لقيتنا
السابقة حول الميزات الخفية لزيمبرا التي قد تكون مفيدة لمستخدمي عميل الويب استقبالًا حارًا من قرائنا. في هذا الصدد ، سنستمر في إطلاعك على الميزات الأكثر وضوحًا ، ولكنها غير مفيدة للغاية لعميل زيمبرا على الويب ، والتي يمكن أن تساعدك أنت والموظفين في مؤسستك على زيادة إنتاجية العمل ، وكذلك تبسيط الاتصالات داخل الشركة إلى حد كبير.
إنشاء اجتماع بناءً على خطاب مستلم
واحدة من أهم وظائف أي نظام تعاون هو تقويم الأعمال والمخطط اليومي ، والتي تستخدم لتخطيط ساعات العمل وجدولة المواعيد والاجتماعات. ومع ذلك ، على الرغم من الوظائف الغنية لـ Zimbra من حيث إدارة التقويمات التجارية ، غالبًا ما يتم تقديم العديد من التعليمات إلى المديرين من الطراز القديم ، في شكل رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تعليمات للقيام بشيء ما أو الحضور إلى المكتب في الوقت المحدد. لمنع فقد هذا الطلب ، سيكون من المعقول إضافته إلى جدولك بعد الاستلام مباشرة. ولكن هل يمكن القيام بذلك بسرعة حتى لا يتم فتح علامة التبويب الثانية والتبديل بينها في محاولات لنسخ نص الرسالة في النموذج لإنشاء اجتماع أو مهمة؟
خاصةً لهذا ، توجد في Zimbra وظائف "إنشاء اجتماع" و "إنشاء مهمة" ، والتي يمكن العثور عليها في القائمة المنبثقة لأي بريد إلكتروني. بعد النقر فوق عنصر "إنشاء اجتماع" ، سيتم إنشاء اجتماع تلقائيًا مع تكرار الاسم بالكامل لموضوع الرسالة. أيضًا ، سيتم إضافة جميع المشاركين في المراسلات إلى هذا الاجتماع ، وسيتم ملء وصف الاجتماع تلقائيًا بنص الرسالة المحددة. وبالتالي ، سيتعين على الموظف فقط الإشارة إلى مكان ووقت الاجتماع ، وأيضًا إذا رغبت في ذلك ، قم بتغيير وصفه واسمه قليلاً إذا كان موضوع ونص الرسالة غير مناسبين لهذه الأغراض. إذا كانت هناك مرفقات في الرسالة ، فسيتم إرفاقها تلقائيًا أيضًا بالاجتماع الذي تم إنشاؤه. سيحدث نفس الشيء تقريبًا عند إنشاء مهمة. سيتم ملء اسمها ووصفها تلقائيًا على أساس موضوع ونص الرسالة ، وسوف يتعين على المستخدم فقط ملء الأعمدة الفارغة. نتيجة لذلك ، ستظهر المهمة في يوميات المستخدم الذي أنشأها ، بصرف النظر عن عدد الأشخاص الذين يشاركون في المراسلات.
بفضل هذه التقنية ، يحصل الموظف على الفرصة لتحسين الوقت الذي يقضيه في إنشاء الاجتماعات والمهام ، مما يعني أنه سيكون لديه الوقت للقيام بالمزيد من المهام خلال يوم العمل.
إضافة آر إس إس يغذي زيمبرا
غالبًا ما يتعين على العديد من مديري الأعمال الاطلاع على العديد من موجزات الأخبار لمواكبة الأحداث والأخبار المختلفة ، سواء كانت أخبارًا عالمية أو فدرالية أو إقليمية أو حتى مشتركة. ومع ذلك ، إذا قام أحد الموظفين بفتح عدة علامات تبويب في المتصفح لإكمال هذه المهمة واستمر في التبديل بينها بحثًا عن معلومات مفيدة ، فعلى الأرجح لن يتمكن من عرض الأخبار بشكل طبيعي أو العمل بشكل طبيعي؟ ماذا تفعل في مثل هذه الحالات؟
في مثل هذه الحالات ، ستكون خلاصات RSS القديمة الجيدة والتي ، كقاعدة عامة ، تحتوي على جميع المعلومات الضرورية ولا تحتوي على صور وإعلانات ، ستكون ذات فائدة كبيرة. وبفضل هذا ، فإن فهم موجز ويب لـ RSS أسهل بكثير ويسمح للموظفين الذين يضطرون لمراقبة تدفق المعلومات بالعمل بشكل أكثر كفاءة. ميزة أخرى مهمة لـ RSS هي أنه يمكن إضافتها مباشرةً إلى عميل ويب Zimbra وبفضل هذا ، يمكنك عرض موجزات الويب دون صرف انتباهك عن بريد العمل.
لإضافة موجز RSS إلى Zimbra ، يجب النقر فوق رمز الترس في عنصر "مجلدات البريد" وتحديد "مجلد جديد" في القائمة المنبثقة. هناك تحتاج إلى تحديد مربع "الاشتراك في موجز RSS / ATOM" والإشارة إلى الرابط الذي يحتوي على RSS الذي تحتاجه. بعد ذلك ، سيكون لديك مجلد به موجز RSS الذي تم إنشاؤه ، حيث يتم عرض كل الأخبار كبريد إلكتروني منفصل.
تبديل وجهة المراسلات
في السنوات الأخيرة ، بدأ عملاء البريد الإلكتروني في عرض المحادثات في شكل محادثات. وبفضل هذا ، تبدو جميع المراسلات التجارية موجزة للغاية ولا يوجد أي شعور بالفوضى عند عرضها. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك هيكل المراسلات هذا التعرف على محتوياته بشكل مريح وتحديث سجل المحادثة بسرعة. ومع ذلك ، عند إجراء حوار بين ثلاثة أشخاص أو أكثر ، غالبًا ما تنشأ المواقف عندما تصبح الحوارات متفرعة تمامًا ويصبح العثور على خطاب منفصل في هذه المراسلات أمرًا بالغ الصعوبة.
في مثل هذه الحالات ، يمكن أن يساعد التبديل إلى الشكل الكلاسيكي لعرض المراسلات ، حيث يتم عرض المراسلات بأكملها كرسائل منفصلة ، مرتبة حسب تاريخ الاستلام. غالبًا ما يكون من السهل في هذا النوع من الحوار العثور على الحرف الذي تحتاجه ، مما يعني توفير كبير للوقت للموظف الذي يبحث عنه. أيضًا ، بالنسبة للعديد من المستخدمين ، يمكن أن يكون عرض المراسلات في شكل رسائل منفصلة أكثر ملاءمة وأكثر دراية من العرض في شكل محادثات.
يتم التبديل بين هذين النوعين من العرض في القائمة المنسدلة "عرض" في الزاوية اليمنى العليا من البريد الوارد. هنا لا يمكنك فقط تعيين نوع العرض "حسب المحادثات" و "حسب الرسائل" ، ولكن أيضًا تكوين خيارات العرض الأخرى للبريد الوارد. على سبيل المثال ، يمكنك فرز الرسائل حسب الحجم والموضوع والمرفق وما إلى ذلك. يمكن أن يساعد أيضًا في تحسين إنتاجية الموظف عبر البريد الإلكتروني.
نأمل أن تساعد هذه الميزات في زيادة الإنتاجية وموظفيك أيضًا!
بالنسبة لجميع الأسئلة المتعلقة بـ Zextras Suite ، يمكنك الاتصال بممثل شركة "Zextras" Katerina Triandafilidi عبر البريد الإلكتروني katerina@zextras.com