ما هو نظام الإبلاغ المثالي. هل من الواقعي أن نفهم ما يحدث في الشركة؟

ما الذي يجب أن يبدو عليه نظام الإبلاغ المثالي في نظام إدارة المشروع؟ هل من الممكن تحقيق فوائد حقيقية للشركة من خلال تفريغ شيء ما من نظام الإدارة ، أم أنه سيكون مجرد إجراءات شكلية فقط؟ هل من الممكن العثور على شيء مثير للاهتمام وجديد في بيانات نظام التحكم للشركة نفسها؟

أنا قلق بشكل خاص حول هذه القضايا. لقد كنت أعمل على نظام إدارة YouGile على مدار العامين الماضيين.

تتمثل مشكلة الإبلاغ الرئيسية في أن المعلومات الموجودة في أي شريحة بيانات واحدة ستكون دائمًا غير مكتملة ، بغض النظر عن كيفية محاولة الشركة تمييز كل شيء وتسجيله. أبسط مثال هو النظر في قائمة المهام المكتملة للأشخاص ، وهذا صحيح في أحسن الأحوال فقط بنسبة 80 ٪. لم يتم إصلاح جميع المهام ، ولم يتم تعليمها جميعًا على أنها مكتملة ، ويتم تشويه بعض المقاييس بشكل منهجي.

علاوة على ذلك ، تعد متطلبات التقارير الواردة من معلومات غير كاملة عالية للغاية - ينبغي أن تشكل التقارير فهماً موضوعياً لما يحدث.

ما فعلناه في النهاية بعد دراسة هذه المشكلة هو أدناه في شريط فيديو قصير. وتحت القص ، وصف للعملية ، كيف وصلوا إلى هذا.

واقع

الواقع في الشركات أسوأ قليلاً من 20٪ فقط من عدم اكتمال كل تقرير محدد. عادة ما يكون الموقف هو أنه بشكل عام "في مكان ما على الأقل" ، يتم إصلاح نصف المهام فقط ، وفي نفس الوقت في أماكن مختلفة: في برامج المراسلة الفورية ، أو البريد ، أو المحادثات الشفوية ...

مع ظهور نظام إدارة مركزي وتشكيل بعض ثقافة تحديد الأهداف على الأقل ، يتحسن الوضع قليلاً ، لكن نظام المعلومات لا يمكن ولا ينبغي أن يصبح نظام تحكم ومحاسبة. قواعد أكثر صرامة هناك فيما يتعلق بما ينبغي تسجيله في النظام ، وأكثر دقة التقارير. ولكن أقل سوف تستخدم النظام طوعا. إغلاق دائرة النضال من أجل الشفافية.

ماذا عن الشركة التي تطور نظام إدارة؟ كيفية إنشاء صورة موضوعية لما يحدث دون شرط تسجيل جميع المعلومات؟

تاريخنا التقارير

منذ عامين - بدأنا في إنشاء نظام لإدارة المشاريع مع التركيز على التواصل. نحن ننفذ نهجًا حيث تكون كل مهمة عبارة عن محادثة ونحاول تشديد الفرق في أنشطة المشروع من خلال التواصل. تجاهل التقارير. نحن نعتقد أن هذه الأداة لا تؤثر على استخدام النظام ، بل تقوم فقط بصد الفريق الحقيقي من أداة تخطيط مجانية.

منذ 1.5 عام - نتلقى بانتظام عددًا من طلبات التقارير. الطلب الأكثر شيوعا هو قائمة المهام للأشخاص. لقد بدأنا في معرفة كيفية استخدام التقارير من قبل عملائنا الذين ينتقلون من أنظمة أخرى. نحن نفهم أن هناك تقارير هناك. في النظم الأكثر شيوعًا ، يمكنك الحصول على عدة ملخصات مختلفة: حسب الأشخاص ، حسب الوقت ، عن طريق الإكمال ، حسب المشروع. ولكن ، عند التحدث مع المستخدمين ، اتضح أنه لا أحد يستخدمه حقًا. الاستثناءات هي فقط حالات عمليات منظمة في البداية منظمة ، مثل HelpDesk أو BugTracker.

