كيفية إكمال 70 مهمة في اليوم: الحياة في متتبعات المهام هي حياة جيدة

حاولت إجراء المهام بشكل منهجي ، على الأرجح ، حوالي 20-25 مرة. وفشلت كل محاولة ، كما أفهمها ، لسببين.

أولاً ، من أجل تخصيص وقت لإدارة المهام ، يجب أن تفهم سبب ذلك.
تبدأ في قيادة المهام ، وقضاء بعض الوقت عليها ، والقيام بمهام أقل ، وكل شيء يبدأ في التراكم - باسم ماذا؟

من الصعب القيام بأي عمل عندما لا تفهم السبب. "تبسيط الحياة" ليس هو الهدف الأكثر ملائمة ، لأن "تبسيط الحياة" ظاهرة غامضة إلى حد ما. لكن "الحد من مستوى القلق عن طريق خفض مستوى عدم اليقين" هو هدف أكثر واقعية وأفضل ، والذي يمكن أن يقضي ساعة في اليوم.

ثانياً ، كل المنهجيات التي قرأتها تصف الحالة النهائية للعملية على الفور. "أنت بحاجة إلى أخذ ToDoIst ، وتقسيمها حسب المشروع ، والاندماج مع التقويم ، وإجراء مراجعات أسبوعية للمهام ، وتحديد أولوياتها ..." من الصعب البدء في القيام بذلك على الفور. كما هو الحال في تطوير البرمجيات ، أعتقد أنك بحاجة إلى استخدام طريقة jpeg التقدمية - بشكل تكراري.

لذلك ، سأخوض "تكراراتي" ، وربما بنفس الطريقة التي ستستفيد منها. بعد كل شيء ، لماذا لا يوجد سبب لاستخدام عطلة مايو للعمل في النموذج الجديد (نسبيًا)؟

وكيف جئت إلى هذا يمكن قراءتها هنا .

Trello ، بضع قوائم

نقوم بإنشاء 4 قوائم فقط ، ونستخدم تطبيق سطح المكتب والجوال.



القوائم:

• الحالات - اكتب جميع المهام التي تتبادر إلى الذهن. واكتب حالما تتبادر إلى الذهن. "التخلص من القمامة" هي مهمة. "غسل الصحون" هي مهمة. "تعيين اجتماع تخطيط" مهمة. حسنا ، وهلم جرا. حتى الأشياء الأكثر وضوحًا و / أو المهمة يمكن نسيانها إذا حدث شيء غير متوقع أو كان يومًا صعبًا.
• حالات اليوم - كل مساء أقوم بنقل الشؤون من لوحة الحالات إلى لوحة حالات اليوم. إذا بقيت بعض الأمور في المساء - هذا أمر طبيعي ، المزيد حول هذا أدناه. بمرور الوقت ، تبدأ في فهم عدد المهام التي يمكن إدراجها في القائمة ، بحيث يمكن إنجاز معظمها في اليوم المحدد.
• انتهى اليوم هذا المنتدى هو الطريقة الرئيسية لتخفيف القلق "لم أفعل أي شيء اليوم" وطريقة جيدة لمزيد من التفكير في التنظيم الذاتي. أكتب هنا جميع المهام التي قمت بها اليوم ، ولا حتى من قائمة المهام المخطط لها. "اتصلت فاسيا عن الوثائق" ، وكتب. "طلبوا مني التوقيع على الأوراق ،" كتب. "ناقشنا الاتفاقية مع أنتون" ، كتب. وبالتالي ، بحلول نهاية اليوم ، ستفهم ما قضيت وقتًا فعلاً فيه وما لا يمكنك القيام به من هذه المهام لمجرد الوفاء بالخطة.
• تم - قائمة بجميع المهام المنجزة. في بداية أو في نهاية اليوم ، أنقلهم من "Made Today" إلى "Finish". في الواقع ، هذه سلة قمامة حيث يمكنك ببساطة العثور على المهام المكتملة ، وبالتالي تحتاج إلى تنظيف منتظم.

تريلو ، "التقويم الصغير"

في مرحلة ما ، يصبح من الواضح أن بعض المهام محددة زمنياً بدقة ، ولا تريد أن تنسى هذه المهام لمدة أسبوع ، حتى لا تخطط لأي شيء آخر لهذا الوقت. لقد كان الأمر صعبًا دائمًا مع التقويم ، لذا أضفت بعض اللوحات التي تحمل أسماء "Cases for Monday" ، و "Cases for Tuesday" ، وما إلى ذلك ، حيث بدأت في وضع الأمور مرتبطة بالوقت.



