مصفوفة أيزنهاور هي طريقة معروفة جدًا لتحديد الأولويات. على سبيل المثال ، في الكتاب الشهير لكتاب ستيفن كوفي ، "المهارات السبع للناس الأكثر فعالية ،" تم تخصيص فصل كامل للمصفوفة.
المصفوفة هي أداة لتحديد أولويات المهمة. يقولون ، لقد اخترعها الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة دوايت أيزنهاور. تحديد الأولويات باستخدام مصفوفة بسيط وفعال.
بقدر ما هو معروف ، فهو أيضًا ليس واسع الانتشار في وسطنا ، سواء كان يتعلق بالعمل أو الحياة. مصفوفة أيزنهاور تبدو كالتالي:
أي مهمة يجب القيام بها تقع في أحد الأرباع الأربعة للمصفوفة. أداء بالترتيب من أعلى إلى أسفل ، من اليسار إلى اليمين. أولاً - عاجل ومهم ، ثم - عاجل وغير مهم ، ثم غير عاجل ومهم ، وأخيراً ، ليس عاجلاً وغير مهم.
المشكلة الأساسية التي يواجهها الناس عند العمل مع مصفوفة آيزنهاور هي
تصنيف المهام حسب الضرورة والأهمية. بتعبير أدق ، تتمثل المشكلة الرئيسية في فهم مدى الإلحاح والأهمية بشكل عام. وبدون فهم ، يرمي الناس المصفوفة ، بعد اللعب بيوم أو يومين. دعنا نحاول معرفة ذلك.
لسوء الحظ ، أو لحسن الحظ ، لا توجد معايير لا لبس فيها. يمكن لأي شخص الخروج بقواعده الخاصة ، ولكن لن يقوم الجميع بذلك. لذلك ، سنفعل ذلك: سأخبرك كيف أقرر مدى الإلحاح والأهمية ، وتقرر بنفسك ما إذا كان هذا النهج يناسبك أم لا. حسنًا ، توصل إلى القواعد الخاصة بك.
لنبدأ بالإلحاح ، كما يتم تحديد الأولويات.
ما المهمة يمكن أن يسمى عاجل؟ لا أتذكر أين سمعت هذا المعيار ، لكنني حقًا أحببته بسبب بساطته.
مهمة عاجلة هي أنه بعد انتهاء الموعد النهائي لم يعد من الممكن القيام به . بسيطة وواضحة.
لكن تطبيق هذا النهج على الحياة ليس بالأمر السهل. توقفت قاعدة البيانات هذه عن العمل مع العميل - هل أحتاج لإصلاحها بشكل عاجل أم لا؟ حسب المعيار - لا ، لأن يجب رفع القاعدة الآن ، وغداً ، وخلال أسبوع. إذا حاولت شرح معيار الإلحاح لشخص ما في حالة أزمة ، فلن يتحقق أي شيء جيد.
لذلك ، نأخذ معيار أكثر سلاسة.
عاجل - هذا عندما تكون الخسائر مرتفعة لأن المهمة لم تحل . خذ قسطًا من الراحة وفكر في مدى أهمية المهام التي اعتدنا أن نفكر فيها على هذا النحو؟
لسوء الحظ ، يميل العديد من المديرين إلى استدعاء كل المهام العاجلة. لسوء الحظ ، ليس الأمر أنهم مخطئون ، ولكن نظام الأولوية الذي توقف عن العمل - كل المهام تبدو متماثلة. يصبح من الصعب على مبرمج الاختيار.
غالبًا ما تصادف الإلحاح الموضوعي في مهام العميل - على سبيل المثال ، الانخفاض المذكور أعلاه في القاعدة. أو في الفناء هو 19 أكتوبر ، ويحتاج العميل إلى أخذ ضريبة القيمة المضافة ، ولكن لم يتم تشكيل الإعلان بأي شكل من الأشكال. أو ، لا سمح الله ، في نهاية شهر مارس ، ولا توجد طريقة لحساب ضريبة الأرباح. أو لا تتم طباعة الفواتير ، لسبب غير مفسر ، وهناك تعطل في الشحن.
هذه المهام ملحة ، لأنها تلبي معيارنا - هناك خسائر حقيقية من حقيقة أن المشكلة لم يتم حلها. وليس الأمر كذلك - ضريبة الأرباح التي لا يتم تسليمها في الوقت المحدد تهدد بغرامة خطيرة.
