كيفية تنظيم استوديو الصور؟ حالة بولشاكوفا ستوديو

تعبت من إضاعة الوقت في معرفة ما يحدث في الشركة؟ يتم فقد المعلومات في محادثات مجموعة WhatsApp التي لا نهاية لها؟ الاتصالات المعطلة داخل الفريق؟ هل يؤدي تتبع تعديلاتك (غير المكتملة) إلى تضخم رأسك؟ العبء على الموظفين غير واضح ، وبشكل عام ، من يفعل ماذا الآن؟

إذا كان لديك سؤالان على الأقل من الأسئلة المذكورة أعلاه ، يمكنك الإجابة بالإيجاب ، فنحن نطرحهما تحت قطة. تحدثنا مع استوديو الصور الشهير في موسكو " Bolshakova Studio " وتبادلوا تجربتهم في حل مشاكل الإدارة الكلاسيكية.

الآن دردشة فيديو مدتها 13 دقيقة. أدناه ملخص لمقابلة الاقتباس.

معلومات موجزة عن الاستوديو

مؤسس - مصور كسينيا بولشاكوفا.
فريق - 8 الناس + retouchers لحسابهم الخاص.
الاستوديو موجود منذ 7 سنوات.
الاتجاه: صورة الموضوع ، b2b.
العملاء - عدة مئات. مشهور: أوريفليم ، فابريك ، ماك لمستحضرات التجميل ، مجموعة ليدي ، باكاردي ، كنتاكي ، ملكة الثلج ، ستوكمان.


بعض أعمال الاستوديو

تاريخ موجز للمشكلة

في البداية ، عندما كان الاستوديو يتكون فقط من شخصين ، استخدموا VK. الشيء الرئيسي - كان هناك مريحة للاتصال وإرفاق الملفات. مع نمو الفريق ، انتقلت الدردشات إلى WhatsApp ، حيث أنشأوا مجموعة لكل مشروع (لكل عميل).

"عندما يبدأ عدد المجموعات في التكاثر أضعافا مضاعفة ، يصبح غير مريح"

مع زيادة نمو الاستوديو ، تم الكشف عن مشكلة جديدة. أصبح من المستحيل تتبع ما يحدث داخل الشركة ، وما الذي يقوم به موظفون معينون وما يفعلونه.

"بدأ الكثير من الوقت في اكتشاف ما يجري ، واكتشاف المعلومات التي تستقر في رؤوس شخص ما. لا توجد مساحة مشتركة حيث يمكن العثور على هذه المعلومات. "

اعتقدت الشركة أولاً أن الوقت قد حان لنقل جميع العمليات إلى منصة واحدة للعمل ، وتم اختيار Trello كأداة. ولكن كانت هناك مشاكل جديدة. كان هناك نوعان رئيسيان: الوصول والتواصل.

"إما أن يكون لأي شخص الوصول إلى كل ما يحدث على السبورة ، أو لا شيء. وأردت أن يرى الموظفون فقط ما يهمهم فقط جزء من العمل في هذه المرحلة "

الحل موجود!

في عملية البحث من مئات البدائل ، اختار الاستوديو نظام "YouGile". أصبح أسهل على الفور تقريبا. بادئ ذي بدء ، سُر الفريق بفرصة إجراء جميع العمليات على لوحة واحدة. كان من الممكن القيام بذلك عن طريق إعداد الوصول إلى أعمدة مختلفة للموظفين المختلفين: مجموعة من المصورين لا يرون سوى أعمدةهم ، ومجموعات من ريتوشيرز - الخاصة بهم. يرى المديرون ويتحكمون في العملية برمتها.

كان التبسيط التالي للعمل يرجع إلى حقيقة أن كل بطاقة عبارة عن مشروع وأن موقع البطاقة في عمود معين يشير إلى حالة العمل. يمكن للعادي تشغيل عدة مشاريع في نفس الوقت ، منها ، على سبيل المثال ، يمكن أن تعمل ثلاثة في الوقت الحالي ، ويتم فحص أربعة أخرى من قبل العميل. وفي أي لحظة يظهر العميل: "لدي تعديلات!". يقوم المدير بإجراء تغييرات على قائمة التحقق الخاصة بالبطاقة ، ويدخل القائد النظام وفي مكان واحد يرى ما يتعين عليه القيام به. وبعد القيام بكل العمل ، يمكنه في الدردشة المدمجة في هذه البطاقة إبلاغ نهاية العمل. في السابق ، كان على retoucher نسخ قائمة التعديلات من الدردشة إلى WhatsApp في مكان ما في ملاحظاته ووضع علامة عليها هناك.