لذلك عندما سألوني: "هل يمكن أن نتحدث يوم الخميس في الساعة 16:00؟" - أنا فقط أذهب إلى اللوحة المناسبة وأرى ما كتبناه هناك لهذا الوقت. ويجب ألا ننسى نقل المهام بين القوائم في الوقت المناسب خلال الأسبوع: على سبيل المثال ، "الشؤون يوم الخميس" مع بداية يوم الخميس - في "شؤون اليوم".

لماذا لا تقويم؟ بالنسبة لي من الصعب للغاية استخدام اثنين من المرافق في نفس الوقت. إذا كنت تستخدم تقويمًا لهذا الغرض ، فسوف أحتاج إلى الدخول فيه وتعبئته والانتقال إليه بانتظام للتحقق مما إذا كنت قد نسيت شيئا ...

في هذه المرحلة ، ذهبت إلى حدود تريللو. تكمن المشكلة الرئيسية في تسجيل أكثر من 50 مهمة يوميًا ، وكان هناك مجموعة كبيرة من الحالات المرتبطة بكل من القائمة العامة والقوائم المرتبطة بالأيام. كيف أفهم أنني قد قمت بالفعل بتدوين المهمة التي أحتاج إلى القيام بها؟ بدأت الزوجي في الظهور. كيفية تحديد أولويات جميع المهام لأحد المشاريع في نفس الوقت؟ كيفية منح الآخرين فرصة الاطلاع على خطط التقويم الخاصة بك؟

كنت بحاجة إلى نظام ، مع الحفاظ على السهولة النسبية:

1. يمكن أن مجموعة المهام في المشاريع.
2. احصل على رابط تقويم (اكتمل غدًا) ، وقم بنقله تلقائيًا إلى المهام لهذا اليوم ، مع بداية اليوم.
3. متكامل مع تقويم جوجل.

عدت هنا إلى ToDoist ، وفي هذه المرحلة تبين أنه الحل الأنسب.

الموضوع الحالي في ToDoist

البريد الوارد



أكتب أي مهام واردة في البريد الوارد ، والتي أحاول فكها على الفور. تحت تحليل المقصود:

• تحديد التاريخ الذي سيتم فيه إنجاز المهمة (بالنسبة للمهام القصيرة ، لقد قمت في الغالب بتعيين اليوم ، وبحلول المساء أفهم متى ، في الواقع ، يمكن القيام بذلك).
• تعريف المشروع الذي يمكن أن تنسب إليه المهمة (للإحصائيات والقدرة على تغيير أولوية جميع المهام الخاصة بالمشروع بطريقة أو بأخرى).

المهام التي تتبادر إلى الذهن والتي لا تحتاج إلى القيام بها في المستقبل القريب ، انتقل إلى المشاريع غير المصنفة الشخصية ("خذ حاملات الكأس في سيارة") والعمل غير المصنف ("فكر عندما يمكننا ترتيب جلسة استراتيجية لاستراتيجية العلاقات العامة"). في ToDoist ، يمكنك تعيين مهام متكررة: لذلك كل أسبوع لدي مهمة "Disassemble Uncategorized Personal" ، وكل يوم اثنين - "Disassemble Uncategorized Work".

تكامل التقويم
يتكامل تطبيق ToDoist تمامًا مع تقويم Google وفي كلا الاتجاهين. لقد قمت بمشاركة تقويم مع زملائي حتى يتمكنوا من رؤية الوقت الذي لا يستطيعون الوصول إلي فيه بالتأكيد.



في الوقت نفسه ، يتم نقل المهام من التقويم أيضًا في الاتجاه المعاكس: أستطيع أن أقول "Serega ، انظر إلى وقتي يوم الجمعة وأكتب الاجتماع هناك" ، والذي سيظهر في التقويم وفي ToDoist. لذلك ، في الواقع ، بدأت استخدام التقويم أولاً ، ولست بحاجة لإنشاء أحداث فيه.