منذ سنة - أصدرنا وظيفة مثل المُكّون ، والتي تسمح لك بكتابة البرامج النصية الخاصة بك داخل النظام. بما في ذلك تحميل أي بيانات. من وقت لآخر إلى العملاء الكبار نقوم بتكوين عمليات التفريغ مباشرة تحت طلباتهم. ويحدث موقف غريب بعض الشيء - في بعض الأحيان تنجح الشركات في الحصول على منفعة حقيقية منه - يخبروننا أنهم يقومون بتفريغ مجموعة من البيانات وتحليلها واتخاذ أي قرارات. وأحيانا يصبح الصابورة أن لا أحد يستخدم.

منذ 8 أشهر - نتابع طلبات العملاء ونعد عدة ملخصات كما هو الحال في معظم الأنظمة الأخرى: شريط لجميع الأحداث ولوحة خاصة بها مهام للموظفين. نادراً ما يتم استخدام الوظيفة ، لكن أولئك الذين يستخدمونها راضون ويريدون المزيد من هذه المعلومات. يشرحون أنهم يرغبون في رؤية المزيد من التفاصيل حول عملية أو أخرى.

منذ 5 أشهر - نبدأ في تقديم نظام لجميع العملاء الكبار على الفور مع جميع أنواع التقارير عن البرامج النصية التي تم تطويرها في وقت سابق. هناك الكثير منهم ، فهي مختلفة للغاية ، ولكن ليست مريحة للغاية ، لأنه لا توجد واجهات طبيعية. ولكن في الوقت نفسه ، هذا النهج مناسب تمامًا للعملاء. نلاحظ حقيقة بسيطة للغاية: عندما يكون هناك العديد من التقارير ، لسبب ما تبدأ في العمل. ذكرت الشركات أنها قادرة على استخراج المعلومات التي يمكن من خلالها اتخاذ القرارات. هناك طلبات للحصول على تقارير حول مشاهدات المشروع من الموظفين وتوزيع انتباه الفريق.

منذ 3 أسابيع - مرة أخرى نتحدث مع العملاء ونتوصل إلى استنتاج بسيط: عدد التقارير من مختلف الجهات له ما يبرره من حقيقة أنه لا يمكن إنشاء أي فهم إلا إذا تم عرض الصورة من العديد من الجوانب المختلفة. علاوة على ذلك ، يمكن أن تكون هذه الأطراف في مواقف مختلفة مختلفة للغاية.

نحن الافراج عن مصمم التقرير. نحاول جعله بحيث يمكنك الحصول على أي شيء ، ولكن في نفس الوقت تبقي الواجهة بسيطة.

ما نظام التقارير والملخصات التي بنيناها في YouGile

لنبدأ مع واحد بسيط. كل ما هو موجود في النظام يمكن تصفيته وفرزه وعرضه في جدول. قم بتنزيل تنسيق Excel أو قم بتكوين الاستلام العادي عن طريق البريد. جميع المعلومات ، بطبيعة الحال ، تتغير بشكل حيوي مع التغييرات في المشاريع.

تبدو واجهة التقارير كما يلي:



يمكنك إنشاء تقرير باستخدام 15 معلمة وتكوين قواعد multortorting. هناك بضعة معلمات غير عادية: تاريخ آخر حركة وتاريخ آخر رسالة. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد وعرض المهام التي كان التواصل الأكثر نشاطًا لها. إذا أخذنا في الاعتبار أن كل مهمة عبارة عن محادثة منفصلة وقمنا بالاتصال كثيرًا ، فسيكون التنزيل ممتعًا للغاية.

نتيجة لذلك ، يبدو التقرير كجدول مع القدرة على multisort.



وهنا ، بصراحة ، لا يوجد شيء خارق للطبيعة حتى الآن - مجرد نظام مرن جيد لتلقي تقارير عن المهام مع واجهات يمكن الوصول إليها. نعم ، هناك بعض المعلمات المثيرة للاهتمام ونظام إعداد التقارير المجدولة. ولكن أداة قوية حقا لخلق الشفافية في الشركة هو "الملخص".

ملخصات

تتشابه التقارير تمامًا مع التقارير ، ولكن لا يتم عرض المهام كجدول يحتوي على العديد من المعلمات ، ولكن كعمود على السبورة. هذا هو ، إلى جانب الأعمدة المعتادة ، يمكنك إنشاء عمود خاص على اللوحة حيث يتم عرض المهام وفقًا لمبادئ التصفية المعطاة من المشاريع واللوحات الأخرى لفترات زمنية عشوائية. المهام في النشرات للقراءة فقط ، ولا يمكن تغييرها ، ولكن يمكنك المشاركة في الدردشة.

