامل الخارجية والداخلية التي تؤثر على تحقيق الأهداف المحددة لإدارة ملاحظة ، يساعد نظام التشغيل الآلي لإضفاء الطابع الرسمي على المخاطر ووضع معاييرها.
- في مجال القيادة ، يمكن أن يكون برنامج ClearView مفيدًا للتذكير الدوري للمديرين بالعمل الجاري في مجال إدارة ملاحظة وضرورة المشاركة فيها. هذا سوف يسهم في التحديث المستمر وتحسين العملية.
- عند تخطيط NB ، فإن فائدة النظام لا تثير أي أسئلة. في الواقع ، لتحقيق هذا الهدف ، يتطلب المعيار ما يلي:
- تعيين المسؤول ؛
- تحديد الإجراءات اللازمة ؛
- تحديد الموارد اللازمة.
كل هذا وأكثر من ذلك بكثير يؤخذ بعين الاعتبار في نظام التشغيل الآلي. - يشمل "الدعم" جميع القضايا المتعلقة بتبادل المعلومات وإدارة المستندات. أنها مريحة للغاية لأداء باستخدام ClearView. يوفر البرنامج جميع الأدوات اللازمة لتبادل المعلومات الداخلية والخارجية. بالإضافة إلى ذلك ، يضمن النظام توفر المعلومات وأمانها ، وهو أمر مهم للغاية أيضًا.
- تتجلى إحدى المزايا الرئيسية لنظام الأتمتة في قسم "الأنشطة". هنا ، يجب على قادة المنظمة إنشاء وتكوين وتنفيذ والحفاظ على عملية موثقة رسمية لتحليل آثار العمل ، وتقييم المخاطر ، وإجراءات الإدارة ومواصلة أنشطتهم في حالات الطوارئ. وكان للمساعدة في هذه المهام التي تم إنشاؤها في الأصل هذا النظام.
- في قسم "تقييم الأداء" ، يتطلب المعيار إجراءه على فترات زمنية مخططة ، مع التسجيل الإلزامي لنتائج المراقبة والقياسات. الأتمتة تساعد على إجراء عمليات التفتيش في الوقت المناسب وتسجيل نتائجها بدقة.
- في قسم التحسين المستمر ، يتطلب المعيار ، على الأقل ، تحديد عدم المطابقة. تحتفظ المنظمة بالوثائق:
- حول طبيعة عدم المطابقة وجميع الإجراءات المتخذة ،
- حول نتائج الإجراءات التصحيحية.
ألاحظ أنه في ClearView ، يوفر كل مستند آلية لتحديد التناقض الملحوظ.
لا تنس أن ClearView ليس نظامًا تلقائيًا ولا يفعل شيئًا دون تدخل بشري! لن تظهر أي معلومات ولا توجد علاقات في المستندات بمفردها ، ولن يتم إنشاء نص دون مشاركة أحد المتخصصين ، ولن يتم إجراء أية استنتاجات بشكل ميكانيكي ، دون إشراك العقل.
أي ، حتى أفضل نظام التشغيل الآلي هو مجرد أداة ، عند استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تسهل تنفيذ المهام الشاقة ورتيبة ومتكررة. ولكن في المرة الأولى التي ينبغي أن يؤديها شخص.
كونستانتين موساتوف ، مستشار استمرارية الأعمال ، أنظمة جيت جت