معالجة المهام الواردة غير التشغيلية

أنا لا أهرع بالقوة للقيام بالمهام على الفور ، باستثناء تلك المهام التي يكون فيها الحريق واضحًا. "نحن بحاجة ماسة إلى الاتصال بإدارة ABC ، ​​لأن الخادم يستلقي ، لكن لا توجد استجابة من موظفيه" - من الواضح أن المهمة الملحة التي لا يمكن تأجيلها ، ولكن "Zhenya ، هل يمكنني الاتصال بك الآن للتحدث عن مشروع جديد"؟ حدد موعدًا لإجراء محادثات مع X عن Y ، والتي ستتحول بالفعل إلى المهمة "قل X التي يمكننا التحدث بها بعد ذلك" ومهمة "التحدث مع X عن Y" ، وهي محددة زمنياً بالفعل. يتم تحويل أي مهمة واردة تقريبًا إلى "خطة ...".

تحديد أولويات المهمة
جميع المهام المدرجة في اليوم لا يمكن أن تكتمل. بمشاهدة نفسي ، أدركت ما يلي (سيكون لكل رقم رقم مختلف ، ولكن الشيء الرئيسي هو التوصل إلى استنتاجات).

1. لكل يوم لدي حوالي 50-70 مهمة مسجلة.
2. مريح بنفسي (دون الشعور بالتعب التام في نهاية اليوم) يمكنني القيام بما يصل إلى 30 مهمة.
3. بعد القيام بما يصل إلى 50 مهمة ، سوف أكون متعبًا ، لكن بلا ضمير.
4. يمكنني إغلاق 70 مهمة ، لكن بعد ذلك لا أستطيع الخروج من "مجرى العمل المدمن على العمل" ، سأغفو بصعوبة وبشكل عام سأكون اجتماعيًا قليلًا.

بناءً على ذلك ، أقرر ما يجب فعله اليوم. في ToDoist ، هناك أولوية لكل مهمة ، لذلك في الصباح اخترت المهام الحرجة لأداء ، والباقي الذي أؤديه على أساس القدرات والرغبات. كل يوم أقوم بنقل حوالي 40-20 مهمة إلى ما يلي: ما هو مثير للاهتمام - في نفس الوقت ، 60-70 مهمة تصبح مرة أخرى في اليوم التالي.

تتبع الإحصاءات

أود أن أفهم بشكل عام ، كم من الوقت استغرقه اليوم لأداء الأعمال ذات الصلة ، وأي منها. للقيام بذلك ، أستخدم تطبيق RescueTime ، الموجود على الهاتف ، وعلى الكمبيوتر المحمول ، وسجل خرائط موقع Google (نعم ، أنا لست بجنون العظمة).





نحن نعيش خارج المدينة ، لذلك يمكن استخدام الوقت الذي تقضيه على الطريق للاستخدام الجيد. الآن بعد أن لم أكن متعبًا ، أستمع إلى الكتب الصوتية على طول الطريق من أجل استخدام هذه الأربعين دقيقة بطريقة أو بأخرى.

لا أقوم بتجميع البيانات حتى الآن ، مما يؤدي إلى إنشاء بحيرة بيانات شخصية خاصة ؛ سيأتي الوقت - سأصل إلى هذا.

لن يكون هناك خاتمة

1. حياة الشخص المعاصر هي مجموعة كبيرة من المهام القادمة. لن يكون من الممكن تقليله ؛ يجب على المرء أن يتعلم السيطرة على هذا التدفق.
2. معظم المخاوف تأتي من عدم اليقين في المستقبل. إذا فهمنا ما ينتظرنا في الأيام المقبلة ، سيكون هناك قلق أقل بكثير.
3. لهذا ، يمكنك قضاء بعض الوقت في تنظيم يومك. أعرف ما سيحدث اليوم ، ما الذي سيحدث غدًا ، ولا أنسى المهام التي نسيتها من قبل.
4. إن تتبع المهام ليس غاية في حد ذاته ، ولكن ، إذا أردت ، طريقة للتعليم الذاتي. الأشياء التي اعتادت فعلها كانت كسلًا أو أشياء لم يكن بالإمكان الوصول إليها بأيدي ، وأصبح ذلك أسهل بكثير. كثير من الناس (وأنا منهم) بشكل عام ، بشكل عام ، يشعرون بالتحسن عندما يتم تعيين المهام من العالم الخارجي. تتبع المهام هو وسيلة لتعيين المهام لنفسك ومعرفة كيفية عيش رغباتك.
5. العمل ليس غاية في حد ذاته. الهدف هو تنظيم جدول عملك بطريقة تظهر وقت فراغ يمكن التنبؤ به ، عندما يمكنك التعامل مع نفسك ، والأسر ، واهتماماتك.

إذا كنت مهتمًا بأفكاري وأفكاري حولها وهكذا ، يمكنك قراءة القناة :-)