فيما يلي أبسط مثال على العديد من هذه الأعمدة:



جنبا إلى جنب مع نظام الإبلاغ ، مثل هذه الأداة لديها العديد من خيارات التطبيق لخلق فهم لما يحدث في الشركة. يمكنك إنشاء لوحات منفصلة للمراقبة ، ويمكنك إضافة قائمة بالمهام العاجلة من القسم المجاور إلى لوحة العمل ، ويمكنك عرض جميع المهام الهامة لنفسك ، وعمود واحد لكل مشروع ، إلخ.

بعض دراسات الحالة

1. نريد أن نعرف ماذا يفعل الفريق

في الحالة العادية ، سيتعين علينا رفع تقرير عن المهام المكتملة وقد يكون في مهام معيّنة جديدة.

يمكننا الآن تقديم ملخص: في العمود الأول ، قم بعرض المهام المكتملة في آخر 7 أيام ، في العمود الثاني ، جميع المهام الجديدة في آخر 7 أيام ، في العمود الثالث ، جميع المهام التي كانت بها حركات أو مربعات حوار خلال السبعة أيام الماضية ، في العمود الرابع ، كل شيء مع أعلى الأولوية.



وبالطبع ، فإن هذا الملخص بعيد كل البعد عن إخبار جميع الفرق بما تقوم به الإدارة. ولكن بعد مراقبة الديناميات لبضعة أسابيع ، ستظهر الاستنتاجات بالتأكيد حول مكان الاختناقات في العملية والأفكار حول كيفية تحسين المراقبة.

2. كيف نفهم من يفعل ماذا

في الوضع الطبيعي ، سيكون من الممكن استنباط جميع المهام المفتوحة للأشخاص.

يمكنك الآن إنشاء عمود منفصل لكل شخص وعرض جميع مهامه المفتوحة هناك وفرزها حسب تاريخ آخر رسالة. في الجزء العلوي توجد تلك البطاقات التي توجد فيها مناقشة نشطة. إذا كنت ، على سبيل المثال ، استوديو صور ولديك رسائل أو ملفات في جميع المهام ، فسيعمل هذا الأسلوب بشكل جيد.



3. كيف نفهم ما قرر الفريق عدم القيام به
في العمود الأول ، نعرض جميع المهام المفتوحة للمشروع ونرفع أقدمها إلى الأعلى. في الثانية ، تم أرشفة الإخراج ، ولكن لم يتم وضع علامة على أنه مكتمل.



هذه هي أبسط الأمثلة التي تنطبق حتى في فرق صغيرة. عندما يتعلق الأمر بشركة تضم ما لا يقل عن 100 شخص ، هناك أقسام أكثر إثارة للاهتمام للإدارات المختلفة ، لكن الصورة لا تزال واضحة تمامًا. والأهم من ذلك - كل هذا دون بذل جهود إضافية لجمع البيانات. يمكن للفريق العمل وفقًا لما اعتاد عليه ، وفي الوقت نفسه يظل من الممكن خلق فهم لما يحدث دون أن يكون مباشرًا في العمليات.

استنتاج عملي

من أجل إنشاء صورة موضوعية لما كان يحدث في الشركة ، حيث تنفق الموارد ، لتقييم المخاطر التي تنتظر الشركة في المستقبل ، من الضروري إنشاء العديد من التقارير المختلفة من عدة جهات. قم بتحليلها واستخلصها بعناية ، وإذا لم تكن هناك معلومات كافية - يمكنك إنشاء تقارير جديدة ومراقبتها. يستغرق دائما وقتا. على سبيل المثال ، في الأسبوع يمكنك مشاهدة عمود مع المهام من جميع المشاريع حسب الأولوية. ولكن بعد ذلك يتم تكوين شعور سحري أنك تفهم ما يحدث مع الشركة دون مشاركة مباشرة في هذه العملية.

في الفرق الكبيرة يكون الأمر أكثر تعقيدًا ، في الفرق الصغيرة يكون الأمر أكثر بساطة ، لكن بطريقة ما يمكن لنظام التقارير أن يكون حقًا أداة لصنع القرار.

PS في 8.00 جزء صغير من مناقشة التقارير في المصنع لإنتاج رافعات البناء.