من المهم أن تكون قادرًا على الفصل بين مفهومي "الاستعجال" و "الموعد النهائي". أي مهمة لها موعد نهائي ، بطريقة أو بأخرى ، حتى لو لم يتم الإشارة إليها. ثم أتقدم بنفسي قليلاً ، سيتم إبلاغ الجداول الزمنية في وقت آخر ، لكنني أريدك أن تفهم: أن
توفر الموعد النهائي ليس أمرًا عاجلاً . وكذلك تقترب من الموعد النهائي - وهذا ليس إلحاحا.
إلحاح المهمة لا يرتبط بالموعد النهائي. على سبيل المثال ، قد لا يكون الموعد النهائي لإنجاز مهمة من نوع "التاريخ" ، ولكن "بأسرع وقت ممكن ، اللعنة!" هذا ، رسميا ، لا يوجد موعد نهائي. لكن المهمة ملحة. أو قد يكون للمهمة موعد نهائي - غدًا ، لكن الجميع يدرك أنه تم تحديده من قبل شخص لا يحتاج إلى حل - وسيقوم ، عند الطلب الأول ، بإرجاء الموعد النهائي إلى أي تاريخ. أو تم ترتيب النظام بحيث لا يمكن إدخال المهمة دون تحديد موعد نهائي.
الإلحاح عبارة عن سمة منفصلة لمهمة تميز سياق ميلادها وحياتها ، وليست تسميات إدارية مثل "الموعد النهائي" أو "التضمين في خطة هذا اليوم".
الآن عن الأهمية. العودة إلى الكلاسيكية - ستيفن كوفي.
وحدد المهام الهامة للمستقبل . تعريف بسيط إلى حد ما ، وإن لم يكن واضحًا تمامًا. دعنا نحاول فك تشفير.
هناك مهام من الحل الذي لا يتغير شيء جوهري. لذلك قررت ذلك ، دفع العميل المال ، ولم تكن هناك تغييرات مهمة - لا أنت ولا العميل. لم يتسبب حل هذه المشكلة في حدوث عدد كبير من المشكلات الجديدة ، ولم يبدأ المشروع طويل الأجل ، ولم يتم فصل أي شخص ولم يتم توظيف أي شخص ، ولم يتم حل بعض المشكلات القمعية المتعلقة بعمل العميل.
وهناك مهمة العميل ، بعد أن حلها ، يمكنك الحصول على مشروع. هناك مهمة مركزية في مرحلة المشروع ، والتي تنقلها من الاختبار إلى التشغيل. هناك مهمة اختبار الفرضية في تطور محفوف بالمخاطر ، بعد حل الإصدار الأول لديك ، ويمكنك أخيرًا عرض منتجك على المستخدمين والحصول على تعليقات. هناك مهمة تعتمد عليها سمعة الفريق أو شركتك بأكملها. هناك مهمة سيحكمون بها على الترقية. هناك مهمة يعتمد عليها معدل الساعة.
هذه المهام مهمة. شيء يعتمد عليهم. وليس فقط "شيء ما" ، ولكن ملموسًا ومفهومًا ومفيدًا بالنسبة لك "شيء ما". إنهم لا يؤثرون فقط على المستقبل ، بل يؤثرون عليه أيضًا.
على سبيل المثال ، أقوم بإنشاء هذه المادة ، والتي ستصبح فيما بعد دورة تدريبية. حتى أكتب المادة ، لن يكون هناك مسار. لن يكون هناك بالطبع - لن تكون هناك مبيعات. سأكتب دورة - كل شيء سيحدث. كتابة دورة مهمة مهمة. بدلاً من ذلك ، يمكن صرف انتباهي عن المهام الحالية - للقيام بشيء للعملاء ، أو لإصدار الإصدار التالي. ربما تكون هذه مهام عاجلة ، لكنها لا تخلق المستقبل. وبالطبع يخلق.
هذه هي أهمية المهمة. الجميع يفهمها سراً ، ولكن هنا يكمن الفهم - الفهم وحده لا يكفي. عندما تحدثنا عن اختيار مهمة ، لاحظنا: إذا قرر شخص ما المهمة التي يتعين القيام بها ، فسيسترشد بمعاييره الخاصة. وأي نوع من الأشخاص ، في عقله الصحيح ، سيتولى مهمة مهمة بإرادته الحرة؟
أنت تفهم:
الأهمية القصوى هي مسؤولية عالية . مهما كنا نفكر في الناس ، أو عن أنفسنا ، فإننا نحاول تجنب المسؤولية. لذلك ، سيتم تأجيل مهمة مهمة ، وسوف يفعل المبرمج ما يحبه.