"الآن هذا ليس ضروريًا ، قوائم التحقق في YouGile ، الكل يدرك في أي مرحلة يسير العمل. أيضًا ، في بطاقة المهمة ، يمكن لكل من المدير والمصور وقسائم إعادة الاتصال التواصل من أجل توضيح بعض النقاط لبعضهم البعض ، ويرى جميع المشاركين في البطاقة هذه المحادثة. المعلومات لا تستقر بين شخصين "

كيف تعمل العملية

يعمل الاستوديو مع العملاء على لوحة رئيسية واحدة ، والتي تسمى منطقيا "ORDERS". يوجد أيضًا في المشروع العديد من المجالس التي لا تملك إلا الإدارة إمكانية الوصول إليها وتناقش فيها المسائل الإدارية. لوحة منفصلة مع معايير العمل ، ولوحات منفصلة للعمل مع الموارد المالية ، وجرد المعدات ، وكذلك العمل مع العملاء ، والتي لا تؤثر بشكل مباشر على عملية التصوير.

يمر كل طلب من العميل - هذه بطاقة منفصلة على السبورة - بدورة من سبع مراحل. كل مرحلة هي عمود منفصل. هناك سبعة منهم:

تطبيق وارد »في انتظار المنتج» إطلاق نار »تنميق» ستوديو »يتحقق العميل» تسليم.


هذه العملية

يمكن الوصول إلى ريتوش من هذه السلسلة فقط إلى عمودين: "تنميق" و "الشيكات ستوديو". عندما يقوم القائد بعمله ، يقوم بإلغاء اشتراكه في الدردشة وينقل المهمة إلى عمود "الشيكات ستوديو".

"انظر فقط إلى هذا العمود لفهم ما يحدث في المشروع على الفور. وينظر بوضوح في أي مرحلة كل مشروع الآن "

في الدردشة داخل كل بطاقة ، يناقش موظفو الاستوديو المشروع أو يقومون بتحميل الملفات أو الروابط الضرورية. في قسم "الوصف" من البطاقة ، يتم إدخال المعارف التقليدية ، والتي تشير إلى تنسيق إرسال الصور والطلبات الأساسية إلى القائد والصور المرجعية.

قوائم

قائمة التحقق في المهمة

الجزء الأكثر أهمية من بطاقة الاستوديو هو قوائم المراجعة (المهام الفرعية). عنوان قائمة التحقق هو التاريخ الذي تلقى فيه العميل التغييرات. أثناء قيامك بإجراء تغييرات ، يقوم القائد بتمييزها بعلامات اختيار ويتم عرض هذه العملية بشكل مرئي بشكل ملحوظ على السبورة. ليس من الضروري إدخال المهمة لمعرفة التقدم المحرز في المهمة.

يمكن أن يكون هناك أي عدد من قوائم المراجعة ، ولا يتم حذفها ويمكنك دائمًا رؤية العملية الكاملة للعمل في مشروع ما.

ما الذي يجعل YouGile مفيدة

تستدعي كسينيا ميزة النظام التي يمكنك من خلالها الذهاب إلى YouGile في أي وقت وفي أي مكان في العالم ومعرفة ما يحدث في الاستوديو. في السابق ، من أجل معرفة التفاصيل ، اضطررت إلى الاتصال بالمدير وحتى الموظفين الآخرين. الآن الصورة كاملة واضحة للعيان من يفعل ماذا ، وبالتالي ، الحمل على كل شخص. من الواضح على الفور أن هناك أداة تنميق واحدة ، كما يبدو ، مثقلة ، والثاني يجلس خاملاً. ليس عليك أن تضع كل ذلك في الاعتبار.

الحديث عن " الكل في مكان واحد ". ريتوشيرس ، بالطبع ، موضع ترحيب كبير. لديهم أكبر قدر من العمل في الاستوديو - مجموعة من التعديلات والمعلومات النصية. في السابق ، تم توزيع كل هذا على غرف الدردشة ، البريد ، سكايب ، إلخ. الآن لديهم كل شيء في مكان واحد. وفقًا للتجربة ، يتلقى القائد أكبر ضغط من العمل نتيجة لسوء فهم لما يجب القيام به عندما لا يفهم التعليمات أو عندما تكون كل هذه التعليمات الصغيرة في أماكن مختلفة. الآن كل شيء في مكان واحد ، وإذا لم تكن هناك معلومات في البطاقة ، فهذا يعني أنها ليست في أي مكان آخر.