من أجل تنفيذ المهام الهامة في المقام الأول ، من الضروري ضبط نظام الأولوية ومساعدة المؤدي في الاختيار. وقد حان الوقت الآن عندما ندخل الخوارزمية الأولى في نظام أولوياتنا - سنحدد أمر التنفيذ وفقًا للإلحاح والأهمية.
من الناحية الفنية ، الأمر بسيط للغاية. يكفي إضافة حقلين إلى المهمة - الضرورة والأهمية ، وترتيب قائمة الانتظار وفقًا لها. على سبيل المثال ، حساب أولوية المهمة في شكل شخصية. إذا كانت المهمة عاجلة ، فقم بإضافة وحدتين تقليديتين ، إذا كانت مهمة - وحدة تقليدية واحدة.
مجموع ، ليست مهمة ليست مهمة عاجلة لها الأولوية تساوي الصفر. عاجل وغير مهم - 2. غير عاجل ومهم - 1. عاجل ومهم - 3. الآن نفرز قائمة المهام بترتيب تنازلي للأولوية ، ونحصل على النتيجة - التسلسل الصحيح الذي يعكس استراتيجيتنا.
قواعد حساب أعداد الإلحاح والأهمية ليست صارمة. ولسوء الحظ ، فإنها تعمل فقط إذا تم إسناد المهمة وإلحاحها إلى المهمة بشكل مدروس ، وليس فقط بحيث يتم إنجازها بسرعة.
على سبيل المثال ، غالبًا ما تتم مواجهة الموقف حيث تتم كتابة المهام من العملاء بواسطة المديرين وتنفيذها بواسطة المبرمجين. بعد أن فهم المديرون نظام الأولويات ، بدأوا في تحديد مدى إلحاح وأهمية جميع المهام على التوالي ، خاصةً عندما لا يتم تعيين مبرمج محدد لمدير أو عميل. إن رغبة المدير في الارتقاء بمهمته إلى مقدمة السطر أمر مفهوم ، بشكل عام ، ولكن برغبته في الحصول على أكبر عدد ممكن من الأفعال الموقعة ، يبطل كل ما تبذلونه من جهود لبناء نظام ذي أولوية. وعلى نحو خطير النزوات المبرمجين.
هناك العديد من الحلول لهذه المشكلة.
أولا ، أصعب - لا تدع المدير وضع الاستعجال والأهمية. دعه يكتب المهمة. إذا كان هناك أي متطلبات إضافية يمكن أن تؤثر على الأولوية ، فدعه مبين في وصف المهمة. في الواقع ، فجأة هناك على وجه السرعة حقا؟ سيتم توجيه المنسق أو قائد الفريق أو المبرمج الرئيسي في هذه الحالة بمعلومات من المدير.
الخيار الثاني ، ليونة ، هو إجراء تقييمين للإلحاح والأهمية. واحد - من المدير ، والثاني - من شخص يفهم شيئًا ما ، ويحسب الأولوية النهائية بمجموع الوحدات التقليدية. بحد أقصى 3 وحدات اعتباطية من المدير ، وحد أقصى 3 من المنسق. سيصبح نظام الأولوية أكثر توجهاً وتوازناً.
حسنًا ، لا تنسَ القاعدة البسيطة:
فهناك مهام في العالم ليست عاجلة أو مهمة . عندما تظهر هيئات تنظيمية مثل الضرورة الملحة والأهمية ، فإن اليد نفسها تصل إلى استخدامها. يبدو أن هناك شيئًا ما مفقودًا عند عدم الإشارة إلى الحاجة الملحة والأهمية.
عدم وجود إلحاح وأهمية المهمة أمر طبيعي. ولكن هناك مشكلة واحدة - مثل هذه المهمة ، من الناحية النظرية ، قد لا يتم الوفاء بها إذا ظهرت مشاكل جديدة باستمرار تحتوي على وحدة أولوية تقليدية واحدة على الأقل. كيفية تجنب مثل هذا الموقف ، دعونا نتحدث مرة أخرى.
ملخص- مصفوفة أيزنهاور هي أداة بسيطة لتحديد الأولويات ؛
- الأولوية محكومة بسمتين - الضرورة والأهمية.
- المهمة العاجلة هي تلك التي تكون خسارتها عالية بسبب الفشل.
- مهمة مهمة هي التي تؤثر على المستقبل ؛
- الإلحاح يولي أهمية ؛
- هناك مهام ليست ملحة وليست مهمة ؛
- الأولويات تعمل فقط مع التصميم الواعي للإلحاح والأهمية.