خاصة في الشركة نلاحظ إمكانية التواصل في المهام . سابقا ، جميع الموظفين التواصل مع المدير. المصورين و retouchers لم تتواصل مع بعضها البعض. ولكن في معظم الحالات ، لا يمكن للمدير الإجابة بشكل مستقل عن الأسئلة المتعلقة بالموديل ، فهناك الكثير من المفردات المحددة. وكان على المدير أولاً ترجمة كل شيء إلى لغته الخاصة ، ثم إلى لغة المصور ، ثم نقل كل شيء مرة أخرى. الهاتف مدلل كما هو. الآن كل شخص متصل ببطاقة الدردشة ويمكن للقائد طرح أسئلة مباشرة.

أصبح من السهل تقديم أشخاص جدد

"في البداية كنت خائفًا من توصيل شخص جديد بالنظام الجديد ، بدا لي أنه سيتعين عليه شرح الكثير وتقديمه لفترة طويلة وعملنا من خلال WhatsApp ، لكن بعد يوم أدركت أنه لا ، لا يمكنني القيام بذلك. بدأت على الفور في تقديم شخص ما ، حتى لو فهمت أنه حضر لمدة أسبوع أو في مشروع واحد ، وأنا على الفور بتوصيله بـ YouGile. ولأول مرة أرى أن أداة جديدة ، وهي برنامج جديد ، لا تسبب أي مقاومة على الإطلاق للأشخاص الذين لم يستخدموها قط "

أثناء دعوة شخص جديد ، يمكن وضعه على الفور في المجموعة المرغوبة ، سواء كان مصورًا أو مصححًا ، وعند الدخول إلى النظام ، سيرى فورًا ما يمكنه الوصول إليه فقط. 3-5 دقائق من الشرح على Skype مع عرض توضيحي للشاشة ، وفي اليوم التالي ، فوجئ الموظفون: "يا إلهي! إنه رائع ، رائع ، لديك مثل هذه المؤسسة العالية. لم نر هذا حتى في تسوم! كل شيء مريح للغاية وبسيط ومنطقي وسهل للغاية. "

لكن TSUM تشتهر بأحجامها الضخمة من العمل ، ومعظم المهنيين المشاركين في مجال التصوير الفوتوغرافي للموضوع عملوا بطريقة ما.

الميزة الرئيسية لاستوديو الصور YouGile تدعو كفاءة الاتصالات. لأنه قبل وجود الكثير من الروابط ، فقد الكثير في دردشات مختلفة وبريد وطرق أخرى للاتصال ، وأيضًا - تم بناء الاتصالات حول أشخاص استقر كل هذا في رؤوسهم. الآن تتواصل اتصالات الشركة حول المشروع ، المهمة الحالية ، حيث يتم تخزين جميع المعلومات واستكمالها من قبل جميع الموظفين. يمكن للجميع الدخول ورؤية تقدم المشروع.

دروس الفيديو

قناة يوتيوب

"من السهل تقديم شخص جديد للنظام ، لأن YouGile لديها العديد من دروس الفيديو المفهومة ، والتي لا يتم تمديدها بمرور الوقت. لأنه من المستحيل من الناحية النفسية مشاهدة الدليل لمدة 40 دقيقة. هم قصيرة ، 5-10 دقائق ، لا يوجد سوى جوهر. من الواضح بشكل منهجي ، ولكل شخص لا يفهمه شخص ما ، يمكنك ببساطة إسقاط الرابط »

دعم

بشكل منفصل ، يلاحظ استوديو الصور الدعم السريع لـ YouGile. في معظم الحالات ، تأتي الاستجابة من خدمة الدعم في غضون 20-40 دقيقة بعد المكالمة. إذا لم يكن هناك شيء واضح من الفيديو على القناة ، فيمكنك دائمًا طلب الدعم الفني.

شكر

نحن ، فريق YouGile ، نشكر استوديو Bolshakova للصور على المقابلة وفرصة لتبادل تجربتنا. في المستقبل القريب ، سنطرح بعض الحالات الأكثر نجاحًا وغير الناجحة لتنفيذ نظام إدارة المشروع. على سبيل المثال ، هناك مثال مهم جدًا للتنفيذ في الرافعات الروسية لتصنيع المصانع.